Τι είναι η οικονομική διαχείριση;
Καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται παγκοσμίως, η ομάδα σας πρέπει να βεβαιωθεί ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις οικονομικές επιδόσεις σας γρήγορα, συνεκτικά και εκτενώς. Η μεγιστοποίηση της χρηματοοικονομικής διαφάνειας και κερδοφορίας σημαίνει ανάπτυξη, αξιολόγηση και προσαρμογή των λειτουργικών διαδικασιών και των στόχων σας στις διαρκώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις της αγοράς. Ένα ζωτικής σημασίας επιχειρηματικό στοιχείο θα είναι η τελειοποίηση της οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού σας.
Κατανόηση της οικονομικής διαχείρισης
Ο ορισμός της οικονομικής διαχείρισης είναι η στρατηγική πρακτική της δημιουργίας, του ελέγχου και της παρακολούθησης όλων των οικονομικών πόρων για την επίτευξη των επιχειρηματικών σας στόχων. Αυτή περιλαμβάνει πολλούς τομείς χρηματοοικονομικών λειτουργιών γύρω από την κερδοφορία, τα έξοδα, τις ταμειακές ροές και την πίστωση για τους υπευθύνους χρηματοοικονομικών στις λογιστικές ομάδες και τις ομάδες εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών.
Για να δημιουργήσετε μια επικερδή επιχειρηματική στρατηγική οικονομικής διαχείρισης, θα πρέπει να εστιάσετε σε τρεις θεμελιώδεις αρχές:
- Η πρόβλεψη για μελλοντικές οικονομικές επιδόσεις με τη βοήθεια οικονομικών προγνωστικών στοιχείων, δοκιμασμένων λειτουργιών που απαιτούνται για την προώθηση της ανάπτυξης και την προετοιμασία απαιτήσεων κεφαλαίου.
- Προτεραιότητα των μακροπρόθεσμων πρωτοβουλιών.
- Σχέδια προσαρμοσμένα στο επιχειρηματικό σας μοντέλο, τη δυναμική της αγοράς και τον οργανισμό σας.
Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός της οικονομικής διαχείρισης παρέχει στις οικονομικές σας ομάδες τα δεδομένα που χρειάζονται για να υποστηρίξουν τη δημιουργία ενός ατέρμονου επιχειρηματικού σχεδίου—παρέχοντας τεκμηριωμένες αποφάσεις για το πού θα επενδύσουν και τις απαραίτητες πληροφορίες για τη χρηματοδότηση αυτών των επενδύσεων, τη ρευστότητα και την κερδοφορία.
Η σημασία της οικονομικής διαχείρισης
Καθώς ο κόσμος επεκτείνεται μέσω της παγκοσμιοποίηση, θα πρέπει να διατηρήσετε την επιχείρησή σας ανταγωνιστική στην αγορά για να εξασφαλίσετε τη μακροζωία της. Έτσι, για να διασφαλίσετε τις μακροπρόθεσμες πωλήσεις, η επιχείρησή σας χρειάζεται μια μορφή οικονομικής διαχείρισης. Η εφαρμογή ενός συστήματος για την παρακολούθηση όλων των ροών εσόδων είναι σημαντική για τον οργανισμό σας, ώστε να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε:
- Ενεργοποίηση μελλοντικού οικονομικού σχεδιασμού και απόκτηση κεφαλαίων.
- Παροχή οικονομικής σταθερότητας.
- Αύξηση της συνολικής αξίας του οργανισμού σας, καθώς και της κερδοφορίας του.
- Προσφορά καθορισμένων δεδομένων που υποστηρίζουν κρίσιμες οικονομικές αποφάσεις.
- Βελτιστοποίηση της ροής εργασιών σας για την αποτελεσματική κατανομή πόρων και κεφαλαίων.
Υπάρχουν πολλές επιλογές που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια εταιρεία για τη διαχείριση των οικονομικών της, οι οποίες κυμαίνονται από έναν εξωτερικό σύμβουλο έως έναν εσωτερικό οικονομικό διευθυντή. Αυτό το άτομο ή ομάδα θα πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση στο οικονομικό παρελθόν και το παρόν της εταιρείας σας, ώστε να μπορεί να χαρτογραφεί το μέλλον σας οποτεδήποτε.
