Cómo asignar recursos
A medida que su negocio continúa expandiéndose, deberá descubrir cómo entregar proyectos de manera eficiente y rentable a tiempo y dentro del presupuesto o, si tiene suerte, por debajo del presupuesto. Ya sea para proyectos u operaciones diarias, la asignación de los recursos correctos es crucial para garantizar el éxito a largo plazo, tanto para su organización como para su equipo.
La definición de la asignación de recursos es el proceso de asignación y programación de activos que respaldan de manera efectiva los objetivos de su equipo, eligiendo los mejores recursos disponibles para sus proyectos. Aquí, puede administrar y maximizar los recursos a lo largo de la duración del trabajo para evitar la infrautilización o sobreutilización de sus empleados.
También conocido como gestión de recursos, los recursos son una inversión importante y deben utilizarse adecuadamente en aras de la rentabilidad y sostenibilidad. Con la asignación de recursos, se asegura de que usted y sus equipos tengan todo lo que necesitan, cuando lo necesitan.
Seis pasos para la asignación de recursos
Hay seis pasos que deberá completar para realizar la asignación de recursos correctamente.
1. Crear una escala de tiempo del proyecto
Con ayuda de capacidades de gestión de proyectos, dividirá su proyecto en fases y creará tareas individuales dentro de esas fases. A continuación, administrará esas fases, en lugar del proyecto como un todo. También estimará la duración de cada fase mediante la identificación de las principales tareas que deberá realizar dentro de cada fase con hitos. Una vez que reúna todo esto, asignará las tareas, las fases y los hitos para crear una escala de tiempo del proyecto.
2. Identificar los recursos significativos y el presupuesto
La asignación de recursos es una parte integral de este proceso porque a cada tarea se le asignarán los recursos necesarios y esos recursos se administrarán dentro de la tarea. Una vez que haya completado su escala de tiempo, deberá identificar los recursos necesarios para completar cada tarea.Cada proyecto tendrá su propio conjunto de recursos necesarios y variará de un proyecto a otro. Los tipos de recursos son:
-
Personas: cualquier compañero de equipo que aporte trabajo al proyecto.
-
Equipo: cualquier tipo de herramienta o software que necesite para producir recursos, desde la ideación hasta la entrega del proyecto. Asegúrese también de tener en cuenta que los equipos especializados requieren una inversión importante de tiempo y dinero.
-
Materiales: consumibles que necesitará, por ejemplo, desde artículos de oficina hasta gasolina para sus automóviles.
-
Instalaciones: edificios y espacios de trabajo donde trabajará el equipo.
-
Presupuesto: el dinero que necesitará para comprar cualquiera de los recursos anteriores.
A medida que administra su proyecto y su presupuesto posterior, hará un seguimiento de los gastos dentro de su contabilidad del proyecto para mantenerse al día y asegurarse de no gastar más dinero del asignado por tarea.
3. Designar los recursos disponibles
Ahora necesita encontrar y solicitar los recursos para cumplir con sus plazos. Esto incluye todo, desde reunir equipos y suministros, hasta encontrar miembros del equipo que estén disponibles para trabajar. Si bien esos recursos pueden trabajar en varios proyectos a la vez, debe conocer su capacidad.
4. Asignar y distribuir los recursos
Después de encontrar sus recursos, deberá agregarlos al proyecto. Asegúrese de planificar cualquier desafío que pueda retrasar la finalización del proyecto; estos desafíos pueden variar desde problemas con el software hasta cambios en las partes interesadas y cambios en las prioridades de la organización. Aquí hay algunos desafíos comunes a los que su equipo podría enfrentarse al tratar de entregar un proyecto a tiempo:-
Disponibilidad de recursos
-
Cambios en el ámbito del proyecto
-
Diferencias en la ubicación y las zonas horarias
-
Retrasos en procesos y tareas
Si bien algunos de estos desafíos tienen un impacto mayor que otros, todos ellos pueden ralentizar la entrega de un proyecto. Pero, afortunadamente, para muchos de estos, tendrá el lujo de identificar y planificar planes de contingencia y las técnicas correspondientes que se aplicarán con anticipación si alguno de estos ocurre durante su proyecto.
5. Seguimiento de la programación del proyecto
Puede parecer simple, pero cualquier cambio puede afectar toda la línea de tiempo de su proyecto a partir de ese momento, así que asegúrese de proteger su tiempo en consecuencia. Cuidado con:-
Miembros del equipo sobrecargados de trabajo y sobreutilizados.
-
Vacaciones no planificadas o bajas por enfermedad.
-
Tareas retrasadas que causarán retrasos significativos en las tareas dependientes.
-
Cambios en las metas y objetivos empresariales.
Algunas herramientas como software de automatización de servicios profesionales (PSA) ofrecen oportunidades para ayudar a automatizar tareas administrativas que consumen mucho tiempo, como el seguimiento del tiempo, la gestión de proyectos, la facturación y más.
6. Elegir una técnica para abordar los obstáculos
Rara vez realizará todas las tareas en el tiempo que se planeó originalmente y terminará un proyecto en las fechas exactas. Dependiendo de la fecha de entrega de su proyecto, puede tener cierta flexibilidad cuando puede terminar ciertas tareas. Hay dos técnicas que puede usar si se encuentra con algún retraso: facilitación de recursos y equilibrado de recursos.
El equilibrado de los recursos funciona bien cuando tiene recursos limitados o compartidos, pero tiene la opción de ampliar la escala de tiempo. La facilitación de recursos es mejor para optimizar los recursos que tiene disponibles, pero tiene una fecha límite que no se puede extender.
Elegir qué técnica funciona mejor dependerá de lo moldeable que sea su escala de tiempo. Independientemente de la técnica que elija, debe asegurarse de que su herramienta de administración sea tan flexible como usted.
Optimice los recursos con Dynamics 365 Project Operations
Mientras crea la escala de tiempo de su proyecto y asigna miembros a tareas concretas, debe estar seguro de que su equipo está centrado en el proyecto, impulsado por la fecha límite y orientado al éxito sin sentir que se excederán del presupuesto.
Dynamics 365 Project Operations ofrece las herramientas necesarias para agilizar proyectos, utilizar las tareas de manera efectiva y liderar una colaboración rentable dentro de una única solución. Administre el trabajo administrativo que requiere mucho tiempo de su equipo para que puedan concentrarse en el intenso trabajo creativo.