Κάντε 5 βήματα προς ένα καλύτερο σύστημα ERP
Εάν τα βασικά οικονομικά μεγέθη και οι λειτουργίες της εταιρείας σας δεν επαρκούν πλέον, ίσως είναι καιρός να εξετάσετε τη δημιουργία ενός σύγχρονου συστήματος προγραμματισμού εταιρικών πόρων (ERP).
Με νεότερες δυνατότητες και εφαρμογές ERP να αναπτύσσονται συνεχώς, είναι σημαντικό να διερευνήσετε τις επιλογές σας. Επιπλέον, σε αυτό το ανταγωνιστικό τοπίο, είναι πολύ πιθανόν οι συνομήλικοι σας ενημερώνουν ήδη τα συστήματα ERP τους και να χρειάζεται να παραμείνετε ανταγωνιστικοί.
Τι είναι το σύστημα ERP;
Το ERP είναι ένα λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων που επιτρέπει σε έναν οργανισμό να χρησιμοποιεί ένα σύστημα ολοκληρωμένων εφαρμογών για τη διαχείριση και την ενοποίηση των οικονομικών δραστηριοτήτων μιας εταιρείας, της αλυσίδας εφοδιασμού, των λειτουργιών, των αναφορών, της παραγωγής και των ανθρώπινων πόρων της.
Τώρα που γνωρίζετε τι είναι ένα σύστημα ERP, μάθετε τα πέντε βήματα που μπορείτε να κάνετε για να υλοποιήσετε μια καλύτερη λύση για την επιχείρησή σας.
Βήμα πρώτο: Προσδιορισμός των περιορισμών του τρέχοντος συστήματός σας
Ακολουθούν τρεις ενδείξεις ότι ίσως να είναι καιρός να αντικαταστήσετε το παλαιό σας σύστημα και να υλοποιήσετε νέο λογισμικό:
Ανώτατο όριο ανάπτυξης
Το τρέχον σύστημα μπόρεσε να συμβαδίσει μαζί σας καθώς αναπτύξατε την επιχείρησή σας με την προσθήκη περισσότερου προσωπικού και επιχειρηματικών διαδικασιών ή με την είσοδό σας σε νέες επιχειρηματικές δραστηριότητες ή αγορές; Μια λύση ERP πρέπει να επιτρέπει στην εταιρεία σας να επεκτείνεται ενώ χειρίζεται και συντηρεί τις καθημερινές επιχειρηματικές διαδικασίες.
Έλλειψη πληροφοριών
Αν και το Λογισμικό ERP προσφέρει ορατότητα σε πραγματικό χρόνο μιας ολόκληρης επιχείρησης, καθώς και πληροφορίες για τον κλάδο συνολικά, πολλές εταιρείες εξακολουθούν να επιλέγουν λογισμικό παλαιού τύπου που λειτουργεί ανεξάρτητα από άλλα συστήματα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει στο φαινόμενο διαφορετικά τμήματα να λειτουργούν σε απομόνωση. Το λογισμικό που συνδέει όλα τα διαφορετικά συστήματά σας μαζί προσφέροντας αναλυτικά δεδομένα και επιχειρηματικές πληροφορίες είναι στοιχείο win-win, που προσφέρει παραγωγικότητα, ανάπτυξη και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Δαπανηρό σύστημα παλαιού τύπου
Οι περισσότερες εταιρείες εξετάζουν προσεκτικά τα ποσά που πληρώνουν για τις τρέχουσες χρεώσεις ανάπτυξης και διατήρησης ERP. Παρόλο που γνωρίζουν για το πάγιο κόστος, οι περισσότεροι δεν γνωρίζουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα που συνοδεύουν κάθε επιλογή ανάπτυξης, είτε είναι εσωτερικής εγκατάστασης, είτε βρίσκεται στο cloud ή αποτελεί μια φιλοξενούμενη λύση ERP. Ίσως είναι καιρός για μια ακόμη πιο προσεκτική ματιά να αποφασίσετε αν θα πρέπει να μεταβείτε στο cloud, να διατηρήσετε την εσωτερική εγκατάσταση ή να επενδύσετε έναν συνδυασμό και των δύο.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
Πολλές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι πρέπει να κάνουν μια πλήρη αναδιάρθρωση του ERP και να απαλλαγούν από το σύστημα που χρησιμοποιούν τώρα - όμως αυτό δεν ισχύει. Ένα σύστημα ERP μπορεί να είναι το σύνολο πολλών εφαρμογών και πρόσθετων. Επομένως, εάν δεν διαθέτετε αυτή τη στιγμή ένα σύστημα που θα σας αφήσει να διατηρήσετε τις διαδικασίες που λειτουργούν και να προσθέσετε νέες, αναζητήστε λογισμικό που θα το κάνει.
