Τι είναι η λογιστική πάγιων κεφαλαίων;
Καθώς η επιχείρησή σας συνεχίζει να αναπτύσσεται, θα πρέπει να παρακολουθείτε την αύξηση του αποθέματος, των πωλήσεων, των υπηρεσιών και της διαδικασίας παραγωγής. Δεν αρκεί να χρησιμοποιείτε απλά μη αυτόματα υπολογιστικά φύλλα για την ομάδα και τις λογιστικές ανάγκες σας. Ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε τη μέθοδο ελέγχου του αποθέματός σας, που περιλαμβάνει την αγορά νέου λογισμικού, στο οποίο η ομάδα σας μπορεί να εκπαιδευτεί και να προσαρμοστεί: Κι εδώ έρχεται να βοηθήσει η λογιστική πάγιων κεφαλαίων.
Τι είναι τα πάγια κεφάλαια;
Για να κατανοήσετε τη λογιστική διαδικασία σας, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε τι είναι τα πάγια κεφάλαια και πώς διαφέρουν από άλλα αντικείμενα που βρίσκονται στην αποθήκη σας. Ένα πάγιο κεφάλαιο, γνωστό και ως στοιχείο του ενεργητικού, είναι ενσώματο ακίνητο, εγκαταστάσεις ή εξοπλισμός που κατέχετε ή διαχειρίζεστε με την πρόθεση να συμβάλλει συνεχώς στη δημιουργία εισοδήματος. Ένα στοιχείο είναι πάγιο όταν η επιχείρησή σας δεν το καταναλώνει, δεν το πουλάει ή δεν το ρευστοποιεί εντός του επόμενου ημερολογιακού έτους. Τα πάγια κεφάλαια διαφέρουν από το κυκλοφορούν ενεργητικό, το οποίο πρόκειται για ρευστό στοιχείο ιδιοκτησίας ή που έχει προγραμματιστεί να ρευστοποιηθεί εντός των επόμενων 12 μηνών.
Τα πάγια κεφάλαια διαφέρουν επίσης από το απόθεμά σας, καθώς το απόθεμα έχει οριστεί να καταναλωθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα. Το απόθεμα μπορεί να χωριστεί στις ακόλουθες κατηγορίες:
-
Πρώτες ύλες
-
Έτοιμα προϊόντα προς πώληση
-
Αγαθά και υπηρεσίες σε εξέλιξη
-
Λειτουργικές προμήθειες και προμήθειες επισκευών και συντήρησης
Δεδομένου ότι το απόθεμά σας περιλαμβάνει όλα τα τελικά προϊόντα σας καθώς και τα υλικά που θα χρειαστείτε για να τα κατασκευάσετε, τα πάγια κεφάλαια είναι αυτά που θα χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε, να στεγάσετε και να αποστείλετε αυτά τα τελικά προϊόντα.
Σχεδιάστε, κατανείμετε και παρακολουθήστε όλα τα έξοδα έργων με το Dynamics 365 Business Central: ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης επιχειρήσεων που καταγράφει όλα τα οικονομικά, τις πωλήσεις και τις λειτουργίες σας, με μία μόνο λύση.
Τύποι πάγιων κεφαλαίων
Οι επιχειρήσεις επενδύουν σε ορισμένους τύπους πάγιων κεφαλαίων. Ορισμένα παραδείγματα είναι τα εξής:
-
Κτίρια και εγκαταστάσεις
-
Εξοπλισμός υπολογιστών και λογισμικό
-
Έπιπλα και εξαρτήματα
-
Μηχανήματα
-
Οχήματα
Κατά την αγορά πάγιων κεφαλαίων συνήθως συνεπάγεται πρόσθετο κόστος. Οι θυγατρικές εταιρείες ή οι τρίτες εταιρείες χρησιμεύουν ως σημαντικές αυξήσεις στα πάγια κεφάλαια σας. Για παράδειγμα, το κεφαλαιοποιημένο κόστος για την αγορά ή την ανάπτυξη λογισμικού, καθώς και η μετατροπή παλαιότερων δεδομένων, η εκπαίδευση και η συντήρηση πρέπει να συνυπολογίζονται στις συνολικές σας δαπάνες.
