Mange virksomheder overskrider budgettet for projekter på grund af forkert kommunikation mellem vigtige teams og ledelsen, hvilket medfører projektforsinkelser og uafsluttede projekter. Hvis du vil sikre, at projektet ikke kun holdes på sporet, men også overholder budgettet i løbet af projektets livscyklus, skal du holde styr på alt det, der købes og betales for i løbet af projekt. Ved at implementere et projektregnskab kan dit team nøjagtigt registrere dets tid, præcist angive projektstyringsarbejdet og sikre, at I opnår alle jeres kort- og langsigtede forretningsmål.
Forstå et projektregnskab
Hvad er et projektregnskab?
Et projektregnskab er en regnskabspraksis, som sporer de goder og omkostninger, der er knyttet til et projekt. Denne type bogføring kaldes også projektomkostningsregnskab, og det giver virksomheder mulighed for at vurdere de fremtidige økonomiske effekter af et projekt, og hvordan projekter kan planlægges, så de lever op til dine forpligtelser.
En virksomheds rentabilitet afhænger af et nøjagtigt projektregnskab. Efterhånden som virksomheden vokser, kan projektregnskabet være et værdifuldt værktøj til effektiv projektstyring, fordi det giver en detaljeret oversigt over projektets status og fremskridt.
Fordelene ved projektomkostningsberegning
Uanset hvor lille budgettet er, har det stor indflydelse på økonomien både internt og eksternt, hvis du føjer et projektregnskab til processen. Det er en fordel for virksomheden at implementere projektregnskabet i arbejdsgangen, og det strømliner alle processer i projektstyringen.
Nogle fordele inkluderer:
-
Opdateringer i realtid om processen og rentabiliteten af dit projekt
-
Forbedret generel økonomistyring i virksomheden
-
Synlighed i projektbudgettet
-
Forbedret personalestyring
-
Værdifuld indsigt til fremtidige projekter
Denne type regnskab hjælper dig og dit team med at håndtere risikostyring og allokering af ressourcer effektiv for at få præcision i den generelle projektstyring.
Projektregnskabsprocessen
Når du starter et projekt, er det en god idé at føje et regnskab til processen så hurtigt som muligt for at sikre, at du opfylder alle projektmål i god tid uden at gå over budgettet. Et projektregnskab kan opdeles i to forskellige projekttyper: intern og ekstern. Interne projekter fokuserer på udgifter, der bruges til dig og dine interne teams, mens den eksterne del består af regnskaber omkring aktiviteter, f.eks. events eller tjenester, der udføres for kunden.
Når du har valgt, hvad dit projekt skal klassificeres som, organiserer og opdeler organisationens revisorer processen i seks områder:
-
Igangsætning. Beslut, hvem der er ansvarlig for hver opgave, og hvornår og hvordan disse ressourcer og penge skal allokeres for hver opgave.
-
Budget. Bekræft, at budgettet er opdelt i kategorier eller grupper. Der er her et værktøj som f.eks. software til professionel serviceautomatisering (PSA) giver mulighed for at automatisere trivielle, administrative opgaver og definere det oprindelige budget.
-
Administration. Du kan behandle og registrere transaktioner ved at spore økonomiske forpligtelser, betalinger og fakturering og generere af rapporter over projektets rentabilitet.
-
Udførelse. I denne fase af processen allokerer projektlederne omkostninger, mulig omsætning og målinger for, om projektet lykkes økonomisk. Du skal bruge disse nøgletal til at notere, hvor du har gjort fremskridt, og tilpasse processen efter dette.
-
Vedligeholdelse. Gennemse og administrer de data, du har indsamlet i løbet af processen, for at sikre, at projektet og opgaven udføres, samtidig med at eventuelle økonomiske uoverensstemmelser afhjælpes.
-
Analyse. Evaluer jævnligt de regnskabsdata, du har modtaget, for at træffe nøjagtige beslutninger for din virksomhed og gøre det muligt at ændre kurs, hvis det er nødvendigt.
Når du gennemgår processen, vælge du muligvis en bestemt metode, og så finder du ud af, at den ikke passer til projektet. Det kan også være, at du ser et overlap i håndteringen af økonomiske metoder via projektregnskabet eller finansregnskabet.
Projektregnskab vs. finansregnskab
Disse to typer regnskab kan forekomme ombyttelige, men de har faktisk to helt forskellige slutmål. Der er følgende forskelle mellem projektregnskabet og finansregnskabet:
-
Metode: Finansregnskabet giver to generelle metoder: omkostningsregnskab og periodiseringsregnskab. I projektregnskabet er det ligegyldigt, hvilken metode du vælger, da det ikke påvirker processen.
-
Tidsramme: Et standardfinansregnskab følger månedlige transaktioner, mens projektregnskabet viser alle transaktioner, der er foretaget fra starten til slutningen af et projekts livscyklus, uanset hvor længe siden det er.
-
Omkostning: Et finansregnskabet opdeler omkostninger i store altomfattende kategorier som f.eks. debitorer. I projektregnskabet kan du opdele udgifter i bestemte dele og tildele en omkostning til bestemte projektopgaver.
-
Overvejelser: Alle forretningsudgifter konteres i det generelle finansregnskab, men i projektregnskabet er det kun de omkostninger, som er tilknyttet leverancerne for dit projekt, der skal leveres.
Projektregnskabet fokuserer mere på de transaktioner, der er knyttet til et bestemt projekt, mens finansregnskabet viser alle virksomhedens finanser. Nu, hvor du kender forskellene, skal du vide, hvornår du skal bruge projektregnskabet.
Hvornår skal du bruge et projektregnskab?
Projektregnskabet kan bruges af flere forskellige årsager. Du skal overveje at budgettere dit projekt i flere tilfælde:
-
Oprettelse af nyt produkt eller ny tjeneste
-
Almindelige engangsprojekter
-
Projekter, der falder uden for dit område
-
Når det skal bestemmes, hvordan penge allokeres og bruges på tværs af projekter
-
Sammenlignende projektanalyser
Når du er klar til at forenkle regnskabsføringen, samtidig med at alle projektbetalinger overholdes, er du klar til at føje et nyt driftsværktøj til processen.
Budgetter og organiser udgifter med Dynamics 365 Project Operations
Efterhånden som du opbygger dit team og organiserer aktuelle og fremtidige projekter, har du brug for software, der er lige så fleksibel og fokuseret som dit team. Hvis du har styr på leveringer og udgifter pr. opgave, kan du hurtigt og nemt beregne din omsætning. Du kan også sikre dig, at det er muligt at gøre rede for og analysere hver øre i dit projekt.
Med Dynamics 365 Project Operations kan dit team håndtere projektomkostninger og strømline aktiviteter. Med en konsolideret visning af alle salgs- og økonomiske data kan du hurtigt tilpasse dig markedsændringer og justere organisationens mål, når det er nødvendigt.