Tag 5 trin hen mode et bedre ERP-system
Hvis firmaets grundlæggende finansielle oplysninger og operationer ikke er tilstrækkelige, kan det være på tide at undersøge, hvordan der findes et nyt ERP-system (Enterprise Resource Planning).
Når der hele tiden er udviklet nye ERP-funktioner og -programmer, er det vigtigt at undersøge mulighederne. Og i dette konkurrencedygtige område er det vigtigt, at dine kolleger allerede opdaterer deres ERP-systemer, og at du altid vil være relevant.
Hvad er et ERP-system?
ERP er virksomhedsadministrationsprogrammer, der tillader en organisation at bruge et system af integrerede applikationer til at administrere og integrere virksomhedens aktiviteter inden for økonomi, forsyningskæde, drift, rapportering, produktion og personale.
Nu, hvor du ved, hvad et ERP-system er, skal du lære de fem trin, du kan tage til at implementere en bedre løsning for virksomheden.
Trin et: Identificer begrænsningerne i det aktuelle system
Her er tre tegn på, at det kan være på tide at erstatte dit oprindelige system og implementere ny software:
Opsummering af vækst
Er det nuværende system fulgt med, i takt med at virksomheden er vokset og har fået mere personale, flere kunder og forretningsprocesser eller har startet nye forretningslinjer eller markeder? En ERP-løsning skal give virksomheden mulighed for at udvide, mens den er i drift og opretholder de daglige forretningsprocesser.
Manglende indsigt
Selvom ERP-software tilbyder synlighed af hele virksomheden i realtid samt indsigt i branchelandskabet, vælger mange virksomheder stadig ældre software, der fungerer uafhængigt af andre systemer. Det kan føre til, at forskellige afdelinger arbejder isoleret. Software, som knytter alle dine forskellige systemer sammen samt tilbyder dataanalyser og forretningsindsigt, er en win-win-løsning, der tilbyder produktivitet, vækst og konkurrencefordele.
Dyrt oprindeligt system
De fleste firmaer har udført en undersøgelse af, hvad de betaler for deres nuværende ERP-installation i gebyrer og vedligeholdelse. Selvom de kender til de direkte omkostninger, kender de fleste ikke til fordelene og ulemperne ved hver installationsmulighed, uanset om det er lokalt, i skyen eller i en hostet ERP-løsning. Det er måske på tide, at du ser endnu nærmere på mulighederne for at beslutte, om du skal flytte til skyen, holde tingene lokalt eller investere i kombination af begge muligheder.
TIP:
Mange virksomheder mener, at de er nødt til at foretage en fuldstændig ERP-ændring og skaffe sig af med det system, de bruger nu, men det er ikke sandt. Et ERP-system kan være summen af mange applikationer og add-ons. Hvis du i øjeblikket ikke har et system, der giver dig mulighed for at beholde de processer, der virker, og tilføje nye, skal du se efter software, der giver dig denne mulighed.
Trin to: Mind dig selv om, hvad et ERP-system skal tilbyde
Lad os starte med grundelementerne i ERP. Her er nogle af de grundlæggende komponenter, som alle ældre ERP skal have:
Økonomistyring
Dit system skal ikke alene hjælpe dig med at overholde de lovpligtige bestemmelser, det skal også levere nøjagtige data og analyser, der kan hjælpe dig med at holde øje med dit budget, herunder styring af flere valutaer, administration af likviditet og banktransaktioner.
Produktion
Denne funktion skal give producenten mulighed for at få adgang til data i realtid for at optimere produktionsplanlægningen samt projekt- og omkostningsstyringen. ERP-produktion skal også indeholde muligheden for at administrere ressourcer og opfylde kundebehov.
Forsyningskæde
Efterhånden som manuel indtastning af oplysninger og fysisk optælling af varelager bliver fortid, skal denne funktion forbedre styringen af lagersted og lager, så virksomheden får større indsigt i deres produkter og integrerede logistik.
