فهم برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA)
أثناء قيامك أنت وفريقك بإنشاء نشاطك التجاري، ستحتاج إلى حل واحد وشامل يساعدك على أتمتة برامج ومهام معينة مع توفير خيار تحديد الأهداف التجارية والمالية طويلة وقصيرة المدى عند الضرورة. ومن خلال تجميع عدة أنظمة في نظام أساسي واحد، يمكن لأداة برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) المساعدة في تنظيم فريقك ونشاطك التجاري في المستقبل.
ما المقصود ببرمجيات أتمتة الخدمات المهنية؟
إن برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) عبارة عن حل كامل مُصمم لمساعدة العديد من الفرق في مؤسستك، حيث يعمل كمحورٍ رئيسي لأنشطة أعمالك التجارية. وعادةً ما كانت مكونات برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) تشكل جزءًا من حلول ERP للشركات الكبيرة، ولكن عندما بدأت الشركات الصغيرة في إضافة أنواع مختلفة من الأدوات لحساب المهام المختلفة، أصبحت برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) خيارًا طبيعيًا نظرًا لقابلية توسعه، وتقليل جداول البيانات اليدوية، وإعداد التقارير والرؤية في الوقت الفعلي.
نظرًا لحاجة برمجيات الخدمات المهنية إلى تغطية مجموعة كاملة من المهام، حينها يجب أن تكون أداة أتمتة الخدمات المهنية قادرة على الآتي:
-
ضمان إمكانية الوفاء بتوفير الموارد والمتطلبات المستقبلية.
-
تتبع كافة تحليلات الإيرادات والنفقات والربحية من خلال محاسبة المشروع.
-
ابدأ إدارة المهام اليومية وتتبعها وتنفيذها لتسليم مشروع ناجح في الوقت المحدد.
-
تعرّف على مكان وكيفية إجراء كيفية تخصيص الموارد الذي يعين الشخص المناسب للمهمة المناسبة وفي الوقت المناسب.
-
فهم المخاطر والهوامش المتوقعة من خلال صيانة أجزاء من دورة المبيعات.
-
تسجيل وأتمتة الفواتير التي تتبع الجهد الفعلي وتتنبأ بجهود الموارد المتبقية.
إن إضافة تلك البرمجيات إلى نظامك وأدواتك القديمة الحالية تساعد الفرق في إدارة التفاعلات مع العملاء طوال دورة حياة المشروع. وبدءًا من العثور على أعضاء الفريق للتعامل مع مهام معينة وصولاً إلى إدارة الشؤون المالية، تعمل برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) على تركيز عمليات العميل الأكثر أهمية لديك حتى تكون مجهزًا على نحوٍ أفضل للتكيف والتمحور عند الضرورة.
مزايا برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA)
كلما استمر فريقك في النمو، كلما كان إضافة برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) أمرًا بالغ الأهمية. ويُعد تنفيذ برمجيات الخدمات المهنية سهل الاستخدام مناسبًا تمامًا لكافة الشركات الموجهة نحو الخدمات نظرًا لأن التركيز الرئيسي ينصب على معدلات الاستخدام المرتفعة إلى جانب العدد الأقل من الساعات غير القابلة للفوترة - وهو ما يعني تنفيذ عمل جيد بمعدل إنفاق أقل.
يمكن لبرمجيات الخدمات المهنية الفعالة أن تساعد الفريق في القيام بما يلي:
-
إدارة المشاريع بسهولة، وهو ما يؤدي إلى زيادة سرعة التوظيف وتحقيق معدلات نجاح أعلى.
-
توفير رؤية في الوقت الفعلي لأداء الفريق والأرباح.
-
تحسين الموارد لإدارة الوقت والمال والجهود.
-
تحسين هوامش المشروع قصيرة وطويلة المدى ونتائج الأنشطة التجارية.
-
تقليل تكاليف صيانة الأجهزة.
نظرًا لأن برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) تُعد من الحلول الفعالة من حيث التكلفة والتي يتعين إضافتها إلى مؤسستك، فإنها ستوفر المال بحيث لن تحتاج إلى تنفيذ أو تكامل أي بنية أساسية إضافية. وجرى تصميم تلك البرمجيات الجاهزة للعمل أيضًا لتكون قابلة للتكوين بسهولة لاستيعابها السريع في أنظمتك القديمة.
كيفية اختيار حل قابل للتطبيق
عند تحديد أداة أتمتة الخدمات المهنية (PSA) التالية، عليك أولاً فهم ماهية ما يجب عليك تحقيقه. وستساعدك تلك الخطوات في اختيار الأداة المناسبة لفريقك.
-
تحديد أولويات الأهداف. يتعين تحديد قائمة بالأهداف ذات الأولوية واستراتيجية تدرج حتى لا ترهق نفسك بعدد المهام التي يجب تنفيذها.
