Muchas empresas terminan excediendo su presupuesto para proyectos debido a la falta de comunicación entre los equipos clave y el liderazgo, lo que resulta en retrasos y proyectos incompletos. Para asegurarse de que su proyecto no solo se mantenga encaminado sino también dentro del presupuesto durante su ciclo de vida, deberá realizar un seguimiento de todo lo que compró y pagó en ese tiempo. Al promover la contabilidad de proyectos, su equipo contabilizará con precisión su tiempo, detallará los esfuerzos de gestión de proyectos y se asegurará de alcanzar todos sus objetivos empresariales a corto y largo plazo.
Comprender la contabilidad de proyectos
¿Qué es la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos es una práctica de gestión fiscal que hace un seguimiento de los beneficios y los costes asociados con un proyecto. También se conoce como contabilidad de costes de proyectos. Este tipo de contabilidad permite a las empresas evaluar el impacto financiero futuro de un proyecto, así como también planificar proyectos de modo que se cumplan los parámetros de su obligación.
La rentabilidad de una empresa depende de la contabilidad precisa del proyecto. A medida que crece el negocio, la contabilidad de proyectos puede ser una herramienta valiosa para la gestión eficaz de proyectos, ya que ofrece una vista detallada de su progreso.
Ventajas de la contabilidad de costes del proyecto
Con independencia del tamaño de su presupuesto, agregar la contabilidad de proyectos al proceso tiene un gran impacto en sus finanzas tanto interna como externamente. La implementación de la contabilidad de proyectos en el flujo de trabajo beneficia a su negocio y agiliza sus esfuerzos de gestión de proyectos.
Entre las ventajas se encuentran las siguientes:
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Actualizaciones en tiempo real sobre el proceso y la rentabilidad del proyecto
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Mejora de la gestión financiera global de su empresa
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Visibilidad del presupuesto del proyecto
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Gestión de recursos mejorada
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Información valiosa para futuros proyectos
Este tipo de contabilidad le ayuda a usted y a su equipo a abordar la gestión de riesgos y cómo asignar recursos de forma eficaz para una gestión precisa del proyecto en general.
Proceso de contabilidad de proyectos
Al iniciar un proyecto, es mejor agregar la contabilidad al proceso lo antes posible para asegurarse de que cumplirá con todos los objetivos del proyecto de manera oportuna sin sobrepasar el presupuesto. La contabilidad de proyectos se puede dividir en dos tipos de proyectos diferentes: internos y externos. Los proyectos internos se centran en los gastos utilizados para usted y sus equipos internos. Mientras que los externos consisten en finanzas en torno a circunstancias como eventos o servicios realizados para el cliente.
Una vez que haya decidido cómo clasificar su proyecto, los contables de su organización organizarán y dividirán el proceso en seis áreas:
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Iniciación. Decida quién es responsable de cada tarea, así como cuándo y cómo asignar los recursos y el dinero a cada una de ellas.
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Presupuesto. Confirme que su presupuesto esté desglosado en categorías o grupos. Aquí es donde una herramienta como software de automatización de servicios profesionales (PSA) puede ofrecer oportunidades para automatizar tareas administrativas arduas y definir el presupuesto de referencia inicial.
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Administración. Procese y registre transacciones mediante el seguimiento de compromisos financieros, facturación y generación de informes de rentabilidad de proyectos.
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Ejecución. En esta etapa del proceso, sus gerentes de proyecto asignan costes, posibles ingresos y medidas para el éxito financiero del proyecto. Necesitará estos indicadores clave de rendimiento (KPI) para observar dónde ha progresado y realizar los ajustes correspondientes.
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Mantenimiento. Revise y administre los datos que ha recopilado a lo largo del proceso para garantizar los logros de proyectos y tareas mientras soluciona posibles incoherencias financieras.
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Analítica. Evalúe los datos contables que ha recibido periódicamente para tomar decisiones precisas para su negocio y la capacidad de dar un giro cuando sea necesario.
Al revisar su proceso, puede decidir elegir una metodología en particular y descubrir que no se ajusta al alcance de su proyecto. También puede ver una superposición en la forma en que maneja sus metodologías financieras a través de la contabilidad de proyectos o la contabilidad financiera.
Contabilidad de proyectos frente a contabilidad financiera
Estos dos tipos de contabilidad pueden parecer intercambiables pero, de hecho, tienen dos objetivos finales completamente diferentes. Las diferencias entre la contabilidad de proyectos y la contabilidad financiera son:
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Metodología: la contabilidad financiera ofrece dos metodologías generales, la contabilidad de costes y la contabilidad por devengo. En la contabilidad de proyectos, realmente no importa qué método elija, ya que no afecta al proceso.
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Período de tiempo: la contabilidad financiera estándar sigue las transacciones con una periodicidad mensual, mientras que la contabilidad de proyectos ve cada transacción realizada desde el principio hasta el final del ciclo de vida de un proyecto, sin importar cuánto tiempo sea.
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Coste: la contabilidad financiera divide los costes en grandes categorías generales, como clientes. Dentro de la contabilidad de proyectos, puede desglosar los gastos en partes específicas, asignando un coste a ciertas tareas del proyecto.
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Consideraciones: todos los gastos empresariales se contabilizan dentro de la contabilidad financiera general, pero con la contabilidad de proyectos, solo importan los costes asociados a los entregables del proyecto.
La contabilidad de proyectos se centra más en las transacciones relacionadas con un determinado proyecto, mientras que la contabilidad financiera tiene una vista panorámica de todas las finanzas empresariales. Ahora que ha determinado las diferencias, necesita saber cuándo debe usar la contabilidad de proyectos.
¿Cuándo es necesaria la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos se puede utilizar por una variedad de razones. Existen varios casos en los que debe pensar en presupuestar su proyecto:
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Creación de nuevos productos o servicios
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Proyectos puntuales regulares
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Proyectos que quedan fuera de su ámbito
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Determinar cómo se asigna y se gasta el dinero en los proyectos
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Análisis comparativos de proyectos
Cuando esté listo para simplificar su experiencia contable mientras garantiza la responsabilidad de todos los pagos del proyecto, estará listo para agregar una nueva herramienta de operaciones a su proceso.
Presupuestar y organizar los gastos con Dynamics 365 Project Operations
A medida que forma su equipo y organiza los proyectos actuales y futuros, necesitará software que pueda ser tan flexible y centrado como su equipo. Al estar al tanto de sus entregas y gastos por tarea, podrá calcular rápida y fácilmente sus ingresos. También puede asegurarse de que se haya contabilizado y analizado cada euro de su proyecto.
Con Dynamics 365 Project Operations, su equipo puede utilizar los costes del proyecto y optimizar las operaciones. Con una vista consolidada de todos sus datos financieros y de ventas, puede adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y reenfocar los objetivos organizacionales cuando sea necesario.