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Deux personnes regardant une tablette, probablement en train d’évaluer la comptabilité des immobilisations

Qu’est-ce que la comptabilité des immobilisations ?

Avec le développement de votre entreprise, vous devrez assurer le suivi de la croissance de vos stocks, de vos ventes, de vos services et de votre processus de production. L’utilisation de feuilles de calcul manuelles pour répondre aux besoins de votre équipe et de votre comptabilité ne suffit pas. Vous devrez peut-être actualiser votre méthode de contrôle des stocks, avec l’achat d’un nouveau logiciel pour lequel votre équipe peut se former et s’adapter. C’est là qu’intervient la comptabilité des immobilisations.

Qu’est-ce qu’une immobilisation ?

Pour bien comprendre votre processus comptable, vous devez d’abord comprendre ce qu’est une immobilisation et en quoi elle diffère des autres éléments de votre entrepôt. Une immobilisation, également appelée actif, est un élément tangible d’une propriété, d’une usine ou d’un équipement, que vous possédez ou gérez en espérant qu’il contribuera en permanence à générer des revenus. Un actif est immobilisé lorsqu’il s’agit d’un élément que votre entreprise ne consommera pas, ne vendra pas ou ne convertira pas en espèces au cours de l’année civile suivante. Les immobilisations sont différentes des actifs courants, qui sont en espèces ou destinés à être convertis en espèces au cours des 12 prochains mois.

Les immobilisations diffèrent également de votre stock. En effet, le stock est destiné à être consommé à court terme. Les stocks peuvent être répartis dans les catégories suivantes :

  • Matières premières

  • Produits finis pour la vente

  • Biens et services en cours

  • Fournitures opérationnelles, de réparation et de maintenance

Comme votre stock inclut tous vos produits finis ainsi que les matériaux dont vous aurez besoin pour les fabriquer, les immobilisations désignent ce que vous utiliserez pour créer, héberger et expédier ces produits finis.

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Types d’immobilisations

Les entreprises investissent dans différents types d’immobilisations. En voici quelques exemples :

  • Bâtiments et installations

  • Matériel informatique et logiciels

  • Meubles et accessoires

  • Machines

  • Véhicules

L’achat d’immobilisations entraîne généralement des coûts supplémentaires. Des filiales ou des sociétés tierces servent à augmenter considérablement vos actifs. Par exemple, les coûts capitalisés pour l’achat ou le développement de logiciels, ainsi que la conversion d’anciennes données, la formation et la maintenance doivent être pris en compte dans vos coûts globaux.

Comprendre la comptabilité des immobilisations

La comptabilité des immobilisations est la tenue précise des registres financiers de votre entreprise concernant vos actifs. Elle détaille le cycle de vie d’un actif en cinq étapes différentes. Après l’achat initial, le cycle de vie de chaque immobilisation comprend au moins trois des cinq étapes ci-dessous :

  1. Acquisition : une nouvelle immobilisation est inscrite dans les livres.

  2. Amortissement : votre actif perd régulièrement de sa valeur, calculée selon une méthode particulière.

  3. Réévaluation : évaluation pour enregistrer sa juste valeur marchande actuelle.

  4. Dépréciation : également connue sous le nom de dévalorisation, il s’agit de la réduction de valeur enregistrée en raison d’événements ou de circonstances.

  5. Élimination : vente, mise au rebut ou autre forme d’aliénation d’un actif à la fin de sa vie utile.

L’audit inclut également la vérification détaillée des documents comptables de votre entreprise après la clôture de l’exercice. Qu’il s’agisse d’un contrôle interne ou externe, c’est là que vous pouvez constater d’éventuelles incohérences ou des différences entre vos notes et l’état réel de vos actifs. Cela favorise également la transparence de vos actifs et de vos livres comptables si vous perdez plus d’argent que prévu.

Méthodes d’amortissement

L’amortissement fait partie intégrante de votre comptabilité. Il montre comment vos immobilisations vont se déprécier avec le temps. Il existe plusieurs méthodes de calcul de l’amortissement. Les quatre méthodes les plus courantes sont les suivantes :

  • Amortissement dégressif à taux double : amortissement accéléré dans lequel la dépense est plus importante les premières années et moins importante par la suite, ce qui vous permet d’utiliser des équipements qui peuvent devenir obsolètes avec l’âge.

  • Linéaire : montant égal d’amortissement appliqué chaque année.

  • Amortissement proportionnel à l’ordre numérique inversé des années : cette méthode vous permet d’amortir davantage les premières années et moins les années ultérieures grâce au calcul du nombre d’années.

  • Unités de production : dépense d’amortissement variant annuellement en fonction de la production, ce qui permet à l’entreprise d’égaler la production réelle de la dépense d’amortissement qu’elle encourt.

Il existe différentes méthodes pour obtenir les meilleurs résultats en fonction du type d’actif et de sa durée de vie. Le choix de la bonne méthode d’amortissement n’est pas le seul élément qui déterminera votre réussite à la fin de l’exercice.

Conseils pour améliorer votre comptabilité des immobilisations

Une bonne compréhension des aspects fondamentaux de la comptabilité des immobilisations vous permettra d’intégrer, dans votre stratégie, différents éléments pour maximiser vos gains.

  1. Établir un seuil de capitalisation. Lorsque vous achetez un article pour la première fois et que vos décisionnaires déterminent avec précision un montant fixe pour la capitalisation, vous vous assurez que vos livres comptables sont uniformément cohérents et vous aident, vous et votre équipe, à déceler immédiatement toute erreur comptable.

  2. Réévaluer la durée de vie des équipements. Une estimation correcte de la durée pendant laquelle vous pourrez utiliser vos immobilisations pour leur usage initialement prévu est très utile à votre entreprise sur le long terme. Étant donné que vos livres comptables et l’amortissement reposent sur des estimations précises de la durée de vie, il est important de les réévaluer si nécessaire, car cela peut changer avec le temps.

  3. Balisez vos actifs. Il est essentiel d’assurer le suivi et de baliser vos actifs tout au long de leur durée de vie. En effet, de nombreux facteurs différents peuvent en affecter la valeur. Le balisage permet de suivre vos articles tout au long des étapes de leur cycle de vie, mais aussi d’empêcher leur vol, d’éviter qu’ils ne s’égarent et de vérifier les statistiques financières.

  4. Automatisez les informations avec un logiciel de comptabilité des immobilisations. En automatisant vos activités manuelles pour faciliter le suivi de vos données avec un logiciel de comptabilité des immobilisations, vous faciliterez vos processus. La protection par mot de passe permet également de réserver l’accès aux personnes qui en ont besoin et qui sont formées à cet effet.

Pour avoir les meilleures chances de maintenir la transparence tout au long des cycles de vie, d’informer les parties prenantes concernées sur les problèmes de maintenance potentiels et de noter l’état de vos actifs à tout moment, votre équipe doit disposer du logiciel adéquat pour la comptabilité des immobilisations.

Intégrer un logiciel de comptabilité des immobilisations dans votre entreprise

À mesure que votre entreprise poursuit sa croissance, la mise en œuvre d’un logiciel intuitif permettant de renforcer la transparence de votre processus comptable est un élément important de vos futures stratégies. Une solution tout-en-un de planification des ressources de l’entreprise (ERP) dans le cloud constitue un tournant dans la réussite de votre entreprise.

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