-
تكوين إجراءات صنع القرار. ضع إطارًا لقرارك بحيث يمكن لأتمتة الخدمات المهنية (PSA) أن تساعد نشاطك التجاري. واسأل عما إذا كنت ستقوم بإنشاء حل أتمتة الخدمات المهنية (PSA) أو تنفيذ منتج تجاري؟ وهل ستختار بين تطبيق مستضاف أو النشر المحلي المُرخص؟ وهل تستخدم أفضل المنتجات أو حلاً قائمًا على النظام الأساسي أو مجموعة من الحلول؟
-
البحث في السوق. بعد تحديد الأكثر أهمية بالنسبة لك ولفريقك، ابحث في السوق لتضييق نطاق خياراتك للعثور على الحل الأفضل.
-
إجراء الاختبارات. نظرًا لسهولة تكامل برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) بالقليل من التدريب أو بدون تدريب على الإطلاق، فإنه يمكنك التشغيل التجريبي لبعض خيارات الأدوات لمعرفة أيها قد يعمل بشكلٍ أفضل لصالح فريقك.
-
اختيار أفضل البرمجيات لتحقيق النجاح. في النهاية، فإنك ترغب في التأكد من قيام النظام الذي تختاره في تحسين أداءك النهائي، وتحديدًا في كيفية إمكان مساعدة مؤسستك من الناحية المالية في ظل بذل أقل الجهد أو بدون بذل أي جهد بالمرة.
المفاتيح الأربعة لتنفيذ أتمتة الخدمات المهنية (PSA) بنجاح
ونظرًا لأن برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) التالية يجب أن تشتمل على مجموعة من الميزات، فإنها تحتاج إلى العمل كمحورٍ أساسي للعديد من الفرق التنظيمية. وتأكد من منح الفرق رؤية كاملة للمهام والإجراءات، وذلك لتوسيع نطاق الإنتاج وتوفير أقصى قدرٍ ممكن من المخرجات في كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
فيما يلي المفاتيح الأربعة لتنفيذ نشر أتمتة الخدمات المهنية (PSA) بنجاح:
-
ملف مؤسستك التعريفي. تعمل برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) على أتمتة الإجراءات اليدوية التي لا تستطيع البرامج الحالية معالجتها بسبب تعقيدات إدارة الأفراد والأدوات الموجودة في مشاريع متعددة - إلى جانب منحك خيار التوسع إذا لزم الأمر. ويتعين اكتشاف المخططات التي تستخدمها مؤسستك وكيف يمكن دمجها في أنظمتك.
-
إجراءات التنفيذ. بعد فهمك للمتطلبات التنظيمية، ستتمكن من تحديد تكوين برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) الذي ستحتاجه. وتستمر فترات التنفيذ النموذجية من ستة إلى عشرة أسابيع.
-
التكيف. قد يبدو التحول إلى طريقة عمل جديدة أمرًا سهلاً ومرهقًا في نفس الوقت. وفي تلك المرحلة، من الضروري تدريب كافة المستخدمين الجُدد مع وضع توقعات واضحة حول ما يمكن أن توفره أتمتة الخدمات المهنية لفريقك وما لا يمكنها توفيره.
-
التكامل. تتضمن إجراءات تكامل برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA) العديد من الأدوات التنظيمية الأخرى، مثل محاسبة المشروع وإدارة علاقات العملاء وأنظمة الموارد البشرية. ويمكنك من هنا نقل المعلومات من الأنظمة الأخرى وجمع تلك البيانات في حل واحد من حلول أتمتة الخدمات المهنية (PSA)، مع تتبع الأعمال المخصصة الإضافية والتكاليف.
تنفيذ Dynamics 365 Project Operations باعتباره أحد حلول أتمتة الخدمات المهنية (PSA)
قد تجد صعوبة في تحديد وقت إضافة أتمتة الخدمات المهنية (PSA) إلى نشاطك التجاري. وإذا كان فريقك يتأهب للنمو السريع، داخليًا وخارجيًا، فسيكون الآن وقتًا جيدًا لتنفيذ برمجيات أتمتة الخدمات المهنية (PSA). ومن خلال الاستثمار المبكر في البنية الأساسية باستخدام حلول قادرة على التوافق بشكلٍ جيد والتكيف بسهولة مع عملياتك الحالية، يكون فريقك قادرًا على دعم النمو المتسارع الذي سيحدث بالتأكيد.
وعندما ينمو فريقك أو يزداد الطلب، يوفر Dynamics 365 Project Operations القدرات التي تساعد على تحسين تجارب إدارة الصفقات وتحسين ربحية الموارد وتتبع النفقات وجمع كافة المعلومات ضمن الأدوات التي يحتاجها المديرون وصناع القرار لتحقيق النجاح.