Cinco pasos para conseguir un sistema ERP mejor
Si las soluciones de finanzas y operaciones básicas de su empresa no satisfacen sus necesidades, es posible que haya llegado momento de empezar a pensar en implementar un sistema moderno de planificación de recursos empresariales (ERP).
Dado que se están desarrollando constantemente nuevas características y aplicaciones de ERP, es importante estudiar sus opciones. Además, en este panorama tan competitivo, es probable que otras empresas ya estén actualizando sus sistemas ERP y seguramente usted no quiera perder comba.
¿Qué es un sistema ERP?
ERP es el software de gestión empresarial que permite a una organización utilizar un sistema de aplicaciones integradas para gestionar cuentas e integrar las actividades financieras, de cadena de suministro, de operaciones, de creación de informes, de fabricación y de recursos humanos de una empresa.
Ahora que ya sabe qué es un sistema ERP, conozca los cinco pasos que debe seguir para implementar una solución mejor para su empresa.
Primer paso: Identifique las limitaciones del sistema actual
Estas son las tres señales de que ha llegado del momento de reemplazar el sistema heredado e implementar un nuevo software:
Tope de crecimiento
¿El sistema actual se ha adaptado al crecimiento de la empresa y a la incorporación de más empleados, clientes y procesos empresariales, o a la incorporación de nuevas líneas de negocio o mercados? Una solución ERP debe permitir la expansión de la empresa a la vez que opera y mantiene sus procesos empresariales cotidianos.
Falta de información
Aunque el Software de ERP proporciona información en tiempo real sobre toda la empresa, así como sobre la generalidad del sector, muchas empresas siguen utilizando un software heredado que no se comunica con los demás sistemas. Esto puede provocar el aislamiento de los distintos departamentos. Contar con un software que una los distintos sistemas y proporcione análisis de datos e información empresarial es una apuesta ganadora con la que podrá aumentar la productividad, crecer y ser más competitivo.
Sistema heredado costoso
La mayoría de las empresas han analizado a fondo las tarifas de implementación y el mantenimiento que pagan por su sistema ERP actual. Aunque conozcan los costes, la mayoría ignora las ventajas y los inconvenientes asociados a cada opción de implementación, ya sea local o en la nube, o en una solución ERP hospedada. Es posible que sea el momento de realizar un análisis aún más completo para decidir si se debe hacer la transición a la nube, mantener el sistema en las instalaciones u optar por una solución híbrida.
SUGERENCIA:
Muchas empresas creen que tienen que rediseñar completamente el sistema ERP y dejar de usar el sistema actual, pero no es así. Un sistema ERP puede ser la suma de muchas aplicaciones y complementos. Si su sistema no le permite mantener los procesos que funcionan y agregar otros nuevos, busque software que lo permita.
Segundo paso: Recuerde lo que debe ofrecer un sistema ERP
Empecemos con los conceptos básicos sobre ERP. Algunos de los componentes básicos que un sistema ERP heredado debe tener son:
Gestión financiera
El sistema no debe ayudarle simplemente a conseguir el cumplimiento normativo. También debe proporcionar datos y análisis precisos que le ayuden a controlar el presupuesto, incluidas la gestión de distintas divisas, la gestión del flujo de caja y las transacciones bancarias.
Fabricación
Esta funcionalidad debe proporcionar a los fabricantes la capacidad de acceder a datos en tiempo real para optimizar la planificación de la producción, así como la gestión de proyectos y costes. Un sistema ERP para fabricación también debe ofrecer la capacidad de gestionar recursos y satisfacer las necesidades de los clientes.
Cadena de suministro
Los días en que había que introducir información manualmente y realizar un inventario físico de las mercancías quedaron atrás. Esta funcionalidad debe mejorar la gestión de almacenes e inventarios, y ofrecer a las empresas más información de sus productos y la logística integrada.
