Sådan allokerer du ressourcer
Efterhånden som virksomheden vokser, skal du finde ud af, hvordan du effektiv og omkostningseffektivt leverer projekter til tiden og på – eller hvis du er heldig under – budgettet. Det er vigtigt at allokere de korrekte ressourcer til projekter eller den daglige drift for at sikre, at både organisationen og teamet lykkes på længere sigt.
Definitionen af ressourceallokering er den proces, hvor der tildeles og planlægges aktiver, der effektivt understøtter teamets mål, og som vælger de bedst tilgængelige ressourcer til projekterne. Her kan du administrere og maksimere ressourcer i løbet af arbejdets varighed, så du undgår under- eller overudnyttelse af medarbejderne.
Ressourcer og ressourcestyring er en vigtig investering og skal udnyttes korrekt til rentabilitet og bæredygtighed. Med ressourceallokering sikrer du, at du og dine teams har alt, hvad de skal bruge, når de har brug for det.
Seks trin til ressourceallokering
Der er seks trin, du skal udføre for at udføre en vellykket ressourceallokering.
1. Opret en projekttidslinje
Med projektstyringsværktøjer kan du opdele projektet i faser med individuelle opgaver i disse faser. Derefter kan du administrere disse faser og ikke hele projektet. Du kan også vurdere længden af hver fase ved at identificere de større opgaver, du skal udføre inden for hver fase, med milepæle. Når du har samlet det hele, kan du kortlægge opgaver, faser og milepæle og udarbejde en projekttidslinje.
2. Præciser vigtige ressourcer og budget
Ressourceallokering er en integreret del af denne proces, fordi hver opgave tildeles de nødvendige ressourcer, og disse ressourcer administreres inden for opgaven. Når du har fuldført din tidslinje, skal du identificere de ressourcer, der skal bruges til at udføre hver opgave.Hvert projekt har sit eget sæt nødvendige ressourcer, der varierer fra projekt til projekt. Der findes følgende typer ressourcer:
-
Personer: Alle teammedlemmer, der bidrager med arbejde til projektet.
-
Udstyr: Alle typer værktøjer eller software, du skal bruge for at producere ressourcer fra ideudvikling til projektlevering. Sørg for også at tage højde for, at specialudstyr kræver en betydelige investering af tid og penge.
-
Materialer: Forbrugsvarer, du har brug for – herunder varer fra kontorartikler til benzin til dine biler.
-
Faciliteter: Bygninger og arbejdsområder, hvor teamet skal arbejde.
-
Budget: De penge, du skal bruge til at købe ressourcerne ovenfor.
Når du administrerer projektet og det efterfølgende budget, sporer du udgifterne i dit projektregnskab, så du holder dem opdateret og sikrer, at du ikke bruger flere penge, end der er tildelt til hver opgave.
3. Udpeg tilgængelige ressourcer
Nu skal du finde og anmode om ressourcerne for at overholde dine deadlines. Det omfatter alt fra indsamling af udstyr og materialer, men også til at finde teammedlemmer, der er tilgængelige til at arbejde. Da disse ressourcer har mulighed for at arbejde på flere projekter på én gang, skal du kende deres kapacitet.
4. Tildel og alloker ressourcer
Når du har fundet ressourcerne, skal du føje dem til projektet. Det er vigtigt at tage højde for eventuelle udfordringer, der kan forsinke projektet – disse udfordringer kan variere fra softwareproblemer til ændringer af interessenter til ændringer af organisationsprioriteter. Her er nogle af de almindelige udfordringer, som dit team kan komme ud for, når det forsøger at levere et tidsbaseret projekt:-
Ressourcetilgængelighed
-
Ændringer i projektomfang
-
Forskelle i lokalitet og tidszoner
-
Proces- og opgaveforsinkelser
Nogle af disse udfordringer har større betydning end andre, men de kan alle forsinke et projekt. Heldigvis kan du på forhånd identificere og planlægge forskellige nødplaner og tilsvarende teknikker, der skal anvendes, hvis nogen af disse udfordringer opstår i løbet af dit projekt.
5. Spor projektplan
Det kan forekomme simpelt, men enhver ændring kan påvirke hele projektets tidslinje fra dette punkt og fremad, så det er vigtigt at tilrettelægge tiden i overensstemmelse hermed. Hold øje med:-
Overbelastede og overudnyttede teammedlemmer.
-
Ikke planlagt ferie eller sygedage.
-
Forsinkede opgaver, der kan medføre betydelige forsinkelser af afhængige opgaver.
-
Ændringer i forretningsmål og målsætninger.
Nogle værktøjer som f.eks. software til professionel serviceautomatisering (PSA) giver mulighed for at automatisere tidsforbrug, administrative opgaver som tidssporing, projektstyring, fakturering med mere.
6. Vælg en teknik til at takle blokeringer
Du kan sjældent fuldføre enhver opgave til den planlagte tid og afslutte et projekt på de nøjagtige datoer. Afhængigt af projektets leveringsdato kan du have en vis fleksibilitet til at fuldføre bestemte opgaver. Der er to teknikker, du kan bruge, hvis du er bagud i forhold til tidsplanen: ressourceoptimering og ressourceudjævning.
Ressourceudjævning fungerer godt, når du har begrænsede eller delte ressourcer, men har mulighed for at forlænge din tidslinje. Ressourceoptimering er bedst til optimering af de ressourcer, du har til rådighed, når du har en deadline, der ikke kan forlænges.
Dit valg af den teknik, der fungerer bedst, afhænger af, hvordan tidslinjen kan tilpasses. Alt efter hvad du vælger, skal du være sikker på, at dit styringsværktøj er lige så fleksibelt, som du er.
Optimer ressourcer med Dynamics 365 Project Operations
Når du udarbejder projektets tidslinje og allokerer medlemmer til bestemte opgaver, skal du være helt sikker på, at dit team er projektcentreret, deadlinefokuseret og succesorienteret, uden de nogensinde føler, at de måske overskrider budgettet.
Dynamics 365 Project Operations tilbyder værktøjerne til at strømline projekter, udnytte opgaver effektivt og skabe et profitabelt samarbejde inden for en enkelt løsning. Administrer teamets tidskrævende administrative arbejde, så det kan fokusere på skabe arbejde af værdi.