Στρατηγική έναντι τακτικής διαχείρισης
Υπάρχουν δύο τύποι διαδικασιών οικονομικής διαχείρισης: η στρατηγική και η τακτική. Ενώ οι οικονομικοί σας συνεργάτες θα χρησιμοποιήσουν ένα υβριδικό μοντέλο αυτών των τακτικών, ο καθορισμός των διαδικασιών στις οποίες θα επικεντρωθούν περισσότερο θα εξαρτηθεί από τους τελικούς σας στόχους.
Τα οικονομικά ηγετικά στελέχη και οι διευθυντές θα επικεντρωθούν περισσότερο σε μια στρατηγική μεθοδολογία. Καθώς συλλέγετε δεδομένα για οικονομικό προγραμματισμό και ανάλυση (FP&A) και δημιουργείτε οργανωτικούς στόχους, οι οικονομικοί διευθυντές σε αυτό το επίπεδο σχεδιάζουν μελλοντικές επενδύσεις και ευκαιρίες, συμβάλλοντας έτσι στη δημιουργία ανθεκτικότητας στην εταιρεία τους.
Για όσους βρίσκονται στο τακτικό επίπεδο, οι οικονομικοί διευθυντές θα δραστηριοποιούνται σε καθημερινές λειτουργίες—σε διεργασίες όπως η παρακολούθηση των καθημερινών συναλλαγών, το μηνιαίο οικονομικό κλείσιμο και η λογιστική πάγιων κεφαλαίων μετά τις πραγματικές δαπάνες. Θα παρακολουθούν επίσης το πλήρες φάσμα των συναλλαγών για να διασφαλίζουν ότι διατηρείτε τη συμμόρφωσή σας.
Στρατηγικές οικονομικής διαχείρισης
Η ύπαρξη ενός σταθερού, ευέλικτου οικονομικού σχεδίου που μπορεί να προσανατολίζεται στις πιο πρόσφατες επιχειρηματικές σας επιθυμίες, ανάγκες και στόχους είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για τη διασφάλιση της μακροπρόθεσμης επιτυχίας της εταιρείας σας. Η ύπαρξη μιας σταθερής στρατηγικής μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη αυτού του άθλου. Οι τέσσερις στρατηγικές οικονομικής διαχείρισης για την επίτευξη των στόχων σας είναι:
-
Αξιολόγηση δαπανών και κερδών ιστορικού.
Η ακριβής παρακολούθηση των προηγούμενων και των τρεχόντων δαπανών σας είναι ζωτικής σημασίας για τον καθορισμό του οικονομικού σας μέλλοντος. Εδώ θα μπορείτε να δείτε ποια σχέδια είχαν επιτυχία και πού πρέπει να πραγματοποιήσετε βελτιώσεις. Καθώς τα προηγούμενα έσοδά σας λειτουργούν ως δείκτης επιτυχίας, η ανάλυση αυτών των δεδομένων καθορίζει πού ενδεχομένως πρέπει να κάνετε αλλαγές στις τρέχουσες επιδόσεις και τους στόχους σας.
-
Δημιουργία κερδών και απωλειών (P&L).
Η κατάσταση του εισοδήματός σας, γνωστή και ως P&L, λειτουργεί ως οικονομική περίληψη των επιδόσεων της επιχείρησής σας. Αυτό το έγγραφο περιλαμβάνει τα μηνιαία έσοδα και τα έξοδά σας, ενημερώνοντας την ομάδα σας εάν σημειώσατε κέρδη ή απώλειες. Αυτή η δήλωση καλύπτει τις πωλήσεις, το κόστος αγαθών, τις δαπάνες και το μικτό και καθαρό κέρδος.
-
Ορισμός προϋπολογισμού.
Θα πρέπει να προβλέψετε πώς σκοπεύετε να ξοδέψετε τα χρήματα της εταιρείας. Ορίζοντας κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο διαχείρισης των δαπανών ενώ παρακολουθείτε τις οικονομικές σας εξαρτήσεις, μπορείτε να λαμβάνετε ακριβείς αποφάσεις με πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα για να διασφαλίσετε την αύξηση των καθαρών κερδών. Όταν ορίζετε έναν προϋπολογισμό, θα πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας μια σειρά ερωτήσεων, όπως ποια είναι τα προγραμματισμένα έσοδα για αυτήν την περίοδο και ποιες είναι οι λειτουργικές δαπάνες.
-
Προληπτική παρακολούθηση των δαπανών της εταιρείας.
