Siirry pääsisältöön

Siirry 5 askelta lähemmäksi parempaa ERP-järjestelmää

Jos yrityksen perustaloushallinto ja -toiminnot eivät enää riitä, on ehkä aika ottaa käyttöön nykyaikaisempi toiminnanohjausjärjestelmä (ERP). On tärkeää tutustua vaihtoehtoihin, koska uudemman ERP-järjestelmän toimintoja ja sovelluksia kehitetään koko ajan. Toimialan muut yritykset ehkä jo päivittävät ERP-järjestelmiään, joten kilpailussa mukana pysyminen saattaa edellyttää samaa myös sinun yritykseltäsi.

Mikä on ERP-järjestelmä?

ERP on liiketoimintaohjelmisto, jonka avulla organisaatio voi käyttää integroitujen sovellusten järjestelmää yrityksen taloushallinnon, toimitusketjun, toimintojen, raportoinnin, valmistuksen ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.

Nyt tiedät, mikä ERP-järjestelmä on. Tutustu seuraavaksi viiteen vaiheeseen, joiden avulla voit ottaa käyttöön paremman ratkaisun yrityksellesi.

1

Vaihe yksi:

Tunnista nykyisen järjestelmän rajoitukset

Seuraavat kolme seikkaa saattavat tarkoittaa sitä, että on aika korvata vanha järjestelmä ja ottaa käyttöön uusi ohjelmisto:

Kasvun yläraja

Onko nykyinen järjestelmäsi pysynyt mukana liiketoiminnan kasvaessa, henkilöstön, asiakkaiden ja liiketoimintaprosessien lisääntyessä tai uusille toimialoille tai markkinoille siirryttäessä? ERP-ratkaisun tulee mahdollistaa yrityksen kasvu samalla, kun se toimii ja ylläpitää yrityksen päivittäisiä liiketoimintaprosesseja.

Tiedonpuute

Vaikka ERP-ohjelmisto tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden koko yritykseen sekä toimialakohtaisia tietoja, useimmat yritykset valitsevat silti muista järjestelmistä erillään toimivan vanhan järjestelmän. Tämä saattaa johtaa siihen, että tietoja käsitellään eri osastoilla siiloissa. Ohjelmisto, joka yhdistää kaikki erilliset järjestelmät yhteen ja tarjoaa tietoanalytiikan sekä liiketoimintatietoja, on erinomainen valinta tuottavuuden, kasvun ja saavutettavan kilpailuedun kannalta.

Kallis vanha järjestelmä

Useimmat yritykset ovat pohtineet tarkkaan sitä, mitä nykyisen ERP-käyttöönoton maksuihin ja ylläpitoon sisältyy. Yrityksissä on tietoa kustannuksista, mutta ei kunkin käyttöönottovaihtoehdon tarjoamista eduista ja haitoista, olipa järjestelmä paikallinen, pilviratkaisu tai isännöity ERP-ratkaisu. Ehkä on aika tarkastella vielä lähemmin eri vaihtoehtoja ja niiden yhdistelmiä.

tip

VINKKI:

Useissa yrityksissä luullaan, että ERP on uudistettava kokonaan ja käytössä olevasta vanhasta järjestelmästä on hankkiuduttava eroon. Tämä ei pidä paikkaansa. ERP-järjestelmä voi olla useiden sovellusten ja lisäosien yhdistelmä. Jos käytössä oleva järjestelmä ei mahdollista toimivien prosessien säilyttämistä ja uusien lisäämistä, kannattaa etsiä sovellus, joka mahdollistaa tämän.

2

Vaihe kaksi:

Muistuta itseäsi ERP-järjestelmän mahdollisuuksista

Aloitetaan ERP-järjestelmän perusteista. Jokaisessa vanhassa ERP-järjestelmässä tulee olla seuraavat perusosat:

Taloushallinto

Säännöstenmukaisuuden noudattamisen lisäksi järjestelmän tulee tarjota virheettömiä tietoja ja analytiikkaa. Ne auttavat seuraamaan budjettia esimerkiksi useiden valuuttojen, kassavirran ja pankkitapahtumien hallinnan avulla.

Valmistava teollisuus

Tämän toiminnon avulla valmistajat voivat käyttää reaaliaikaisia tietoja ja optimoida tuotannonsuunnittelua sekä projekti- ja kustannustenhallintaa. ERP-ratkaisun valmistavan teollisuuden osa mahdollistaa myös resurssien hallinnan ja asiakkaiden tarpeiden täyttämisen.

Toimitusketju

Manuaalinen tietojen syöttäminen ja varastotilanteen tarkistaminen on poistumassa käytöstä. Tämä toiminto parantaa varastonhallintaa ja tarjoaa yrityksille enemmän tietoa tuotteista ja integroidusta logistiikasta.

