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Eine Person, die auf einen Computerbildschirm schaut und offenbar eine Ressourcenzuweisung erstellt

Anleitung zur Ressourcenzuweisung

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens stehen Sie auch vor der Aufgabe, Ihre Projekte erfolgreich und kosteneffizient durchzuführen, und zwar termingerecht und im Rahmen des Budgets – oder gar darunter. Ob für Projekte oder das Tagesgeschäft, die Zuweisung der richtigen Ressourcen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens und Ihres Teams.

Ressourcen richtig zuweisen

Die Festlegung der Ressourcenweisung bezeichnet den Prozess der Zuordnung und Planung von Personal und Materialien zu Projekten, um Ihre Teams wirksam bei der Umsetzung von Zielvorgaben zu unterstützen. Hierbei werden die bestmöglichen verfügbaren Ressourcen für Ihre Projekte ausgewählt. Damit garantieren Sie den optimalen Einsatz aller Ressourcen über die gesamte Projektlaufzeit und vermeiden eine zu geringe oder zu hohe Personalauslastung.

Häufig wird auch der Begriff Ressourcenmanagement verwendet. Ihre Ressourcen sind eine bedeutende Investition und nur wenn sie richtig zum Einsatz kommen, gewährleisten sie Rentabilität und Nachhaltigkeit. Mit der Ressourcenzuweisung stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Teams jederzeit genau das zur Verfügung haben, was sie brauchen.

Sechs Schritte zur Ressourcenzuweisung

Erstellen Sie eine erfolgreiche Ressourcenzuweisung in sechs Schritten.

1. Eine Projektzeitleiste erstellen

Mithilfe von Projektmanagementfunktionen unterteilen Sie Ihr Projekt in Phasen und erstellen einzelne Aufgaben innerhalb dieser Phasen. Anschließend verwalten Sie diese Phasen und nicht das Projekt als Ganzes. Für die Bestimmung der Dauer der einzelnen Phasen legen Sie Etappenziele fest, sogenannte Meilensteine, zu denen die wichtigsten Aufgaben innerhalb der einzelnen Phasen erledigt werden müssen. Sobald Sie dies alles zusammengestellt haben, übertragen Sie die Aufgaben, Phasen und Meilensteine in eine Zeitleiste, um einen Projektzeitplan zu erstellen.

2. Festlegen der wichtigsten Ressourcen und des Budgets

Die Ressourcenzuweisung ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses, da jeder Aufgabe die benötigten Ressourcen zugeteilt werden und diese Ressourcen innerhalb der Aufgabe verwaltet werden. Sobald Sie Ihre Zeitleiste fertiggestellt haben, müssen Sie die Ressourcen ermitteln, die für die Durchführung jeder Aufgabe erforderlich sind.

Die erforderlichen Ressourcen variieren für jedes Projekt. Folgende Ressourcen sind zu unterscheiden:

  • Personen: Alle Teammitglieder, die am Projekt mitarbeiten.

  • Ausrüstung: Alle Arten von Tools oder Software, die Sie benötigen, um Ressourcen von der Ideenfindung bis zur Projektabwicklung bereitzustellen. Berücksichtigen Sie auch, dass Spezialgeräte eine erhebliche Investition an Zeit und Geld erfordern.

  • Materialien: Benötigte Verbrauchsartikel: z. B. Büromaterial oder Kraftstoff für Fahrzeuge.

  • Einrichtungen: Gebäude und Arbeitsbereiche, in denen Ihr Team arbeiten wird.

  • Budget: Das Geld, das Sie für den Kauf der oben genannten Ressourcen benötigen.

Während Sie Ihr Projekt und das dazugehörige Budget verwalten, können Sie die Ausgaben in der Projektbuchhaltung verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie für jede Aufgabe eingeplant haben.

