Henkilöstöhallinnon ratkaisujen tärkeät ominaisuudet
Henkilöstöhallinnon (HR) ohjelmistot ovat kehittyneet pitkälle aiemmin käytössä olleista paikallisesti asennetuista palkanlaskennan ohjelmistoista. Työajan ja läsnäolon seurannasta sekä palkanmaksusta huolehtimisesta on siirrytty seuraavalle tasolle, kun henkilöstöhallinnon ratkaisut automatisoivat aiemmin paljon aikaa vaatineita henkilöstöhallinnon perusprosesseja ja auttavat nyt henkilöstöhallinnon tiimejä keskittymään työntekijöiden osaamisen ja organisaation kulttuurin kehittämiseen.
Kun harkitaan investointia henkilöstöhallinnon ratkaisuun, on hyödyllistä tietää, miten henkilöstöhallinnon ohjelmisto voi auttaa saavuttamaan liiketoiminnan tavoitteet. Kun ymmärrät, mihin tarkoituksiin henkilöstöhallinnon sovellukset on suunniteltu ja mitä niiden avulla voidaan saavuttaa, on helpompi löytää ratkaisu, joka parhaiten sopii yrityksesi tarpeisiin.
Henkilöstöhallinnon ohjelmistoihin liittyviä lyhenteitä
Kun tutustut henkilöstöhallinnon ratkaisuihin, törmäät todennäköisesti kolmeen keskeiseen lyhenteeseen: henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HRIS), henkilöstöresurssien hallintajärjestelmä (HRMS) ja henkilöstöpääoman hallinta (HCM).
Tärkein asia erilaisissa henkilöstöhallinnon ohjelmistoissa, kuten Dynamics 365 Human Resources -sovelluksessa, ovat tietysti kunkin ratkaisun tarjoamat ominaisuudet ja toiminnot. On kuitenkin joitain nyrkkisääntöjä, jotka voivat auttaa näkemään eroja ratkaisuista käytettävien lyhenteiden välillä.
HRIS ja HRMS
HRIS on vanha lyhenne, joka nyt voidaan korvata lyhenteellä HRMS. HRMS-ohjelmistot tyypillisesti keskittävät henkilöstöhallinnon tiimin organisaatiorakenteen ja henkilöstön hallinnan tarjoamalla yhden ratkaisun työntekijöiden, menettelyjen ja käytäntöjen hallintaan.
Yleiset ominaisuudet:
- Palkanlaskenta
- Työajan ja läsnäolon seuranta
- Työntekijöiden aikataulutus
- Loma- ja poissaolo-ohjelmat
- Etujen hallinta ja hallinnointi
- Työntekijän itsepalveluportaali
- Rekrytointi (hakijoiden seurantajärjestelmä)
- Henkilöstön perusanalyysi
HCM viittaa henkilöstöhallinnon ohjelmistoon, joka kattaa kaikkien keskeisten HRMS-ominaisuuksien lisäksi työvoiman suunnittelun sekä integraatiot asiakassuhteiden hallinnan (CRM) ja toiminnanohjauksen (ERP) liiketoimintasovelluksiin.
HCMS
Yleiset ominaisuudet:
- Kaikki HRMS-ominaisuudet.
- Kokonaisvaltainen osaajien rekrytointi, joka sisältää ehdokassuhteiden hallinnan.
- Perehdytysresurssit.
- Työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnin työkalut.
- Koulutuksen hallinta.
- Seuraajasuunnittelu.
- Palkan suunnittelu.
- Perusteellinen henkilöstöanalyysi työntekijöiden tuottavuudesta ja suorituskyvystä
- Työvoiman suunnittelu
Kysymyksiä henkilöstöhallinnon sovellusten arviointiin
Koska HRIS, HRMS ja HCM tarkoittavat eri asioita eri toimittajille, on hyödyllistä keskittyä ratkaisujen lyhenteiden sijaan tavoitteisiin, jotka henkilöstöhallinnon ratkaisun avulla haluat saavuttaa. Kun vertailet vaihtoehtoja, tutki kunkin ratkaisun ominaisuuksia ja kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Auttaako tämä ratkaisu kehittämään, toteuttamaan ja mittaamaan tehokkaita henkilöstöhallinnon hankkeita?
- Vastaako tämä sovellus meidän tarpeisiimme nyt, ja skaalautuuko se tulevaisuuden tarpeiden mukana?
- Auttaako tämä ratkaisu tekemään työntekijän kokemuksesta sujuvamman?
