Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Ένα άτομο που κοιτάζει την οθόνη ενός υπολογιστή ενώ φαίνεται να κατανέμει πόρους

Τρόπος κατανομής πόρων

Καθώς η επιχείρησή σας συνεχίζει να επεκτείνεται, θα πρέπει να κατανοήσετε πώς να παραδίδετε αποτελεσματικά και οικονομικά έργα εγκαίρως και στα πλαίσια —ή αν είστε τυχεροί, κάτω του προϋπολογισμού. Είτε πρόκειται για έργα είτε για καθημερινές λειτουργίες, η κατανομή των σωστών πόρων είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της μακροπρόθεσμης επιτυχίας τόσο του οργανισμού όσο και της ομάδας σας.

Κατανοώντας την κατανομή πόρων

Ο ορισμός της κατανομής πόρων είναι η διαδικασία ανάθεσης και προγραμματισμού πάγιων στοιχείων που υποστηρίζει αποτελεσματικά τους στόχους της ομάδας σας, επιλέγοντας τους καλύτερους διαθέσιμους πόρους για τα έργα σας. Εδώ, μπορείτε να διαχειριστείτε και να μεγιστοποιήσετε τους πόρους καθ' όλη τη διάρκεια της εργασίας, ώστε να αποφεύγετε την υποχρησιμοποίηση ή την υπερχρησιμοποίηση των υπαλλήλων σας.

Είναι γνωστή και ως διαχείριση πόρων, ενώ οι πόροι είναι μια σημαντική επένδυση και πρέπει να χρησιμοποιούνται σωστά για κερδοφορία και βιωσιμότητα. Με την κατανομή πόρων, διασφαλίζετε ότι τόσο εσείς όσο και οι ομάδες σας έχετε όλα όσα χρειάζεστε, όταν τα χρειάζεστε.

Έξι βήματα για την κατανομή πόρων

Υπάρχουν έξι βήματα που θα πρέπει να ολοκληρώσετε για να εκτελέσετε μια επιτυχημένη κατανομή πόρων.

1. Δημιουργία χρονοδιαγράμματος έργου

Χρησιμοποιώντας τις δεξιότητες διαχείρισης έργου, θα χωρίσετε το έργο σας σε φάσεις και θα δημιουργήσετε μεμονωμένες εργασίες μέσα σε αυτές τις φάσεις. Στη συνέχεια, θα διαχειριστείτε αυτές τις φάσεις, αντί του έργου στο σύνολό του. Θα υπολογίσετε επίσης τη διάρκεια κάθε φάσης προσδιορίζοντας τις κύριες εργασίες που θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε σε κάθε φάση με ορόσημα. Μόλις τα συνδυάσετε όλα αυτά, θα χαρτογραφήσετε τις εργασίες, τις φάσεις και τα ορόσημα για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου.

2. Επισημάνετε σημαντικούς πόρους και προϋπολογισμό

Η κατανομή πόρων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτής της διαδικασίας, καθώς σε κάθε εργασία θα ανατεθούν οι απαραίτητοι πόροι κι η διαχείριση των πόρων αυτών πραγματοποιείται στα πλαίσια της εργασίας. Μόλις ολοκληρώσετε το χρονοδιάγραμμά σας, θα πρέπει να προσδιορίσετε τους πόρους που απαιτούνται για κάθε εργασία.

Το εκάστοτε έργο θα έχει το δικό του σύνολο απαραίτητων πόρων, το οποίο θα διαφέρει από έργο σε έργο. Οι τύποι των πόρων είναι οι ακόλουθοι:

  • Άτομα: Οποιοιδήποτε συνεργάτες, οι οποίοι συμβάλλουν με εργασία στο έργο.

  • Εξοπλισμός: Οποιοιδήποτε τύποι εργαλείων ή λογισμικού που θα χρειαστείτε για την παραγωγή πόρων από τη σύλληψη ιδεών έως την παράδοση του έργου. Φροντίζετε επίσης να λαμβάνετε υπόψη ότι ο εξειδικευμένος εξοπλισμός απαιτεί σημαντική επένδυση σε χρόνο και χρήμα.

  • Υλικά: Αναλώσιμα είδη που θα χρειαστείτε—σε αυτά περιλαμβάνονται από είδη γραφείου μέχρι αέριο για τα αυτοκίνητά σας.

  • Εγκαταστάσεις: Κτίρια και χώροι εργασίας όπου θα εργαστεί η ομάδα σας.

  • Προϋπολογισμός: Τα χρήματα που θα χρειαστείτε για να αγοράσετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω πόρους.

Καθώς διαχειρίζεστε το έργο σας και τον επακόλουθο προϋπολογισμό του, θα παρακολουθείτε τα έξοδά σας στα πλαίσιά σας λογιστική έργου για να παραμένετε ενημερωμένοι και να διασφαλίζετε ότι δεν ξοδεύετε περισσότερα χρήματα από αυτά που διατίθενται ανά εργασία.

3. Ορισμός διαθέσιμων πόρων

Τώρα πρέπει να βρείτε και να αξιώσετε τους πόρους προκειμένου να τηρήσετε τις προθεσμίες σας. Κάτι τέτοιο τα περιλαμβάνει όλα, από τη συλλογή εξοπλισμού και προμηθειών, έως και τον εντοπισμό μελών της ομάδας που είναι διαθέσιμα για εργασία. Ενώ επιτρέπεται η εφαρμογή αυτών των πόρων σε πολλά έργα ταυτόχρονα, πρέπει να γνωρίζετε τις ικανότητές τους.

