Τι είναι ERP;

Ο προγραμματισμός εταιρικών πόρων (ERP) είναι ένας τύπος συστήματος λογισμικού που βοηθά τους οργανισμούς να αυτοματοποιούν και να διαχειρίζονται τις βασικές επιχειρηματικές διεργασίες για βέλτιστες επιδόσεις. Το λογισμικό ERP συντονίζει τη ροή δεδομένων μεταξύ των επιχειρηματικών διεργασιών μιας εταιρείας, παρέχοντας μια μοναδική πηγή αλήθειας και εξορθολογίζοντας τις λειτουργίες σε ολόκληρη την επιχείρηση. Έχει τη δυνατότητα να συνδέει τις δραστηριότητες οικονομικών, αλυσίδας εφοδιασμού, λειτουργιών, εμπορίου, αναφορών, παραγωγής και ανθρώπινου δυναμικού σε μία πλατφόρμα.

Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν ένα σύστημα οικονομικών και λειτουργίας, αλλά τα μη ενοποιημένα συστήματα δεν προσφέρουν κάτι περισσότερο από τις καθημερινές επιχειρηματικές διεργασίες ούτε συμβάλλουν στη μελλοντική ανάπτυξη της επιχείρησης. Καθώς οι εταιρείες επεκτείνονται και οι ανάγκες τους αλλάζουν, τα συστήματά τους θα πρέπει να ανταποκρίνονται σε αυτές. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε τι είναι το ERP και γιατί η ύπαρξη λογισμικού που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας μπορεί να συμβάλλει στην πιο ευέλικτη και αποδοτική λειτουργία της επιχείρησης.

Σύγχρονα συστήματα λογισμικού ERP

Στο παρελθόν, τα συστήματα ERP ήταν οικογένειες προγραμμάτων που λειτουργούσαν ξεχωριστά και δεν συνεργάζονταν με άλλα συστήματα. Το κάθε σύστημα απαιτούσε την υλοποίηση ακριβού, περίπλοκου και προσαρμοσμένου κώδικα για να ικανοποιεί μεμονωμένες απαιτήσεις επιχειρήσεων που επιβράδυναν —ή και παρεμπόδιζαν— την αξιοποίηση νέων τεχνολογικών μέσων ή τη βελτιστοποίηση διεργασιών.

Αυτό που κάνει τα σημερινά λογισμικό ERP διαφορετικά είναι ότι συνδυάζουν όλες αυτές τις διαφορετικές διεργασίες σε ένα σύστημα που χαρακτηρίζεται από απρόσκοπτη ροή. Δεν προσφέρουν απλώς δυνατότητα σύνδεσης των δεδομένων εντός του συστήματος ERP, αλλά και στα εργαλεία παραγωγικότητάς, τις εφαρμογές ηλεκτρονικού εμπορίου, ακόμα και τις λύσεις που χρησιμοποιείτε για την προσέλκυση πελατών. Σας επιτρέπουν να συνδέσετε όλα τα δεδομένα σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε καλύτερες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να βελτιστοποιήσετε τις διεργασίες σας σε ολόκληρη την επιχείρησή σας.

Επιπλέον, μια σύγχρονη λύση ERP σάς προσφέρει ευέλικτες επιλογές ανάπτυξης, βελτιωμένη ασφάλεια και απόρρητο, βιωσιμότητα και προσαρμογή χαμηλού κώδικα. Όμως, το πιο σημαντικό είναι ότι διαμορφώνει συνθήκες συνέχειας και ανθεκτικότητας για την επιχείρησή σας και τις διεργασίες σας, μέσω χρήσιμων πληροφοριών που θα σας βοηθήσουν να καινοτομείτε με γρήγορους ρυθμούς σήμερα, προετοιμάζοντας την επιχείρησή σας για ό,τι και αν επιφυλάσσει το μέλλον.

Γιατί το ERP είναι σημαντικό για την επιχείρηση;

Παρόλο που δεν υπάρχει μια γενική λύση λογισμικού για κάθε επιχειρηματική διεργασία, η τεχνολογία ERP γίνεται όλο και καλύτερη στο να ενοποιεί όλες τις επιχειρηματικές διεργασίες σας. Αφού οι διεργασίες τα συστήματα και τα δεδομένα συνδεθούν, θα αποκτήσετε την επιχειρηματική ευφυΐα, την επιτάχυνση και την προσαρμοστικότητα που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε να βελτιστοποιείτε τις επιχειρηματικές δραστηριότητές σας.

