Wie funktioniert Verwaltungssoftware für den Außendienst?

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor?

Es ist 17 Uhr, und ein Kunde ruft wegen eines Problems an. Die Mitarbeiter sind fast alle gegangen. Sie können den Arbeitsauftrag nicht finden und sind über die Wartungshistorie der Geräte nicht im Bilde.

Ohne eine integrierte Lösung kann es schwierig sein, die Übersicht über alle Arbeitsaufträge, Mitarbeiternotizen, Ersatzteile, Bestände und Kundendaten zu behalten, was zu unzufriedenen Kunden führt. Der Außendienst umfasst eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen und Datenquellen: Neben der Überwachung des Fortschritts eines mobilen Teams müssen Sie die Erwartungen der Kunden erfüllen, die Produktivität der Mitarbeiter verfolgen, Arbeitsaufträge verwalten, den Bestand überwachen, die Kontobewegungen speichern und sicherstellen, dass Ihr Planungssystem immer auf dem neuesten Stand ist. Veraltete Prozesse und uneinheitliche Systeme können zu fehlenden Informationen, Zeitverlust und frustrierten Kunden führen.

Lösungen für den Außendienst bewältigen diese Herausforderung, indem sie die richtigen Daten an den richtigen Stellen verbinden und Funktionen bereitstellen, die Sie beim Übergang von reaktivem zu proaktivem Service unterstützen.

5 Wege, wie eine Verwaltungssoftware für den Außendienst Ihr Unternehmen verbessern kann

Diese Schlüsselfunktionen machen Außendienstlösungen zu einem Muss für Ihre mobilen Mitarbeiter.

1. Optimieren Sie die Planung, um einen zeitnahen Service zu ermöglichen und die richtigen Techniker für die Aufgabe einzusetzen.
   Anstelle von Telefonanrufen, Dateneingabe durch die Mitarbeiter und handschriftlichen Terminerinnerungen wird der Planungsprozess durch eine Verwaltungssoftware für den Außendienst neu organisiert. Die Termindaten werden zentral gespeichert und helfen Ihnen bei der Koordinierung mit anderen Besuchen. Lassen Sie den Kunden Datum und Uhrzeit auswählen, versenden Sie Bestätigungen, und richten Sie Erinnerungen und Warnungen ein. Außendienstlösungen helfen Ihnen, den Service so zu planen, wie es für den Kunden, den Techniker und das Unternehmen am sinnvollsten ist.
2. Automatisieren Sie Arbeitsaufträge, um Außendiensttechniker optimal einsetzen zu können.
   Mit der Verwaltungssoftware für den Außendienst können Sie effiziente Arbeitsabläufe erstellen und so die Übersicht über alle Arbeitsaufträge behalten. Eine umfassende Ansicht zeigt alles, was Sie verwalten müssen, zusammen mit allen relevanten Details und Informationen. Automatisierte Anfragen und Arbeitsaufträge helfen Ihnen, Fehler zu reduzieren und allen Beteiligten dieselben Daten zur Verfügung zu stellen. Durch die Zentralisierung aller Arbeitsaufträge haben alle Teammitglieder direkten Zugang zu dem, was sie brauchen, ohne mit einem Kollegen über die Projekthistorie sprechen zu müssen. Wenn Sie die richtigen Werkzeuge und Technologien für Ihren Außendienst einsetzen, kann Ihr Team Zeit, Fachwissen und Ressourcen optimal nutzen – und damit letztlich den Kunden einen besseren Service bieten.
3. Erkennen Sie Probleme, bevor sie entstehen, um proaktiv statt reaktiv zu handeln.
   Gehen Sie mit Ihrem Service einen Schritt weiter: Lösen Sie Probleme, bevor Ihre Kunden überhaupt eine Störung bemerken. Mit dem Internet der Dinge (IoT) werden angeschlossene Geräte ständig überwacht und ein Alarm wird ausgelöst, wenn ein Gerät außerhalb der Standardparameter arbeitet. Sie sind in der Lage, Probleme zu identifizieren und zu diagnostizieren, sobald sich etwas ereignet, und können so proaktiv auf die Kunden zugehen und eine Lösung anbieten, bevor es zu einem Zwischenfall kommt. Lösungen für den Außendienst helfen Ihnen dabei, eine prädiktive Wartung anzubieten, um alle Geräte und Produkte in optimalem Betriebszustand zu halten. Sie vermeiden Serviceanrufe und unzufriedene Kunden.
4. Speichern Sie die Arbeitshistorie, um eine umfassende Übersicht über den Servicelebenszyklus zu erhalten.
   Lassen Sie sich nicht mehr durch die Verwendung von schriftlichen Dokumenten, Fehlern durch manuell eingegebene Daten oder fehlende Informationen behindern: Die Verwaltungssoftware für den Außendienst bietet einen zentralen Ort zur Speicherung aller Informationen und schafft eine einzige Ansicht aller mit jeder Anfrage verbundenen Details. Jedes Angebot, jeder Vertrag, jede Reparatur, jeder Besuch, jeder Termin, jede Uhrzeit, jeder Ort und jede beteiligte Person werden erfasst und bieten eine vollständige Übersicht über den Lebenszyklus der Dienstleistung. Jedes Mitglied Ihres Teams kann jederzeit in ein Projekt eingreifen oder jede Frage des Kunden beantworten.
5. Setzen Sie auf maximale Effektivität, um das Beste aus Ihren Assets, Ihrem Inventar, Ihrem Personal und Ihren Ressourcen zu machen.
   Außendienstlösungen schaffen eine zentrale Stelle zur Speicherung, Verfolgung, Organisation und Verwaltung aller Funktionen, Aufgaben, Kalender, Bestände und Arbeitsaufträge, die mit Ihrem Außendienstbetrieb verbunden sind. Da sich alles an einem Ort befindet, haben Sie eine vollständige Übersicht über alle aktuellen Anfragen, anstehenden Servicebesuche und den Fortschritt jedes Ihrer Techniker. Anhand dieser vereinheitlichten Ansicht können Sie die Bereiche identifizieren, die eine Anpassung, eine Optimierung oder eine Steigerung der Effizienz Ihres Teams erfordern. Da alle Teammitglieder mit einer zentralen Informationsquelle verbunden sind, können Sie alle Änderungen schnell und einfach kommunizieren und so einen reibungslosen Ablauf für Ihre Kunden sicherstellen.

