Guide des systèmes de gestion des commandes

Avantages d’un OMS

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en œuvre d’un système de gestion des commandes peut améliorer vos opérations métier à tous les niveaux. Voici quelques-uns des nombreux avantages de l’ajout d’un OMS à votre entreprise.

• Automatisation. Un système de gestion des commandes repose sur l’automatisation, du fonctionnement de votre vitrine à la livraison de votre produit. Cela vous permet de limiter le travail manuel, ce qui contribue à réduire les coûts de main-d’œuvre. Les fenêtres d’exécution étant de plus en plus courtes, un OMS choisit l’entrepôt ou le lieu d’exécution, dicte l’ordre d’exécution et envoie une demande d’exécution à l’entrepôt pour que le personnel puisse se préparer à recevoir la commande.
  
  Étant donné que vous pouvez raccourcir le délai d’exécution, vous pourrez ré-allouer des ressources dans certaines parties plus complexes de votre entreprise qui contribuent à la croissance et à la satisfaction de la clientèle. Cela renforcera également la sécurité des données, un élément important dans un monde moderne de plus en plus numérisé.
• Moins d’erreurs humaines. En tant que l’une des principales sources de bévues dans les exécutions au niveau des entrepôts, les erreurs humaines peuvent causer des problèmes importants. Peu importe la taille de l’erreur. En mettant en place un système de gestion des commandes précis, les tâches sont gérées automatiquement. Un OMS peut effectuer une optimisation du contrôle des stocks et des entrepôts sur plusieurs canaux, en envoyant des alertes sur tous les aspects, des niveaux de stocks aux éventuels besoins de liquidation. Cela permet d’éviter les retards d’expédition, les frais de places de marché et les clients insatisfaits.
• Rapports en temps réel. Le traitement des commandes prend du temps. Pendant la mise à jour de votre système, de nouvelles informations vous parviennent constamment. Et lorsque vous ajoutez ces éléments à la main, vous ne disposez pas toujours des informations les plus récentes. Un OMS peut fournir des données en temps réel sur les commandes, les stocks et les informations clients. Ce type de données convient parfaitement pour les analyses de votre site web, garantissant que vos stratégies marketing réussissent à vous procurer des clients à long terme.
• Prévisions pour empêcher les ruptures de stocks. Si votre entreprise n’a pas accès à un logiciel de prévision et à ses niveaux de stocks, vous ne serez pas en mesure de savoir quand approvisionner votre entrepôt. Cela entraîne deux problèmes majeurs : le surstockage et les ruptures de stocks, ce qui signifie que vous avez soit de grandes quantités d’invendus dans l’entrepôt, soit un stock insuffisant pour répondre à la demande. L’ajout d’un OMS permet de résoudre ces deux problèmes.
  
  Vous pouvez mieux prévoir les périodes de fortes ventes, les produits les plus populaires et les tendances d’achats. Vous serez en mesure de déterminer avec précision l’espace d’entreposage dont vous aurez besoin pour vos produits, afin de toujours disposer de la bonne quantité de stocks.
• Source fiable unique. Votre tableau de bord OMS contiendra toutes les informations dont vous avez besoin pour le suivi de votre activité et de vos ventes. En combinant les informations relatives à la comptabilité, aux stocks et aux clients, vous serez en mesure d’élaborer de nouvelles stratégies de manière efficace.
• Facilité de mise à l’échelle et opportunités sur différents canaux. À mesure que votre entreprise se développe, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des commandes capable d’évoluer avec elle. En opérant sur différents canaux, vous devrez assurer le suivi de commandes dont l’exécution peut devenir compliquée : le trafic des clients passera par de multiples canaux. Vous devrez suivre les commandes sur toute une série de places de marché et de sites web. Un OMS peut centraliser ces commandes, assurer le suivi de leurs données, mettre à jour les stocks et organiser le routage des commandes.

Processus détaillé de l’OMS

La plupart des systèmes de gestion des commandes suivent un processus en six étapes, lequel permet de traiter et d’exécuter les commandes des clients avec précision et rapidité. Ce processus vise à garantir que vous répondez à tous les besoins de vos clients, tout en leur offrant une expérience utilisateur omniprésente mais personnelle. Les six étapes sont les suivantes :

1. Détection
   La première étape de votre processus de gestion des commandes provient du client. Que ce soit dans votre boutique en ligne, sur le site d’un tiers ou par téléphone, le client place votre produit dans un panier en ligne et ajuste immédiatement vos stocks actuels. Le système peut également vous alerter si l’article se trouve simplement dans le panier ou si le client l’a abandonné.
2. Passation de commande
   Une fois que votre client a décidé d’acheter le produit, l’OMS communique avec votre équipe comptable ou financière pour vérifier les informations relatives au paiement par carte de crédit et traiter la commande. Lorsque la commande est approuvée, elle est acheminée vers l’équipe chargée de son exécution.
   
   Les vendeurs en gros ou les vendeurs interentreprises peuvent opter pour un modèle de facturation, en choisissant de recevoir d’abord un devis pour les achats en gros. Ils reçoivent ensuite une facture qu’ils doivent régler dans un délai précis.
3. Exécution de la commande
   Une fois la commande arrivée à l’entrepôt, votre OMS choisira l’option la plus proche ou la plus accessible à proximité de la destination de la commande, puis calculera les frais d’expédition et les transporteurs les plus rapides. Un OMS peut également vous aider à imprimer les étiquettes d’expédition, les bons de livraison et les reçus.
4. Gestion d’entrepôt
   À cette étape, disposer d’un SKU et d’un code-barres pour chaque article est crucial. Si un produit possède les deux, cela augmente la précision de l’exécution et permet à votre entrepôt de scanner plus facilement votre produit et de l’ajouter à la commande. Il existe quatre méthodes pour prélever des articles dans votre entrepôt :
   
   Commande unique. Les articles d’une seule commande sont prélevés et livrés à la station de conditionnement.
   
