5 Schritte zu einem besseren ERP-System
Wenn die grundlegenden Finanz- und Betriebsfunktionen Ihres Unternehmens nicht mehr ausreichen, ist möglicherweise der Zeitpunkt gekommen, ein moderneres System zur Unternehmensressourcenplanung (ERP, Enterprise Resource Planning) zu implementieren.
Sie sollten nach möglichen Optionen Ausschau halten, da ständig neue ERP-Funktionen und -Anwendungen entwickelt werden. Angesichts der großen Konkurrenz kann es außerdem sehr gut sein, dass Ihre Mitbewerber bereits ihre ERP-Systeme aktualisieren. Sie sollten also unbedingt auf dem Laufenden bleiben.
Was ist ein ERP-System?
ERP ist Unternehmensverwaltungssoftware, mit der ein Unternehmen ein System integrierter Anwendungen zur Verwaltung und Integration der Finanzdaten, der Lieferkette, der Betriebsverfahren, der Berichterstellung, der Fertigung sowie der Aktivitäten für die Personalverwaltung des Unternehmens nutzen kann.
Da Sie jetzt wissen, was ein ERP-System ist, sollten Sie die fünf Schritte zur Implementierung einer besseren Lösung für Ihr Unternehmen kennenlernen.
Schritt 1: Erkennen Sie die Einschränkungen des aktuellen Systems.
Im Folgenden sind drei Signale aufgeführt, die darauf hinweisen, dass Sie Ihre alten Systeme austauschen und neue Software implementieren sollten:
Wachstumsgrenze
Konnte Ihr aktuelles System mit den Entwicklungen mithalten, als neue Mitarbeiter, Kunden und Geschäftsprozesse hinzukamen oder Sie neue Geschäftsbereiche oder Märkte erschlossen haben? Eine ERP-Lösung sollte Ihrem Unternehmen das Wachstum ermöglichen, während es die alltäglichen Verfahren reibungslos ausführt.
Mangel an Erkenntnissen
ERP-Software bietet zwar Echtzeittransparenz im gesamten Unternehmen sowie Einblicke in die Branchenlandschaft, viele Unternehmen entscheiden sich jedoch immer noch für ältere Software, bei der die Systeme getrennt voneinander funktionieren. Dies kann dazu führen, dass die verschiedenen Abteilungen in Silos arbeiten. Software, die alle getrennten Systeme zusammenführt und gleichzeitig Datenanalysen sowie Geschäftseinblicke zur Verfügung stellt, bietet gleichzeitig Win-Win-Produktivität, Wachstum und Wettbewerbsvorteile.
Teure vorhandene Systeme
Die meisten Unternehmen zahlen für Ihre derzeitigen ERP-Bereitstellungen sowie deren Wartung immense Kosten. Auch wenn sie sich der tatsächlichen Kosten bewusst sind, kennen viele Unternehmen die Vor- und Nachteile einzelner Bereitstellungsoptionen, wie On-Premises-, Cloud- oder gehostete ERP-Lösungen, nicht. Es ist möglicherweise an der Zeit, sich eingehender damit zu befassen, ob eine Migration zur Cloud ratsam ist oder weiterhin eine On-Premises-Bereitstellung bzw. eine Kombination beider Technologien verwendet werden soll.
TIPP:
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Sie eine vollständige Erneuerung Ihrer ERP-Umgebung durchführen und ihre bisher genutzten Systeme aufgeben müssen. Das ist jedoch ein Trugschluss. Ein ERP-System kann sich aus vielen Anwendungen und Add-Ons zusammensetzen. Wenn Sie derzeit kein System nutzen, dessen Prozesse Sie beibehalten können und dem Sie neue Verfahren hinzufügen können, sollten Sie nach Software Ausschau halten, die dies ermöglicht.
Schritt 2: Überlegen Sie sich, was ein ERP-System bieten sollte.
Beginnen wir mit dem ERP-Basiswissen. Im Folgenden sind einige grundlegende Komponenten aufgeführt, über die jedes bestehende ERP-System verfügen sollte:
Finanzmanagement
Ihr System sollte nicht nur alle gesetzlichen und Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern gleichermaßen auch genaue Daten und Analysen liefern, um Sie bei der Einhaltung Ihres Budgets zu unterstützen, einschließlich mehrerer Währungen, Cashflowverwaltung und Bankbuchungen.
Produktion
Diese Funktion bietet Unternehmen der Fertigungsindustrie die Möglichkeit, in Echtzeit auf Daten zuzugreifen, um die Produktionsplanung sowie das Projekt- und Kostenmanagement zu optimieren. Die ERP-Fertigung bietet weiterhin Optionen zur Ressourcenverwaltung zum Erfüllen von Kundenanforderungen.
Lieferkette
Da die manuelle Eingabe von Informationen sowie physische Bestandsaufnahmen zunehmend der Vergangenheit angehören, sorgt diese Funktion für eine Verbesserung der Lagerverwaltung und ermöglicht Unternehmen tiefere Einblicke in die Produkte und die integrierte Logistik.
Schritt 3: Erfahren Sie, welche Möglichkeiten ein modernes ERP-System bietet.
