Guía para los sistemas de administración de pedidos

Ventajas de un OMS

Independientemente del tamaño de su empresa, la implementación de un sistema de administración de pedidos puede mejorar radicalmente las operaciones comerciales. Estas son solo algunas de las ventajas de incorporar un OMS a su negocio.

• Automatización. Un sistema de administración de pedidos se basa en la automatización, desde el escaparate hasta la entrega del producto. Esto le permite reducir el trabajo manual y, por tanto, los costes de mano de obra. Al tiempo que se reducen los plazos del proceso, el OMS elige el almacén o la ubicación del proceso de entrega, determina el orden de las fases del proceso y envía una solicitud al almacén para que el personal pueda prepararse para el pedido.
  
  Dado que puede acortar el tiempo del proceso de entrega, podrá reasignar los recursos utilizados y centrarse en partes más complejas de su negocio que contribuyan al crecimiento y la satisfacción del cliente. Asimismo, aumentará la seguridad de los datos, un componente importante en el mundo actual, cada vez más digitalizado.
• Menos errores humanos. Los fallos humanos son una de las principales fuentes de errores del proceso de entrega en los almacenes y pueden causar problemas importantes. No importa el tamaño del error. Al implementar un sistema preciso de administración de pedidos, las tareas se controlan automáticamente. Un OMS puede realizar un control de inventario multicanal y optimizar los almacenes enviando alertas sobre cualquier cosa, desde los niveles de inventario hasta las posibles necesidades de liquidación. Esto ayuda a evitar retrasos en los envíos, gastos del marketplace y clientes insatisfechos.
• Informes en tiempo real. El procesamiento de pedidos lleva tiempo. Mientras se actualiza el sistema, se recibe constantemente nueva información. Si agrega manualmente estos elementos, es muy posible que no siempre disponga de la información más actualizada. Un OMS puede proporcionar datos en tiempo real sobre los pedidos, el inventario y la información del cliente. Este tipo de datos es un gran complemento para el análisis del sitio web, lo que garantizará el éxito de sus estrategias de marketing a la hora de conseguir clientes a largo plazo.
• Evita los desabastecimientos al prever el inventario. Si su empresa no tiene acceso a un software de previsión y a los niveles de inventario, no podrá saber cuándo debe abastecer el almacén. Esto se traducirá en dos grandes problemas: exceso de existencias o falta de existencias, lo que significa que tendrá grandes cantidades de inventario sin vender en el almacén o que no habrá suficientes existencias para satisfacer la demanda. La incorporación de un OMS soluciona ambos problemas.
  
  Podrá prever mejor las temporadas de mayor venta, los productos populares y las tendencias de compra. También podrá determinar con precisión la cantidad de espacio de almacén que necesitará para sus productos, por lo que siempre dispondrá de la cantidad adecuada de inventario.
• Única fuente de información veraz. El panel de OMS tendrá toda la información que necesita para supervisar el negocio y las ventas. Al combinar la contabilidad, el inventario y la información de los clientes, podrá crear nuevas estrategias de manera eficiente.
• Capacidad de adaptación y oportunidades multicanal. A medida que su negocio continúe creciendo, será esencial contar con un sistema de administración de pedidos que pueda crecer al mismo ritmo. Con las operaciones multicanal, deberá realizar un seguimiento de los pedidos, ya que se complica el proceso de entrega, pues el tráfico de clientes fluye por diversos canales. Tendrá seguir los pedidos por diferentes mercados y sitios web. Un OMS puede centralizar esos pedidos, realizar un seguimiento de los datos, actualizar el inventario y dirigir los envíos.

El proceso de un OMS paso a paso

La mayoría de los sistemas de administración de pedidos siguen un proceso de seis pasos para ayudar a procesar y gestionar con precisión y rapidez los pedidos de los clientes. Este proceso permite garantizar que se satisfacen todas las necesidades de los clientes y que se les ofrece una experiencia omnipresente pero personal. Los seis pasos son los siguientes:

1. Detección
   El primer paso del proceso de administración de pedidos surge del cliente. Ya sea a través de su tienda online, de un sitio web de terceros o por teléfono, el cliente colocará su producto en un carrito online y su inventario actual se ajustará inmediatamente. El sistema también puede avisarle si el artículo se queda en el carrito o si el cliente lo ha abandonado.
2. Realización del pedido
   Una vez que el cliente decide comprar el producto, el OMS se pone en contacto con su equipo contable o financiero para verificar la información de pago de la tarjeta de crédito y procesar el pedido. Una vez aprobado, se inicia el proceso de entrega.
   
   Los mayoristas o los vendedores de negocio a negocio pueden elegir un modelo de factura y optar por recibir primero un presupuesto para compras masivas. Después, envían una factura para que se pague en una fecha específica.
3. Proceso de entrega del pedido
   Una vez que el pedido llegue al almacén, el OMS elegirá la opción más cercana o más accesible en proximidad al destino del pedido. A continuación, calculará los costes de envío y decidirá cuáles son los transportistas más rápidos. Los OMS pueden ayudar a imprimir etiquetas de envío, albaranes y recibos.
4. Gestión de almacenes
   En este paso será fundamental contar con una SKU y un código de barras para cada artículo. Si un producto tiene ambos, la precisión del proceso de entrega será mayor y resultará más fácil para el almacén escanear el producto y agregarlo al pedido. Existen cuatro métodos para seleccionar artículos en el almacén:
   
   Pedido único. Los artículos de un pedido único se seleccionan y se envían a la estación de embalaje.
   
