Useat yritykset ylittävät projektien budjetit avaintiimien ja johtajien välisten väärinkäsitysten ja niistä johtuvien projektin viivästymisten ja keskeneräisyyksien vuoksi. Jos haluat varmistaa, että projekti etenee suunnitellusti ja pysyy budjetissa sen elinkaaren ajan, sinun on seurattava kaikkea, mikä ostetaan ja maksetaan projektin keston aikana. Parantamalla projektikirjanpitoa tiimi voi pitää tarkasti kirjaa ajankäytöstä, suunnitella projektinhallinnan työt ja varmistaa, että yrityksen pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet saavutetaan.
Tietoja projektikirjanpidosta
Mikä on projektikirjanpito?
Projektikirjanpito on kirjanpidon hallintakäytäntö, joka seuraa projektiin liittyviä etuja ja kustannuksia. Tämän myös projektin kustannuslaskentana tunnetun kirjanpidon avulla yritykset voivat arvioida projektin tulevat taloudelliset vaikutukset sekä sen, miten projektit tulee suunnitella sitoumusten täyttämiseksi.
Yrityksen kannattavuus riippuu tarkasta kirjanpidosta. Liiketoiminnan kasvaessa projektikirjanpito voi olla arvokas työkalu tehokkaalle projektinhallinnalle, koska se tarjoaa yksityiskohtaisen näkymän projektin edistymisestä.
Projektin kustannuslaskennan edut
Projektin kustannuslaskennan lisääminen prosessiin vaikuttaa suuresti sekä sisäiseen että ulkoiseen taloushallintoon myös pienen budjetin projekteissa. Projektikirjanpidon käyttöönotto työnkulussa tarjoaa yritykselle etuja ja tehostaa projektinhallintaa.
Seuraavassa esitellään joitakin etuja:
-
Projektin prosessin ja kannattavuuden reaaliaikaiset päivitykset
-
Yrityksen parannettu yleinen taloushallinto
-
Näkyvyys projektibudjettiin
-
Parannettu resurssienhallinta
-
Arvokkaita tietoja tulevia projekteja varten
Tämäntyyppinen kirjanpito auttaa yritystä ja tiimiä hallitsemaan riskejä ja varaamaan resursseja tehokkaasti tarkkaa projektinhallintaa varten yleisesti.
Projektikirjanpitoprosessi
Kirjanpito kannattaa lisätä prosessiin mahdollisimman pian projektin aloitusvaiheessa. Näin varmistetaan, että kaikki projektin tavoitteet saavutetaan ajallaan eikä budjetti ylity. Projektikirjanpito voidaan jakaa kahteen eri projektityyppiin. Sisäiset projektit keskittyvät omiin kuluihin ja sisäisten tiimien kuluihin. Ulkoiset projektit sisältävät esimerkiksi tapahtumien ja asiakkaan suorittamiin palveluihin liittyvän taloushallinnon.
Kun projektin luokittelu on päätetty, organisaation kirjanpitäjät järjestävät ja erittelevät prosessin seuraavaan kuuteen alueeseen:
-
Aloitus. Päätä, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä, sekä milloin ja miten nämä resurssit varataan ja niille kohdistetaan varat.
-
Budjetti. Vahvista, että budjetti on jaettu luokkiin tai ryhmiin. Työkalu, kuten asiantuntijapalveluiden automaatio-ohjelmisto (PSA), voi mahdollistaa suuritöisten hallinnollisten tehtävien automatisoinnin ja määrittää ensimmäisen perusbudjetin.
-
Hallinta. Käsittele ja tallenna tapahtumat seuraamalla taloushallinnon sitoumuksia, laskutusta ja projektin kannattavuusraporttien luomista.
-
Toteutus. Tässä prosessin vaiheessa projektipäälliköt delegoivat kustannukset, mahdollisen tuoton ja mittarit projektin taloudellista onnistumista varten. Näiden tunnuslukujen (KPI) avulla osoitetaan edistyminen ja tehdään tarvittavia muutoksia.