Ακολουθούν τρεις τρόποι με τους οποίους ένα σύστημα ERP μπορεί να βελτιώσει την επιχείρησή σας:

1. Ώθηση βέλτιστης απόδοσης. Με λύσεις που χρησιμοποιούν την AI, θα έχετε πρόσβαση σε χρήσιμες πληροφορίες που σας βοηθούν σημαντικά στη λήψη αποφάσεων, ενώ παράλληλα αποκαλύπτουν τρόπους για τη βελτίωση των μελλοντικών λειτουργικών επιδόσεων της επιχείρησής σας.
2. Δείτε τα αποτελέσματα στη λειτουργία νωρίτερα. Συνδέοντας τις διεργασίες και τα δεδομένα, χαρίζετε μεγαλύτερη ορατότητα και ευελιξία στους εργαζομένους σας, βοηθώντας τους να ενεργούν πιο γρήγορα και να προσφέρουν μεγαλύτερη αξία σε ολόκληρη την επιχείρηση.
3. Εξασφαλίστε γρήγορα αντανακλαστικά για την επιχείρησή σας Πολλές λύσεις ERP έχουν δημιουργηθεί για να προσαρμόζονται στις ανάγκες σας και να αναπτύσσονται μαζί με την επιχείρησή σας, ώστε να σας βοηθούν να προετοιμάζεστε προληπτικά, αλλά και να ανταποκρίνεστε άμεσα σε οποιαδήποτε επιχειρηματική δυσλειτουργία ή αλλαγή στην ευρύτερη αγορά.

Ποιες επιχειρηματικές λειτουργίες μπορούν να βελτιστοποιηθούν με το ERP;

Ένα σύστημα ERP μπορεί να καλύψει πολλές βασικές λειτουργίες σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, ώστε να σας βοηθήσει να βάλετε τέλος στα εμπόδια μεταξύ των υπηρεσιών πώλησης και των εργασιών υποστήριξης, ενώ σας δίνει τη δυνατότητα να προσαρμόσετε τη λύση σας στις νέες προτεραιότητες της επιχείρησης. Μερικές από τις βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες περιλαμβάνουν:

Εμπόριο

Οι σημερινές επιχειρήσεις λιανικής πώλησης αντιμετωπίζουν πολλές προκλήσεις και ένα σύστημα ERP μπορεί να προσφέρει μια ολοκληρωμένη πανκαναλική λύση εμπορίου η οποία θα ενοποιεί τις εμπειρίες υποστήριξης, εξυπηρέτησης εντός καταστήματος και ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης. Οι πελάτες αποκτούν μια πιο εξατομικευμένη και απρόσκοπτη εμπειρία αγορών με προτάσεις AI, ενώ οι επιχειρήσεις λιανικής αυξάνουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων, συμβάλουν στη μείωση των περιστατικών απάτης και αναπτύσσουν την επιχείρησή τους.

Χρηματοοικονομικά

Ένα σύγχρονο ERP αυξάνει τα περιθώρια κέρδους σας, προάγοντας παράλληλα τη συμμόρφωση. Προσφέρει πίνακες εργαλείων και πληροφορίες που βασίζονται σε τεχνολογία AI, οι οποίες σας παρέχουν μια επισκόπηση των οικονομικών σας, ώστε να μπορείτε να αξιοποιείτε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε. Θα πρέπει να περιορίσει τη μη αυτόματη καταχώρηση πληροφοριών με την αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών και την ενσωμάτωση δυνατοτήτων παρακολούθησης, που συμβάλλουν ώστε η επιχείρησή σας να συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς.

Ανθρώπινο δυναμικό

Οι σύγχρονες λύσεις προσφέρουν τρόπους για τη διαχείριση των δεδομένων της εταιρείας και την απλοποίηση των εργασιών διαχείρισης υπαλλήλων, όπως είναι η μισθοδοσία, οι προσλήψεις και άλλα καθήκοντα. Θα μπορείτε να συμβάλλετε πιο αποτελεσματικά στη διατήρηση, την πρόσληψη και την ενίσχυση των δυνατοτήτων των υπαλλήλων, παρακολουθώντας παράλληλα τις επιδόσεις τους και εντοπίζοντας προβλήματα που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό, προτού αυτά εκδηλωθούν.

Παραγωγή

Αυτή η δυνατότητα του ERP παρέχει βελτίωση της επικοινωνίας εντός της επιχείρησης, αυτοματοποιεί τις καθημερινές διεργασίες μέσω της ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών και δίνει στους κατασκευαστές τη δυνατότητα να καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών και να διαχειρίζονται πόρους με πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Αυτή η λύση βελτιστοποιεί επίσης τη διαχείριση έργων και κόστους αλλά και τον προγραμματισμό της παραγωγής.

Αλυσίδα εφοδιασμού

Εάν η εταιρεία σας ακόμη καταχωρεί δεδομένα και παρακολουθεί το απόθεμα της αποθήκης σας με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε εύκολα να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα αυτοματοποιώντας αυτές τις διαδικασίες με τα συστήματα ERP. Οι σύγχρονες λύσεις εφοδιαστικής αλυσίδας προσφέρουν επίσης πίνακες εργαλείων, επιχειρηματική ευφυΐα ή ακόμη και τεχνολογία Internet of Things (IoT) για να σας βοηθήσουν με τη διαχείριση του αποθέματός σας.

