Eine Anleitung in 5 Schritten für die ERP-Implementierung
Die Implementierung von Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist ein komplexer Prozess, der eine konsequente Planung und Strategie erfordert.
Die Integration von Front-End- und Kernsystemen und -prozessen in eine gemeinsame Plattform kann zwischen sechs Monaten und zwei Jahren dauern. Die Dauer des Prozesses und die damit verbundenen Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer aktuellen Konfiguration, der Anzahl der Benutzer und der Übernahme von Daten aus Altsystemen.
Auch wenn auf dem Weg dorthin einige Modifikationen und Anpassungen erforderlich sein werden, ist die Entwicklung eines ERP-Projektplans vor der Umsetzung ein wichtiger Schritt zu einer erfolgreichen Implementierung. In dieser Anleitung erfahren Sie in 5 Schritten, wie Sie den Prozess in Schritte unterteilen können. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps, die den Prozess erleichtern und zum Erfolg führen.
Schritt 1: Vorbereitung und Planung
Stellen Sie ein Team von Mitarbeitern und Managern aus jeder Abteilung zusammen, um Ihren ERP-Projektplan zu entwickeln und auszuführen. Das breite Spektrum an Fachwissen in diesem Team wird Ihnen einen kritischen Blick auf die Auswirkungen von System- und Prozessänderungen auf das Tagesgeschäft ermöglichen.
Der erste Schritt für dieses neue Projektteam besteht darin, die aktuellen Geschäftspraktiken zu bewerten. Mit dem Ziel, Prozesse zu identifizieren, die durch das neue ERP-System verbessert oder automatisiert werden können. Setzen Sie Prioritäten für diese Prozesse, und nutzen Sie diese Bewertung, um die Ziele und den Umfang der Maßnahmen zu definieren.
Tipp: Studieren Sie Beispiele von ERP-Systemen in vergleichbaren Unternehmen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was in Ihrer Branche am besten funktioniert.
Schritt 2: Verfahrensprüfung
Lassen Sie das Projektteam eine gründliche Überprüfung der Funktionalität und Fähigkeiten Ihrer neuen ERP-Software durchführen. Diese Überprüfung dient einem doppelten Zweck:
- Ermöglichen Sie es dem Projektteam, sich mit jedem Aspekt der neuen ERP-Lösung vertraut zu machen und vor der breiteren Einführung Fähigkeiten und Qualifikationslücken zu identifizieren. Diese Erfahrung wird die Schulung maßgeblich beeinflussen.
- Überprüfen Sie, welche manuellen Prozesse durch das neue System automatisiert werden sollen, und stellen Sie sicher, dass die notwendigen Änderungen vor dem Einsatz vorgenommen werden, um die Automatisierung zu erleichtern.
Tipp: Befragen Sie die Leistungsträger in den einzelnen Abteilungen, um festzustellen, wie die aktuellen Prozesse zusammenwirken und wie diese Prozesse am effektivsten automatisiert werden können.
Schritt 3: Datenvorbereitung
Definieren Sie, welche Ihrer vorhandenen Daten in das neue System konvertiert werden müssen, und analysieren Sie sie dann, um nutzlose oder veraltete Informationen auszusondern. Wenn möglich, suchen Sie die Herkunftsbelege, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten zu überprüfen. Ein wenig Wartung in dieser Phase ist sehr hilfreich, denn ein ERP-System ist nur so nützlich wie seine Daten. Wenn Ihre Daten zusammen mit falschen Informationen vermischt sind, wird der von Ihrem neuen ERP-System gebotene Mehrwert besonders beeinträchtigt.
Nachdem die Daten überprüft und bereinigt worden sind, erstellen Sie Tabellenkalkulationen, in denen nützliche Daten gesammelt und in logische Tabellen segmentiert werden, um die Umstellung auf das neue System zu rationalisieren.
Tipp: Setzen Sie realistische Erwartungen an den Vorgang mit allen Beteiligten, von der Führungsebene bis zu den Mitarbeitern der ersten Linie, und informieren Sie sich offen über den Verlauf. Auf diese Weise können Unsicherheiten über die Änderung der Tools und Prozesse abgebaut und die Akzeptanz der neuen Software nach der Einführung gefördert werden.
Schritt 4: Testphase und Schulungen
Lassen Sie das Projektteam an einer Testdatenbank üben, die eine ganze Woche lang mit tatsächlichen Transaktionsdaten gefüllt wird: mit dem Ziel, die Systemausgabe zu überprüfen, die Genauigkeit zu testen und sicherzustellen, dass die Integrationen und Schnittstellen ordnungsgemäß funktionieren. Zusätzlich zum Testen des neuen Systems kann diese praktische Erfahrung mit der neuen Software dazu genutzt werden, das Projektteam bei der Erstellung von Checklisten und Prozessdokumentationen für unternehmensweite Schulungen zu unterstützen.
