Trin to: gennemgang af procedure

Få projektteamet til at udføre en omfattende gennemgang af funktionerne i den nye ERP-software. Formålet med denne gennemgang er dobbelt:

• Hvis projektteamet skal blive fortroligt med alle aspekter af den nye ERP-løsning og for at identificere mangler i kvalifikationer og færdigheder før den bredere implementering. Denne oplevelse styrer uddannelsen.
• For at bekræfte, hvilke manuelle processer der bliver automatiseret af det nye system, og for at sikre, at de nødvendige ændringer foretages inden implementering, så automatiseringen sker uden problemer.

Tip: Gennemfør samtaler med nøglemedarbejdere fra hver afdeling for at få førstehåndsindsigt i, hvordan de nuværende processer arbejder sammen, og hvordan disse processer kan automatiseres på den mest effektive måde.

Trin tre: dataforberedelse

Definer, hvilke af de eksisterende data der skal konverteres til det nye system, og analysér dem derefter for at fjerne ubrugelige eller forældede oplysninger. Hvis det er muligt, skal du finde kildedokumenter for at kontrollere, at data er nøjagtige og komplette. En lille smule husholdningsarbejde på dette stadie betaler sig, fordi et ERP-system kun er så nyttigt som dets data. Hvis dataene er fyldt med unøjagtige oplysninger, vil den værdi, der leveres af det nye ERP, blive påvirket negativt.

Når data er kontrolleret og renset, skal du oprette regneark til at indsamle og segmentere nyttige data i logiske tabeller for at strømline konverteringen til det nye system.

Tip! Angiv realistiske forventninger til processen hos alle, lige fra ledelsen til medarbejderne i første linje, og hold en åben kommunikationen om, hvordan det går. Dette vil hjælpe med til at afbøde nervøsiteten for ændringen af værktøjer og processer og til at fremme accepten af den nye software efter lancering.

Trin fire: test og uddannelse

Få projektteamet til at øve sig med en testdatabase, der er udfyldt med en fuld uge med ægte transaktionsdata, så de kan validere systemets output, teste nøjagtigheden og sikre, at integrationer og grænseflader fungerer korrekt. Ud over at teste det nye system kan denne praktiske erfaring med den nye software bruges til at hjælpe projektteamet med at oprette oversigtsark og procesdokumentation til undervisning i hele firmaet.

Den ideelle uddannelsesmetode varierer med arbejdsstyrken. Brug faktorer, som f.eks. hvor meget tid medarbejderne kan bruge til undervisning, og hvor de er placeret, som en rettesnor til, om personlig undervisning, e-learning eller en kombination af begge fungerer bedst.

Uanset hvilken uddannelsesmetode du vælger, kan du bruge disse forslag til at gøre processen mere effektiv for alle involverede:

• Oplær teknisk mindede medarbejdere til superbrugere af ERP-software, så de kan hjælpe brugere på et lavere niveau med problemer, og it-afdelingen kan frigøres til at løse større problemer.
• Gør dele af undervisningsprocessen til et spil for at øge engagementet og tilskynde til venskabelig konkurrence blandt kollegerne.
• Tilbyd incitamenter for at fuldføre uddannelsen til tiden. En kombination af små frysegoder, f.eks. gratis mad eller en ekstra time til frokost, og store frysegoder, f.eks. kontantbonusser eller ekstra fridage, kan være en effektiv metode til at motivere medarbejdere og gøre processen sjovere.

Tip: Konverter oversigtsark og procesdokumentation til standarddriftsprocedurer, som hele organisationen har adgang til, og som opdateres regelmæssigt.

Trin 5: implementering og evaluering

Udarbejd en checkliste for ibrugtagning til de dage og uger, der følger efter implementeringen, så du sikrer dig, at følgende fornødenheder er klar til brug:

• Systemtestning efter ibrugtagning
• Planlæg og budgettér med overtid for personalet eller midlertidigt ansatte
• Kommunikationsprotokoller til nedetid i systemet
• Netværkshastighed og kontrol af pålidelighed
• Processer til sikkerhedskopiering af data

På dagen for implementeringen skal du være forberedt på en masse spørgsmål og være forberedt på nogle afbrydelser. Sørg for, at projektteamet er klar til at føre deres afdelinger gennem processen, og at it-teamet er klar til at foretage ændringer og justeringer efter behov. ERP-implementering kræver en masse arbejde, men produktivitets- og rentabilitetsfordelene berettiger al besværet.

Efter implementeringen skal du evaluere output fra ERP-løsningen i forhold til de mål og målsætninger, dit projektteam har angivet i planlægningsfasen. Opnår dit nye system disse mål? Har det med held automatiseret manuelle processer på den måde, som det skal? Hvis ikke, er der behov for yderligere ændringer og forbedringer.

Tip! Foretag periodiske revisioner for at sammenligne output fra ERP-løsningen med benchmarks, så du kan afgøre, om løsningen tilføjer værdi.