En vejledning til ordrestyringssystemer
Det kan være besværligt at registrere, spore og opfylde ordrer på tværs af flere e-handelskanaler. Men et ordrestyringssystem kan hjælpe dig med at fjerne manuelle processer fra dit salgsarbejde.
Hvad er et ordrestyringssystem?
Et ordrestyringssystem er et computersoftwaresystem, der automatiserer sporing af antallet af salgsordrer, ordrer, lager og opfyldelse. Nogle af disse løsninger kan også hjælpe med til at overvåge personer, processer og partnerskaber. Ved at håndtere alle de funktioner, der er forbundet med administration af kundeordrer, får dit team og kunderne mulighed for at spore processen og analysere effektiviteten fra start til slut.
Det er vigtigt, at din virksomhed tilføjer et ordrestyringssystem, så den kan være forberedt på stigningen i salget, efterhånden som virksomheden udvides. Ved at automatisere de besværlige, manuelle trin i hele ordrestyringsprocessen kan dit team spare tid og penge, mens ressourcerne fordeles effektivt.
Uanset hvor stor din virksomhed er, skal du leve op til kundernes forventninger, når de bestiller produkter via flere forskellige digitale kanaler. De vil også have mulighed for afhentning eller levering i butikken og mulighed for at returnere eller byttet produktet på en angivet lokation.
Efterhånden som tiderne for forsendelsesopfyldelse bliver hurtigere, vil det være nødvendigt at føje ordrestyring til din proces. Hvis denne proces ikke er på plads i din platform, kan det medføre:
- Blive væk.
- Være upræcis eller forkerte.
- Ikke blive leveret.
- Tage længere tid om at blive sendt end oprindeligt fastlagt.
Hvis en kunde oplever en af de situationer, der er nævnt ovenfor, igen og igen – eller måske kun én gang – kan kunden få en negativ opfattelse af din virksomheds drift, så det bliver nemmere for konkurrenter at tilbyde en bedre oplevelse.
Kort sagt giver tilføjelsen af et ordrestyringssystem dig bedre muligheder for at gøre følgende:
- Koordiner salgsmedarbejdere og onlineplatforme i forhold til hinanden.
- Spor succes med analyser.
- Administrer komplekse forsendelsesplaner.
- Koordiner lageret med tilgængelige ordrer på tværs af flere kanaler.
- Sørg for ordreopfyldelse, når der bruges tredjepartslogistik.
- Eliminer menneskelige fejl ved manuelle indtastninger samt ineffektivitet og inkonsistent ressourceallokering.
Funktionerne i et ordrestyringssystem
Det er vigtigt at implementere et ordrestyringssystem, der supplerer den aktuelle infrastruktur, hvis du vil kapitalisere digitaliseringen af salget og dens efterfølgende forøgelse af salget. Funktioner til ordrestyring kan være den afgørende faktor for virksomhedens succes. Et ordrestyringssystem tilbyder understøttelse inden for fem områder af ordrestyringsprocessen:
-
Integration af regnskab
Når der arbejdes med alle økonomiske data, der er tildelt fra dit ordrestyringssystem til teams, som f.eks. regnskab, kreditor og debitor, hjælper det dit team med at strømline de økonomiske data og fjerner behovet for fornyet indtastning eller manuel overførsel. -
Kundedatabase
Alle kundernes kontaktoplysninger og -aktiviteter, der hjælper servicemedarbejdere med at genkende alle de mest profitable brugere. -
Lagerstyring
Giver dig en konsolideret visning af lageret, så du kan styre og spore lagerniveauer, samt algoritmer, der dirigerer ordrer til det næste passende lagersted og de bedste forsendelsesmuligheder. Disse algoritmer bruges gennem alle faser i lagerstyringsprocessen: plukning, emballering, forsendelse og sporing. -
Salgskanal
Dit ordrestyringssystem modtager og konsoliderer ordreoplysninger via alle salgssteder, herunder online-, butiks- og kundeserviceordrer. Dette kan også omfatte supportordrer fra globale områder med flere valutaer. -
Salgssupport
Produktoplysninger opdateres i realtid, hvilket understøtter returneringer og ombytninger fra omnikanal-kunder.