Πώς να εξοικειωθείτε με τη λογιστική πάγιων κεφαλαίων
Η λογιστική πάγιων κεφαλαίων είναι η ακριβής τήρηση των οικονομικών αρχείων της επιχείρησής σας σχετικά με τα πάγια κεφάλαια σας. Είναι μια διαδικασία που περιγράφει λεπτομερώς τον κύκλο ζωής ενός πάγιου κεφαλαίου σε πέντε διαφορετικά στάδια. Μετά την αρχική σας αγορά, ο κύκλος ζωής κάθε πάγιου κεφαλαίου περιλαμβάνει τουλάχιστον τρία από τα πέντε παρακάτω στάδια:
-
Απόκτηση: Ένα νέο πάγιο κεφάλαιο καταχωρείται στα βιβλία.
-
Υποτίμηση: Η αξία του πάγιου κεφαλαίου σας μειώνεται σταδιακά και η μείωση υπολογίζεται με μια συγκεκριμένη μέθοδο.
-
Επανεκτίμηση: Μια εκτίμηση για την καταγραφή της τρέχουσας εύλογης αγοραίας αξίας του.
-
Βλάβη: Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιείται ως καταγεγραμμένη μείωση της αξίας λόγω γεγονότων ή περιστάσεων.
-
Διάθεση: Πώληση, διάλυση ή άλλη μορφή διάθεσης ενός πάγιου κεφαλαίου στο τέλος της ζωής του.
Οι έλεγχοι περιλαμβάνονται επίσης στους λεπτομερείς ελέγχους των λογιστικών αρχείων της εταιρείας σας μετά το κλείσιμο των βιβλίων για το οικονομικό έτος. Είτε είναι εσωτερικοί είτε εξωτερικοί, ενδέχεται να παρατηρήσετε ασυνέπειες ή διαφορές μεταξύ των σημειώσεών σας και της πραγματικής κατάστασης των πάγιων κεφαλαίων σας. Έτσι, ενισχύεται και η διαφάνεια στα πάγια κεφάλαια και τα λογιστικά βιβλία σας, σε περίπτωση που χάνετε περισσότερα χρήματα από τα αναμενόμενα.
Μέθοδοι απόσβεσης
Η απόσβεση είναι αναπόσπαστο κομμάτι της λογιστικής σας, καθώς δείχνει πώς η αξία των πάγιων κεφαλαίων σας υποτιμάται με την πάροδο του χρόνου. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό της απόσβεσης. Οι τέσσερις πιο κοινές είναι:
-
Διπλή φθίνουσα μέθοδος: Όταν σημειώνεται γρηγορότερη απόσβεση στην οποία οι δαπάνες είναι μεγαλύτερες τα πρώτα χρόνια και στη συνέχεια μικρότερες, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό που μπορεί να καταστεί απαρχαιωμένος με την πάροδο του χρόνου.
-
Μέθοδος της ευθείας γραμμής: Κάθε χρόνο, εφαρμόζεται το ίδιο ποσό απόσβεσης.
-
Άθροισμα ψηφίων των ετών (SYD): Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να έχετε μεγαλύτερη αναπόσβεστη αξία τα πρώτα χρόνια και μικρότερη στα μετέπειτα χρόνια, υπολογίζοντας τον αριθμό των ετών.
-
Μονάδες παραγωγής: Οι μεταβαλλόμενες ετήσιες δαπάνες απόσβεσης που βασίζονται στη σωρευμένη απόσβεση, επιτρέποντας στην επιχείρηση να σταθμίσει το πραγματικό ύψος της δαπάνης από την απόσβεση που της επιβάλλεται.
Υπάρχουν διαφορετικές μέθοδοι για τον υπολογισμό των καλύτερων αποτελεσμάτων ανάλογα με τον τύπο του πάγιου κεφαλαίου και τη διάρκεια ωφέλιμης ζωής του. Η επιλογή της σωστής μεθόδου απόσβεσης δεν είναι το μόνο πράγμα που θα καθορίσει πόσο επιτυχημένη θα είναι η επιχείρησή σας στο τέλος του οικονομικού έτους.
Συμβουλές για τη βελτίωση της λογιστικής των πάγιων κεφαλαίων σας
Κατανοώντας τα βασικά της λογιστικής πάγιων κεφαλαίων, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να εφαρμόσετε στη στρατηγική σας για να βεβαιωθείτε ότι μεγιστοποιείτε τα κέρδη σας.
