Tärkeä opas varastonohjaukseen

Pienen ja keskisuurten yritysten kasvaessa sähköinen kaupankäynti, logistiikka ja varastointi monimutkaistuvat. Varaston kirjaaminen ja täydentäminen ei ehkä ole enää niin helppoa kuin esimerkiksi vuosi sitten. Tarvitaan siis prosessit ja järjestelmät, jotka pystyvät käsittelemään uutta työmäärää.

Varastonohjaus auttaa tässä. Kun käytössä ovat oikeat sisäiset ohjaustyökalut ja tuotannonohjaus, asiakkaiden tarpeet voidaan täyttää samalla, kun hallitaan operatiivisia kustannuksia.

Mitä varastonohjaus on?

Varastonohjaus on prosessi, jossa hallitaan yrityksen varastotasoja yhdessä tai useassa sijainnissa. Periaatteessa siinä seurataan nimikkeitä ja varmistetaan, että yrityksen varastossa on optimaalinen määrä osia tai tuotteita verkossa, hyllyllä tai molemmissa. Varastonohjausjärjestelmässä myös seurataan tuotteen käyttöä ja siirtymistä varastohuoneeseen saapumisesta asiakastoimituksen saapumiseen asti.

Kun keskitytään hitaasti myytävien tuotteiden poistoon ja nopeasti myytävien määrän kasvattamiseen, voidaan maksimoida tuotto ja tallentaa aikaa, resursseja ja rahaa, koska varastossa on pienin vaadittu määrä odottamassa myymistä.

Varastonohjauksen edut

Varastonohjaus on erittäin tärkeä osa liiketoimintaa. Siitä huolimatta lähes puolella pienistä yrityksistä ei ole käytössä varastonohjausta. Myyntimäärien ylläpitäminen korkeana on mahdollista, mutta tuottavuus kärsii lähes välittömästi, jos varastonohjausta ei ole. Asiakkaat eivät yleensä odota jälkitoimituksia tai tuotteita, joilla on pitkä toimitusaika, vaan he yksinkertaisesti pyytävät kilpailijoita täyttämään tilaukset.

Käytettävissä ovat seuraavat ominaisuudet:

• Laadunvalvonta. Seuraa varaston kaikkia osa-alueita ja hallitse niitä. Eräs osa-alue on laatu, joka varmistaa osien kierrättämisen varaston kautta.
• Organisaation hallinta. Varmista, että tuotetta on riittävästi kaikkien saapuvien tilausten täyttämiseksi sekä varmuusvarastoksi. Se on varasto, joka toimii puskurina ja vähentää tarvetta käyttää nimikkeessä Ei varastossa -merkintää.
• Kirjanpidon tarkkuus. Varaston tarkka kirjaaminen on tärkeää resurssien hallitsemiseksi erityisesti tarkistuksissa. Jos tiedät, miten paljon tuotetta on, saat tietoja tuotteen hävikistä, tuhoutumisesta tai pilaantumisesta sekä liiketoiminnan arvosta.

Tarkka varastonhallinta tarkoittaa sitä, että tilaukset täytetään nopeasti ja tarkasti. Tämä tehdään tehokkaasti ja tuottavasti samalla, kun yritysten omistajat säästävät aikaa ja rahaa sekä saavat asiakkaat palaamaan uudelleen, koska tuotteet tulevat järjestetystä varastosta.

Varaston seuraaminen edellyttää kuitenkin ohjauksen ja hallinnan perusasioiden ymmärtämistä.

Varastonohjaus ja varastonhallinta ja käyttöomaisuus ja fyysisen varaston hallinta

Nämä voivat kuulostaa samanlaisilta toiminnoilta, mutta ne auttavat yritystä eri tavoin. Varastonohjausta käytetään toimittajan varastossa, kun taas varastonhallinta sisältää täydennys- ja ennustamisprosessit. Sen avulla varastoa on aina oikea määrä oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Myös käyttöomaisuutta, kuten koneita ja laitteita, sekä mahdollisia tuotantoa varten vuokrattuja tiloja on hallinnoitava. Kun käytössä on käyttöomaisuuskirjanpito, kaikki tuotteen luomisessa käytettävät käyttöomaisuusesineet, jotka eivät kuitenkaan ole osa tulovirtaa, kirjataan kirjanpitoon. Tämän ansiosta tuotantoprosessin piilokustannukset tulevat esille.

