Conceptos básicos del sistema de gestión de inventarios
Todos sabemos que, cuantos más productos salen del inventario, más dinero entra en la caja. Sin embargo, sin una perspectiva clara de la mercancía que abarque desde la recepción inicial hasta la fecha de envío, es muy posible que el activo más importante de la empresa nos haga perder dinero.
La clave para que una empresa sea rentable y eficiente es tener una visibilidad total del proceso de inventario, junto con unas herramientas de gestión que nos ayuden a mantener los niveles adecuados de stock durante todo el año. Un sistema de gestión de inventarios eficaz permite optimizar fácilmente todos los componentes móviles del almacén y le ayudará tanto con recomendaciones sobre los niveles de existencias óptimos en todo el proceso como a mantener organizada la cadena de suministro para que fluya sin contratiempos.
Conozca los conceptos básicos de la gestión de inventarios y descubra cómo puede aumentar la rentabilidad y reducir los residuos con el sistema adecuado.
Cómo una gestión ineficaz del inventario le pone en desventaja
Normalmente, el inventario es uno de los activos más grandes que posee una compañía y es por ello que la mala gestión de este activo es uno de los principales motivos por los que fracasan las empresas.
Una gestión ineficaz del inventario puede reducir la rentabilidad de varias maneras:
- Cuando hay demasiadas existencias. Tener más existencias disponibles de las que necesita puede salirle muy caro. Aumentarán los gastos por el espacio que ocupan en el almacén, que no son pocos, y los artículos perecederos podrían echarse a perder antes de que consiga venderlos.
- Cuando el plazo es demasiado largo. Mantenerse a la cabeza en la curva de las tendencias comerciales le permite aumentar los ingresos con los artículos de moda que los clientes quieren en un determinado momento. Si se adapta con lentitud a los cambios del mercado, los clientes los buscarán en otro sitio y perderá cuota de mercado.
- Cuando no hay existencias suficientes. Los clientes se irán a comprar a otro sitio si usted no tiene en stock lo que buscan. Y perder ventas no es lo peor que le puede pasar: si le ocurre a menudo, puede llegar a perder a los clientes.
Ventajas de una gestión eficaz del inventario de activos
Si invierte en un sistema de gestión de inventarios, puede obtener un excelente ROI. Este sistema no solo le ayudará a hacer llegar a los clientes los productos que buscan, sino que puede proporcionarle valiosos conocimientos que le permitirán hacer los pedidos de inventario adecuados en el momento oportuno y en las cantidades apropiadas.
Estos son algunos ejemplos de las ventajas que brinda una buena gestión de inventarios:
Reducción de costes
Pida la cantidad adecuada de inventario en el momento oportuno para no pasarse ni quedarse corto.
Optimización de la mano de obra
Mejore la productividad y desperdicie menos tiempo buscando artículos o haciendo el seguimiento manualmente.
Ahorro de espacio
Unas existencias bien gestionadas se traducen en unos almacenes más eficientes y organizados.
Clientes más felices
Los pedidos se envían más rápido y con menos errores, lo que aumenta la satisfacción de los clientes y le permite mantener los acuerdos de nivel de servicio.
La estrecha relación entre el inventario y la contabilidad
El inventario se considera un activo empresarial, por lo que su gestión está estrechamente vinculada a la contabilidad. Si el inventario y la contabilidad se integran bien, dispondrá de métricas en tiempo real de la mercancía en cada paso del proceso.
Su sistema de gestión de inventarios debe admitir diversos métodos y funciones de valoración de inventario, como:
Índice de rotación de inventario
Coste de los productos vendidos dividido por el inventario medio disponible.
- Un bajo índice de rotación del inventario es síntoma de duplicidad de pedidos y deterioro del valor de las existencias.
- Un índice de rotación elevado puede revelar que se están pagando gastos de envío excesivos por la necesidad de reemplazar rápidamente los artículos que se agotan, que hay pedidos incompletos y que se desperdicia tiempo intentando encontrar los artículos que faltan.
- Un índice de rotación equilibrado indica una elevada eficiencia, menos costes y mayor satisfacción del cliente.
Coste medio ponderado
Coste de los productos disponibles para su venta dividido por el número de unidades de venta. Esta métrica da como resultado el coste medio ponderado de cada unidad.