4. Ανάθεση και κατανομή πόρων

Αφού βρείτε τους πόρους σας, θα πρέπει να τους προσθέσετε στο έργο. Φροντίζετε να προγραμματίζετε για τυχόν προκλήσεις που μπορεί να καθυστερήσουν την ολοκλήρωση του έργου—αυτές οι προκλήσεις μπορεί να ποικίλλουν από ζητήματα λογισμικού έως αλλαγές των ενδιαφερομένων και οργανωτικής φύσεως αλλαγές ως προς τις προτεραιότητες. Ακολουθούν ορισμένες κοινές προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσει η ομάδα σας στην προσπάθειά της να παραδώσει εγκαίρως ένα έργο:

  • Διαθεσιμότητα πόρων

  • Αλλαγές στο πεδίο του έργου

  • Διαφορές στην τοποθεσία και τις ζώνες ώρας

  • Διεργασία και καθυστερήσεις εργασιών

Ενώ ορισμένες από αυτές τις προκλήσεις έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο απ' ό,τι άλλες, όλες αυτές μπορούν να επιβραδύνουν την παράδοση ενός έργου. Ευτυχώς, ωστόσο, που στην πλειοψηφία αυτών θα έχετε την πολυτέλεια να προσδιορίζετε και να σχεδιάζετε σχέδια έκτακτης ανάγκης και αντίστοιχες τεχνικές που θα μπορείτε να εφαρμόζετε εκ των προτέρων εάν κάποια από αυτές παρουσιαστεί κατά τη διάρκεια του έργου σας.

5. Παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος έργου

Μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά οποιαδήποτε αλλαγή μπορεί να επηρεάσει ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα του έργου σας από εκείνο το σημείο και μετά. Θα πρέπει επομένως να φροντίσετε να αναπληρώσετε ανάλογα τον χρόνο σας. Να είστε προσεκτικοί με τα ακόλουθα:

  • Μέλη της ομάδας με υπερβολικό φόρτο εργασίας και τα οποία υπόκεινται σε συνθήκες υπερχρησιμοποίησης.

  • Μη προγραμματισμένες διακοπές ή άδεια ασθενείας.

  • Καθυστερημένες εργασίες που θα προκαλέσουν σημαντικές καθυστερήσεις σε εξαρτώμενες εργασίες.

  • Αλλαγές στους επιχειρηματικούς στόχους και σκοπούς.

Ορισμένα εργαλεία όπως λογισμικό αυτοματοποίησης επαγγελματικών υπηρεσιών (PSA). προσφέρουν ευκαιρίες που βοηθούν στην αυτοματοποίηση χρονοβόρων, διοικητικών εργασιών όπως η παρακολούθηση χρόνου, η διαχείριση έργου, η τιμολόγηση και άλλες.

6. Επιλέξτε μια τεχνική για την αντιμετώπιση των προβλημάτων

Σπάνια θα πετύχετε κάθε εργασία στα πλαίσια του αρχικού σχεδίου και θα ολοκληρώσετε ένα έργο στις ακριβείς ημερομηνίες. Ανάλογα με την ημερομηνία παράδοσης του έργου σας, ενδέχεται να έχετε κάποια ευελιξία σχετικά με το πότε μπορείτε να ολοκληρώσετε ορισμένες εργασίες. Υπάρχουν δύο τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν διαπιστώσετε ότι έχετε μείνει πίσω ως προς το χρονοδιάγραμμα: η εξομάλυνση πόρων και η εξομοίωση πόρων.

Η εξομοίωση πόρων είναι αποτελεσματική όταν έχετε περιορισμένους ή κοινούς πόρους, αλλά έχετε την επιλογή να επεκτείνετε το χρονοδιάγραμμά σας. Η εξομάλυνση πόρων είναι καλύτερη για τη βελτιστοποίηση των διαθέσιμων πόρων, αλλά δεν είναι δυνατή η παράταση της προθεσμίας.

Η επιλογή της τεχνικής που λειτουργεί καλύτερα θα εξαρτηθεί από το πόσο προσαρμόσιμο θα είναι το χρονοδιάγραμμά σας. Όποια τεχνική κι αν επιλέξετε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχείρισής σας είναι το ίδιο ευέλικτο με εσάς.

Βελτιστοποίηση πόρων με το Dynamics 365 Project Operations

Καθώς δημιουργείτε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και αναθέτετε συγκεκριμένες εργασίες σε μέλη, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι η ομάδα σας είναι επικεντρωμένη στο έργο, προσανατολίζεται στις προθεσμίες και την επιτυχία χωρίς να νιώθετε ποτέ ότι μπορεί να υπάρξει υπέρβαση του προϋπολογισμού.

Το Dynamics 365 Project Operations προσφέρει τα εργαλεία που βελτιστοποιούν τα έργα, αξιοποιούν αποτελεσματικά τις εργασίες και οδηγούν σε μια κερδοφόρα συνεργασία στα πλαίσια μιας ενιαίας λύσης. Διαχειριστείτε τη χρονοβόρα διοικητική εργασία της ομάδας σας, ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί στο απαιτητικό έργο του δημιουργικού κομματιού.