Τρεις ενδείξεις ότι χρειάζεστε λογισμικό ERP

Εάν διαβάζετε αυτό το κείμενο και δυσκολεύεστε με το παλαιό σας σύστημα, ίσως αναρωτιέστε αν αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να κάνετε μια αλλαγή. Ακολουθούν μερικές ενδείξεις ότι χρειάζεστε ένα νέο λογισμικό ERP:

1. Τα βασικά δεν σας αφήνουν να αναπτυχθείτε: Ίσως τα πηγαίνατε μια χαρά με τα βασικά εργαλεία, αλλά εάν το τρέχον λογισμικό σας περιορίζει την επέκτασή σας στην αγορά και την ικανότητά σας να αναπτυχθείτε σε παγκόσμια κλίμακα, ίσως ήρθε η ώρα να αξιοποιήσετε ένα καλύτερο σύστημα ERP που είναι αρκετά ευέλικτο για να παρέχει ανάπτυξη.
2. Έχετε να κάνετε με ανόμοια συστήματα: Καθώς η τεχνολογία αλλάζει, παρατηρείτε ότι τα διαφορετικά συστήματά σας δεν συνεργάζονται σωστά. Μπορεί να παρατηρήσετε ότι το νέο σας λογισμικό λογιστικής δεν είναι συμβατό με το παλιό σας σύστημα ανθρώπινου δυναμικού και έχετε κουραστεί να σπαταλάτε χρόνο και πόρους προσπαθώντας να συναρμολογήσετε μια λύση.
3. Δεν μπορείτε να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες των πελατών σας: Εάν το προσωπικό και οι πελάτες σας είναι κινητικοί και το σύστημά σας δεν τους εξυπηρετεί, είναι καιρός να επενδύσετε σε ένα σύστημα που να ικανοποιεί τις ανάγκες όλων. Δίνοντας στο προσωπικό σας τα εργαλεία που χρειάζονται για να επιτύχουν και επενδύοντας στην ικανοποίηση των προσδοκιών των πελατών σας, θα μπορέσετε να διατηρήσετε την ανταγωνιστικότητά σας.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Εάν εσείς ή το προσωπικό σας αναζητάτε ένα νέο σύστημα και υπάρχει αντίσταση στη μετάβαση σε ERP, προγραμματίσετε μια επίδειξη, ώστε όλοι να μπορέσουν να δουν περί τίνος πρόκειται. Όταν όλοι αισθάνονται ότι συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, η υλοποίηση θα διευκολυνθεί σημαντικά.

Τρεις προκλήσεις υλοποίησης ERP για τις επιχειρήσεις

Παρά τον τεράστιο αριθμό διαθέσιμων επιλογών, ορισμένες εταιρείες εξακολουθούν να είναι διστακτικές απέναντι στην υλοποίηση ERP. Θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλοί λόγοι, αλλά όπου υπάρχει μια πρόκληση, υπάρχει και η λύση.

Επιλέγοντας τη σωστή λύση ERP.

Δεν χρειάζεται να βρείτε την τέλεια λύση λογισμικού για να διορθώσετε τα πάντα. Το ERP θα πρέπει να είναι σε θέση να αξιοποιήσει ιδανικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες που χρησιμοποιείτε σήμερα και να τις συνδυάσει σε ένα σύστημα, επιτρέποντας σε όλα τα μέλη του οργανισμού να βλέπουν τις ίδιες πληροφορίες. Για αυτόν τον λόγο, η επιλογή του σωστού τεχνολογικού συνεργάτη είναι σημαντική.

Καλύπτοντας το κόστος ενός συστήματος ERP.

Μια λύση δεν χρειάζεται να είναι πρόταση τύπου «όλα ή τίποτα». Οι μονάδες λύσεων λογισμικού μπορούν να αγοραστούν ξεχωριστά ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Αυτό θα διευκολύνει την ομάδα σας στο τμήμα της υλοποίησης του ERP και θα αποφύγετε την ανάγκη επένδυσης σε μια σημαντική ανανέωση λογισμικού χωρίς να γνωρίζετε εάν οι λειτουργίες που προσθέτετε θα αποδώσουν.

Ενσωματώνοντας το νέο λογισμικό ERP σε υπάρχον λογισμικό.

Όπως αναφέραμε, οποιαδήποτε λύση ERP κι αν επιλέξετε, πρέπει να λειτουργεί με τη λύση που χρησιμοποιείτε τώρα, αλλά επίσης να περιλαμβάνει δυνατότητες που μπορούν να βοηθήσουν στη μελλοντική σας ανάπτυξη. Για παράδειγμα, εάν το λογισμικό που χρησιμοποιείτε ως επί το πλείστον διαχειρίζεται τα οικονομικά, την αλυσίδα εφοδιασμού και την κατασκευαστική πλευρά της δραστηριότητάς σας, ίσως θελήσετε να αναζητήσετε μια λύση που περιλαμβάνει ένα ισχυρό στοιχείο επιχειρηματικής ευφυΐας.