3. Verfügbare Ressourcen festlegen

Jetzt müssen Sie die Ressourcen finden und anfordern, damit Sie Ihre Terminvorgaben einhalten können. Dazu gehört nicht nur die Beschaffung von Ausrüstung und Material, sondern auch die Suche nach Teammitgliedern, die für die Arbeit zur Verfügung stehen. Selbstverständlich können diese Personen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, aber Sie müssen die Kapazitäten im Blick behalten.

4. Ressourcen zuweisen

Nachdem Sie Ihre Ressourcen ausgesucht haben, müssen Sie sie dem Projekt zuweisen. Planen Sie auch unvorhergesehene Komplikationen mit ein, die die Projektdurchführung verzögern könnten, z. B. Softwareprobleme, Änderungen bei Stakeholdern oder Prioritätsverschiebungen im Unternehmen. Hier einige typische Situationen, mit denen Ihr Team im Rahmen einer termingerechten Projektabwicklung konfrontiert werden kann:

  • Ressourcenverfügbarkeit

  • Änderungen im Projektumfang

  • Unterschiede bei Standort und Zeitzonen

  • Verzögerungen bei Abläufen und Aufgaben

Manche Situationen sind gravierender als andere, aber alle können die Durchführung eines Projekts verlangsamen. Für die meisten können Sie allerdings schon im Voraus alternative Maßnahmen planen, damit Sie sofort reagieren können.

5. Projektzeitplan verfolgen

Auch jede zunächst harmlos scheinende Änderung, kann sich auf den gesamten Zeitplan Ihres Projekts auswirken. Planen Sie deshalb immer einen kleinen Spielraum mit ein. Hierauf sollten Sie achten:

  • Überlastete und zu häufig eingesetzte Teammitglieder.

  • Außerplanmäßiger Urlaub oder krankheitsbedingte Ausfälle.

  • Überfällige Aufgaben, die zu erheblichen Verzögerungen bei abhängigen Aufgaben führen.

  • Änderungen bei Geschäftszielen.

Einige Tools, wie z. B. Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA-Software), ermöglichen die Automatisierung zeitraubender Verwaltungsaufgaben wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung usw.

6. Wählen Sie eine Technik, um Probleme erfolgreich zu lösen

Es kommt selten vor, dass Sie alle Aufgaben wie geplant erledigen und ein Projekt zu den festgelegten Terminen abschließen können. Je nach Projektabgabetermin, haben Sie eventuell eine gewisse Flexibilität, was die Fristen für bestimmte Aufgaben angeht. Es gibt zwei Techniken, die Sie anwenden können, wenn Sie in Verzug geraten: das Glätten und das Abgleichen von Ressourcen.

Das Abgleichen von Ressourcen eignet sich vor allem, wenn Ihre Ressourcen begrenzt sind oder gemeinsam genutzt werden, und Sie über ein variables Zeitfenster verfügen. Die Ressourcenglättung hingegen hilft Ihnen, wenn die Frist nicht verlängert werden kann, Sie aber Ihre Ressourcen anpassen können.

Die Wahl der effektivsten Technik hängt davon ab, wie flexibel Ihr Zeitplan ist. Unabhängig davon, für welche Technik Sie sich entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Verwaltungstool genauso flexibel ist wie Sie selbst.

Ressourcen optimieren mit Dynamics 365 Project Operations

Bei der Erstellung des Zeitplans für Ihr Projekt und der Zuweisung von Mitarbeiter*innen zu bestimmten Aufgaben müssen Sie sich darauf verlassen können, dass Ihr Team projekt-, termin- und erfolgsorientiert arbeitet, ohne jemals den Eindruck zu haben, dass es das Budget überschreiten könnte.

Dynamics 365 Project Operations bietet in einer Lösung alle Tools, die Sie zur Optimierung von Projekten, zur effizienten Nutzung von Projektaufgaben und zur Durchführung einer kosteneffektiven Zusammenarbeit benötigen. Organisieren Sie die zeitaufwändige Verwaltungsarbeit Ihres Teams, damit es sich auf die kreative Arbeit konzentrieren kann.