Ved at bruge en platform med et ordrestyringssystem som en hjælp inden for disse forretningsområder kan din virksomhed gøre følgende:
- Opfyld kundebehov på tværs af flere kanaler for at give en problemfri e-handelsoplevelse, så dit team ikke længere skal bruge tid på at opfylde ordrer og uddannelse af teammedlemmer. Det giver også et overblik over ordrer på højt niveau, samtidig med at det reducerer antallet af misforståelser og menneskelige fejl og placerer alle de realtidsdata, du skal bruge, på en enkelt lokation.
- Eliminer manuelle processer.
- Du kan rapportere og budgettere behov for lagervarer, så du undgår overbestilling og oversalg. Under uventede udsving i efterspørgslen vil du være i stand til at oprette forbindelse til lagerkanalerne, så du kan gennemføre en strategi, hvor forhandlerne får opfyldt deres leveringsønsker.
- Integrer på tværs af firmasystemer som ERP, herunder lagersteder, kundeserviceteams og regnskab.
- Optag ordrer fra flere lande/områder i flere valutatyper. I takt med at verden bliver globaliseret, skal dit team være forberedt, så du let kan skabe vækst på nye markeder.
Nogle af de opgaver, som et ordrestyringssystem kan håndtere, er:
- Optimering og automatisering af ordreopfyldelse.
- Reduktion af procesafbrydelser.
- Administration af ordrens livscyklus.
- Svar på udfordringer med stadigt skiftende forretningsmodeller.
Fordelene ved et ordrestyringssystem
Uanset virksomhedens størrelse kan implementeringen af et ordrestyringssystem forbedre virksomhedens drift oppefra og ned. Her er blot nogle få af de mange fordele ved at føje et ordrestyringssystem til din virksomhed.
- Automatisering. Et ordrestyringssystem er baseret på automatisering, fra betjeningen af butikkerne til levering af dit produkt. Det giver dig mulighed for at spare manuel arbejdskraft, hvilket er med til at reducere omkostningerne til arbejdskraft. Eftersom opfyldelsestiderne bliver kortere, vælger et ordrestyringssystem lagerstedet eller opfyldelseslokationen, bestemmer opfyldelsesrækkefølgen og sender en opfyldelsesanmodning til lagerstedet, så medarbejderne kan forberede ordren.
Da du kan afkorte opfyldelsestiden, vil du kunne genallokere ressourcer til at fokusere på mere komplicerede dele af virksomheden, der er med til at skabe vækst og øge kundetilfredsheden. Det vil også forøge datasikkerheden, som er en vigtig komponent i dagens stadig mere digitaliserede verden. - Færre menneskelige fejl. Menneskelige fejl er én af de største kilder til opfyldelsesfejl på lagersteder og kan derfor forårsage betydelige problemer. Uanset størrelsen på fejlen. Når et ordrestyringssystem implementeres korrekt, håndteres opgaverne automatisk. Et ordrestyringssystem optimerer flere kanaler til lagerstyring og lagersteder ved at sende påmindelser om alt fra lagerniveauer til eventuelle afviklingsbehov. Dette medvirker til at forhindre forsinkelser i forsendelsen, markedspladsgebyrer og utilfredse kunder.
- Rapportering i realtid. Det tager tid at behandle ordrer. Mens du opdaterer systemet, kommer der hele tiden nye oplysninger til. Og når du manuelt tilføjer disse elementer, har du muligvis ikke altid adgang til de mest opdaterede oplysninger. Et ordrestyringssystem kan levere data i realtid til ordrer, lager og kundeoplysninger. Denne type data er en god hjælp til dine webstedsanalyser, og de sikrer, at dine marketingstrategier med at skaffe kunder lykkes på længere sigt.
- Forhindrer lagermangler gennem prognoser for lager. Hvis din virksomhed ikke har adgang til prognosesoftware og lagerniveauer, kan du ikke spore, hvornår du skal fylde lagerstedet op. Det fører til to store problemer: overfyldte lagre og manglende lager – hvilket betyder, at du enten har store mængder usolgt lager på et lagersted eller ikke har nok lager til at opfylde efterspørgslen. Hvis du tilføjer et ordrestyringssystem, kan du løse begge problemer.