Costes estándar
Estimación del coste previsto de un artículo en los registros contables, que se compara periódicamente con el coste real. La desviación entre estos dos datos se registra en contabilidad. Este método se utiliza cuando hacer un seguimiento de los costes reales requiere demasiado tiempo.
Lista de materiales (L. M.)
Hace referencia a la lista de artículos secundarios que conforman un artículo de inventario.
Montaje
Agrupación de artículos y artículos que conforman un artículo finalizado.
Inventario Just-In-Time (JIT)
Término que se utiliza en logística para referirse a la recepción de inventario que tiene lugar justo antes o en el momento exacto en que se necesita.
Trabajo en curso
Realiza un seguimiento del inventario desde fabricación hasta su uso en la planta de producción o la fábrica.
Qué es el software de gestión de inventarios y cómo puede ayudarle
El software de gestión de inventarios sigue, administra y organiza los niveles de inventario, los pedidos, las ventas y las entregas. La finalidad de este software es mantener un nivel de inventario óptimo, realizar un seguimiento de las mercancías durante su traslado entre ubicaciones, recibir nuevos artículos, administrar los procesos de almacén (como la selección, el empaquetado y el envío), evitar la obsolescencia y el deterioro del producto, y garantizar que los productos nunca se agotan.
El software de gestión de inventarios automatiza tareas que solían requerir mucho tiempo, como el proceso manual de contabilizar los productos uno a uno y registrarlos en papel. Gracias a la digitalización de este proceso, no solo se ha conseguido mayor rigurosidad, sino también un valioso ahorro de tiempo.
Entre sus funcionalidades principales se incluyen la optimización del inventario, el seguimiento y la identificación de productos, la gestión de servicios en empresas orientadas a servicios, el seguimiento de activos y los puntos de renovación de pedidos. El software de gestión de inventarios puede proporcionar datos precisos sobre las condiciones del inventario en tiempo real y brindarle conocimientos sobre las tendencias, lo que le permitirá responder a las cambiantes demandas y condiciones del mercado sin perder ninguna oportunidad de venta.
Qué debe pedirle a un software de gestión de inventarios
Normalmente, el software de gestión de inventarios forma parte de un sistema mayor de planificación de recursos empresariales (ERP). Si se utiliza correctamente, este sistema ERP es capaz de unificar la gestión del inventario, la contabilidad, el punto de venta y la cadena de suministro en una plataforma coherente y eficaz.
Si está valorando la posibilidad de adquirir un software de gestión de inventarios como un complemento o como parte de una solución de ERP, estos son algunos factores que debe tener en cuenta:
- Integración. El software de gestión de inventarios no resulta tan eficaz si no está estrechamente integrado con otras aplicaciones empresariales de primera línea y administrativas.
- Capacidad de análisis y visibilidad. Un software de gestión de inventarios basado en la nube brinda a las empresas la capacidad de generar informes para extraer conocimientos más precisos y fomentar la colaboración, realizar un seguimiento del inventario en tiempo real y acceder a los datos en cualquier momento y lugar a través de los dispositivos móviles.
- Gastos. Las soluciones de gestión de inventarios varían ampliamente en sus características y funcionalidades y, por lo tanto, también en el precio. Cuando vaya a adquirir una solución, es importante que no solo compruebe que resulta rentable en la actualidad, sino que lo seguirá siendo en el futuro, a medida que su empresa crezca.
- Funcionalidades de seguimiento. ¿Es el software de gestión de inventarios capaz de hacer un seguimiento del inventario que tenga sentido para su empresa? Por ejemplo, si su empresa usa códigos de barras, ¿el software de gestión de inventario es compatible y puede integrarse con los escáneres que utiliza?
- Implementación y mantenimiento. Implementar y mantener un sistema de gestión de inventarios en la nube es más rápido y sencillo que hacerlo con una solución local. Las soluciones basadas en la nube se actualizan automáticamente y cuentan con características de seguridad mejoradas, mientras que las soluciones locales pueden resultar engorrosas y difíciles de actualizar y, por tanto, ser vulnerables a ataques, a menos que se adopten precauciones adicionales.
- IA. Las funcionalidades de inteligencia artificial integradas son capaces de hacer recomendaciones basadas en datos sobre los niveles de inventario, predecir tendencias, lo que le ayudará a mantenerse a la cabeza de la curva, y le ayudan a resolver problemas emergentes antes de que se conviertan en problemas mayores.
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