-
Ylläpito. Tarkista prosessin aikana kerätyt tiedot ja hallinnoi niitä, jotta voit varmistaa projektin ja tehtävien saavutukset samalla, kun korjaat mahdolliset taloushallinnon epäyhteneväisyydet.
-
Analytiikka. Arvioi vastaanotetut kirjanpitotiedot säännöllisesti ja tee tarkkoja liiketoimintaa koskevia päätöksiä. Muuta suuntaa tarvittaessa.
Projektia tarkasteltaessa saatetaan valita tietty menetelmä ja huomata, että se ei sovi projektin laajuuteen. Saatetaan myös huomata, että taloushallinnon menetelmien käyttämisessä projektikirjanpidossa tai talouskirjanpidossa on päällekkäisyyksiä.
Projektikirjanpito ja talouskirjanpito
Nämä kaksi kirjanpitotyyppiä voivat näyttää keskenään vaihtokelpoisilta, mutta todellisuudessa niillä on täysin erilaiset lopputavoitteet. Projektikirjanpidon ja talouskirjanpidon erot ovat seuraavat:
-
Menetelmä: Talouskirjanpito sisältää kaksi yleistä menetelmää, jotka ovat kustannuslaskenta ja jaksotus. Projektikirjanpidossa valitulla menetelmällä ei oikeastaan ole väliä, koska se ei vaikuta prosessiin.
-
Ajanjakso: Taloushallinnon vakiokirjanpito seuraa kuukausittaisia tapahtumia, kun taas projektikirjanpito näyttää jokaisen projektin elinkaaren aikana tehdyn tapahtuman elinkaaren pituudesta huolimatta.
-
Kustannukset: Talouskirjanpito erittelee kustannukset suuriin yleisiin luokkiin, kuten myyntireskontraan. Projektikirjanpidossa kulut voidaan eritellä tietyiksi osiksi, jolloin kustannukset delegoidaan tietyille projektitehtäville.
-
Huomioitavat seikat: Kaikki liiketoiminnan kulut lasketaan mukaan yleiseen talouskirjanpitoon. Projektikirjanpidossa otetaan huomioon vain projektin toimitettaviin tuotteisiin liittyvät kustannukset.
Projektikirjanpidossa keskitytään enemmän tiettyyn projektiin liittyviin tapahtumiin, kun taas talouskirjanpito tarjoaa liiketoiminnan taloushallintoa tarkasteltavaksi yhdellä silmäyksellä. Nyt erojen määrittämisen jälkeen on opittava, milloin projektikirjanpitoa tulee käyttää.
Milloin projektikirjanpitoa tarvitaan?
Projektikirjanpitoa voidaan käyttää eri syistä. Projektin budjetointia kannattaa miettiä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
-
Uuden tuotteen tai palvelun luominen
-
Säännölliset yksittäisprojektit
-
Projektit, jotka eivät kuulu määritettyyn laajuuteen
-
Rahan kohdistamisen ja käyttämisen määrittäminen eri projekteja varten
-
Vertailevat projektianalyysit
Kun olet valmis yksinkertaistamaan kirjanpitokokemusta samalla, kun varmistat kaikkien projektin maksujen tilivelvollisuuden, olet valmis lisäämään uusia toimintotyökaluja prosessiin.
Budjetoi ja järjestä kulut Dynamics 365 Project Operationsin avulla
Tiimin muodostamisessa ja nykyisten ja tulevien projektien järjestämisessä tarvitaan ohjelmisto, joka on yhtä joustava ja tehtäviin keskittynyt kuin tiimisi. Kun pysyt ajan tasalla toimitettavista tuotteista ja tehtäväkohtaisista kuluista, voit nopeasti ja helposti laskea tuoton sekä varmistaa, että projektin kaikki kulut on kirjattu ja analysoitu.
Dynamics 365 Project Operationsin avulla tiimi voi käyttää projektikustannuksia ja tehostaa toimintoja. Kaikkien myynti- ja taloustietojen yhdistetyn näkymän avulla saadaan helposti tietoja markkinoiden muutoksista. Tietojen avulla organisaation tavoitteet voidaan myös kohdistaa uudelleen tarvittaessa.