Tercer paso: Descubra lo que ofrece un sistema ERP moderno
Los sistemas ERP modernos ofrecen inteligencia integrada que ayuda a los usuarios a optimizar los resultados. También crecen con la empresa al entrar en otros mercados y ayudan a proteger los datos de la empresa y de los clientes. Además, una plataforma ERP moderna satisface aún mejor las necesidades de los clientes al permitir una personalización menos costosa. Esto significa que puede trabajar con el sistema heredado y adaptarse cuando los procesos empresariales aumenten. También ofrecen otras herramientas de planificación de recursos, como:
- Aumento de la productividad.
- Control de la gestión financiera.
- Ayuda para mejorar el servicio de atención al cliente.
- Ayuda para la gestión de recursos humanos.
- Optimización de las necesidades de gestión de proyectos.
- Mejora de la gestión de la cadena de suministro y las operaciones.
- Mejores decisiones a través de inteligencia empresarial e IA.
Un sistema de ERP global también ofrece ventajas. Optimiza todas las funciones básicas de finanzas y operaciones, y le ayuda a trabajar con procesos empresariales estándar, lo que facilita las cosas a la hora de expandirse por nuevos mercados y trabajar en todo el mundo. A escala global, un sistema ERP cuenta con herramientas para:
- Facilitar la colaboración en toda la organización virtual.
- Funcionar en nuevas ubicaciones que permitan entrar fácilmente en nuevos mercados.
- Estandarizar una sola solución ERP y ayudar a simplificar el entorno de TI.
Paso cuatro: Cree un plan de acción
Puede resultar abrumador implementar un sistema completamente nuevo, o determinar qué hay que agregar o quitar de la infraestructura actual. Cuanto mejor sea el plan, más fácil resultará la mejora o la sustitución del sistema antiguo. Empiece con estos tres pasos:
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Cree una lista de objetivos
Anote las funciones ERP que ya utiliza. Aunque se trate simplemente de un sistema básico de seguimiento de las finanzas y el inventario. A continuación, cree una lista de las características que necesita o que le gustaría tener. Ahora que ya conoce algunas opciones y sabe cuáles son las posibilidades, también puede plantearse características especiales como incorporar aplicaciones precompiladas o desarrollar aplicaciones personalizadas.
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Defina el presupuesto
Ya tiene una lista de objetivos. El siguiente paso consiste en definir un presupuesto. Como en la compra de un coche, debe saber si el presupuesto le permite comprar un coche nuevo o debe conformarse con uno de segunda mano. Esto le ayudará a centrarse en los sistemas y las funcionalidades que necesita realmente. Empiece por el coste de soporte y mantenimiento de un sistema, y después analice si implica gastos adicionales.
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Pregunte todo lo que se le ocurra
No confíe en las soluciones que valen para todos los casos. Asegúrese de que la solución que busca se ajusta a las necesidades específicas de su empresa. Si desea migrar el entorno local a la nube y le preocupa la seguridad, busque un partner tecnológico que le ayude a abordar sus inquietudes.
Paso cinco: Elija su partner tecnológico
La parte más importante de la implementación de un sistema nuevo es la elección del partner tecnológico. Si elige bien, el partner será la combinación perfecta para la solución ERP y le acompañará hasta que el sistema esté en marcha. Estas son algunas de las cualidades que debe buscar en su futuro partner de implementación:
- ¿Ya han implementado soluciones en empresas como la suya?
- ¿Estarán disponibles antes, durante y después de la implementación?
- ¿Cuentan con la combinación adecuada de aptitudes técnicas y conocimiento del producto que usted necesita?
Vea todo lo que le ofrece un sistema de software ERP moderno
Hemos respondido a la pregunta de qué es un sistema ERP moderno, le hemos explicado los conceptos básicos y hemos mencionado los complementos que puede implementar. Descubra cómo le puede ayudar Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations a optimizar sus actividades financieras y de operaciones cotidianas con soluciones empresariales modernas e inteligentes.