كيفية تخصيص الموارد
مع استمرار نمو نشاطك التجاري، ستحتاج إلى معرفة كيفية تنفيذ المشاريع على نحوٍ يتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة والتنفيذ في الوقت المحدد وفي إطار الموازنة أو بأقل منها إذا كنت محظوظًا. وسواءً كان ذلك للمشاريع أو للعمليات اليومية، فإن تخصيص الموارد الصحيحة أمرًا بالغ الأهمية لضمان النجاح على المدى الطويل لمؤسستك وفريقك.
يُعد تعريف تخصيص الموارد بمثابة الإجراءات المُتبعة لتعيين وجدولة الأصول التي تدعم أهداف فريقك على نحوٍ فعال، واختيار أفضل الموارد المتاحة لمشاريعك. ويمكنك من هنا إدارة الموارد وتعظيمها طوال مدة العمل حتى تتجنب الاستخدام الناقص أو الزائد لموظفيك.
وتُعرف الموارد أيضًا باسم إدارة الموارد، وهي استثمار كبير ويجب استخدامها بشكلٍ صحيح لتحقيق الربحية والاستدامة. ومن خلال تخصيص الموارد، فإنك تضمن لك ولفرقك الحصول على كل ما تحتاجون إليه وقت حاجتكم إليه.
الخطوات الست لتخصيص الموارد
ثمة ست خطوات ستحتاج إلى إتمامها لنجاح تنفيذ تخصيص الموارد.
1. إنشاء مخطط زمني للمشروع
وباستخدام مهارات إدارة المشروع، ستبدأ بتقسيم المشروع إلى مراحل وإنشاء مهام فردية في تلك المراحل. وبعد ذلك، ستدير تلك المراحل، بدلاً من إدارة المشروع ككل. كما أنك ستقدر طول كل مرحلة من خلال تحديد المهام الرئيسية التي ستحتاج إلى إنجازها في كل مرحلة إلى جانب معرفة معالمها الرئيسية. وبمجرد تكوين الصورة بالكامل، ستبدأ بتعيين المهام والمراحل والمعالم الرئيسية لإنشاء مخطط زمني للمشروع.
2. تحديد الموارد والموازنة الهامة بدقة
يُعد تخصيص الموارد جزءًا لا يتجزأ من تلك العملية لأنه سيتم تخصيص الموارد اللازمة لكل مهمة وستتم إدارة تلك الموارد في حدود المهمة. وبمجرد الانتهاء من الجدول الزمني، ستكون بحاجة إلى تحديد الموارد اللازمة لإتمام كل مهمة.وسيكون لكل مشروع مجموعته الخاصة من الموارد الضرورية وسوف تختلف من مشروعٍ إلى آخر. وفيما يلي أنواع الموارد:
-
الأفراد: أي زملاء في الفريق يساهمون بالعمل في المشروع.
-
المعدات: أي أنواع من الأدوات أو البرمجيات التي ستحتاجها لإنتاج الموارد بدءًا من مرحلة التفكير وحتى تسليم المشروع. ويُرجى التأكد كذلك من مراعاة حاجة المعدات المتخصصة إلى الاستثمار الكبير في الوقت والمال.
-
المواد: العناصر الاستهلاكية التي ستحتاجها - ويشمل ذلك عناصر مثل اللوازم المكتبية والغاز الذي تحتاجه سيارتك.
-
المرافق: المباني ومساحات العمل التي يمكن لفريقك العمل بها.
-
الموازنة: الأموال التي ستحتاجها لشراء أي مورد من الموارد المذكورة أعلاه.
أثناء إدارتك لمشروعك وموازنته اللاحقة، ستعمل على تتبع النفقات ضمن حدود محاسبة المشروع للبقاء على اطلاع دائم وضمان عدم إنفاق أموال أكثر مما هو مخصص لكل مهمة.
3. تعيين الموارد المتوفرة
أنت الآن بحاجة إلى البحث عن الموارد وطلبها للوفاء بالمواعيد النهائية. ويشمل ذلك كل شيء من جمع المعدات واللوازم، إلى جانب العثور على أعضاء الفريق المتاحين للعمل. وفي حين يُسمح لتلك الموارد بالعمل في مشاريع متعددة في وقتٍ واحد، إلا أنه يجب أن تكون مدركًا لإمكاناتها.
