¿Qué es la contabilidad de activos fijos?
A medida que su empresa sigue creciendo, deberá realizar un seguimiento del crecimiento de su inventario, ventas, servicios y proceso de producción. No basta con usar hojas de cálculo manuales para las necesidades de su equipo y de contabilidad. Puede que tenga que actualizar su método de control de inventario que incluye la compra de nuevo software al que su equipo pueda entrenar y adaptarse; aquí es donde entra en juego la contabilidad de activos fijos.
¿Qué es un activo fijo?
Para comprender su proceso de contabilidad, primero debe entender qué es un activo fijo y en qué se diferencia de otros artículos de su almacén. Un activo fijo, también conocido como activo de capital, es un elemento tangible de propiedad, planta o equipo (PP&E) que usted posee o administra con expectativas de que ayude a generar ingresos continuamente. Un activo es fijo cuando es un artículo que su empresa no consumirá, venderá ni convertirá en efectivo en el próximo año fiscal. Los activos fijos son diferentes de los activos corrientes, que están en efectivo o programados para convertirse en efectivo en los próximos 12 meses.
Los activos fijos también se diferencia de su inventario, ya que este último se fija para consumirse en un plazo breve. El inventario se puede dividir en las siguientes categorías:
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Materias primas
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Productos terminados para la venta
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Bienes y servicios en curso
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Suministros operativos, de reparación y mantenimiento
Puesto que su inventario incluye todos sus productos terminados, así como los materiales que necesitará para fabricarlos, los activos fijos son aquellos que usará para crear, albergar y enviar esos productos terminados.
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Tipos de activo fijo
Las empresas invierten en algunos tipos de activos fijos. Algunos ejemplos son:
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Edificios e instalaciones
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Equipo y software informático
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Muebles y accesorios
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Maquinaria
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Vehículos
La compra de activos fijos suelen conllevar costes adicionales. Compañías subsidiarias o empresas de terceros suponen un aumento considerable de sus activos. Por ejemplo, en sus costes generales debe tenerse en cuenta los costes capitalizados para la compra o el desarrollo de software, así como la conversión de datos antiguos, la formación y el mantenimiento.
Comprender la contabilidad de activos fijos
La contabilidad de activos fijos es el mantenimiento de registros precisos de los registros financieros de su empresa sobre sus activos de capital. Detalla el ciclo de vida de un activo en cinco etapas diferentes. Después de su compra inicial, el ciclo de vida de cada activo fijo incluye al menos tres de las cinco etapas siguientes:
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Adquisición: se introduce un nuevo activo fijo en los libros.
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Depreciación: su activo disminuye de valor periódicamente, calculado según un método determinado.
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Revalorización: una evaluación para registrar su valor de mercado justo actual.
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Deterioro: sirve para registrar la reducción de valor debida a eventos o circunstancias. También se conoce como reducción de valor.
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Venta/baja: venta, desguace u otra forma de deshacerse de un activo al final de su vida útil.
Las auditorías también se incluyen en las comprobaciones detalladas de los registros contables de su empresa tras el cierre de los libros del año fiscal. Ya sea interna o externa, aquí puede observar incoherencias o diferencias entre sus notas y el estado real de sus activos. Esto también favorece la transparencia de sus activos y libros de contabilidad si está perdiendo más dinero del previsto.
Métodos de depreciación
La depreciación es una parte integral de su contabilidad, que muestra cómo se deprecian el valor de sus activos fijos a medida que envejecen. Existen varios métodos para calcular la depreciación. Los cuatro métodos más habituales son:
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Doble saldo decreciente: una depreciación acelerada en la que el gasto es mayor los primeros años y menor después, lo que le permite usar el equipo que puede quedar obsoleto con el paso del tiempo.
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Línea recta: cada año se aplica una cantidad igual de depreciación.
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Dígitos de la suma de años (SYD): este método le permite amortizar más en los primeros años y menos en los últimos años mediante el cálculo del número de años.
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Unidades de producción: un gasto de depreciación que varía anualmente según la producción, lo que permite a la empresa ajustarse a la producción real del gasto de depreciación en la que incurre.
Existen diferentes métodos para obtener los mejores resultados según el tipo de activo y su vida útil. La elección del método de depreciación correcto no es lo único que determinará el éxito que tendrá al final del año fiscal.
Consejos para mejorar su contabilidad de activos fijos
Al comprender los aspectos básicos de la contabilidad de activos fijos, hay algunas cosas que puede implementar en su estrategia para asegurarse de que aumenta al máximo sus ganancias.
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Establecer un umbral de capitalización. Cuando compre un artículo por primera vez y sus responsables de toma de decisiones determinen con precisión una cantidad fija de capitalización, deberá asegurarse de que sus libros de contabilidad sean coherentes y le ayuden tanto a usted como a su equipo a observar de inmediato cualquier error de contabilidad.
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Reevaluar la vida útil del equipo. Estimar correctamente el periodo de tiempo que puede usar sus activos fijos para su propósito original ayuda en gran medida a su negocio a largo plazo. Puesto que los libros de contabilidad y la depreciación se basan en estimaciones precisas de la vida útil, es importante reevaluarlas cuando sea necesario, ya que pueden cambiar con el tiempo.
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Etiquetar sus activos. Es esencial realizar un seguimiento y etiquetar sus activos a lo largo de su vida, ya que hay muchos factores diferentes que pueden afectar a su valor. El etiquetado ayuda a realizar un seguimiento sus artículos a lo largo de las etapas de sus ciclos de vida, además de prevenir robos, eliminar ubicaciones incorrectas y comprobar las estadísticas financieras.
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Automatizar conocimientos con el software de contabilidad de activos fijos. La automatización de las actividades manuales para realizar un seguimiento de los datos con el software de contabilidad de activos fijos facilitará sus procesos. La protección con contraseña también ayuda a otorgar acceso solo a aquellos que lo necesitan y están cualificados para ello.
Para tener mejores posibilidades de mantener la transparencia a lo largo de los ciclos de vida, actualizar a las partes interesadas necesarias sobre posibles problemas de mantenimiento y anotar el estado de sus activos en un momento determinado, es crucial que su equipo cuente con el software de contabilidad de activos fijos adecuado.
Agregar software de contabilidad de activos fijos a su negocio
A medida que su negocio sigue creciendo, la implementación de software intuitivo para agregar transparencia a su proceso de contabilidad es una parte importante de sus futuras estrategias. Una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) de nube todo en uno sirve como un punto de inflexión en el éxito de su negocio.
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