   Picking por lotes. A un encargado del picking se le asigna un determinado número de pedidos en una sola ronda para que los envíe a la estación de empaque y los traiga de vuelta.
   
   Picking por zonas. A cada encargado de picking se le asigna una zona del almacén. Los artículos en esas zonas se agregan a un pedido a medida que se pasa por ellas.
   
   Picking por oleadas. Se realiza un picking simultáneo de todas las zonas y los productos se llevan a un único punto para su agrupación.
   
   Si un artículo está agotado, el OMS puede comunicarse con los vendedores y proveedores para enviar con antelación un suministro reabastecido al almacén. Al crear un punto de pedido, su inventario está constantemente abastecido. Cuando se alcance el umbral inferior establecido, se realizará automáticamente un nuevo pedido de compra y se avisará a los gerentes de los almacenes sobre una posible demora en el proceso de entrega.
   
   El pedido también se enviará al departamento de contabilidad o se avisará al software de contabilidad de la nueva compra. Una solución de gestión financiera sólida facilita las auditorías mensuales y de fin de año, los impuestos, etc.
   
   
5. Envío
   Una vez seleccionado el pedido entre los productos del almacén, el equipo de embalaje recuperará los artículos del almacén y los escaneará para actualizar el inventario. A continuación, el equipo seleccionará, empaquetará y enviará el producto según los detalles proporcionados por el OMS. Hay tres cosas que debe tener en cuenta en el embalaje:
   
   La precisión del pedido. Asegúrese de que cada artículo esté en el pedido correcto.
   
   El tamaño de la caja. Planifique la incorporación de las dimensiones en los precios. Disponer de tres o cinco tamaños de caja estándar le ayudará a mantener los costes bajos sin complicar demasiado el proceso.
   
   El embalaje adecuado. Algunos materiales de embalaje pueden proteger mejor el producto, pero pueden ser más caros. Elija el tipo adecuado que sea rentable y que garantice un transporte seguro.
   
   Seguimiento. El OMS también puede enviar al cliente una notificación de que el producto se ha enviado y los tiempos estimados de llegada. Usted y el cliente pueden realizar un seguimiento del producto desde su envío inicial del almacén hasta su destino.
6. Seguimiento posventa
   
   Una vez que el producto haya salido del almacén y en el momento indicado tras la llegada del envío, el OMS debe enviar automáticamente un correo electrónico al cliente pidiéndole que valore el producto y se asegure de que ha recibido todo lo que contenía el pedido. Este seguimiento también debe incluir instrucciones detalladas sobre cómo ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.
   
   Si un cliente está insatisfecho, debería resultarle sencillo encontrar la política de devoluciones y reembolso y seguir las instrucciones. Los OMS pueden procesar con rapidez una solicitud de reembolso y comunicarse con el equipo de contabilidad para procesarlo. También puede contactar con el proveedor de devoluciones para garantizar que todos los datos sean precisos y estén actualizados.

También hay casos en los que el OMS puede identificar pedidos especiales, ya sean sustituciones de devoluciones, regalos de agradecimiento o pedidos VIP. Cuando estos pedidos se procesan a través del sistema, el OMS puede marcarlos con un código único, lo que permite al equipo de retención de clientes supervisar personalmente su procesamiento.

Retos de los sistemas de administración de pedidos

Si su empresa no es lo bastante grande o no tiene suficientes pedidos que justifiquen la implementación de un OMS, agregar este tipo de plataforma podría ser demasiado lento o caro. Antes de incorporar este sistema a su proceso, podría resultar beneficioso para su equipo y su empresa conocer los posibles obstáculos que se avecinan. Algunos retos que pueden surgir en el proceso de administración de pedidos son:

• Complicaciones en la implementación. Incorporar un nuevo sistema al proceso que ya utiliza, junto con las soluciones heredadas que ya están implementadas, puede parecer complicado y abrumador.
• El precio. Existen muchos sistemas de administración de pedidos para elegir con gran diferencia de precio, desde cientos hasta miles de dólares, y lo caro no siempre es sinónimo de lo mejor. Si su empresa no puede permitirse un sistema ERP integral, céntrese en incorporar un sistema de operaciones más sólido.
• Hacer la elección correcta. Hay tantos sistemas de administración de pedidos disponibles que puede resultar complicado decidir cuál se adaptará mejor a todas sus necesidades. Si repasa la lista de comprobación y ordena por prioridad los elementos imprescindibles y los deseables, podrá determinar qué OMS sería el más adecuado para su negocio.

Decidir el OMS más adecuado para su empresa requiere tiempo y la participación de muchos de sus compañeros de equipo. Para asegurarse de que elige un OMS apropiado para todos, debe formular preguntas que le permitan descubrir qué es lo mejor para su equipo.