Πολλές επιχειρήσεις καταλήγουν να υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό τους για έργα λόγω της κακής επικοινωνίας μεταξύ των βασικών ομάδων και της ηγεσίας, με αποτέλεσμα να υπάρχουν καθυστερήσεις και αδυναμία ολοκλήρωσης. Για να διασφαλίσετε ότι το έργο σας δεν θα παραμείνει σε καλό δρόμο αλλά κι εντός του προϋπολογισμού κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του, θα πρέπει να παρακολουθείτε όλα όσα αγοράζονται και πληρώνονται κατά τη διάρκειά του. Με την προώθηση της λογιστικής του έργου, η ομάδα σας θα υπολογίζει με ακρίβεια τον χρόνο της, θα προσδιορίζει λεπτομερώς τις προσπάθειες διαχείρισης έργων και θα διασφαλίζει την επίτευξη όλων των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων επιχειρηματικών στόχων σας.
Κατανοώντας τη λογιστική του έργου
Τι είναι η λογιστική του έργου;
Η λογιστική του έργου είναι μια πρακτική δημοσιονομικής διαχείρισης που παρακολουθεί τα οφέλη και τα κόστη που σχετίζονται με ένα έργο. Γνωστός και ως λογιστική του κόστους έργου, αυτός ο τύπος τήρησης βιβλίων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αξιολογούν τις μελλοντικές οικονομικές επιπτώσεις ενός έργου, καθώς και τον τρόπο σχεδιασμού των έργων προκειμένου να ικανοποιούν τις παραμέτρους της υποχρέωσής σας.
Η κερδοφορία μιας επιχείρησης εξαρτάται από την ακριβή λογιστική του έργου. Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, η λογιστική του έργου μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου, προσφέροντας μια λεπτομερή εικόνα της προόδου του έργου σας.
Τα οφέλη της λογιστικής του κόστους του έργου
Όσο μικρός κι αν είναι ο προϋπολογισμός σας, η προσθήκη της λογιστικής του έργου στη διαδικασία σας έχει τεράστιο αντίκτυπο στα οικονομικά σας τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Η εφαρμογή της λογιστικής του έργου στη ροή εργασιών σας ωφελεί την επιχείρησή σας και βελτιστοποιεί τις προσπάθειες διαχείρισης του έργου σας.
Ορισμένα από τα οφέλη περιλαμβάνουν:
-
Ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τη διαδικασία και την κερδοφορία του έργου σας
-
Βελτιωμένη συνολική οικονομική διαχείριση της επιχείρησης
-
Ορατότητα στον προϋπολογισμό του έργου
-
Βελτιωμένη διαχείριση πόρων
-
Πολύτιμες γνώσεις για μελλοντικά έργα
Αυτός ο τύπος λογιστικής βοηθά τόσο εσάς όσο και την ομάδα σας να αντιμετωπίζετε αποτελεσματικά τη διαχείριση κινδύνου και τρόπος κατανομής πόρων για μια ακριβή διαχείριση έργου στο σύνολό του.
Η διαδικασία της λογιστικής του έργου
Όταν ξεκινάτε ένα έργο, είναι καλύτερα να προσθέτετε τη λογιστική στη διαδικασία το συντομότερο δυνατό για να εξασφαλίζετε ότι θα επιτυγχάνετε όλους τους στόχους του έργου έγκαιρα χωρίς να υπερβαίνετε τον προϋπολογισμό. Η λογιστική του έργου μπορεί να χωριστεί σε δύο διαφορετικούς τύπους έργων: τα εσωτερικά και τα εξωτερικά. Τα εσωτερικά έργα επικεντρώνονται στα έξοδα που χρησιμοποιούνται για εσάς και τις εσωτερικές σας ομάδες. Ενώ τα εξωτερικά συνίστανται σε οικονομικά στοιχεία γύρω από περιστάσεις όπως εκδηλώσεις ή υπηρεσίες που πραγματοποιούνται για τον πελάτη.
Μόλις αποφασίσετε την κατηγοριοποίηση του έργου σας, οι λογιστές του οργανισμού σας θα οργανώσουν και θα αναλύσουν τη διαδικασία σε έξι τομείς:
-
Προετοιμασία. Αποφασίστε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία, καθώς και πότε και πώς θα κατανέμετε αυτούς τους πόρους και τα χρήματα στην εκάστοτε εργασία.
-
Προϋπολογισμός. Επιβεβαιώστε ότι ο προϋπολογισμός σας έχει αναλυθεί σε κατηγορίες ή ομάδες. Σε αυτό ακριβώς το σημείο ένα εργαλείο όπως το λογισμικό αυτοματοποίησης επαγγελματικών υπηρεσιών (PSA). μπορεί να προσφέρει δυνατότητες αυτοματοποίησης των επίπονων διοικητικών εργασιών και να προσδιορίσει τον αρχικό προϋπολογισμό γραμμής βάσης.
-
Διαχείριση. Διεκπεραιώνετε και καταγράφετε τις συναλλαγές παρακολουθώντας τις οικονομικές δεσμεύσεις, τη χρέωση, την τιμολόγηση και δημιουργώντας αναφορές κερδοφορίας έργων.
-
Εκτέλεση. Σε αυτό το στάδιο της διαδικασίας, οι διαχειριστές του έργου σας ορίζουν το κόστος, τα πιθανά έσοδα και τις μετρήσεις για την οικονομική επιτυχία του έργου σας. Θα χρειαστείτε αυτούς τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για να σημειώσετε πού έχετε σημειώσει πρόοδο και να προσαρμοστείτε ανάλογα.