Du kan bedre forudsige sæsoner med det bedste og hurtigst salg, populære produkter og købstendenser. Du kan præcist se, hvor meget lagerstedsplads du har brug for til dine produkter, så du altid har den rette lagerbeholdning på et givet tidspunkt. - En enkelt sandhedskilde. Dit ordrestyringssystems dashboard indeholder alle de oplysninger, du skal bruge for at kunne spore forretning og salg. Hvis du kombinerer regnskabs-, lager- og kundeoplysninger, kan du effektiv opbygge nye strategier.
- Det er let at skalere, og der er muligheder for flere kanaler. I takt med at virksomheden vokser, er det vigtigt at have et ordrestyringssystem, der kan vokse sammen med virksomheden. Når du udvikler en forretning med flere kanaler, får du behov for at spore ordrer, når deres opfyldelse bliver kompliceret – og kundetrafikken flyder gennem flere kanaler. Du skal kunne følge ordrer gennem en række markedspladser og websteder. Et ordrestyringssystem kan centralisere disse ordrer, spore dataene og opdatere lagerbeholdningen og ordreruten.
Processen i et ordrestyringssystem – trin for trin
De fleste ordrestyringssystemer følger en proces i seks trin til nøjagtig og hurtig behandling og opfyldelse af kundeordrer. Denne proces gør det muligt at sikre, at du opfylder alle kundens behov, samtidig med at du tilbyder kunderne en omfattende, men personlig brugeroplevelse. De seks trin er:
-
Opdagelse
Det første trin i ordrestyringsprocessen kommer fra kunden. Uanset om kunden bruger din onlinebutik, et tredjepartswebsted eller telefonen, placerer kunden dit produkt i en onlineindkøbskurv og justerer med det samme det aktuelle lager. Systemet kan også give dig besked, hvis varen blot ligger i indkøbskurven, eller hvis kunden har opgivet den. -
Ordreplacering
Når kunden har besluttet at købe produktet, kommunikerer ordrestyringssystemet med regnskabs- eller økonomiteamet for at kontrollere oplysninger om kreditkortbetaling og behandle ordren. Når ordren er godkendt, vil den blive sendt til opfyldelse.
Engros- eller business-to-business-sælgere kan vælge en fakturamodel og vælge at modtage et tilbud på bulk-køb først. Derefter sendes der en faktura, der skal betales inden for en bestemt frist. -
Ordreopfyldelse
Når ordren ankommer til lagerstedet, vælger ordrestyringssystemet den tætteste eller mest tilgængelige mulighed i nærheden af ordredestinationen og beregner derefter forsendelsesomkostningerne og de hurtigste fragtmænd. Et ordrestyringssystem kan muligvis hjælpe med at udskrive forsendelsesetiketter, følgesedler og kvitteringer. -
Lokationsstyring
Det er vigtigt at have en SKU og stregkode for hver vare i dette trin. Hvis et produkt har begge dele, øges nøjagtigheden af opfyldelsen, og det er nemmere for lagerstedet at scanne produktet og føje det til ordren. Der findes fire metoder til plukning af varer fra dit lagersted:
Enkelt ordre. Varer fra en enkelt ordre plukkes og leveres til pakkestationen.
Batchplukning. En plukker tildeles et bestemt antal ordrer i en enkelt runde, som skal plukkes og føres tilbage til pakkestationen.
Zoneplukning. Hver plukker får en bestemt lagerzone, og varerne i disse zoner føjes til en ordre, efterhånden som de passerer gennem hver zone.
Bølgeplukning. Alle zoner plukkes samtidigt og samles på ét enkelt sted til konsolidering.
Hvis en vare ikke er på lager, kan ordrestyringssystemet kommunikere med leverandørerne, så de på forhånd kan sendes en genopfyldningsforsyning til lagerstedet. Hvis du opretter et genbestillingspunkt, sikrer det, at lagerbeholdningen altid er intakt. Der oprettes automatisk en ny indkøbsordre, når laveste tærskel er nået, samtidig med at lagerchefer får besked om den mulige forsinkelse ved opfyldelse.
Ordren sendes også til regnskabsafdelingen, eller der sendes besked til regnskabssoftwaren om det nye køb. En god løsning til økonomistyring gør det nemt at foretage månedlig eller årlig revision og beregne moms og meget mere.
