Siirry pääsisältöön

Dynamics 365:n Ota yhteyttä myyntiin -pienoissovellus

Tietoja osoittava nainen

5 vaihetta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon -opas

Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönotto on monimutkainen prosessi, joka edellyttää huolellista suunnittelua ja strategiaa. Edusta- ja taustajärjestelmien sekä prosessien integrointi samaan ympäristöön voi kestää kuudesta kuukaudesta kahteen vuoteen. Useat tekijät, kuten organisaation koko, nykyisten järjestelmien monimutkaisuus, käyttäjien määrä ja tietojen siirto vanhoista järjestelmistä vaikuttavat prosessin kestoon ja kustannuksiin.

Vaikka muutoksia ja mukautumista tarvitaan projektin edetessä, ERP-projektisuunnitelman laatiminen ennen toteutusta on tärkeä osa onnistuneen käyttöönoton valmistelua. Tämän oppaan avulla opit ymmärtämään prosessin vaiheita ja saat vinkkejä, jotka sujuvoittavat prosessia.

Vaihe 1: Valmistelu ja suunnittelu

Kokoa kaikilta osastoilta suorittavan työn tekijöitä ja johtajia tiimiksi, joka kehittää ja toteuttaa ERP-projektin suunnitelman. Tämän ryhmän laaja osaaminen antaa sinulle ratkaisevan näkökulman siihen, miten järjestelmän ja prosessin muutokset vaikuttavat päivittäisiin toimintoihin.

Tämän uuden projektitiimin ensimmäinen vaihe on arvioida nykyiset liiketoiminnan käytännöt ja tunnistaa, mitä prosesseja voidaan parantaa tai automatisoida uudella ERP-järjestelmällä. Nämä prosessit asetetaan tärkeysjärjestykseen, ja tämän arvioinnin avulla voit muodostaa strategioita sekä määrittää toteutuksen tavoitteet ja laajuuden.

Vinkki: Tutustu ERP-järjestelmien esimerkkeihin vastaavista organisaatioista, jotta saat tuntuman siihen, mikä toimii parhaiten omalla toimialallasi.

Vaihe 2: Menettelyiden tarkistus

Tarkista uusi ERP-ohjelmisto kattavasti projektitiimin kanssa. Näin saat tietoja uusista ominaisuuksista ja toiminnoista. Tällä tarkistuksella on seuraavat kaksi tehtävää:)

  • Projektitiimi perehtyy uuden ERP-ratkaisun kaikkiin osa-alueisiin tunnistaen vahvuudet ja osaamispuutteet ennen laajempaa käyttöönottoa. Tämä kokemus antaa eväitä koulutuksen suunnitteluun.
  • Tarkista, mitkä manuaaliset prosessit automatisoidaan uudella järjestelmällä, ja varmista, että tarvittavat muutokset tehdään ennen käyttöönottoa. Näin toimintojen automaatio etenee sujuvasti.

Vinkki: Haastattelemalla jokaisen osaston avainhenkilöitä saat omakohtaisesti käsityksen siitä, miten nykyiset prosessit toimivat yhdessä ja miten nämä prosessit voidaan tehokkaimmin automatisoida.

Vaihe 3: Tietojen valmistelu

Määritä, mitkä nykyisistä tiedoista on muunnettava uuteen järjestelmään, ja analysoi sitten tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot karsittaviksi. Jos mahdollista, käytä lähdetiedostoja tietojen oikeellisuuden ja täydellisyyden tarkistamiseksi. Tämä kannattaa tehdä, sillä ERP-järjestelmä on täsmälleen niin hyödyllinen kuin sen sisältämät tiedot. Tiedoissa olevat mahdolliset epävarmuudet vaikuttavat negatiivisesti uuden ERP-järjestelmän tuottamaan lisäarvoon.)

Kun tiedot on tarkistettu ja puhdistettu, luo laskentataulukoita, joiden avulla voit kerätä ja segmentoida hyödylliset tiedot loogisiin taulukoihin. Näin voit tehostaa siirtymistä uuteen järjestelmään.

Vinkki: Aseta prosessille realistiset odotukset – kaikille johtajista suorittavan työn tekijöihin – ja viestitä avoimesti siitä, miten hanke etenee. Tämä auttaa lievittämään huolia työkalujen ja prosessien muuttumisesta sekä parantamaan uuden ohjelmiston vastaanottoa käyttöönoton jälkeen.

Vaihe 4: Testaus ja koulutus

Harjoittele projektitiimin kanssa käyttäen testitietokantaa, jossa on kokonaisen viikon todelliset tapahtumatiedot. Näin voit tarkistaa järjestelmän tulosteet, testata tarkkuutta sekä varmistaa, että integraatiot ja rajapinnat toimivat oikein. Uuden järjestelmän testauksen lisäksi tätä käytännönläheistä kokemusta uudesta ohjelmistosta voidaan käyttää hyödyksi, kun projektitiimi toteuttaa muistilistoja ja prosessien dokumentaatiota koko yrityksen kattavaa koulutusta varten.

