Viisi askelta kohti aiempaa parempaa ERP-järjestelmää
Jos yrityksen perustaloushallinto ja -toiminnot eivät enää riitä, on ehkä aika ottaa käyttöön nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP).
On tärkeää tutustua eri vaihtoehtoihin, koska uudemman ERP-järjestelmän toimintoja ja sovelluksia kehitetään koko ajan. Toimialan muut yritykset ehkä jo päivittävät ERP-järjestelmiään, joten kilpailussa mukana pysyminen saattaa edellyttää samaa myös sinun yritykseltäsi.
Mikä on ERP-järjestelmä?
ERP on liiketoimintaohjelmisto, jonka avulla organisaatio voi käyttää integroitujen sovellusten järjestelmää yrityksen taloushallinnon, toimitusketjun, toimintojen, raportoinnin, valmistuksen ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.
Nyt tiedät, mikä ERP-järjestelmä on. Tutustu seuraavaksi viiteen vaiheeseen, joiden avulla voit ottaa käyttöön paremman ratkaisun yrityksellesi.
Vaihe yksi: Tunnista nykyisen järjestelmän rajoitukset
Seuraavat kolme seikkaa saattavat tarkoittaa sitä, että on aika korvata vanha järjestelmä ja ottaa käyttöön uusi ohjelmisto:
Kasvun yläraja
Onko nykyinen järjestelmäsi pysynyt mukana liiketoiminnan kasvaessa, henkilöstön, asiakkaiden ja liiketoimintaprosessien lisääntyessä ja uusille toimialoille tai markkinoille siirryttäessä? ERP-ratkaisun tulee mahdollistaa yrityksen kasvu samalla, kun se toimii ja ylläpitää päivittäisiä liiketoimintaprosesseja.
Tiedonpuute
Vaikka ERP-ohjelmisto antaa reaaliaikaisen näkyvyyden koko yritykseen sekä tietoja koko toimialasta, useimmat yritykset valitsevat silti muista järjestelmistä erillään toimivan vanhan järjestelmän. Tämä saattaa johtaa siihen, että tietoja käsitellään siiloutuneesti eri osastoilla. Ohjelmisto, joka yhdistää kaikki erilliset järjestelmät yhteen ja tarjoaa tietoanalytiikan sekä liiketoimintatietoja, on erinomainen valinta tuottavuuden, kasvun ja saavutettavan kilpailuedun kannalta.
Kallis vanha järjestelmä
Useimmat yritykset ovat pohtineet tarkkaan sitä, mitä nykyisen ERP-käyttöönoton maksuihin ja ylläpitoon sisältyy. Yrityksissä on tietoa kustannuksista mutta ei välttämättä eri käyttöönottovaihtoehtojen eduista ja haitoista, olipa kyseessä sitten paikallinen järjestelmä, pilviratkaisu tai isännöity ERP-ratkaisu. Ehkä on aika tarkastella vielä lähemmin eri vaihtoehtoja ja niiden yhdistelmiä.
VINKKI:
Useissa yrityksissä luullaan, että ERP on uudistettava kokonaan ja käytössä olevasta vanhasta järjestelmästä on hankkiuduttava eroon. Tämä ei pidä paikkaansa. ERP-järjestelmä voi olla useiden sovellusten ja lisäosien yhdistelmä. Jos käytössä oleva järjestelmä ei mahdollista toimivien prosessien säilyttämistä ja uusien lisäämistä, kannattaa etsiä sovellus, jossa tämä onnistuu.
Vaihe kaksi: Muistuta itseäsi ERP-järjestelmän mahdollisuuksista
Aloitetaan ERP-järjestelmän perusteista. Jokaisessa vanhassa ERP-järjestelmässä tulee olla seuraavat perusosat:
Taloushallinto
Säännöstenmukaisuuden noudattamisen lisäksi järjestelmän tulee tarjota virheettömiä tietoja ja analytiikkaa. Ne auttavat seuraamaan budjettia esimerkiksi useiden valuuttojen, kassavirran ja pankkitapahtumien hallinnan avulla.
Valmistusteollisuus
Tämän toiminnon avulla valmistajat voivat käyttää reaaliaikaisia tietoja ja optimoida tuotannonsuunnittelua sekä projekti- ja kustannustenhallintaa. Valmistusteollisuuden ERP-järjestelmä mahdollistaa myös resurssien hallinnan ja asiakkaiden tarpeiden täyttämisen.
Toimitusketju
Tietojen manuaalisen syöttämisen ja varastotilanteen fyysisen tarkistamisen siirtyessä historian hämäriin tämä toiminto parantaa varastonhallintaa ja tarjoaa yrityksille paremman näkymän tuotteisiin ja integroituun logistiikkaan.
