Zum Hauptinhalt springen

Dynamics 365-Widget „Vertrieb kontaktieren“

Zwei Personen betrachten einen Laptop, möglicherweise besprechen Sie die Projektbuchhaltung

Projektbuchhaltung verstehen

Viele Unternehmen überschreiten letztendlich das Projektbudget, weil die Kommunikation zwischen den Hauptarbeitsteams und der Geschäftsleitung unzureichend ist, und es zu Verzögerungen und schlecht abgeschlossenen Aufgaben kommt. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt während seines gesamten Lebenszyklus nicht nur auf Kurs, sondern auch innerhalb des Budgets bleibt, müssen Sie den Überblick über alles behalten, was während der Projektlaufzeit gekauft und bezahlt wurde. Mithilfe der Projektbuchhaltung wird Ihr Team seine Stunden genau erfassen, den Aufwand für das Projektmanagement detailliert aufschlüsseln und sicherstellen, dass Sie alle Ihre kurz- und langfristigen Geschäftsziele erreichen.

Was ist Projektbuchhaltung?

Die Projektbuchhaltung ist eine Methode des Finanzmanagements, mit der die mit einem Projekt verbundenen Gewinne und Kosten nachverfolgt werden können. Auch als Projektkostenrechnung bekannt, unterstützt diese Art der Buchführung Unternehmen dabei, die zukünftigen finanziellen Auswirkungen eines Projekts zu bewerten und zu beurteilen, wie Projekte im Hinblick auf die Parameter ihrer Verpflichtungen geplant werden können.

Die Rentabilität eines Unternehmens hängt von der Korrektheit seiner Projektbuchhaltung ab. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens kann die Projektbuchhaltung zu einem wertvollen Instrument für ein effektives Projektmanagement werden, da sie einen detaillierten Einblick in den Fortschritt Ihres Projekts bietet.

Vorteile der Projektkostenrechnung

Auch bei einem geringen Budget wird die Ergänzung Ihres Prozesses um die Projektbuchhaltung weitreichende Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben, sowohl intern als auch extern. Ihr Unternehmen wird sowohl im Geschäftsbetrieb als auch beim Projektmanagement von den Vorteilen der Projektbuchhaltung profitieren.

Hier einige Ihrer Vorteile:

  • Echtzeit-Updates über den Verlauf und die Rentabilität Ihres Projekts

  • Allgemeine Verbesserung des Finanzmanagements im Unternehmen

  • Einsicht in das Projektbudget

  • Optimierte Ressourcenverwaltung

  • Umsetzbare Erkenntnisse, die für spätere Projekte nützlich sind

Diese Art der Buchführung hilft Ihnen und Ihrem Team beim Risikomanagement und bei der effizienten Ressourcenzuweisung für ein präzises Projektmanagement insgesamt.

Der Projektbuchhaltungsprozess

Wenn Sie ein Projekt beginnen, sollten Sie so früh wie möglich die Buchhaltung in den Prozess einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie alle Projektziele termingerecht und ohne Budgetüberschreitungen erreichen. Die Projektbuchhaltung kann in zwei Kategorien von Projekten unterteilt werden: interne und externe Projekte. Interne Projekte konzentrieren sich auf die Ausgaben, die für Sie und Ihre internen Teams getätigt werden. Externe Projekte hingegen betreffen die Finanzen von Ereignissen wie Veranstaltungen oder Dienstleistungen, die für den Kunden erbracht werden.

Sobald Sie entschieden haben, in welche Kategorie Ihr Projekt einzuordnen ist, werden die Buchhalter in Ihrer Abteilung den Ablauf organisieren und in sechs Bereiche unterteilen:

  1. Einrichtung. Legen Sie fest, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und wann und wie die Ressourcen und das Geld für jede Aufgabe zugewiesen werden.

  2. Budget. Überprüfen Sie, ob Ihr Budget in Kategorien oder Gruppen aufgeteilt ist. Hier kann eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA-Software) helfen, schwierige Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und ein anfängliches Grundbudget festzulegen.

  3. Verwaltung. Bearbeiten und erfassen Sie Transaktionen, indem Sie finanzielle Verpflichtungen und Abrechnungen überwachen und Berichte über die Projektrentabilität erstellen.

  4. Durchführung. In dieser Phase des Prozesses weisen Ihre Projektmanager die Kosten, die möglichen Einnahmen und die Metriken für den finanziellen Erfolg Ihres Projekts zu. Sie benötigen diese Key Performance Indicators (KPI), um den Fortschritt festzuhalten und entsprechend anzupassen.

  5. Betreuung. Überprüfen und verwalten Sie die Daten, die Sie während des gesamten Prozesses gesammelt haben, um sicherzustellen, dass das Projekt und die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden, und beseitigen Sie mögliche finanzielle Unstimmigkeiten.

  6. Analyse. Bewerten Sie regelmäßig die erhaltenen Buchhaltungsdaten, damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen und gegebenenfalls umdenken können.

Bei der Überprüfung Ihres Prozesses kann es durchaus sein, dass Sie sich für eine bestimmte Methodik entscheiden und feststellen, dass diese nicht dem Umfang Ihres Projekts entspricht. Oder Sie stellen fest, dass es Überschneidungen bei der Behandlung Ihrer Finanzmethoden gibt, entweder durch die Projektbuchhaltung oder durch die Finanzbuchhaltung.

Projekt- und Finanzbuchhaltung

Diese beiden Arten der Buchführung mögen austauschbar erscheinen. In Wirklichkeit verfolgen sie jedoch zwei völlig unterschiedliche Zielsetzungen. Die Unterschiede zwischen der Projektbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung sind folgende:

  • Methode: In der Finanzbuchhaltung werden zwei allgemeine Methoden unterschieden: die Kostenrechnung und die periodengerechte Abgrenzung. Für die Projektbuchhaltung ist die gewählte Methode nicht weiter von Bedeutung, da sie den Prozess nicht beeinflusst.

  • Zeitrahmen: Die Standardfinanzbuchhaltung verfolgt monatliche Transaktionen, während die Projektbuchhaltung jede Transaktion betrachtet, die vom Anfang bis zum Ende des Lebenszyklus eines Projekts durchgeführt wird, unabhängig von der Dauer des Projekts.

  • Kosten: In der Finanzbuchhaltung werden die Kosten in große, übergreifende Kategorien aufgeteilt, z. B. in Debitorenkonten. In der Projektbuchhaltung können Sie die Ausgaben in spezifische Teile aufschlüsseln, indem Sie bestimmten Aufgaben im Projekt Kosten zuweisen.

  • Vergütungen: In der allgemeinen Finanzbuchhaltung werden alle Geschäftsausgaben verbucht. In der Projektbuchhaltung werden dagegen nur die Kosten berücksichtigt, die mit den zu erbringenden Leistungen Ihres Projekts verbunden sind.

Die Projektbuchhaltung konzentriert sich stärker auf die Transaktionen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt, während die Finanzbuchhaltung eine Übersicht über die Finanzen des Unternehmens bietet. Nachdem Sie nun die Unterschiede ermittelt haben, sollten Sie wissen, wann Sie die Projektbuchhaltung einsetzen sollten.

Ab wann benötigen Sie eine Projektbuchhaltung?

Die Projektbuchhaltung kann aus verschiedenen Gründen eingesetzt werden. Hier sind einige Fälle, in denen Sie über eine Budgetierung Ihres Projekts nachdenken sollten:

  • Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung

  • Regelmäßige Einmalprojekte

  • Projekte, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen

  • Aufstellung der Geldbeträge, die den Projekten zugewiesen und dafür ausgegeben werden

  • Vergleichende Projektanalyse

Wenn Sie bereit sind, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit aller Projektzahlungen zu gewährleisten, sind Sie bereit, Ihren Prozess um ein neues operatives Tool zu erweitern.

Ausgaben budgetieren und organisieren mit Dynamics 365 Project Operations

Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen und Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte organisieren, brauchen Sie eine Software, die genauso flexibel und fokussiert sein kann wie Ihr Team. Wenn Sie Ihre erbringenden Leistungen und Ihre Ausgaben für jede Aufgabe im Auge behalten, können Sie Ihre Einnahmen schnell und einfach berechnen. Außerdem können Sie sicherstellen, dass jeder Cent Ihres Projekts verbucht und analysiert wurde.

Mit Dynamics 365 Project Operations ist Ihr Team in der Lage, die Projektkosten sinnvoll zu nutzen und die Abläufe zu optimieren. Mithilfe einer konsolidierten Ansicht all Ihrer Geschäfts- und Finanzdaten können Sie sich schnell an Marktveränderungen anpassen und gegebenenfalls Ihre Unternehmensziele neu ausrichten.