Paras koulutusmenetelmä vaihtelee työntekijöiden mukaan. Monet tekijät, kuten se, kuinka paljon aikaa työntekijät voivat käyttää koulutukseen ja missä he sijaitsevat, ohjaavat valitsemaan tarpeen mukaan paikan päällä tapahtuvan koulutuksen, sähköisen oppimisen tai näiden molempien yhdistelmän.

Hyödynnä seuraavia ehdotuksia prosessin tehostamiseksi valitusta koulutustavasta riippumatta:

  • Kouluta teknisesti osaavat työntekijät ERP-ohjelmiston pääkäyttäjiksi, jotta he voivat auttaa pienissä käyttäjätason ongelmissa ja vapauttaa näin IT-osaston käsittelemään suurempia ongelmia.
  • Pelillistä osia koulutusprosessista lisätäksesi sitoutumista ja kannustaaksesi ystävällismieliseen kilpailuun työtoverien kesken.
  • Tarjoa kannustimia koulutuksen suorittamiseksi ajoissa. Pienten etujen, kuten ilmaisen lounaan tai ylimääräisen lounastunnin, ja suurempien etujen, kuten rahabonusten tai ylimääräisten vapaapäivien yhdistelmä voi olla tehokas tapa motivoida työntekijöitä ja tehdä prosessista hauskempi.

Vinkki: Tee muistilistoista ja prosessien dokumentaatiosta vakiotoimintatapoja, joita koko organisaatio voi käyttää ja jotka päivitetään säännöllisesti.

Vaihe 5: Käyttöönotto ja arviointi

Kokoa käyttöönottoa seuraaville päiville ja viikoille tarkistuslista varmistaaksesi, että seuraavat oleelliset asiat ovat valmiina:

  • Järjestelmän testaus käyttöönoton jälkeen.
  • Henkilöstön ylitöiden tai tilapäisen henkilöstön käytön aikataulu ja budjetti.
  • Viestintä järjestelmän käyttökatkojen yhteydessä.
  • Verkon nopeuden ja luotettavuuden tarkistukset.
  • Tietojen varmuuskopioinnin prosessit.

Valmistaudu käyttöönottopäivänä moniin kysymyksiin ja pieniin ongelmiin. Varmista, että projektitiimisi on valmis johtamaan osastoja prosessin läpi ja että IT-tiimi on valmiina tekemään muutoksia ja säätöjä tarpeen mukaan. ERP:n käyttöönotto tarkoittaa paljon työtä, mutta tuottavuuden ja kannattavuuden edut ovat sen arvoisia.

Arvioi käyttöönoton jälkeen ERP-ratkaisun tulos suhteessa tavoitteisiin, jotka projektitiimi asetti suunnitteluvaiheessa. Saavuttaako uusi järjestelmä nämä tavoitteet? Automatisoiko se manuaalisia prosesseja kuten odotettiin? Jos vastaus on ei, tarvitaan muutoksia ja tarkennuksia.

Vinkki: Suorita säännöllisiä auditointeja ERP-ratkaisun tuloksen vertailemiseksi tavoitearvoihin ja selvitä, tuoko ratkaisu lisäarvoa.

Säästä aikaa ja rahaa sekä vältä turhautumista palkkaamalla ratkaisukumppani

Ratkaisukumppanin ottaminen mukaan ERP-projektin alussa voi lisätä onnistumismahdollisuuksiasi ja auttaa välttämään yleisiä sudenkuoppia ja virheitä. Ratkaisukumppanit hallinnoivat ERP-ratkaisujen hankintaa, käyttöönottoa ja alkumäärityksiä, ja monet niistä ovat erikoistuneet tiettyihin tuotteisiin. Esimerkiksi Microsoft-sertifioidut kumppanit ovat erikoistuneet Microsoftin tuotteisiin ja niillä on sertifioitua osaamista Microsoft-ratkaisujen käyttöönotossa. Tämä tarkoittaa, että ne tuovat todistettua osaamista ja kokemusta käyttöönottoprojekteihin.

Jos sinulla on tilaa budjetissa, nopeampi ja helpompi käyttöönotto on usein prosessia ohjaavan ulkopuolisen asiantuntijan palkkaamisen arvoista.

Wineshipping Logo

Näin Wineshipping otti käyttöön ERP-pilviratkaisun

Katso, miten ratkaisukumppani toi Wineshippingiin mielenrauhan Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -käyttöönoton aikana ja miten FastTrack teki prosessista saumattoman.

Helpota ERP-käyttöönottoa Microsoft Dynamics 365 Financen ja Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Managementin avulla

Maksuton FastTrack-tilaus ja tiivis integrointi tuttujen Office 365 -tuotteiden kanssa alentaa koulutuskustannuksia ja tekee Microsoft Dynamics 365 Financen ja Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Managementin käyttöönotosta yksinkertaisempaa ja vaivattomampaa. Lue lisää siitä, mitä voit saavuttaa suojatun ja mukautuvan pilvipohjaisen ympäristön avulla.