-
Καθορίστε ένα όριο για την κεφαλαιοποίηση. Όταν αγοράζετε για πρώτη φορά ένα πάγιο κεφάλαιο και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων καθορίζουν με ακρίβεια ένα σταθερό ποσό για κεφαλαιοποίηση, διασφαλίζετε ότι τα λογιστικά βιβλία σας χαρακτηρίζονται από συνέπεια και βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να παρατηρείτε αμέσως τυχόν λογιστικά σφάλματα.
-
Επαναξιολόγηση της ωφέλιμης ζωής του εξοπλισμού. Η σωστή εκτίμηση του διαστήματος που μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα πάγιων κεφαλαίων σας για τον αρχικό τους σκοπό βοηθάει σε τεράστιο βαθμό την επιχείρησή σας μακροπρόθεσμα. Δεδομένου ότι τα λογιστικά βιβλία και η απόσβεσή σας βασίζονται σε ακριβείς εκτιμήσεις για τη διάρκεια ζωής τους, είναι σημαντικό να τα επαναξιολογείτε όποτε είναι απαραίτητο, καθώς τα δεδομένα αυτά μπορεί να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου.
-
Προσθέστε ετικέτες στα πάγια κεφάλαιά σας. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε και να επισημαίνετε τα πάγια κεφάλαια σας με ετικέτες για όλη τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής τους, καθώς πολλοί διαφορετικοί παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν την αξία τους. Η προσθήκη ετικετών βοηθά στην παρακολούθηση των στοιχείων σας σε όλα τα στάδια του κύκλου ζωής τους, καθώς και με την πρόληψη από κλοπή, την εξάλειψη περιστατικών λανθασμένης τοποθέτησης και τον έλεγχο των οικονομικών στατιστικών.
-
Αυτοματοποιήστε τις χρήσιμες πληροφορίες με λογισμικό λογιστικής πάγιων κεφαλαίων. Αυτοματοποιώντας τις μη αυτόματες δραστηριότητές σας, μπορείτε να παρακολουθείτε τα δεδομένα σας με λογισμικό λογιστικής πάγιων κεφαλαίων και να διευκολύνετε τις διαδικασίες σας. Η προστασία με κωδικό πρόσβασης βοηθά επίσης στην παροχή πρόσβασης μόνο σε όσους χρειάζονται και είναι εκπαιδευμένοι γι' αυτήν.
Για να έχετε τις καλύτερες πιθανότητες να διατηρείτε τη διαφάνεια για όλη την ωφέλιμη ζωή ενός παγίου, να ενημερώνετε τα απαραίτητα ενδιαφερόμενα μέρη για πιθανά ζητήματα συντήρησης και να σημειώνετε την κατάσταση των πάγιων κεφαλαίων σας ανά πάσα στιγμή, είναι σημαντικό η ομάδα σας να διαθέτει το κατάλληλο λογισμικό λογιστικής πάγιων κεφαλαίων.
Πώς να ενσωματώσετε ένα λογισμικό λογιστικής πάγιων κεφαλαίων στην επιχείρησή σας
Καθώς η επιχείρησή σας συνεχίζει να αναπτύσσεται, η ενσωμάτωση ενός εύχρηστου λογισμικού για να προσθέσετε διαφάνεια στη λογιστική διαδικασία σας αποτελεί σημαντικό κομμάτι των μελλοντικών στρατηγικών σας. Μια ολοκληρωμένη λύση προγραμματισμού εταιρικών πόρων (ERP) σε cloud χρησιμεύει ως σημείο καμπής για την επιτυχία της επιχείρησής σας.
Το Dynamics 365 Business Central είναι μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης επιχειρήσεων που θα βοηθήσει την ομάδα σας να χειριστεί με ευκολία ταυτόχρονες λειτουργίες και προγραμματισμό. Συνδέοντας όλα τα οικονομικά σας στοιχεία, τις πωλήσεις, τις υπηρεσίες και τις λειτουργίες σας σε μία, ενιαία και βελτιστοποιημένη επιχειρηματική διαδικασία, η ομάδα σας θα μπορεί να παρακολουθεί εύκολα όλες τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες σας, ώστε, στο τέλος, να λαμβάνει καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις.