Ένας οδηγός 5 βημάτων για την υλοποίηση του ERP

Βήμα δεύτερο: Έλεγχος διαδικασίας

Ζητήστε από την ομάδα του έργου να εκτελέσει έναν εκτενή έλεγχο των χαρακτηριστικών και των δυνατοτήτων του νέου σας Λογισμικό ERP. Ο σκοπός αυτού του ελέγχου είναι διττός:

• Η ομάδα του έργου οφείλει να εξοικειωθεί με κάθε πτυχή της νέας λύσης ERP και να εντοπίσει τυχόν κενά επάρκειας και δεξιοτήτων πριν από την ευρύτερη ανάπτυξη. Αυτή η εμπειρία θα αποτελέσει οδηγό για την εκπαίδευση.
• Για να επαληθεύσετε ποιες μη αυτόματες διεργασίες θα αυτοματοποιηθούν από το νέο σύστημα και για να διασφαλίσετε την εφαρμογή των απαραίτητων τροποποιήσεων πριν από την ανάπτυξη, έτσι ώστε ο αυτοματισμός να εξελιχθεί ομαλά.

Συμβουλή: Διοργανώστε συνεντεύξεις με βασικούς υπαλλήλους από κάθε τμήμα για να λάβετε από πρώτο χέρι πληροφορίες σχετικά με το πώς συνδυάζονται οι τρέχουσες διεργασίες και πώς αυτές οι διεργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν αποτελεσματικότερα.

Βήμα τρίτο: Προετοιμασία δεδομένων

Καθορίστε ποια από τα υφιστάμενα δεδομένα σας θα πρέπει να μετατραπούν στο νέο σύστημα και, στη συνέχεια, αναλύστε τα για να απομακρύνετε τις άχρηστες ή παρωχημένες πληροφορίες. Εάν είναι δυνατόν, εντοπίστε τα έγγραφα προέλευσης για να επαληθεύσετε την ακρίβεια και την πληρότητα των δεδομένων. Σε αυτό το στάδιο, κάποια τακτοποίηση θα προσφέρει πολλά διότι ένα Σύστημα ERP είναι τόσο χρήσιμο όσο και τα δεδομένα του. Εάν τα δεδομένα σας βρίθουν από ανακριβείς πληροφορίες, η τιμή που παρέχεται από το νέο σας ERP θα επηρεαστεί αρνητικά.

Μόλις ελεγχθούν και εκκαθαριστούν τα δεδομένα, δημιουργήστε υπολογιστικά φύλλα για να συλλέξετε και να επιμερίσετε τα χρήσιμα δεδομένα σε λογικούς πίνακες για να εξομαλύνετε τη μετατροπή στο νέο σύστημα.

Συμβουλή: Ορίστε ρεαλιστικές προσδοκίες για τη διεργασία με όλους τους εμπλεκόμενους, από την εκτελεστική ηγεσία έως τους υπαλλήλους πρώτης γραμμής και διατηρήστε ανοιχτή την επικοινωνία σχετικά με την πορεία της. Αυτό θα βοηθήσει στο μετριασμό των ανησυχιών σχετικά με αλλαγές σε εργαλεία και διαδικασίες και θα προάγει την υιοθέτηση του νέου λογισμικού μετά την κυκλοφορία.

Βήμα τέταρτο: Δοκιμές και εκπαίδευση

Ζητήστε από την ομάδα έργου να εξασκηθεί με μια δοκιμαστική βάση δεδομένων με μια ολόκληρη εβδομάδα δεδομένων πραγματικών συναλλαγών για την επικύρωση των αποτελεσμάτων του συστήματος, την ακρίβεια των δοκιμών και για να διασφαλιστεί ότι οι ενοποιήσεις και οι διεπαφές λειτουργούν σωστά. Εκτός από τη δοκιμή του νέου συστήματος, αυτή η πρακτική εμπειρία με το νέο λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοήθεια προς την ομάδα έργου για τη δημιουργία οδηγιών άμεσης χρήσης και τεκμηρίωσης της διεργασίας, για εκπαίδευση σε ολόκληρη την εταιρεία.

Η ιδανική μεθοδολογία εκπαίδευσης ποικίλλει ανάλογα με το εργατικό δυναμικό. Παράγοντες όπως ο χρόνος που μπορούν να αφιερώσουν οι υπάλληλοί σας στην εκπαίδευση και η τοποθεσία που βρίσκονται, θα σας καθοδηγήσουν για το αν η προσωπική εκπαίδευση, η ηλεκτρονική μάθηση ή ο συνδυασμός και των δύο θα είναι πιο επωφελής.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο εκπαίδευσης που επιλέγετε, χρησιμοποιήστε αυτές τις προτάσεις για να κάνετε τη διαδικασία πιο αποτελεσματική για όλους τους εμπλεκόμενους:

• Εκπαιδεύστε τα μέλη του προσωπικού που διαθέτουν γνώσεις τεχνολογίας ως υπερχρήστες του λογισμικού ERP, έτσι ώστε να μπορούν να βοηθήσουν σε χαμηλού επιπέδου προβλήματα χρηστών και να απελευθερώσουν το τμήμα πληροφορικής σας προκειμένου να αντιμετωπίζει μεγαλύτερα ζητήματα.
• Δώστε τη μορφή παιχνιδιού σε μέρη της διαδικασίας εκπαίδευσης για να ενισχύσετε το ενδιαφέρον και να ενθαρρύνετε τον φιλικό ανταγωνισμό μεταξύ συναδέλφων.
• Προσφέρετε κίνητρα για την έγκαιρη ολοκλήρωση της εκπαίδευσης. Ένας συνδυασμός μικρών προνομίων, όπως δωρεάν φαγητό ή μια επιπλέον ώρα για μεσημεριανό γεύμα, αλλά και μεγάλων προνομίων, όπως χρηματικά μπόνους ή επιπλέον ημέρες ρεπό, μπορεί να είναι αποτελεσματικά κίνητρα για να τους υπαλλήλους και κάνουν τη διαδικασία πιο διασκεδαστική.

Συμβουλή: Μετατρέψτε τις οδηγίες άμεσης χρήσης και την τεκμηρίωση της διεργασίας σε τυπικές διαδικασίες λειτουργίας στις οποίες μπορεί να έχει πρόσβαση ολόκληρος ο οργανισμός και οι οποίες θα μπορούν να ενημερώνονται τακτικά.

Βήμα πέμπτο: Κυκλοφορία και αξιολόγηση

Καταρτίστε μια λίστα ελέγχου έναρξης παραγωγικής λειτουργίας για τις ημέρες και τις εβδομάδες μετά την υλοποίηση για να βεβαιωθείτε ότι είναι έτοιμα τα ακόλουθα αναγκαία στοιχεία:

• Δοκιμή συστήματος μετά την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας
• Χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμός για υπερωρίες ή έκτακτο προσωπικό
• Πρωτόκολλα επικοινωνίας για διακοπή λειτουργίας του συστήματος
• Έλεγχοι ταχύτητας και αξιοπιστίας δικτύου
• Διεργασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων

Την ημέρα της κυκλοφορίας, προγραμματίστε πολλές ερωτήσεις και να είστε προετοιμασμένοι για κάποια απρόοπτα. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα έργου σας είναι έτοιμη να καθοδηγήσει τα αντίστοιχα τμήματα κατά τη διεργασία και ότι η ομάδα πληροφορικής σας είναι έτοιμη να κάνει τυχόν αναγκαίες αλλαγές και προσαρμογές. Η εφαρμογή του ERP απαιτεί εντατική εργασία η οποία ωστόσο ανταμείβεται με τα οφέλη για την παραγωγικότητα και την κερδοφορία.

Μετά την κυκλοφορία, αξιολογήστε την απόδοση της λύσης ERP σε σχέση με τους στόχους που έθεσε η ομάδα έργου σας κατά τη φάση του προγραμματισμού. Το νέο σας σύστημα επιτυγχάνει αυτούς τους στόχους; Αυτοματοποιεί με επιτυχία τις μη αυτόματες διαδικασίες όπως οφείλει; Εάν όχι, απαιτούνται πρόσθετες αλλαγές και τελειοποιήσεις.

Συμβουλή: Πραγματοποιήστε περιοδικούς ελέγχους για να συγκρίνετε το αποτέλεσμα της λύσης ERP με σημεία αναφοράς, για να προσδιορίσετε εάν η λύση προσθέτει αξία.