Βήμα δεύτερο: Θυμηθείτε τι πρέπει να προσφέρει ένα σύστημα ERP
Ας ξεκινήσουμε με τα συστατικά του ERP. Ακολουθούν ορισμένα από τα βασικά στοιχεία που πρέπει να διαθέτει κάθε παλαιού τύπου σύστημα ERP:
Οικονομική διαχείριση
Όχι μόνο το σύστημά σας θα πρέπει να σας βοηθά να συμμορφώνεστε με τη νομοθεσία. Θα πρέπει επίσης να παρέχει ακριβή δεδομένα και αναλυτικά στοιχεία για να παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό σας, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης πολλαπλών νομισμάτων, της διαχείρισης ταμειακών ροών και των τραπεζικών συναλλαγών.
Παραγωγή
Αυτή η λειτουργία πρέπει να δίνει στους κατασκευαστές τη δυνατότητα πρόσβασης σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για τη βελτιστοποίηση του προγραμματισμού της παραγωγής, καθώς και της διαχείρισης έργων και κόστους. Τα συστήματα ERP στον τομέα των κατασκευαστών θα πρέπει επίσης να παρέχουν τη δυνατότητα ώστε οι εταιρείες να διαχειρίζονται τους πόρους τους και να ικανοποιούν τις ανάγκες των πελατών.
Αλυσίδα εφοδιασμού
Καθώς η μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών και η φυσική απογραφή των εμπορευμάτων ανήκουν στο παρελθόν, αυτή η λειτουργία αναμένεται να βελτιώσει τη διαχείριση αποθηκών και αποθεμάτων και να επιτρέψει στις επιχειρήσεις να αποκτήσουν περισσότερες γνώσεις για τα προϊόντα τους και την ενσωματωμένα εφοδιαστικά συστήματά τους.
Βήμα τρίτο: Ανακαλύψτε τι θα μπορούσε να προσφέρει ένα σύγχρονο σύστημα ERP
Τα σύγχρονα συστήματα ERP προσφέρουν ενσωματωμένη ευφυΐα για να καθοδηγήσουν τους χρήστες έτσι ώστε να επιτύχουν τα βέλτιστα αποτελέσματα. Επίσης επεκτείνονται με την επιχείρησή σας καθώς επεκτείνεστε σε άλλες αγορές και συμβάλλουν στη διατήρηση της ασφάλειας των εταιρικών δεδομένων και δεδομένων πελατών. Επιπλέον, μια σύγχρονη πλατφόρμα ERP πηγαίνει ακόμη πιο βαθιά στην κάλυψη των αναγκών της επιχείρησής σας προσφέροντας λιγότερο δαπανηρή προσαρμογή. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να συνεργάζεται με το παλαιό σας σύστημα αλλά επίσης να επεκτείνει τις καθημερινές σας διαδικασίες καθώς αναπτύσσεστε. Μερικά από τα άλλα εργαλεία σχεδιασμού πόρων που προσφέρει θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν:
- Να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
- Αποκτήστε τον έλεγχο της οικονομικής διαχείρισης σας.
- Βοηθήστε στην παροχή καλύτερης εξυπηρέτησης πελατών.
- Να συμβάλλουν στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων.
- Να βελτιστοποιήσετε τις ανάγκες διαχείρισης έργου.
- Βελτιώστε τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και των δραστηριοτήτων.
- Λάβετε καλύτερες αποφάσεις μέσω επιχειρηματικής ευφυΐας και AI.
Το Καθολικό ERP έχει και τα οφέλη του. Απλοποιεί όλες τις βασικές χρηματοοικονομικές και επιχειρησιακές λειτουργίες και σας βοηθά να διατηρήσετε τυποποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες που σας βοηθούν να επεκταθείτε σε νέες αγορές και να εργαστείτε σε όλο τον κόσμο. Σε παγκόσμια κλίμακα, ένα σύστημα ERP προσφέρει τα εργαλεία για να:
- Σας βοηθήσει να συνεργαστείτε σε ολόκληρο τον εικονικό οργανισμό σας.