Moderne ERP-Systeme bieten integrierte Intelligence, die den Benutzern zu optimalen Ergebnissen verhilft. Die Lösungen können außerdem mit der Größe Ihres Unternehmens skaliert werden, wenn Sie in andere Märkte expandieren, während die Sicherheit der Kunden- wie Unternehmensdaten sichergestellt bleibt. Moderne ERP-Plattformen lassen sich mithilfe von kostengünstigen Anpassungen noch feiner an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Dies bedeutet, dass die Lösung weiterhin mit Ihrem vorhandenen System zusammenarbeiten kann, während sie für die zunehmende tägliche Arbeit im Falle von Wachstum erweitert wird. Einige andere enthaltene Ressourcenplanungstools bieten außerdem Unterstützung bei folgenden Verfahren:
- Steigern Sie die Produktivität.
- Übernehmen Sie die Kontrolle bei der Finanzverwaltung.
- Stellen Sie einen besseren Kundenservice zur Verfügung.
- Bieten Sie Unterstützung bei der Personalverwaltung.
- Optimieren Sie die Projektverwaltungsanforderungen.
- Verbessern Sie Lieferketten- und Betriebsmanagement.
- Treffen Sie bessere Entscheidungen mit Business Intelligence und KI.
Globales ERP hat seine eigenen Vorteile zu bieten. Die Lösungen optimieren die gesamten grundlegenden Finanzierungs- und Betriebsfunktionen und unterstützen Sie dabei, nachhaltige Standardgeschäftsverfahren zu implementieren, durch die Sie neue Märkte erschließen und weltweit agieren können. Auf globaler Ebene bietet ein ERP-System Tools für Folgendes:
- Zusammenarbeit in Ihrer virtuellen Organisation
- Unterstützung neuer Standorte zur problemlosen Expansion auf neue Märkte
- Standardisierung einer einzelnen ERP-Lösung und Vereinfachung der IT-Umgebung
Schritt 4: Erstellen Sie einen Verfahrensplan.
Die Überlegungen zur Implementierung eines vollständig neuen Systems bzw. zu den Komponenten, die zum vorhandenen System hinzugefügt oder aus diesem entfernt werden sollen, können schnell überfordern. Je besser die Planung, desto reibungsloser verläuft die Erweiterung oder der Austausch des bestehenden Systems. Beginnen Sie mit den folgenden drei Schritten:
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Machen Sie sich einen Wunschzettel.
Notieren Sie sich die ERP-Funktionen, die Sie bereits verwenden, auch wenn es sich nur um ein grundlegendes Finanz- und Nachverfolgungssystem handelt. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie gerne hätten oder benötigen. Da Sie jetzt eine Vorstellung von den verfügbaren Möglichkeiten haben, können Sie auch spezielle Funktionen in Betracht ziehen, wie beispielsweise vorintegrierte Anwendungen oder Erstellung benutzerdefinierter Anwendungen.
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Legen Sie das Budget fest.
Nach der Erstellung des Wunschzettels legen Sie im nächsten Schritt ein Budget fest. Wie beim Kauf eines Neuwagens sollten Sie sich darüber bewusst sein, ob das Budget einen Gebraucht- oder einen Neuwagen ermöglicht. Die Kenntnis darüber hilft Ihnen dabei, sich auf die Systeme und Funktionen zu konzentrieren, nach denen Sie Ausschau halten sollten. Beginnen Sie mit einer Kostenberechnung für den Support und die Systemwartung, und achten Sie währenddessen auf mögliche versteckte Kosten.
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Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen.
Begnügen Sie sich nicht mit einer Universallösung, bei der Sie Kompromisse machen müssen. Stellen Sie sicher, dass die Lösung Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen erfüllt. Wenn Sie bei einem Wechsel von einer lokalen Bereitstellung zu einer Cloudlösung Bedenken bezüglich der Sicherheit haben, sollten Sie einen Technologiepartner suchen, mit dem Sie die Sicherheitsfragen besprechen können.
Schritt 5: Wählen Sie einen Technologiepartner aus.
Der wichtigste Teil bei der Implementierung eines neuen Systems besteht in der Auswahl des Technologiepartners. Mit dem richtigen Partner können Sie eine perfekt passende ERP-Lösung für Ihr Unternehmen erhalten und darauf hoffen, dass diese Partnerschaft nachhaltig ist. Im Folgenden sind einige Qualitätsmerkmale aufgeführt, auf die Sie bei Ihrem zukünftigen Implementierungspartner achten sollten:
- Haben sie bereits Implementierungen für ein Unternehmen wie Ihres vorgenommen?
- Stehen sie vor, während und nach der Implementierung zur Verfügung?
- Verfügen sie über die richtige Verbindung aus technischem Fachwissen und Produktkenntnissen, um Sie zu unterstützen?
Erfahren Sie, was ein modernes ERP-Softwaresystem leisten kann.
Wir haben die Frage beantwortet, was ein ERP-System ist, haben die benötigten Grundlagen erläutert und sind auf die zusätzlichen Funktionen eingegangen, die Sie implementieren können. Jetzt erfahren Sie, wie Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Sie mithilfe moderner und intelligenter Unternehmenslösungen bei der Ausführung Ihrer täglichen Finanz- und Betriebsaufgaben unterstützt.