Fyysisen varaston hallinnan ansiosta varasto on hyvin järjestetty kaikissa varastosijainneissa. Kun varasto on helppo löytää ja varastoida optimoituun tilaan, sitä voidaan kerätä ja toimittaa asiakastilauksia varten nopeasti.

Kaikki seuraavat ovat liiketoiminnan keskeisiä osia: varastonohjauksessa keskitytään nykyiseen, kun taas käyttöomaisuuden hallinnassa ja varastonhallinnassa keskitytään tulevaan. Kun molempia käytetään yhtaikaa, varastonohjaus paranee varastonhallinnan parantuessa.

Miten varastonohjausjärjestelmä aloitetaan

Oikean järjestelmän löytäminen edellyttää yrityksen toiveiden ja tarpeiden ymmärtämistä. Aloita kysymällä seuraavat kolme kysymystä:

1. Minkä tyyppisiä tuotteita ja määriä on seurattava?
   Prioriteetit riippuvat tarpeista. Jos pitää keskittyä pilaantuvien tuotteiden vanhentumispäivämääriin, rajoitettuun toimituksen osaan tai kausituotteisiin, tee suunnitelma vaihteluiden mukaan ja ota samalla huomioon toimitusketjun hallinta.
2. Mitä ominaisuuksia varastonhallinnassa tarvitaan?
   Onko varastoa useissa fyysisissä varastoissa vai vain yhdessä sijainnissa? Vaikuttaako liiketoiminnan digitaalisten lisäsovellusten integroiminen liiketoimintaan? Nykyisten ja tulevien mahdollisuuksien merkitseminen muistiin mahdollistaa sellaisen varastonohjausjärjestelmän käyttämisen, joka toimii kauemmin kuin vain vuoden tai kaksi.
3. Mikä on budjettini varastonohjausohjelmistoa varten?
   Kirjoita ylös kaikki tiedot, mitä tarvitset nyt ja tulevaisuudessa, myös koulutusta ja ohjelmistokuluja koskevat tiedot. Vertaile näitä kustannuksia siihen, miten paljon aikaa ja vaivaa projektien valmistuminen edellyttää, sekä arvioituun sijoitettuun pääomaan (ROI) vähentyneistä henkilötunneista, omistuskustannuksista ja arvioidusta asiakasmäärän kasvusta.

Näihin kysymyksiin vastaamisen jälkeen tiedät, mikä on sinulle tärkeää varastonohjausjärjestelmän etsimisessä. Kannattaa varmistaa aina, että yritys toimii parhaalla mahdollisella tavalla.

ERP kokonaisvaltaisena ratkaisuna

Tutkiessasi mahdollisuuksia kilpailuedun säilyttämiseksi esille saattaa tulla toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), joka on samanlainen resurssi kuin varastonohjauksen ratkaisuissa. ERP:n avulla johtajat voivat hallinnoida yrityksen kaikkia näkökulmia yhdessä ympäristössä. Tämä ei tarkoita vain varastoa, vaan myös taloushallintoa, suunnittelua, logistiikkaa ja toimintoja.

Tämä kokonaisvaltainen ratkaisu voi näyttää houkuttelevalta, koska sen avulla voi hallinnoida useita järjestelmiä. Varmista kuitenkin, että ratkaisu on tiimillesi oikea. Ratkaisu voi myös vaikuttaa kalliilta, koska se tarkoittaa lisäkoulutusta ja -työtä tiimille. Varasto-ohjelmisto voi olla joustava ja integroida useita eri järjestelmiä ja näin tarjota eri mahdollisuuksia organisaation prosessien muodostamiselle. Dynamics 365 Business Central toimii tärkeänä liiketoimintaratkaisuna ja auttaa toimintojen optimoimisessa.