Was Sie bei Verwaltungssoftware für den Außendienst beachten sollten

Eine Verwaltungssoftware für den Außendienst sollte Funktionen enthalten, die folgende Vorteile bietet:

• Intelligenter arbeiten. Die integrierte Intelligenz bietet Insights und Anleitung und hilft Technikern und Mitarbeitern, effizienter und effektiver zu arbeiten.
• Mixed Reality erleichtert Ihnen die Arbeit. Die Außendiensttechniker müssen nicht mehr mit Telefon, Laptop und Tools jonglieren, wenn sie versuchen, Fehler an den Geräten zu beheben. Mixed Reality ermöglicht Ihnen eine optimierte, reibungslose und teamorientierte Arbeitsweise.
• Anbindung des Geschäftsbetriebs. Die Verwaltungssoftware für den Außendienst kann in Tools zur Planung von Unternehmensressourcen integriert werden, wodurch eine zusammenhängende, ganzheitliche Sicht auf alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen entsteht.
• Unterwegs produktiv bleiben. Wenn Sie auf der Baustelle, vor Ort bei einem Kunden oder in einem großen Gebäude ohne Empfang sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Außendienstteam mit mobilen und Offline-Funktionen jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen kann.
• Aufbau einer einheitlichen Erfahrung. Die Möglichkeit, andere Tools und Anwendungen von Drittanbietern einzubinden, hilft Ihnen, nahtlose Arbeitsabläufe in den Bereichen Außendienst, Kundenservice, Marketing und Vertrieb zu schaffen.
• Anpassung an Ihr Unternehmenswachstum. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, benötigen Sie eine anpassungsfähige Verwaltungssoftware für den Außendienst, die eine einfache Integration mit anderer Software und externen Datenquellen ermöglicht.