دليلك الأساسي للتحكم في المخزون

مع نمو شركاتك الصغيرة ومتوسطة الحجم، قد تجد أن التجارة الإلكترونية واللوجستيات والأسهم الخاصة بك أصبحت أكثر تعقيدًا. قد لا يكون من السهل تسجيل المخزون وإعادة التخزين كما حدث قبل عام، لذلك ستحتاج إلى تنفيذ العمليات والأنظمة المجهزة للتعامل مع حمل العمل الجديد.

هنا يأتي فيه التحكم في المخزون. لأنه باستخدام الضوابط الداخلية والإنتاجية الصحيحة، يمكنك التأكد أنك تتحكم في التكاليف التشغيلية مع تلبية مطالب عملائك في نفس الوقت.

ما المقصود بمراقبة المخزون؟

مراقبة المخزون، والمعروفة أيضًا باسم مراقبة المخزون، هي عملية إدارة مستويات مخزون شركتك في موقع واحد أو عدة مواقع. بشكل أساسي، تتبع العناصر وتأكد أن شكرتك تحتفظ بالعدد الأمثل للأجزاء أو المنتجات في المخزون، سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو على الرف أو كليهما. يراقب نظام مراقبة المخزون أيضًا استخدام منتجاتك وتخزينها وحركتها - بدءًا من وصول غرفة المخزون وحتى وصول شحنة العميل.

أثناء التركيز على إزالة المنتجات بطيئة البيع وزيادة عدد عمليات البيع المرتفعة، ستزيد أرباحك إلى أقصى حد، مع توفير الوقت والموارد والمال بأقل قدر من المخزون الموجود في المستودع الخاص بك.

فوائد مراقبة المخزون

يمثل التحكم في مخزونك نهاية لكل شيء، كن كل عملك، إذ أن قرابة نصف الشركات الصغيرة ليس لديها سيطرة على المخزون. في حين أنه لا يزال من الممكن الحفاظ على حجم مبيعات مرتفع، فستتأثر الربحية على الفور تقريبًا إذا لم يكن بحوزتك. لن ينتظر العملاء عادةً الطلبات المتأخرة أو المنتجات ذات أوقات الشحن الطويلة، بل سيبحثون ببساطة عن منافسيك لتعبئة طلباتهم.

إنه يوفر:

• مراقبة الجودة. قم بتتبع جميع جوانب مخزونك وإدارتها، بما في ذلك الجودة، لضمان تدوير القطع عبر المستودع الخاص بك.
• المحتوى المؤسسي. تأكد أن لديك منتجًا كافيًا لتلبية كل طلب يأتي، بالإضافة إلى مخزون الأمان - المخزون الذي يعمل كمخزن مؤقت لتقليل العنصر الذي يتم تصنيفه على أنه "غير متوفر".
• الدقة المحاسبية. يعد الاحتفاظ بسجل دقيق لمخزونك أمرًا حيويًا لإدارة أصولك، خاصة في عمليات التدقيق. تتيح لك معرفة كميات منتجك معرفة مقدار ضياع منتجك أو إتلافه أو فساده وفهم قيمة شركتك.

يعني التتبع الدقيق للمخزون أن الطلبات يتم تنفيذها بسرعة وبدقة، مع زيادة الكفاءة والإنتاجية، مع توفير المزيد من الوقت والمال والعملاء العائدين لأصحاب الأعمال - حيث يأتي المنتج جميعًا من مستودع منظم أو غرفة مخزون.

ولكن لتتبع مخزونك، يجب أن تفهم الفروق الدقيقة في التحكم والإدارة.

مراقبة المخزون مقابل إدارة المخزون مقابل الأصول الثابتة مقابل إدارة المستودعات

قد تبدو هذه متشابهة، لكن كلّ منها يساعد عملك بطرق مختلفة. بينما تعمل مراقبة المخزون مع المخزون في مستودع البائع، تتضمن إدارة المخزون عمليات التجديد والتنبؤ. تضمن أن يكون لديك دائمًا المخزون الصحيح في المكان وفي الوقت المناسب وبالعدد المناسب من المنتجات.