- Υποστηρίξτε νέες τοποθεσίες που σας επιτρέπουν να επεκταθείτε εύκολα σε νέες αγορές.
- Τυποποιήσετε μια μοναδική λύση ERP και συμβάλλετε στην απλοποίηση του περιβάλλοντος πληροφορικής σας.
Βήμα τέσσερα: Δημιουργία ενός προγράμματος δράσης
Μπορεί να σας εξουθενώνει η σκέψη της υλοποίησης ενός εντελώς νέου συστήματος ή η γνώση του τι να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε από αυτό που έχετε τώρα. Όσο καλύτερο είναι το σχέδιό σας, τόσο πιο ομαλή θα είναι η βελτίωση ή η αντικατάσταση του παλαιού σας συστήματος. Ξεκινήστε με αυτά τα τρία βήματα:
-
Δημιουργήστε μια λίστα επιθυμιών
Καταγράψτε τις λειτουργίες ERP που χρησιμοποιείτε ήδη. Ακόμα κι αν πρόκειται απλώς για ένα βασικό σύστημα παρακολούθησης οικονομικών και αποθέματος. Τώρα δημιουργήστε μια λίστα με τις δυνατότητες που θέλετε ή χρειάζεστε. Τώρα που έχετε κάποιες επιλογές και ιδέες για όσα έχετε στη διάθεση σας, θα μπορούσατε επίσης να ερευνήσετε ειδικά χαρακτηριστικά όπως την προσθήκη προδομημένες εφαρμογές ή δόμηση προσαρμοσμένων εφαρμογών.
-
Καθορίστε τον προϋπολογισμό σας
Τώρα που έχετε δημιουργήσει τη λίστα επιθυμιών σας, το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε έναν προϋπολογισμό. Όπως όταν αγοράζετε καινούργιο αυτοκίνητο, θα πρέπει να γνωρίζετε εάν ο προϋπολογισμός σας επιτρέπει να αποκτήσετε μεταχειρισμένο ή καινούργιο αυτοκίνητο. Αυτή η γνώση σας βοηθά να εστιάσετε στα συστήματα και τις δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσετε. Ξεκινήστε με το κόστος υποστήριξης και διατήρησης ενός συστήματος και, στη συνέχεια, αναζητήστε τυχόν κρυφές χρεώσεις.
-
Μην φοβάστε να κάνετε ερωτήσεις
Μην καταλήξετε σε μια λύση γενικής χρήσης. Βεβαιωθείτε ότι η λύση που αναζητάτε ικανοποιεί τις μοναδικές επιχειρηματικές σας ανάγκες. Εάν θέλετε να μετακινηθείτε από εσωτερικής εγκατάστασης στο cloud, αλλά έχετε απορίες σχετικά με την ασφάλεια, βρείτε ένα συνεργάτης τεχνολογίας που θα δώσει απαντήσεις στους προβληματισμούς σας.
Βήμα πέντε: Επιλέξτε τον συνεργάτη τεχνολογίας σας
Το πιο σημαντικό μέρος της εφαρμογής ενός νέου συστήματος είναι ο συνεργάτης τεχνολογίας που επιλέγετε. Θα μπορούσε να είναι το τέλειο ταίριασμα ERP εάν επιλέξετε σωστά, με την ελπίδα ότι θα παραμείνει συνεργάτης όσο το σύστημα είναι μαζί σας. Ακολουθούν ορισμένες από τις ιδιότητες που πρέπει να αναζητήσετε στον μελλοντικό συνεργάτη υλοποίησής σας:
- Έχουν προβεί σε υλοποιήσεις για εταιρεία όπως η δική σας στο παρελθόν;
- Θα είναι διαθέσιμοι πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση;
- Διαθέτουν τον κατάλληλο συνδυασμό τεχνικής ικανότητας και γνώσης των προϊόντων για να σας βοηθήσουν;
Δείτε τι μπορεί να κάνει ένα σύγχρονο σύστημα λογισμικού ERP
Απαντήσαμε στην ερώτηση τι είναι ένα σύστημα ERP, τα βασικά στοιχεία που χρειάζεστε και τα πρόσθετα που ίσως θέλετε να υλοποιήσετε. Τώρα ανακαλύψτε τους τρόπους που το Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε τα καθημερινά σας οικονομικά στοιχεία και τις λειτουργίες σας, χρησιμοποιώντας σύγχρονες και έξυπνες επιχειρηματικές λύσεις.