Vaihe kolme: Katso, mitä nykyaikainen ERP-järjestelmä voi tarjota
Nykyaikaiset ERP-järjestelmät sisältävät älykkäitä toimintoja, jotka auttavat ohjaamaan käyttäjiä optimaalisiin tuloksiin. Ne myös skaalaavat liiketoimintaa, kun yritys laajentaa uusille markkinoille, ja auttavat pitämään asiakas- ja yritystiedot turvassa. Lisäksi nykyaikainen ERP-ympäristö porautuu vieläkin syvemmälle liiketoiminnan vaatimuksiin ja mahdollistaa edullisen mukauttamisen. Se voi toimia vanhan järjestelmän kanssa, mutta myös laajentaa päivittäisiä prosesseja yrityksen kasvaessa. Seuraavassa kerrotaan, mitä voit tehdä joidenkin muiden resurssisuunnittelutyökalujen avulla:
- Voit lisätä tuottavuutta.
- Voit ohjata taloushallintoa.
- Voit auttaa paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa.
- Voit avustaa henkilöstöhallinnossa.
- Voit yksinkertaistaa projektienhallinnan vaatimuksia.
- Voit parantaa toimitusketjua ja toimintojen hallintaa.
- Voit tehdä parempia päätöksiä liiketoimintatietojen ja tekoälyn avulla.
Globaali ERP-ratkaisu sisältää myös etuja. Se yksinkertaistaa taloushallinnon ja operatiivisen toiminnan perustoiminnot ja auttaa säilyttämään vakioliiketoimintaprosessit, joiden avulla voi laajentaa uusille markkinoille ja toimia missä vain. Maailmanlaajuisesti ERP-järjestelmä sisältää työkaluja, jotka auttavat seuraavissa toiminnoissa:
- Yhteistyön tekeminen virtuaalisessa organisaatiossa.
- Uusien sijaintien tuki, joka helpottaa uusille markkinoille siirtymistä.
- Yhden ERP-ratkaisun standardointi ja IT-ympäristön yksinkertaistaminen.
Vaihe neljä: Luo pelisuunnitelma
Kokonaan uuden järjestelmän käyttöönotto tai järjestelmätoimintojen lisääminen tai poistaminen voi tuntua liian suurelta haasteelta. Mitä parempi suunnitelma, sitä helpommin käyttöönotto tai vanhan järjestelmän korvaaminen sujuu. Aloita seuraavista kolmesta vaiheesta:
-
Tee toivomusluettelo
Kirjoita muistiin tällä hetkellä käyttämäsi ERP-toiminnot, vaikka käytössäsi olisi vain taloushallinnon ja varaston perusseurantajärjestelmä. Tee sitten luettelo toiminnoista, jotka haluat tai joita tarvitset. Koska sinulla on jo tietoa saatavilla olevista vaihtoehdoista, voit käyttää myös erityistoimintoja, kuten lisätä valmiita sovelluksia tai luoda mukautettuja sovelluksia.
-
Aseta budjetti
Toivomusluettelon jälkeen asetetaan budjetti. Autoa ostettaessa budjetti määrittää, ostetaanko uusi vai käytetty auto. Tässäkin tapauksessa budjetti määrittää, millaista järjestelmää ja millaisia toimintoja kannattaa tavoitella. Aloita miettimällä järjestelmän tuki- ja ylläpitokustannuksia ja tarkista matkan varrella kertyvät mahdolliset piilokustannukset.
-
Älä pelkää esittää kysymyksiä
Älä tyydy perusratkaisuun. Varmista, että ratkaisusi kattaa liiketoimintasi yksilölliset tarpeet. Jos haluat siirtyä paikallisesta ratkaisusta pilveen ja sinulla on tietoturvaan liittyviä kysymyksiä, etsi teknologiakumppani, joka auttaa löytämään vastaukset.
Vaihe viisi: Valitse teknologiakumppani
Valittu teknologiakumppani on uuden järjestelmän käyttöönoton tärkein osa. Jos valitset oikein, ERP-järjestelmän käyttöönotto saattaa sujua kuin leikiten, erityisesti jos kumppani on mukana järjestelmän koko käyttöiän. Tulevalla käyttöönottokumppanilla tulisi olla seuraavat ominaisuudet:
- Ovatko he tehneet käyttöönottoja samanlaisille yrityksille aikaisemmin?
- Saatko heiltä apua ennen käyttöönottoa, käyttöönoton aikana ja sen jälkeen?
- Osaavatko he auttaa sekä teknisissä että tuotetta koskevissa kysymyksissä?
Katso, mitä nykyaikainen ERP-ohjelmistojärjestelmä voi tehdä
Nyt tiedämme, mikä ERP-järjestelmä on, mitä järjestelmältäsi tarvitset ja millaisia lisätoimintoja haluat ehkä ottaa käyttöön. Katsotaanpa seuraavaksi, miten Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations voi auttaa päivittäisessä taloushallinnossa ja toiminnoissa nykyaikaisten ja älykkäiden yritysratkaisujen avulla.