Jak přidělovat zdroje
S tím, jak se vaše firma stále rozšiřuje, musíte zjistit, jak efektivně a nákladově efektivně realizovat projekty včas a v rámci rozpočtu, nebo pokud máte štěstí, tak pod hodnotou rozpočtu. Ať už jde o projekty nebo každodenní provoz, přidělení správných zdrojů je klíčové pro zajištění dlouhodobého úspěchu vaší organizace i týmu.
Definice přidělování zdrojů je proces přiřazování a plánování zdrojů, který efektivně podporuje cíle vašeho týmu a vybírá nejlepší dostupné zdroje pro vaše projekty. Zde jste schopni řídit a maximalizovat zdroje po celou dobu trvání práce, abyste se vyhnuli nedostatečnému nebo nadměrnému využití svých zaměstnanců.
Zdroje, známé také jako řízení zdrojů, jsou významnou investicí a musí být správně využívány, aby byly ziskové a udržitelné. Díky přidělení zdrojů zajistíte, že vy a vaše týmy budou mít vše, co potřebují, a to v době, kdy to potřebují.
Šest kroků pro přidělení zdrojů
K úspěšnému přidělení zdrojů je třeba provést šest kroků.
1. Vytvoření časové osy projektu
Pomocí dovedností projektového řízení rozdělíte projekt do fází a v rámci těchto fází vytvoříte jednotlivé úkoly. Dále budete řídit tyto fáze, nikoli projekt jako celek. Odhadnete také délku každé fáze tím, že určíte hlavní úkoly, které budete muset v rámci každé fáze splnit, pomocí milníků. Jakmile toto vše dáte dohromady, zmapujete úkoly, fáze a milníky a sestavíte časový plán projektu.
2. Určení významných zdrojů a rozpočtu
Přidělování zdrojů je nedílnou součástí tohoto procesu, protože každému úkolu budou přiděleny potřebné zdroje a tyto zdroje jsou spravovány v rámci úkolu. Jakmile dokončíte časový plán, budete muset určit zdroje potřebné k dokončení každého úkolu.Každý projekt bude mít vlastní soubor potřebných zdrojů a bude se lišit projekt od projektu. Jedná se o tyto typy zdrojů:
-
Lidé: Všichni kolegové, kteří přispívají prací na projektu.
-
Vybavení: Veškeré typy nástrojů nebo softwaru, které budete potřebovat k vytváření zdrojů od nápadu až po realizaci projektu. Nezapomeňte také vzít v úvahu, že speciální vybavení vyžaduje značné časové a finanční investice.
-
Materiály: Spotřební materiál, který budete potřebovat, zahrnuje položky od kancelářských potřeb až po benzín do automobilů.
-
Zařízení: Budovy a pracovní prostory, kde bude pracovat váš tým.
-
Rozpočet: Peníze, které budete potřebovat k nákupu některého z výše uvedených zdrojů.
Při správě projektu a jeho následného rozpočtu budete sledovat výdaje v rámci projektového účetnictví, abyste měli přehled a zajistili, že neutratíte více peněz, než je přiděleno na jeden úkol.
3. Určení dostupných zdrojů
Nyní musíte najít a vyžádat si zdroje, abyste mohli dodržet termíny. To zahrnuje vše od shánění vybavení a zásob, ale také hledání členů týmu, kteří jsou k dispozici pro práci. Tyto zdroje sice mohou pracovat na více projektech najednou, ale musíte si uvědomit jejich kapacitu.
4. Přiřazení a přidělení zdrojů
Po nalezení zdrojů je třeba je přidat do projektu. Nezapomeňte počítat s případnými problémy, které mohou dokončení projektu zdržet - tyto problémy mohou být různé, od problémů se softwarem přes změny zainteresovaných stran až po změny organizačních priorit. Zde jsou některé běžné problémy, se kterými se váš tým může setkat při snaze o včasné dokončení projektu:-
Dostupnost zdrojů
-
Změny v rozsahu projektu
-
Rozdíly v místě a časových pásmech
-
Zpoždění procesů a úkolů
Některé z těchto problémů mají větší dopad než jiné, ale všechny mohou zpomalit realizaci projektu. U mnoha z nich si však naštěstí můžete dopřát luxus v podobě identifikace a plánování krizových plánů a odpovídajících technik, které můžete použít předem, pokud se některá z nich v průběhu projektu vyskytne.
5. Sledování plánu projektu
Může se to zdát jednoduché, ale jakákoli změna může od tohoto okamžiku ovlivnit celý časový plán projektu, takže si podle toho připravte čas. Dejte si pozor na:-
Přepracovaní a nadměrné vytížení členové týmu.
-
Neplánované dovolené nebo nemocenská.
-
Zpožděné úkoly, které způsobí značné zpoždění závislých úkolů.
-
Změny obchodních cílů a záměrů.
Některé nástroje jako software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) nabízejí možnosti, jak automatizovat časově náročné administrativní úkoly, jako je sledování času, řízení projektů, fakturace a další.
6. Vyberte si techniku pro řešení překážek
Málokdy se vám podaří splnit všechny úkoly v původně plánovaném termínu a dokončit projekt v přesně stanoveném čase. V závislosti na termínu dodání projektu můžete mít určitou flexibilitu, kdy můžete některé úkoly dokončit. Existují dvě techniky, které můžete použít, pokud zjistíte, že se zpožďujete oproti plánu: ladění zdrojů a vyrovnávání zdrojů.
Vyrovnávání zdrojů funguje dobře, když máte omezené nebo sdílené zdroje, ale máte možnost prodloužit svou časovou osu. Ladění zdrojů je nejlepší pro optimalizaci zdrojů, které máte k dispozici, ale máte termín, který nelze prodloužit.
Výběr techniky, která funguje nejlépe, bude záviset na tom, jak tvárná bude vaše časová osa. Ať už zvolíte jakoukoli techniku, musíte si být jisti, že váš nástroj pro správu je stejně flexibilní jako vy.
Optimalizace zdrojů pomocí Dynamics 365 Project Operations
Při sestavování plánu projektu a přidělování úkolů jeho členům je třeba zajistit, aby se váš tým soustředil na projekt, dodržoval termíny a orientoval se na úspěch bez pocitu, že by mohl překročit rozpočet.
Dynamics 365 Project Operations nabízí nástroje pro zefektivnění projektů, efektivní využití úkolů a vedení výhodné spolupráce v rámci jediného řešení. Spravujte časově náročnou administrativní práci svého týmu, aby se mohl soustředit na kreativní práci.