-
Forsendelse
Når ordren er valgt blandt produkterne på lagerstedet, henter dit pakketeam varerne fra lagerstedet og scanner dem til lagerformål. Derefter plukker, pakker og sender de produktet ud fra de oplysninger, der er angivet i ordrestyringssystemet. Du skal overveje tre ting i forbindelse med pakkearbejdet:
Ordrenøjagtighed. Sørg for, at de enkelte varer er i rigtig rækkefølge.
Kassestørrelse. Planlæg at medtage dimensioner i priserne. Når du har 3-5 standardstørrelser af kasser, kan du holde omkostningerne nede uden at gøre processen for kompliceret.
Den korrekte emballage. Nogle emballagematerialer giver muligvis en bedre beskyttelse af produktet, men de kan koste mere. Vælg den rigtige type, der både er omkostningseffektiv og giver en sikker forsendelse.
Sporing. Ordrestyringssystemet kan også sende kunderne en besked om, at deres produkt er afsendt, og de forventede ankomsttidspunkter. Du og kunden kan spore produktet fra den første forsendelse fra lagerstedet til dets destination. -
Opfølgning efter salg
Når produktet har forladt dit lagersted og det angivne tidspunkt efter modtagelsen af forsendelsen er passeret, skal ordrestyringssystemet automatisk sende en mail til kunden og bede kunden om at vurdere produktet og sikre, at hele ordren er modtaget. Denne opfølgning bør også omfatte detaljerede oplysninger om kontakt til kundeservice.
Hvis du har en utilfreds kunde, bør det være let at finde og følge en effektiv returnerings- og refunderingspolitik. Et ordrestyringssystem kan hurtigt behandle en refusionsanmodning og kommunikere med regnskabsteamet om at behandle refusionen. Ordrestyringssystemet kan også oprette forbindelse til din returneringsudbyder for at sikre, at alle data er nøjagtige og opdaterede.
Der er også tilfælde, hvor dit ordrestyringssystem kan markere specialordrer – uanset om de er erstatninger for returneringer, gaver eller VIP-ordrer. Når disse ordrer behandles i systemet, kan ordrestyringssystemet markere dem med en entydig kode, så det team, der er ansvarlig for kundefastholdelse, selv kan spore nøjagtigheden.
Udfordringer ved ordrestyringssystemer
Hvis din virksomhed ikke er stor nok eller ikke har ordrer nok til at understøtte implementering af et ordrestyringssystem, kan det være for tidskrævende eller dyrt at tilføje denne type platform. Før du føjer dette system til din proces, kan det være en fordel for dit team og virksomheden på forhånd at få oplysninger om, hvilke mulige forhindringer der er. Nogle af de udfordringer, der kan forekomme i ordrestyringsprocessen, er:
- Komplikationer under implementeringen. Hvis du føjer et nyt system til processen – oven på de tidligere løsninger, du allerede har implementeret – kan det føles besværligt og uoverskueligt.
- Pris Der findes ordrestyringssystemer fra hundredvis til tusindvis af dollars, men et dyrt system er ikke altid det bedste. Hvis din virksomhed ikke har råd til et omfattende ERP-system, skal du fokusere på at tilføje et mere robust driftssystem.
- Sådan træffer du det rette valg. Der findes så mange ordrestyringssystemer, at det kan være en udfordring at afgøre, hvilket der fungerer i forhold til alle dine behov. Ved at gennemgå tjeklisten og placere dine ufravigelige punkter i en rangorden sammen med de punkter, der er rare at have, bliver du i stand til at se, hvilket OMS der passer bedst til din virksomhed.
Det tager tid og accept fra mange af dine teammedlemmer, før du kan beslutte dig for et ordrestyringssystem, der passer til din virksomhed. For at være sikker på, at du vælger et ordrestyringssystem, der fungerer for alle, skal du stille spørgsmål for at finde ud af, hvad der fungerer bedst for dit team.
Overvejelser ved valg af et ordrestyringssystem til din virksomhed
Alle ordrestyringssystemer er forskellige, så du skal først fastlægge disse behov og skræddersy dit ordrestyringssystem, så det passer til dem.
