PSA-Software richtig einsetzen
Wenn Sie und Ihr Team Ihr Unternehmen aufbauen, werden Sie es zu schätzen wissen, über eine einzige, überschaubare Lösung zu verfügen, die Sie dabei unterstützt, bestimmte Programme und Aufgaben zu automatisieren, und die Ihnen bei Bedarf die Möglichkeit bietet, Ihre kurz- und langfristigen Geschäfts- und Finanzziele anzupassen. Durch die Zusammenführung mehrerer Systeme in einer einzigen Plattform kann Ihnen eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA-Software) dabei helfen, Ihr Team und Ihr Unternehmen für die Zukunft zu gestalten.
Was ist eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen?
Die Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA-Software) ist eine umfassende Lösung, die darauf ausgelegt ist, viele Teams in Ihrer Organisation zu unterstützen. Sie dient als Haupthub für Ihre Geschäftsaktivitäten. Traditionell waren die Komponenten der PSA-Software Teil von ERP-Lösungen für große Unternehmen. Als kleine Unternehmen jedoch begannen, verschiedene Arten von Tools zur Erfüllung unterschiedlicher Aufgaben hinzuzufügen, wurde die PSA-Software aufgrund ihrer Skalierbarkeit, der Reduzierung manueller Tabellenkalkulationen sowie der Berichterstattung und Transparenz in Echtzeit zu einer naheliegenden Wahl.
Da Ihre Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen ein ganzes Spektrum an Aufgaben abdecken soll, muss ein PSA-Tool verschiedenste Funktionen bieten:
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Stellen Sie sicher, dass das Ressourcenangebot und der zukünftige Bedarf gedeckt werden können.
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Behalten Sie mit Ihrer Projektbuchhaltung den Überblick über alle Einnahmen, Ausgaben und Rentabilitätsanalysen.
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Verwalten, verfolgen und erledigen Sie die täglichen Aufgaben für eine erfolgreiche, pünktliche Projektabwicklung.
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Bestimmen Sie, wo und wie die Ressourcenzuweisung eingesetzt wird, um die richtige Person zur richtigen Zeit der richtigen Aufgabe zuzuteilen.
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Ermitteln Sie Risiken und erwartete Gewinnspannen, indem Sie bestimmte Teile des Verkaufsprozesses betreuen.
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Erfassen und automatisieren Sie Abrechnungen, um den tatsächlichen Aufwand zu verfolgen und den verbleibenden Ressourcenaufwand zu prognostizieren.
Die Ergänzung Ihres bestehenden Systems und Ihrer Tools durch diese Software unterstützt Teams bei der Verwaltung von Kundenverpflichtungen über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg. Von der Suche nach Personal, das bestimmte Aufgaben übernimmt, bis hin zur Finanzverwaltung - die PSA-Software zentralisiert Ihre wichtigsten Kundenvorgänge, sodass Sie besser vorbereitet sind, um sich anzupassen und ggf. eine Kurskorrektur vorzunehmen.
Die Vorteile von PSA-Software
Wenn Ihr Team wächst, wird die Hinzunahme einer Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA-Software) unerlässlich. Die Implementierung einer anwenderfreundlichen PSA-Software eignet sich hervorragend für alle Dienstleistungsunternehmen. Das Hauptziel besteht darin, hohe Auslastungsraten zu erzielen und nicht abrechenbare Stunden zu reduzieren, was bedeutet, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten und gleichzeitig weniger auszugeben.
Eine effektive Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann Ihr Team in vielerlei Hinsicht unterstützen:
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Verwalten Sie reibungslos Ihre Projekte und profitieren Sie von einer schnelleren Zuweisung von Personal und höheren Erfolgsquoten.
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Verschaffen Sie sich in Echtzeit eine Übersicht über die Teamleistung und Performance.
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Optimieren Sie Ihre Ressourcen, und verwalten Sie Zeit, Geld und Aufwand.
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Verbessern Sie die Gewinnmargen Ihrer Projekte sowie Ihre kurz- und langfristigen Geschäftsergebnisse.
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Reduzieren Sie die Wartungskosten für die Hardware.
Da es sich bei PSA-Software um eine kostengünstige Lösung handelt, die Sie zu Ihrer Organisation hinzukaufen können, sparen Sie Geld, da Sie keine zusätzliche Infrastruktur installieren oder integrieren müssen. Die einsatzbereite Software ist zudem leicht konfigurierbar und lässt sich schnell an Ihre vorhandenen Systeme anpassen.
Die Auswahl einer sinnvollen Lösung
Bevor Sie Ihr neues PSA-Tool auswählen, müssen Sie zunächst klären, was Sie erreichen wollen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, das richtige Tool für Ihr Team auszuwählen.