Trin tre: Opdag, hvad et moderne ERP-system kan tilbyde
Moderne ERP-systemer indeholder indbygget intelligens, der hjælper med til at lede brugerne til de optimale resultater. De kan også skaleres i takt med din virksomhed, når du udvider til andre markeder, og de hjælper med til at beskytte kunde- og virksomhedsdata. Desuden går en moderne ERP-platform endnu dybere i opfyldelsen af virksomhedens behov ved at tilbyde billigere tilpasning. Det betyder, at den kan arbejde med dit oprindelige system, men også udvide dine daglige processer i takt med væksten. Nogle af de andre værktøjer til ressourceplanlægning, det indeholder, kan hjælpe dig med at:
- Øge produktiviteten.
- Få kontrol over økonomistyringen.
- Hjælpe med til at levere bedre kundeservice.
- Hjælpe med personalestyring.
- Gøre projektstyringsbehovene strømlinet.
- Forbedre styringen af forsyningskæde og drift.
- Træffe bedre beslutninger ved hjælp af business intelligence og AI.
Global ERP har også sine fordele. Den strømliner alle disse grundlæggende økonomi- og driftsfunktioner og hjælper dig med at fastholde en standardforretningsprocesser, så du kan udvide på nye markeder og arbejde i hele verden. I global skala tilbyder et ERP-system værktøjer til at:
- Hjælpe dig med at samarbejde på tværs af din virtuelle organisation.
- Understøtte nye lokationer, der gør det muligt let at udvide på nye markeder.
- Standardisere på en enkelt ERP-løsning og hjælpe med til at forenkle it-miljøet.
Trin fire: Opret en slagplan
Det kan være overvældende, når du tænker på implementeringen af et helt nyt system eller på at finde ud af, hvad der tilføjes eller tages væk fra det, du har nu. Jo bedre du planlægger, desto mere jævn vil forbedringen eller udskiftningen af dit oprindelige system blive. Start med disse tre trin:
-
Lav en ønskeseddel
Notér de ERP-funktioner, du bruger allerede. Selvom det er kun er et basalt system til økonomi og lagersporing. Lav nu en liste over de funktioner, du gerne vil have eller har brug for. Nu, hvor du har nogle valgmuligheder og ideer om, hvad der findes på markedet, kan du også se på specielle funktioner som tilføjelse af præfabrikerede applikationer eller bygge tilpassede programmer.
-
Udarbejd et budget
Nu hvor du har din ønskeseddel, er næste trin at udarbejde et budget. Ligesom når du køber en ny bil, skal du vide, om dit budget rækker til en brugt bil, eller om du kan få en fabriksny. Når du ved dette, hjælper det dig med at fokusere på de systemer og funktioner, du skal se efter. Begynd med omkostningen til support og vedligeholdelse, og se derefter på eventuelle skjulte gebyrer undervejs.
-
Vær ikke bange for at stille spørgsmål
Du skal ikke stille dig tilfreds med en standardløsning. Sørg for, at den løsning, du søger efter, opfylder dine unikke virksomhedsbehov. Hvis du vil flytte fra en løsning i det lokale miljø til skyen, men har spørgsmål om sikkerheden, skal du finde en teknologipartner til at hjælpe dig med at diskutere disse betænkeligheder.
Trin fem: Vælg din teknologipartner
Den vigtigste del af implementeringen af et nyt system er den teknologipartner, du vælger. Det kan være et ERP-match foretaget i de højere luftlag, hvis du vælger rigtigt, med håbet om, at de vil være din partner, indtil systemet skiller jer. Her er nogle af de egenskaber, du skal se efter hos dine fremtidige implementeringspartner:
- Har de foretaget installationer for et firma som dit før?
- Er de tilgængelige før, under og efter implementeringen?
- Har de den rette kombination af teknisk ekspertise og produktviden til at kunne hjælpe dig?
Se, hvad et moderne ERP-softwaresystem kan gøre
Vi har besvaret spørgsmålet om, hvad er et ERP-system, de grundlæggende ting du skal vide og de ekstra ting, du muligvis ønsker at implementere. Nu skal du opdage de måder, hvorpå Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjælpe dig med at strømline dit daglige arbejde med økonomi og drift ved hjælp af moderne og intelligente virksomhedsløsninger.