ستحتاج أيضًا إلى إدارة الأصول الثابتة مثل الآلات والمعدات، بالإضافة إلى مساحات الإيجار المحتملة التي ستحتاج إليها للمساعدة في إنتاج منتجاتك. المعروف باسم المحاسبة على الأصول الثابتة، فإن الاحتفاظ بدفتر الأستاذ لجميع الأصول الثابتة المستخدمة لإنشاء منتجك - ولكن ليس في الواقع جزءًا من تدفق الإيرادات - يساعد في إلقاء الضوء على جميع التكاليف المخفية في عملية الإنتاج.

تضمن إدارة المستودعات تنظيم مخزونك جيدًا عبر جميع مواقع التخزين.عندما يكون من السهل العثور على المخزون وتخزينه لتحسين المساحة، يمكن للأشخاص اختيار طلبات العملاء وشحنها بشكل أسرع.

هذه كلها أجزاء لا تتجزأ من عملك: تركز مراقبة المخزون على الحاضر بينما ترسم الأصول الثابتة وإدارة المخزون صورة مستقبلك. جنبًا إلى جنب، يمكنك التأكد من تحسين التحكم في المخزون عندما تحقق إدارة أفضل للمخزون.

كيف تبدأ نظام مراقبة المخزون الخاص بك

للعثور على النظام الصحيح، يجب أن تفهم رغبات واحتياجات شركتك. للعثور على النظام الصحيح، يجب أن تفهم رغبات شركتك واحتياجاتها.

1. ما أنواع المنتجات والكميات التي أحتاج إلى تتبعها؟
   ستعتمد أولوياتك على احتياجاتك - إذا كان ذلك يعني التركيز على تواريخ انتهاء الصلاحية للعناصر القابلة للتلف، أو جزء التوريد المحدود، أو العناصر الموسمية، فستحتاج إلى التخطيط وفقًا لتقلبات المد والجزر مع عدم إغفال إدارة سلسلة الإمداد.
2. ما الميزات التي أحتاجها لإدارة مخزوني؟
   هل لديك مخزون في مستودعات متعددة أو غرفة مخزون واحدة فقط؟ هل ستحتاج إلى دمج حلول أعمال رقمية إضافية، وكيف سيؤثر ذلك على عملك؟ إن الإحاطة بالإمكانيات الحالية والمستقبلية يهيئ نفسك لامتلاك نظام مراقبة المخزون الذي سيستمر لأكثر من عام أو عامين.
3. ما ميزانيتي المخصصة لبرنامج مراقبة المخزون؟
   اكتب كل ما تحتاجه الآن وفي المستقبل، بما في ذلك نفقات التدريب والبرمجيات. قارن هذه التكاليف مع مقدار الوقت والجهد الذي سيستغرقه إكمال المشروعات، بالإضافة إلى "عائد الاستثمار المقدّر" (ROI) من ساعات العمل المخفضة، وتكاليف النقل، والزيادة المقدرة في العملاء.

للعثور على النظام الصحيح، يجب أن تفهم رغبات شركتك واحتياجاتها. ترغب دائمًا في التأكد أن شركتك في قمة اللعبة.

حل ERP كحل شامل

في سعيك للتأكد أنك تحافظ على ميزة تنافسية، فإن المورد المماثل الذي قد يظهر في بحثك عن حلول مراقبة المخزون هو تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يسمح تخطيط موارد المؤسسات للقادة بإدارة جميع جوانب أعمالهم على نظام أساسي واحد، بما في ذلك ليس فقط مخزونك، ولكن عناصر أخرى مثل التمويل والتخطيط واللوجستيات والعمليات.

قد يبدو هذا الحل متعدد الإمكانات جذابًا، حيث سيكون لديك إمكانية إدارة أنظمة متعددة، ولكن عليك التأكد أنه سيعمل مع فريقك. قد يبدو الأمر مكلفًا أيضًا، مضيفًا وقتًا إضافيًا للتدريب والقوى العاملة لفريقك. يمكن أن يكون برنامج المخزون مرنًا ويمكن أن يتكامل مع العديد من الأنظمة المختلفة، مما يمنحك المرونة لبناء عمليات مؤسستك على النحو الذي تراه مناسبًا. يعمل Dynamics 365 Business Central كحل أعمال أساسي للمساعدة في تحسين عملياتك.