Είναι επιτακτική ανάγκη να υπάρχει διαφάνεια σε κάθε συναλλαγή για να παρακολουθείτε πόσα χρήματα δαπανώνται. Η ενσωμάτωση ολοκληρωμένου λογισμικού για την παρακολούθηση των οικονομικών αναλυτικών στοιχείων παρέχει:
- Εμφάνιση δαπανών σε πραγματικό χρόνο για να ξέρετε πόσα, πότε και πού.
- Άμεσος συγχρονισμός με τις λογιστικές πλατφόρμες σας για ευκολία στη χρήση.
- Γρήγορη σύγκριση και αξιολογήσεις τάσεων σε σχέση με τον τρέχοντα προϋπολογισμό και τα P&L σας.
- Μια γενική προβολή όλων των δαπανών της εταιρείας, είτε από έναν μόνο χρήστη είτε από τύπους συναλλαγών.
Μπορείτε να αποφασίσετε για μία από αυτές τις στρατηγικές—ή έναν συνδυασμό αυτών—για να μειώσετε το κόστος και να δημιουργήσετε έσοδα. Η προσθήκη ενός συστήματος οικονομικής διαχείρισης στη διαδικασία σας διασφαλίζει ότι ακολουθείτε πολλές στρατηγικές εύκολα με ελάχιστα σφάλματα και ελάχιστες μη αυτόματες διαδικασίες.
Επιλογή ενός καλού εργαλείου οικονομικής διαχείρισης
Όταν αποφασίζετε για το σωστό λογισμικό οικονομικής διαχείρισης για την επιχείρησή σας, θα χρειαστείτε ένα εργαλείο που να μπορεί να απλοποιήσει όλες τις εισπράξεις πληρωμών σας και να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τους φορολογικούς και λογιστικούς κανονισμούς. Θα θέλετε επίσης το λογισμικό να μπορεί να εξαλείφει σφάλματα ταυτόχρονα, μη αυτόματες διαδικασίες και πιθανά περιττά έξοδα. Μερικά επιπλέον χαρακτηριστικά ενός καλού συστήματος οικονομικών περιλαμβάνουν τα εξής:
- Διαφάνεια για όλες τις πληρωμές που αποστέλλονται και λαμβάνονται.
- Συντονισμός δηλώσεων εισοδήματος, δηλώσεων δαπανών και ισολογισμών.
- Εξισορρόπηση πολλαπλών λογαριασμών και εύκολος εντοπισμός τους.
- Διασφάλιση τις ακεραιότητας και της ασφάλειας δεδομένων.
- Παρακολούθηση όλων των υποχρεώσεων και των ενημερωμένων αρχείων.
- Διατήρηση ολοκληρωμένων και ακριβών ιχνών ελέγχου.
Με τη διαθεσιμότητα όλων αυτών των δημοσιονομικών δεδομένων, μπορείτε να λάβετε ορθές αποφάσεις που θα επηρεάσουν θετικά την επιχείρησή σας. Ένα σύστημα οικονομικής διαχείρισης που μπορεί να παρέχει διαφάνεια και ευελιξία για την προσαρμογή αλλαγών οδηγεί σε μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα.
Έναρξη διαχείρισης των οικονομικών σας δεδομένων με το Dynamics 365 Finance
Δώστε στον οργανισμό σας τη δυνατότητα να έχει πλήρη ορατότητα στις δαπάνες και τα κόστη ενσωματώνοντας ένα προγνωστικό και προληπτικό εργαλείο οικονομικής διαχείρισης. Η προσθήκη ενός εργαλείου λογισμικού οικονομικής διαχείρισης στη διαδικασία σας διασφαλίζει την εξάλειψη των ανθρώπινων σφαλμάτων και των κουραστικών εργασιακών διαδικασιών ενώ παράλληλα ενισχύει την παραγωγικότητα.
Το Dynamics 365 Finance βοηθά στην ενσωμάτωση βασικών στοιχείων με ελάχιστες διαταραχές, διασφαλίζοντας τη ορατότητα υψηλού επιπέδου σε πραγματικό χρόνο στην οικονομική κατάσταση του οργανισμού σας, ενώ διευκολύνει τις καθημερινές λειτουργίες. Με την παροχή ενός πλήρους φάσματος οικονομικών δεδομένων, θα έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να λάβετε ορθές αποφάσεις βάσει δεδομένων, να βελτιστοποιήσετε τις εσωτερικές και εξωτερικές σας λειτουργίες, να μειώσετε το κόστος και να προστατεύσετε τα έσοδά σας.