Deuxième étape : révision des procédures

Demandez à l’équipe de projet de procéder à une révision approfondie des fonctionnalités et des capacités de votre nouveau logiciel ERP. L’objectif de cette révision est double :

• Pour déterminer les formations nécessaires, il est indispensable que l’équipe de projet puisse se familiariser avec chaque aspect de la nouvelle solution ERP et d’identifier les qualifications et les lacunes de compétences avant le déploiement global.
• Vérifier quels processus manuels seront automatisés par le nouveau système et s’assurer que les modifications nécessaires sont apportées avant son déploiement, afin de faciliter l’automatisation.

Astuce : organisez des entretiens avec des collaborateurs clés de chaque service afin de déterminer comment les processus actuels fonctionnent ensemble et comment ces processus peuvent être automatisés le plus efficacement possible.

Troisième étape : préparation des données

Déterminez les données qui devront être converties dans le nouveau système, puis analysez-les pour éliminer les informations inutiles ou obsolètes. Si possible, localisez les documents source pour vérifier la précision et l’exhaustivité des données. Un peu de maintenance à ce stade est particulièrement utile, car l’efficacité d’un Système ERP dépend de la qualité de ses données. Si vos données sont noyées dans des informations erronées, la valeur ajoutée fournie par votre nouvel ERP en sera particulièrement affectée.

Une fois que les données ont été vérifiées et nettoyées, créez des feuilles de calcul pour collecter et segmenter les données utiles dans des tables logiques afin de rationaliser la conversion vers le nouveau système.

Astuce : définissez des attentes réalistes pour le processus avec tous vos collaborateurs, depuis l’équipe de direction jusqu’aux employés de première ligne, et continuez à communiquer sur l’évolution de ce processus. Ceci permet de répondre aux inquiétudes concernant les changements au niveau des outils et des processus, mais aussi de promouvoir l’adoption du nouveau logiciel après son lancement.

Quatrième étape : test et formation

Demandez à l’équipe de projet de s’exercer sur une base de données test, alimentée avec une semaine complète de données de transaction réelles, afin de valider les résultats du système, en tester la précision et s’assurer que les intégrations et les interfaces fonctionnent correctement. Outre le test du nouveau système, cette expérience pratique avec le nouveau logiciel peut être utilisée afin d’aider l’équipe de projet à créer des aide-mémoire et la documentation relative au processus pour des formations à l’échelle de l’entreprise.

La méthodologie de formation idéale varie selon le personnel. Certains facteurs, tels que le temps que vos collaborateurs peuvent consacrer à la formation et ou encore leur localisation, vous aideront à identifier l’option idéale : formations en personne, formations en ligne, ou combinaison des deux.

Quelle que soit la méthode de formation choisie, utilisez ces suggestions afin de rendre le processus plus efficace pour toutes les personnes impliquées :

• Formez les membres du personnel qualifiés en tant que spécialistes des logiciels ERP, de sorte qu’ils puissent aider les utilisateurs en cas de problème et ainsi libérer votre service informatique pour résoudre les problèmes plus importants.
• Donnez un aspect ludique à certaines parties du processus de formation afin de stimuler l’engagement et d’instaurer une concurrence amicale entre collègues.
• Proposez des incitations pour suivre les formations dans les délais impartis. Une combinaison de petits avantages, tels que des tickets-repas ou une heure supplémentaire pour le déjeuner, et des avantages plus importants, tels que des primes en espèces ou des congés supplémentaires, peut être un moyen efficace de motiver les collaborateurs et de rendre le processus amusant.

Astuce : convertissez les aide-mémoire et la documentation relative au processus en procédures opérationnelles standard, accessibles par l’ensemble de l’organisation et régulièrement mises à jour.

Cinquième étape : déploiement et évaluation

Rédigez une check-list de mise en service pour les jours et les semaines suivant l’implémentation afin de vous assurer que les éléments nécessaires sont prêts :

• Test du système après sa mise en service
• Horaire et budget pour les heures supplémentaires du personnel ou l’intervention de personnel temporaire
• Protocoles de communication en cas d’interruption du système
• Vérifications de la vitesse et de la fiabilité du réseau
• Processus de sauvegarde des données

Le jour du déploiement, prévoyez de nombreuses questions et quelques contretemps. Assurez-vous que l’équipe de projet est prête à guider les services concernés tout au long du processus et que votre équipe informatique est prête à apporter des modifications et des ajustements si nécessaire. L’implémentation ERP représente beaucoup de travail, mais les avantages en termes de productivité et de rentabilité en valent la peine.

Après le déploiement, évaluez les résultats de votre solution ERP par rapport aux buts et aux objectifs définis par votre équipe de projet au cours de l’étape de planification. Votre nouveau système accomplit-il ces objectifs ? L’automatisation des processus manuels est-elle efficace ? Dans le cas contraire, des modifications et affinements supplémentaires sont nécessaires.

Conseil : réalisez des audits périodiques pour comparer les résultats de la solution ERP avec les références disponibles, afin de déterminer si la solution apporte une valeur ajoutée.