- Kuinka paljon koulutusta tarvitaan, jotta kaikki tiimini jäsenet voivat käyttää tätä ohjelmistoa?
- Integroituuko tämä sovellus jo käyttämiimme sovelluksiin ja työkaluihin?
Henkilöstöhallinnon ohjelmiston ensisijaiset tavoitteet
Nykyaikainen henkilöstöhallinnon ohjelmisto on suunniteltu tukemaan seuraavaa neljää keskeistä henkilöstöhallinnon prosessia riippumatta siitä, onko se HRMS- vai HCM-ohjelmisto:
- Palkanlaskennan hallinta
- Henkilöstöhallinnon keskeiset ohjelmat, kuten etujen hallinta, lomat ja poissaolot sekä työajan seuranta
- Työntekijöiden kokemukset
- Työvoiman suunnittelu ja henkilöstöanalyysi
Toisin sanoen sen tehtävänä on digitalisoida työntekijän kokemus automatisoimalla työnkulkuja. Tämä vapauttaa henkilöstöhallinnon tiimin työntekijöiden aikaa manuaalisista tehtävistä, jotta he voivat keskittyä toimimaan strategisina kumppaneina organisaation kokonaisvaltaisessa kehittämisessä.
Vaikka nämä prosessit ovat arvokkaita ja tärkeitä, pelkkä niiden suorittaminen on kaukana kokonaisvaltaisuudesta, jolla henkilöstöhallinnon ohjelmisto parhaimmillaan voi auttaa organisaatiota kohti menestystä. Kun oikeat ohjelmistot tukevat henkilöstöhallinnon ammattilaisia, nämä voivat keskittyä organisaation kulttuuriin kehittämiseen, osaajien pitämiseen yrityksessä sekä muihin lisäarvoa tuottaviin hankkeisiin.
Miten henkilöstöhallinnon ohjelmisto voi tukea organisaatiosi tavoitteita
Yksi esimerkki henkilöstöhallinnon tiimin strategisesta tavoitteesta on siirtyminen henkilöstöpääoman hallinnan (HCM) malliin. HCM on yleinen lähestymistapa, jossa työntekijät nähdään koko organisaation tärkeimpinä resursseina. Tämä ihmiskeskeinen lähestymistapa on siirtymä kohti korkeatasoisten osaajien houkuttelemista ja osaamisen kehittämistä koko työntekijän ja yrityksen yhteisen matkan ajan.
Henkilöstöhallinnon siirtyminen HCM-malliin hyödyttää koko organisaatiota. Työntekijöiden parantunut tyytyväisyys, suorituskyky ja henkilökohtaisen kehityksen mahdollisuudet nostavat työn laatua kaikissa osastoissa. Työntekijät, jotka kokevat yrityksen tukevan ja arvostavan työtään, pyrkivät työskentelemään sitoutuneemmin, jotta he voivat tuottaa arvoa ja pysyä yrityksessä pidempään. Pienempi vaihtuvuus johtaa korkeampaan työmoraaliin ja poistaa painetta rekrytoinnista. Sen sijaan, että rekrytoijat yrittävät jatkuvasti täyttää samat toimet uudestaan ja uudestaan, he voivat keskittyä kohdistamaan oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin. Henkilöstöhallinnon tiimit voivat keskittyä koulutuksen ja osaamisen kehittämiseen.
Oikea henkilöstöhallinnon ohjelmisto auttaa juuri sinun yritystäsi tekemään HCM-mallista totta esimerkiksi seuraavien ominaisuuksien avulla:
- rekrytointiominaisuudet, joiden avulla voit houkutella, rekrytoida ja palkata huippuosaajia
- henkilöstöhallinnon työkalut, joilla seurataan suorituskykyä, edistetään työntekijöiden kasvua, suorituskykyä ja sitoutumista
- henkilöstöhallinnon prosessien, kuten palkanlaskennan, avointen rekisteröintien, loman ja poissaoloa sekä työajan seurannan, automatisointi
- tehokkaiden itsepalvelutyökalujen tarjoaminen työntekijöille.
Uudista henkilöstöhallinto Dynamics 365:n avulla
Tue henkilöstöpääoman hallintaa organisaatiossasi ottamalla käyttöön Dynamics 365 Human Resources, jonka avulla voit antaa työntekijöillesi positiivisia kokemuksia. Keskitä työntekijöiden tiedot ja optimoi keskeiset henkilöstöhallinnon prosessit hyödyntämällä intuitiivista käyttöliittymää ja yksinkertaista integraatiota ERP- ja CRM-sovelluksiin.