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Ordnen Sie Ihre Ziele nach Prioritäten. Erstellen Sie eine Liste mit vorrangigen Zielen und eine Strategie für die schrittweise Umsetzung, damit Sie nicht von der Anzahl der Aufgaben überwältigt werden.
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Entwerfen Sie Ihren Entscheidungsprozess. Formulieren Sie Ihre Entscheidung auf der Grundlage, wie eine neue PSA-Software Ihrem Unternehmen helfen kann. Fragen Sie sich: Werden Sie Ihre eigene PSA-Lösung erstellen oder ein kommerzielles Produkt implementieren? Werden Sie sich zwischen einer gehosteten Anwendung oder einer lizenzierten Bereitstellung vor Ort entscheiden? Nutzen Sie ein Premiumprodukt oder eine Suite- oder Plattform-basierte Lösung?
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Sondieren Sie den Markt. Nachdem Sie entschieden haben, was für Sie und Ihr Team am wichtigsten ist, recherchieren Sie den Markt, um Ihre Entscheidungen einzugrenzen, und die beste Lösung zu finden.
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Testen, testen, testen. Da die PSA-Software leicht zu integrieren ist und nur wenig oder gar keine Schulung erfordert, können Sie verschiedene Tools testen, um herauszufinden, welches für Ihr Team am besten geeignet ist.
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Wählen Sie die beste Software für Ihren Erfolg. Letztendlich möchten Sie sicherstellen, dass das System, für das Sie sich entscheiden, Ihr Geschäftsergebnis verbessert, insbesondere in Bezug auf die finanzielle Ersparnis, die es Ihrer Organisation mit geringem oder gar keinem Aufwand ermöglicht.
Vier Eckpunkte für eine erfolgreiche Implementierung der PSA-Software
Ihre neue PSA-Software soll eine ganze Reihe von Funktionen integrieren und als Dreh- und Angelpunkt für mehrere organisatorische Teams dienen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Teams einen vollständigen Überblick über Aufgaben und Tätigkeiten verschaffen, um die Skalierung zu erleichtern und in jeder Phase des Projektlebenszyklus eine maximale Leistung zu erbringen.
Die vier Eckpunkte für eine erfolgreiche Einführung von PSA-Software sind:
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Ihr Organisationsprofil. Die PSA-Software automatisiert manuelle Prozesse, die aktuelle Programme aufgrund der Komplexität der Verwaltung von Personen und Tools bei mehreren Projekten nicht bewältigen können. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf zu skalieren. Ermitteln Sie, welche vertikalen Segmente von Ihrer Organisation genutzt werden und wie diese in Ihre Systeme integriert werden können.
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Implementierungsprozess. Nachdem Sie Ihre betrieblichen Anforderungen ermittelt haben, werden Sie in der Lage sein, die PSA-Software optimal zu konfigurieren. Typischerweise dauert die Implementierungsphase etwa sechs bis zehn Wochen.
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Übernahme. Der Übergang zu einer neuen Arbeitsmethode kann sowohl einfach als auch überwältigend erscheinen. In dieser Phase ist es entscheidend, dass alle neuen Nutzer*innen geschult werden, mit klaren Erwartungen darüber, was die Automatisierung professioneller Dienstleistungen für Ihr Team leisten kann. Aber auch darüber, was sie nicht leisten kann.
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Integration. Der Integrationsprozess der PSA-Software umfasst mehrere andere organisatorische Tools, z. B. Projektbuchhaltung, CRM und HR-Systeme. An dieser Stelle können Sie Informationen aus anderen Systemen übernehmen und diese Daten in einer einzigen PSA-Lösung zusammenführen, wobei Sie die kundenspezifische Auftragsabwicklung und die zusätzlichen Kosten im Blick behalten.
Implementierung von Dynamics 365 Project Operations als Ihre PSA-Lösung
Es kann schwierig sein, zu entscheiden, wann Sie die PSA-Software in Ihr Unternehmen integrieren sollen. Wenn sich Ihr Team auf ein schnelles Wachstum vorbereitet, sowohl intern als auch extern, ist dies der richtige Zeitpunkt für die Einführung von PSA-Software. Wenn Sie frühzeitig in die Infrastruktur mit einer Lösung investieren, die sich reibungslos in Ihre derzeitigen Abläufe integrieren und anpassen lässt, ist Ihr Team in der Lage, ein bevorstehendes exponentielles Wachstum zu bewältigen.
Wenn Ihr Team wächst oder die Nachfrage steigt, bietet Dynamics 365 Project Operations die Funktionen, die helfen, die Erfahrungen im Geschäftsmanagement zu verbessern, die Rentabilität der Ressourcen zu optimieren, die Ausgaben zu verfolgen und alle Informationen in Tools zusammenzufassen, die Führungskräfte und Entscheidungspersonen für den Erfolg benötigen.