   Prélèvement par lots. Un préparateur se voit attribuer un certain nombre de commandes à prélever en une seule tournée et à ramener à la station de conditionnement.
   
   Prélèvement par zone. Chaque préparateur se voit attribuer une zone d’entrepôt précise, et les articles de ces zones sont ajoutés à une commande au fur et à mesure qu’ils passent par celles-ci.
   
   Prélèvement par vague. Les articles de toutes les zones sont prélevés simultanément et amenés à un seul endroit pour consolidation.
   
   Si un article est en rupture de stock, votre OMS peut communiquer avec vos vendeurs et fournisseurs pour qu’ils envoient à l’avance un stock réapprovisionné à l’entrepôt. La création d’un point de commande permet de maintenir votre stock à un niveau constant. Il passera automatiquement une nouvelle commande d’achat lorsqu’il atteindra le seuil bas, tout en alertant les responsables de l’entrepôt d’un éventuel retard dans l’exécution de la commande.
   
   La commande est également envoyée à votre service comptable ou votre logiciel comptable est averti du nouvel achat. Une solution solide de gestion financière facilite les audits mensuels et de fin d’année, les impôts, etc.
   
   
5. Expédition
   Une fois que la commande a été sélectionnée parmi les produits de votre entrepôt, votre équipe de conditionnement va récupérer les articles dans votre entrepôt et les scanner à des fins d’inventaire. Ensuite, elle prélèvera, emballera et expédiera votre produit à partir des informations fournies par votre OMS. Voici trois éléments à prendre en compte lors du conditionnement :
   
   Précision de la commande. Assurez-vous que chaque article est dans le bon ordre.
   
   Taille de boîte. Prévoyez d’intégrer les dimensions dans vos prix. Le fait d’avoir trois à cinq tailles de boîtes standard permet de réduire les coûts sans trop compliquer votre processus.
   
   Conditionnement adéquat. Certains matériaux d’emballage peuvent offrir une meilleure protection pour votre produit mais peuvent coûter plus cher. Choisissez le type de conditionnement adéquat, qui sera à la fois rentable et assurera un voyage en toute sécurité.
   
   Suivi. Votre OMS peut également envoyer au client une notification indiquant que son produit a été expédié et les heures d’arrivée estimées. Vous et le client pouvez suivre le produit depuis son expédition initiale dans votre entrepôt jusqu’à sa destination.
6. Suivi après-vente
   
   Une fois que le produit a quitté votre entrepôt et au moment désigné après l’arrivée de l’expédition, l’OMS devrait envoyer automatiquement un e-mail au client pour lui demander d’évaluer le produit et de s’assurer que tout ce qui était prévu dans sa commande a été reçu. Ce suivi doit également comporter des instructions détaillées sur la manière de contacter le service clientèle.
   
   Si vous avez un client insatisfait, une politique et des instructions de retour et de remboursement efficaces devraient être faciles à trouver et à suivre. Un OMS peut traiter rapidement une demande de remboursement et communiquer avec l’équipe de comptabilité pour traiter le remboursement. Votre OMS peut également se connecter à votre prestataire de gestion des retours pour s’assurer que toutes vos données sont exactes et actualisées.

Dans certains cas, votre OMS peut signaler certaines commandes spéciales, qu’il s’agisse de remplacements de retours, de cadeaux de remerciement ou de commandes VIP. Lorsque ces commandes sont traitées par le système, votre OMS peut les marquer d’un code unique, ce qui permet à votre équipe de fidélisation de la clientèle d’en assurer personnellement le suivi.

Défis liés aux systèmes de gestion des commandes

Si votre entreprise n’est pas assez grande ou n’a pas assez de commandes pour supporter la mise en œuvre d’un OMS, l’ajout de ce type de plateforme risque de prendre trop de temps ou de s’avérer trop coûteux. Avant d’ajouter ce système à votre processus, il peut être bénéfique, pour votre équipe et votre entreprise, d’en savoir plus sur les obstacles potentiels. Voici quelques défis qui pourraient survenir dans le cadre du processus de gestion des commandes :

• Complications dans la mise en œuvre. L’ajout d’un nouveau système à votre processus, en plus des solutions existantes que vous avez déjà mises en œuvre, peut sembler compliqué et impressionnant.
• Prix De plusieurs centaines à plusieurs milliers de dollars, les systèmes de gestion des commandes à votre disposition sont extrêmement nombreux, et un prix élevé n’est pas toujours synonyme d’une excellente qualité. Si votre entreprise ne peut pas se permettre un système ERP complet, concentrez-vous sur l’ajout d’un système opérationnel plus robuste.
• Faire le bon choix. Il existe tellement de systèmes de gestion des commandes qu’il peut être difficile de décider lequel répondra à tous vos besoins. En examinant votre check-list et en hiérarchisant les éléments indispensables et les éléments souhaitables, vous serez en mesure d’identifier l’OMS le mieux adapté à votre entreprise.

Le choix d’un OMS adapté à votre entreprise nécessite du temps et l’adhésion d’un grand nombre de vos collaborateurs. Pour être sûr de choisir un OMS qui convient à tous, vous devrez poser certaines questions afin de déterminer ce qui convient le mieux à votre équipe.