Mnoho podniků nakonec překročí rozpočet na projekty kvůli špatné komunikaci mezi klíčovými týmy a vedením, což vede ke zpoždění a nedokončení projektu. Abyste zajistili, že váš projekt zůstane během svého životního cyklu nejen na správné cestě, ale i v rámci rozpočtu, budete muset sledovat vše, co bylo během jeho trvání nakoupeno a za co bylo zaplaceno. Díky podpoře projektového účetnictví bude váš tým přesně účtovat svůj čas, podrobně popisovat úsilí při řízení projektu a zajistí, že dosáhnete všech svých krátkodobých i dlouhodobých obchodních cílů.
Pochopení projektového účetnictví
Co je projektové účetnictví?
Projektové účetnictví je postup finančního řízení, který sleduje přínosy a náklady spojené s projektem. Tento typ účetnictví, známý také jako projektové nákladové účetnictví, umožňuje podnikům posoudit budoucí finanční dopady projektu a také to, jak plánovat projekty, aby splňovaly parametry vašeho závazku.
Ziskovost podniku závisí na přesném účtování projektů. S růstem firmy může být projektové účetnictví cenným nástrojem pro efektivní řízení projektů, protože nabízí podrobný přehled o průběhu projektu.
Výhody projektového nákladového účetnictví
Nezáleží na tom, jak malý máte rozpočet. Pokud přidáte do svého procesu projektové účetnictví, bude to mít obrovský dopad na vaše finance, a to jak interně, tak externě. Zavedení projektového účetnictví do pracovního procesu je přínosem pro vaše podnikání a zefektivňuje vaše úsilí v oblasti řízení projektů.
Některé z výhod zahrnují:
-
Aktuální informace v reálném čase o procesu a ziskovosti vašeho projektu
-
Zlepšení celkového finančního řízení podniku
-
Viditelnost rozpočtu projektu
-
Lepší řízení zdrojů
-
Cenné přehledy pro budoucí projekty
Tento typ účetnictví pomáhá vám a vašemu týmu efektivně řešit řízení rizik a jak přidělovat zdroje pro celkově přesné řízení projektu.
Proces projektového účetnictví
Při zahájení projektu je nejlepší co nejdříve do procesu zapojit účetnictví, abyste měli jistotu, že všechny cíle projektu splníte včas a nepřekročíte rozpočet. Účetnictví projektu lze rozdělit na dva různé typy projektů: interní a externí. Interní projekty se zaměřují na výdaje použité pro vás a vaše interní týmy. Zatímco externí se skládají z financí kolem okolností, jako jsou akce nebo služby prováděné pro zákazníka.
Jakmile se rozhodnete, do které kategorie projekt zařadíte, účetní vaší organizace uspořádají a rozdělí proces do šesti oblastí:
-
Zahájení. Rozhodněte, kdo je zodpovědný za jednotlivé úkoly a kdy a jak přidělit tyto zdroje a peníze každému z nich.
-
Rozpočet. Potvrďte, zda je váš rozpočet rozdělen do kategorií nebo skupin. Zde může nástroj, jako je software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA), nabídnout možnosti automatizace náročných, administrativních úkolů a definovat váš počáteční základní rozpočet.
-
Správa. Zpracujte a zaznamenejte transakce sledováním finančních závazků, účtováním, fakturací a vytvářením sestav o ziskovosti projektu.
-
Provedení. V této fázi procesu vaši projektoví manažeři přiřadí náklady, možné příjmy a měřítka finančního úspěchu projektu. Tyto klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) budete potřebovat, abyste si mohli zaznamenat, kde jste dosáhli pokroku, a podle toho se zařídit.
-
Údržba. Kontrolujte a spravujte data, která jste shromáždili v průběhu celého procesu, abyste zajistili splnění projektu a úkolů a zároveň odstranili případné finanční nesrovnalosti.
-
Provádění analýz. Pravidelně vyhodnocujte obdržené účetní údaje, abyste mohli činit přesná rozhodnutí pro své podnikání a v případě potřeby dokázali změnit směr.
Při revizi procesu se můžete rozhodnout pro určitou metodiku a zjistit, že neodpovídá rozsahu vašeho projektu. Můžete také zjistit, že se vaše finanční metodiky překrývají buď prostřednictvím projektového účetnictví, nebo finančního účetnictví.
Projektové účetnictví a finanční účetnictví
Tyto dva typy účetnictví se mohou zdát zaměnitelné, ale ve skutečnosti mají dva zcela odlišné konečné cíle. Rozdíly mezi projektovým účetnictvím a finančním účetnictvím jsou:
-
Metodologie: Finanční účetnictví nabízí dvě obecné metodiky: nákladové účetnictví a účetnictví časového rozlišení. V projektovém účetnictví opravdu nezáleží na tom, kterou metodu zvolíte, protože to na proces nemá žádný vliv.
-
Časový rámec: Standardní finanční účetnictví sleduje měsíční transakce, zatímco projektové účetnictví sleduje každou transakci provedenou od začátku do konce životního cyklu projektu, bez ohledu na jeho délku.
-
Náklady: Finanční účetnictví rozděluje náklady do velkých, zastřešujících kategorií, jako jsou pohledávky. V rámci projektového účetnictví můžete náklady rozdělit na konkrétní části a přiřadit je k určitým úkolům projektu.
-
Úvahy: V rámci obecného finančního účetnictví se účtují všechny podnikové náklady, ale v rámci projektového účetnictví jsou důležité pouze náklady spojené s výstupy projektu.
Projektové účetnictví se více zaměřuje na transakce související s určitým projektem, zatímco finanční účetnictví se dívá na všechny podnikové finance z nadhledu. Nyní, když jste zjistili rozdíly, musíte vědět, kdy byste měli použít projektové účetnictví.
Kdy potřebujete projektové účetnictví?
Projektové účetnictví lze použít z různých důvodů. Několik případů, kdy byste měli přemýšlet o rozpočtování svého projektu, jsou:
-
Vytvoření nového produktu nebo služby
-
Pravidelné jednorázové projekty
-
Projekty, které nespadají do vašeho pole působnosti
-
Určení, jak jsou peníze alokovány a utráceny napříč projekty
-
Srovnávací projektové analýzy
Pokud jste připraveni zjednodušit své účetnictví a zároveň zajistit odpovědnost za všechny projektové platby, jste připraveni přidat do svého procesu nový provozní nástroj.
Rozpočet a organizace výdajů pomocí Dynamics 365 Project Operations
Při budování týmu a organizaci současných i budoucích projektů budete potřebovat software, který bude stejně flexibilní a soustředěný jako váš tým. Díky tomu, že budete mít přehled o svých výsledcích a výdajích na jednotlivé úkoly, budete moci rychle a snadno vypočítat své příjmy. Budete také schopni zajistit, že každá koruna za váš projekt byla zaúčtována a analyzována.
Díky Dynamics 365 Project Operations bude váš tým schopen využít projektové náklady a zefektivnit provoz. Díky konsolidovanému pohledu na všechna prodejní a finanční data se můžete rychle přizpůsobit změnám na trhu a v případě potřeby přeorientovat organizační cíle.