4. تعيين الموارد وتخصيصها
بعد العثور على الموارد، ستكون بحاجة إلى إضافتها إلى المشروع. ورجاءً التأكد من التخطيط لأي تحديات قد تؤخر إتمام المشروع - ويمكن أن تتراوح تلك التحديات بدءًا من مشكلات البرمجيات مرورًا بتغييرات أصحاب المصلحة وصولاً إلى تحولات الأولوية التنظيمية. وفيما يلي بعض التحديات الشائعة التي قد يواجهها فريقك في محاولة تسليم مشروع في الوقت المحدد:-
توفر المورد
-
التغييرات ضمن نطاق المشروع
-
الاختلافات في الموقع والمناطق الزمنية
-
تأخيرات العمليات والمهام
في حين يكون لبعض تلك التحديات تأثير أكبر من غيرها، إلا أن كل تلك التحديات يمكن أن تبطئ تسليم المشروع. ولكن لحسن الحظ بالنسبة للعديد من التحديات، سيكون لديك كامل الاختيار في تحديد خطط الطوارئ والتخطيط لها والأساليب المقابلة لتطبيقها مسبقًا في حالة حدوث أي تحديات أثناء مشروعك.
5. تتبع الجدول الزمني للمشروع
قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكن يمكن لأي تغيير أن يؤثر على الجدول الزمني لمشروعك بالكامل بدءًا من تلك المرحلة فصاعدًا، لذا تأكد من تخصيص وقتك وفقًا لذلك. وانتبه للآتي:-
أعضاء الفريق المرهقين والمستخدمين بشكلٍ مفرط.
-
الإجازات غير المخطط لها أو الإجازات المرضية.
-
المهام المتأخرة التي ستؤدي إلى حدوث تأخيرات كبيرة في المهام التابعة.
-
التغييرات الطارئة على أهداف العمل وغاياته.
توفر بعض الأدوات مثل برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) الفرص للمساعدة في أتمتة المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل تتبع الوقت وإدارة المشروع والفوترة، وغير ذلك الكثير.
6. اختيار أسلوب للتعامل مع العقبات
نادرًا ما تنجح في تنفيذ كل مهمة عند التخطيط لها في الأصل وإنهاء المشروع في التواريخ المحددة. واعتمادًا على تاريخ تسليم مشروعك، قد تتمتع ببعض المرونة عندما يمكنك إنهاء مهام معينة. وثمة طريقتان يمكنك استخدامهما إذا وجدت نفسك متأخرًا عن الجدول الزمني، وهما: تدريج الموارد وتسوية الموارد.
تعمل تسوية الموارد على نحوٍ جيد عندما يكون لديك موارد محدودة أو مشتركة، ولكن يتوفر أمامك خيار تمديد الجدول الزمني. ويُعد تدريج الموارد هو الحل الأفضل لتحسين الموارد المتاحة لديك، غير أنه يوجد موعد نهائي لا يمكن تمديده.
يعتمد اختيار الأسلوب الأفضل على مدى مرونة جدولك الزمني. وأيًا كان الأسلوب الذي تختاره، فأنت بحاجة إلى التأكد من مرونة أداة الإدارة لديك بنفس قدر تمتعك بها.
تحسين الموارد باستخدام Dynamics 365 Project Operations
عند إنشاء الجدول الزمني لمشروعك وتخصيص الأعضاء لمهام معينة، يجب أن تكون واثقًا من تمحور فريقك حول المشروع، وأنهم مدفوعون بالموعد النهائي، وتوجههم نحو النجاح دون الشعور بأنهم قد يتجاوزون الموازنة.
يوفر Dynamics 365 Project Operations الأدوات التي تعمل على تبسيط المشاريع، واستخدام المهام بفعالية، وقيادة تعاون مربح ضمن حل واحد. ويتعين إدارة العمل الإداري لفريقك الذي يستغرق وقتًا طويلاً حتى يتمكن من التركيز على أداء المهام الصعبة بصورةٍ إبداعية.