-
Συντήρηση. Ελέγχετε και διαχειρίζεστε τα δεδομένα που έχετε συλλέξει καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας για να εξασφαλίζετε την επίτευξη του έργου και των εργασιών, ενώ παράλληλα διορθώνετε πιθανές οικονομικές ασυνέπειες.
-
Ανάλυση. Αξιολογείτε τα λογιστικά δεδομένα που λαμβάνετε ανά τακτά χρονικά διαστήματα για να λαμβάνετε ακριβείς αποφάσεις για την επιχείρησή σας και να μπορείτε να ελίσσεστε όταν κρίνεται απαραίτητο.
Κατά την επανεξέταση της διαδικασίας σας, μπορεί να αποφασίσετε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη μεθοδολογία και να διαπιστώσετε ότι δεν εντάσσεται στο πεδίο του έργου σας. Μπορεί επίσης να διαπιστώσετε μια επικάλυψη στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζετε τις χρηματοοικονομικές σας μεθοδολογίες είτε μέσω της λογιστικής του έργου είτε μέσω της χρηματοοικονομικής λογιστικής.
Λογιστική του έργου έναντι της χρηματοοικονομικής λογιστικής
Αυτοί οι δύο τύποι λογιστικής μπορεί να φαίνονται εναλλάξιμοι, αλλά, στην πραγματικότητα, έχουν δύο εντελώς διαφορετικούς τελικούς στόχους. Οι διαφορές ανάμεσα στη λογιστική του έργου και τη χρηματοοικονομική λογιστική είναι οι ακόλουθες:
-
Μεθοδολογία: Η χρηματοοικονομική λογιστική προσφέρει δυο γενικές μεθοδολογίες: τη λογιστική του κόστους και τη λογιστική δεδουλευμένων. Στη λογιστική του έργου, δεν έχει ιδιαίτερη σημασία ποια μέθοδο θα επιλέξετε καθώς δεν επηρεάζει τη διαδικασία.
-
Χρονικό πλαίσιο: Η τυπική χρηματοοικονομική λογιστική ακολουθεί τις μηνιαίες συναλλαγές, ενώ η λογιστική του έργου εξετάζει κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται από την αρχή έως το τέλος του κύκλου ζωής ενός έργου, ανεξάρτητα από το πόσο διαρκεί κάτι τέτοιο.
-
Κόστος: Η χρηματοοικονομική λογιστική αναλύει τα κόστη σε μεγάλες, κύριες κατηγορίες, όπως εισπρακτέοι λογαριασμοί. Στα πλαίσια της λογιστικής του έργου έχετε τη δυνατότητα να αναλύετε τις δαπάνες σε συγκεκριμένα μέρη, ορίζοντας ένα κόστος στις εργασίες ενός συγκεκριμένου έργου.
-
Ζητήματα: Στα πλαίσια της γενικής χρηματοοικονομικής λογιστικής υπάρχει αιτιολόγηση όλων των επιχειρηματικών δαπανών, ενώ στη λογιστική του έργου μόνο τα έξοδα που σχετίζονται με τα παραδοτέα του έρχου σας έχουν σημασία.
Η λογιστική του έργου επικεντρώνεται περισσότερο στις συναλλαγές που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, ενώ η χρηματοοικονομική λογιστική έχει μια πανοραμική άποψη για όλα τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησης. Τώρα που προσδιορίσατε τις διαφορές, πρέπει να γνωρίζετε πότε πρέπει να χρησιμοποιείτε τη λογιστική του έργου.
Πότε χρειάζεστε τη λογιστική του έργου;
Η λογιστική του έργου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους λόγους. Πολλές περιπτώσεις κατά τις οποίες πρέπει να σκεφτείτε την κατάρτιση προϋπολογισμού για το έργο σας είναι οι ακόλουθες:
-
Δημιουργία νέου προϊόντος ή υπηρεσίας
-
Τακτικά εφάπαξ έργα
-
Έργα που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής σας
-
Προσδιορισμός του τρόπου κατανομής και δαπάνης των χρημάτων στα έργα
-
Συγκριτικές αναλύσεις έργων
Όταν είστε έτοιμοι να απλοποιήσετε τη λογιστική σας εμπειρία, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα την αιτιολόγηση όλων των πληρωμών του έργου, είστε έτοιμοι να προσθέσετε ένα νέο εργαλείο λειτουργιών στη διαδικασία σας.
Καταρτίστε προϋπολογισμό και οργανώστε τις δαπάνες με το Dynamics 365 Project Operations
Καθώς δημιουργείτε την ομάδα σας και οργανώνετε τα τρέχοντα και μελλοντικά έργα, θα χρειαστείτε κάποιο λογισμικό που να είναι το ίδιο ευέλικτο και εστιασμένο με την ομάδα σας. Παραμένοντας στην κορυφή των παραδοτέων και των εξόδων σας ανά εργασία, θα μπορείτε να υπολογίζετε γρήγορα και εύκολα τα έσοδά σας. Μπορείτε επίσης να είσαστε σίγουροι ότι κάθε δεκάρα για το έργο σας έχει υπολογιστεί και αιτιολογηθεί.
Με το Dynamics 365 Project Operations, η ομάδα σας είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το κόστος του έργου και να βελτιστοποιήσει τις λειτουργίες. Με μια ενοποιημένη προβολή όλων των πωλήσεων και των οικονομικών σας δεδομένων, μπορείτε να προσαρμόζεστε γρήγορα στις αλλαγές της αγοράς και να εστιάζετε εκ νέου στους στόχους του οργανισμού όποτε κάτι τέτοιο κρίνεται απαραίτητο.