Die ideale Schulungsmethode variiert je nach Mitarbeiter. Faktoren wie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Schulung aufwenden können, und ihr Standort helfen Ihnen, die ideale Option zu finden: persönliche Schulung, Online-Schulung oder eine Kombination aus beidem.
Für welche Schulungsmethode Sie sich auch entscheiden, nutzen Sie diese Vorschläge, um den Prozess für alle Beteiligten effektiver zu gestalten:
- Bilden Sie qualifizierte Mitarbeiter zu ERP-Softwarespezialisten aus, damit sie bei kleineren Anwenderproblemen helfen können und Ihre IT-Abteilung sich um größere Probleme kümmern kann.
- Gestalten Sie Teile des Schulungsprozesses mit Spielelementen, um das Engagement und den freundschaftlichen Wettbewerb unter den Kollegen zu fördern.
- Bieten Sie Anreize, die Schulungen planmäßig abzuschließen. Eine Kombination aus kleinen Vorteilen, wie z. B. Essensgutscheine oder eine zusätzliche Stunde zur Mittagszeit, und größeren Vorteilen, wie z. B. Bonuszahlungen oder zusätzliche freie Tage, kann ein wirksames Mittel sein, um die Mitarbeiter zu motivieren und den Prozess attraktiver zu machen.
Tipp: Wandeln Sie Checklisten und Prozessdokumentation in Standardarbeitsanweisungen um, die im gesamten Unternehmen zugänglich sind und regelmäßig aktualisiert werden.
Schritt 5: Einführung und Auswertung
Stellen Sie eine sogenannte „Go-Live“-Checkliste für die Tage und Wochen nach der Implementierung zusammen, um sicherzustellen, dass die folgenden Anforderungen erfüllt werden:
- Prüfungen des Systems nach der Inbetriebnahme
- Zeitplan und Budget für Überstunden oder Zeitarbeitskräfte
- Kommunikationsprotokolle für Systemausfälle
- Überprüfung des Netzwerks auf Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit
- Datensicherungsprozesse
Erwarten Sie am Bereitstellungstag viele Fragen und einige Rückschläge. Stellen Sie sicher, dass das Projektteam bereit ist, die beteiligten Abteilungen während des gesamten Prozesses zu begleiten, und dass Ihr IT-Team bereit ist, bei Bedarf Änderungen und Anpassungen vorzunehmen. Die ERP-Implementierung erfordert viel Arbeit, aber die Vorteile in Bezug auf Produktivität und Betriebskosten sind es wert.
Bewerten Sie nach der Bereitstellung die Ergebnisse Ihrer ERP-Lösung anhand der von Ihrem Projektteam in der Planungsphase definierten Ziele und Vorgaben. Erfüllt Ihr neues System diese Ziele? Ist die Automatisierung manueller Prozesse effektiv? Falls nicht, sind zusätzliche Änderungen und Verfeinerungen erforderlich.
Tipp: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Ausgabe der ERP-Lösung mit Benchmarks zu vergleichen, um festzustellen, ob die Lösung einen Mehrwert darstellt.
Sparen Sie Zeit und Geld und vermeiden Sie Frustration: beauftragen Sie einen Lösungsanbieter
Die Zusammenarbeit mit einem Lösungsanbieter zu Beginn Ihrer ERP-Implementierung kann Ihre Erfolgschancen erhöhen und Ihnen helfen, die häufigsten Fehler und Fallstricke zu vermeiden. Lösungsanbieter verwalten den Kauf, die Bereitstellung und die Erstkonfiguration von ERP-Lösungen und sind oft auf bestimmte Produkte spezialisiert. Beispielsweise sind Microsoft Certified Partner auf Microsoft-Produkte spezialisiert und verfügen über zertifizierte Fähigkeiten bei der Bereitstellung von Microsoft-Lösungen. Das bedeutet, dass sie bewährte Methoden und Erfahrungen in die Umsetzung einbringen.
Wenn es Ihr Budget zulässt, lohnt es sich oft, für eine schnellere und einfachere Bereitstellung einen Experten zu beauftragen, der den Prozess leitet.
Erleichtern Sie die ERP-Implementierung mit Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Ein kostenloses FastTrack-Abonnement und eine enge Integration mit den Office 365-Produkten, die Sie bereits verwenden, reduziert nicht nur die Schulungskosten, sondern macht auch die Bereitstellung von Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management einfacher und schneller. Erfahren Sie, was Sie mit einer sicheren, skalierbaren, Cloud-basierten Plattform erreichen können.