Du skal først identificere dine mål og målsætninger. Det første stadie er at forstå hvem, hvad og hvorfor i dit ordrestyringssystem. Du skal holde et møde med interessenterne, lige fra teammedlemmer til leverandører til kunder, og du skal afgøre, hvilke funktioner der er nødvendige, og hvilke der er rare at have. I disse samtaler skal du sørge for at diskutere fremtiden for din virksomhed og skalerbarheden af mulige løsninger. Du skal vælge et ordrestyringssystem, der kan udvikle sig i takt med virksomheden.
Derefter skal du anmode om løsningsforslag. Du skal udarbejde og sende en anmodning om løsningsforslag til leverandører af ordrestyringsløsninger, så du kan få hjælp til at træffe den endelige beslutning. Med denne anmodning sikrer du, at du og leverandøren har samme udgangspunkt, når det gælder de tekniske krav og begrænsninger i din løsning, og hvordan den skal fungere. Sørg for at give leverandørerne følgende, så de kan udarbejde det bedste forslag til din organisation:
- Ordrevolumen
- Antal SKU'er
- Eksisterende software eller hardware
- Oplysninger om oplærings- og aktiveringsprocessen
- Tidslinje for implementeringen
Endelig skal du evaluere og sammenligne. Du har muligvis flere leverandører på listen med forskellige forslag. Du skal afgøre, om dit ordrestyringssystem skal være en enkelt softwareløsning eller bestå af flere værktøjer og processer. Du har også brug for et ordrestyringssystem, der forbinder e-handel med kundesupport, så kunderne kan få adgang til din automatiserede kundeservice. Du skal skabe en ensartet digital oplevelse med en førsteklasses platform, der bruger den nyeste teknologi. Her er nogle af de spørgsmål, du kan stille til hvert system, når du skal træffe beslutningen:
- Eliminerer det manuelle processer via automatiserede arbejdsgange?
- Understøtter det flere lagersteder?
- Giver det mulighed for lageropdateringer i realtid?
- Tilføjer det ny funktionalitet?
- Leverer det rapportering og budgettering, der gør det nemmere at identificere problemer og foregribe ændringer?
- Administrerer det salg på tværs af flere kanaler, valutaer og geografiske områder?
Det endelige mål for dig og dit team er at få mest muligt ud af den nyeste software. Selvom du måske ikke kan finde en enkelt ordrestyringsløsning, der passer til hvert eneste af dine kriterier, finder du ud af, hvad du har brug for til din virksomheds levetid. Hvis du vælger den bedste ordrestyringsløsning til dit team, kan det løfte din virksomheds ordreopfyldelse og forretningsdrift op på et nyt niveau.
Valg af Dynamics 365 som næste ordrestyringssystem
For alle virksomheder, der udvikler sig, er implementeringen af et ordrestyringssystem, der problemfrit integreres med de aktuelle processer, det næste trin i processen til at opbygge og bevare kundebasen.
De vigtigste elementer i din e-handel er at give kunderne mulighed for at se lageret i realtid og foretage sikker bestilling og betaling via en sikker betalingsproces. Et hurtigt og pålideligt ordrestyringssystem, der giver virksomheder mulighed for at sælge via flere kanaler, og som genererer automatiske salgsordrer, bør være en del af enhver marketing- og salgsstrategi. Det rette ordrestyringssystem kan hjælpe dig med at tilbyde en sammenhængende bestillings- og købsoplevelse ved proaktivt at orkestrere ordreopfyldelsen og optimere ordreflow.
En løsning som Dynamics 365 Intelligent Order Management gør det let at skalere din drift, samtidig med at du får indsigt i realtid, som hjælper dig med at styre alle aspekter af ordrelivscyklussen. Ved at sikre større fleksibilitet, gennemsigtighed og rettidig levering med det næste ordrestyringssystem kan virksomheden levere en positiv kundeoplevelse hver gang.
Prøv Dynamics 365 Intelligent Order Management uden omkostninger i 30 dage
Oplev, hvordan intelligent ordrestyring hjælper dit firma med at understøtte nye krav til e-handel. I denne prøveversion får du at vide, hvordan du:
-
Automatiser og optimer opfyldelse.
-
Administrer hele ordrens livscyklus.
-
Skaler hurtigt med færdigbyggede connectorer.
Dynamics 365 Intelligent Order Management
Lad os komme i gang
Angiv din mailadresse for at starte din gratis prøveversion. *