3

Vaihe kolme:

Katso, mitä nykyaikainen ERP-järjestelmä voi tarjota

Nykyaikaiset ERP-järjestelmät sisältävät älykkyyttä, joka auttaa ohjaamaan käyttäjiä optimaalisiin tuloksiin. Ne myös skaalaavat liiketoimintaasi, kun yritys laajentaa uusille markkinoille, ja auttaa pitämään asiakas- ja yritystiedot turvassa. Nykyaikainen ERP-ympäristö vastaa liiketoiminnan vaatimuksiin vieläkin paremmin ja mahdollistaa halvemman mukauttamisen. Se voi toimia vanhan järjestelmän kanssa, mutta samalla laajentaa päivittäisiä prosesseja yrityksen kasvaessa. Seuraavassa kerrotaan, mitä voit tehdä joidenkin muiden resurssisuunnittelutyökalujen avulla:

  • Voit lisätä tuottavuutta.
  • Voit ohjata taloushallintoa.
  • Voit auttaa paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa.
  • Voit avustaa henkilöstöhallinnossa.
  • Voit yksinkertaistaa projektienhallinnan vaatimuksia.
  • Voit parantaa toimitusketjua ja toimintojen hallintaa.
  • Voit tehdä parempia päätöksiä liiketoimintatietojen ja tekoälyn avulla.

Maailmanlaajuisella ERP-järjestelmällä on myös etuja. Se yksinkertaistaa perustaloushallinnon ja -toiminnot ja auttaa säilyttämään vakioliiketoimintaprosessit, joiden avulla voi laajentaa uusille markkinoille ja toimia missä vain. Maailmanlaajuisesti ERP-järjestelmä sisältää työkaluja, jotka auttavat seuraavissa toiminnoissa:

  • yhteistyötä virtuaalisessa organisaatiossa
  • uusien sijaintien tuki, joka helpottaa uusille markkinoille siirtymistä
  • Yhden ERP-ratkaisun standardointi ja IT-ympäristön yksinkertaistaminen.

4

Vaihe neljä:

Luo pelisuunnitelma

Kokonaan uuden järjestelmän käyttöönotto tai järjestelmätoimintojen lisääminen tai poistaminen voi tuntua liian suurelta haasteelta. Mitä parempi suunnitelma, sitä sujuvammin käyttöönotto tai vanhan järjestelmän korvaaminen sujuu. Suorita aluksi nämä kolme vaihetta:

1. Tee toivomusluettelo

Kirjoita muistiin tällä hetkellä käytössä olevat ERP-toiminnot, vaikka käytössä olisi vain taloushallinnon ja varaston perusseurantajärjestelmä. Tee sitten luettelo toiminnoista, jotka haluat tai joita tarvitset. Koska sinulla on jo tietoa saatavilla olevista vaihtoehdoista, voit lisätä luetteloon myös erityistoimintoja, kuten valmiita sovelluksia tai mukautettuja sovelluksia.

2. Aseta budjetti

Toivomusluettelon jälkeen asetetaan budjetti. Autoa ostettaessa budjetti määrittää, ostetaanko uusi vai käytetty auto. Tässäkin tapauksessa budjetti määrittää, millaista järjestelmää ja millaisia toimintoja kannattaa tavoitella. Aloita miettimällä järjestelmän tuki- ja ylläpitokustannuksia ja tarkista matkan varrella kertyvät mahdolliset piilokustannukset.

3. Älä pelkää esittää kysymyksiä

Älä tyydy perusratkaisuun. Varmista, että ratkaisusi kattaa liiketoimintasi yksilölliset tarpeet. Jos haluat siirtyä paikallisesta ratkaisusta pilveen ja sinulla on tietoturvaan liittyviä kysymyksiä, teknologiakumppani auttaa vastausten löytämisessä.

5

Vaihe viisi:

Valitse teknologiakumppani

Valittu teknologiakumppani on uuden järjestelmän käyttöönoton tärkein osa. Jos valitset oikein, ERP-järjestelmän käyttöönotto saattaa sujua kuin leikiten, erityisesti jos kumppani on mukana järjestelmän koko käyttöiän. Tulevalla käyttöönottokumppanilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:

  • Ovatko he tehneet käyttöönottoja samanlaisiin yrityksiin aikaisemmin?
  • Saatko heiltä apua ennen käyttöönottoa, käyttöönoton aikana ja sen jälkeen?
  • Osaavatko he auttaa niin teknisissä kuin tuotetta koskevissa kysymyksissä?

Lue lisää yrityksestä, joka ottaa nykyaikaisen ERP-järjestelmän käyttöön onnistuneesti

Katso, mitä tapahtuu, kun johtava hammashoitolaitteiden valmistaja A-dec päättää korvata 17 vuotta vanhan ERP-järjestelmänsä.

LUE JUTTU 

Katso, mitä nykyaikainen ERP-ohjelmistojärjestelmä voi tehdä

Nyt tiedämme, mikä ERP-järjestelmä on, mitkä ovat vaaditut perusteet ja millaisia lisätoimintoja mahdollisesti halutaan ottaa käyttöön. Seuraavaksi katsotaan, miten Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations voi auttaa päivittäin taloushallinnossa ja toiminnoissa nykyaikaisten ja älykkäiden yritysratkaisujen avulla.