De nombreuses entreprises finissent par dépasser le budget alloué aux projets en raison d’une mauvaise communication entre les équipes clés et la direction, ce qui entraîne des retards et des tâches mal bouclées. Pour vous assurer que votre projet reste non seulement sur la bonne voie mais aussi dans les limites du budget pendant son cycle de vie, vous devez garder la trace de tout ce qui a été acheté et payé pendant sa durée. Grâce à la comptabilité de projet, votre équipe comptabilisera précisément ses heures, détaillera les efforts de gestion du projet et s’assurera que vous atteignez tous vos objectifs commerciaux à court et à long terme.
Comprendre la comptabilité de projet
Qu’est-ce que la comptabilité de projet ?
La comptabilité de projet est une pratique de gestion financière qui permet d’assurer le suivi des bénéfices et des coûts associés à un projet. Également connu sous le nom de contrôle de gestion de projet, ce type de comptabilité permet aux entreprises d’évaluer les impacts financiers futurs d’un projet, ainsi que la manière de planifier les projets en fonction des paramètres de leurs obligations.
La rentabilité d’une entreprise dépend de la précision de sa comptabilité de projets. Au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, la comptabilité de projet peut devenir un outil précieux pour une gestion de projet efficace, en offrant une vue détaillée de l’avancement de votre projet.
Avantages du contrôle de gestion des projets
Quel que soit votre budget, l’ajout de la comptabilité de projet à votre processus a un impact considérable sur vos finances, tant en interne qu’en externe. La mise en œuvre de la comptabilité de projet dans votre flux de travail profite à votre entreprise et rationalise vos efforts en matière de gestion de projet.
Les avantages incluent, entre autres :
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Mises à jour en temps réel concernant le processus et la rentabilité de votre projet
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Amélioration globale de la gestion financière de l’entreprise
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Visibilité sur le budget du projet
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Gestion optimisée des ressources
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Informations exploitables utiles pour les projets ultérieurs
Ce type de comptabilité vous aide, ainsi que votre équipe, à gérer les risques et à allouer des ressources de façon efficace pour une gestion globale précise du projet.
Processus de comptabilité de projet
Lorsque vous démarrez un projet, il est préférable d’ajouter la comptabilité au processus dès que possible afin de vous assurer que vous atteindrez tous les objectifs du projet en temps voulu et sans dépasser le budget. La comptabilité de projet peut être divisée en deux types de projets différents : internes et externes. Les projets internes se concentrent sur les dépenses effectuées pour vous et vos équipes internes. En revanche, les projets externes couvrent les finances autour de circonstances telles que des événements ou des services réalisés pour le client.
Une fois que vous avez décidé dans quelle catégorie classer votre projet, les comptables de votre service organiseront et décomposeront le processus en six domaines :
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Initiation. Désignez le responsable de chaque tâche, ainsi que le moment et le mode d’allocation de ces ressources et de cet argent pour chacune d’elles.
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Budget. Confirmez que votre budget est ventilé en catégories ou en groupes. C’est ici qu’un outil comme les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA) permet d’automatiser les tâches administratives ardues et de définir votre budget de base initial.
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Administration. Traitez et enregistrez les transactions en contrôlant les engagements financiers, la facturation, et en générant des rapports de rentabilité des projets.
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Exécution. À ce stade du processus, vos chefs de projets affectent les coûts, les recettes possibles et les mesures de la réussite financière de votre projet. Vous aurez besoin de ces indicateurs de performances clés (KPI) pour noter les progrès accomplis et les adapter en conséquence.
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Maintenance. Examinez et gérez les données que vous avez recueillies tout au long du processus pour garantir la réalisation du projet et des tâches, tout en remédiant à d’éventuelles incohérences financières.
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Analytique. Évaluez régulièrement les données comptables que vous avez reçues afin de prendre des décisions précises pour votre entreprise et changer de cap si nécessaire.
Lors de la révision de votre processus, vous pouvez très bien choisir une méthodologie particulière et constater qu’elle ne correspond pas à la portée de votre projet. Vous pouvez également constater un chevauchement dans la façon dont vous traitez vos méthodologies financières, soit par la comptabilité de projet, soit par la comptabilité financière.
Comptabilité de projet et comptabilité financière
Ces deux types de comptabilité peuvent sembler interchangeables. Mais en fait, ils ont deux objectifs finaux complètement différents. Les différences entre la comptabilité de projet et la comptabilité financière sont les suivantes :
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Méthodologie : la comptabilité financière propose deux méthodes générales, le contrôle de gestion et la comptabilité d’exercice. En comptabilité de projet, la méthode choisie n’a pas vraiment d’importance car elle n’affecte pas le processus.
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Période : la comptabilité financière standard suit les transactions mensuelles alors que la comptabilité de projet tient compte de chaque transaction effectuée du début à la fin du cycle de vie d’un projet, quelle que soit sa durée.
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Coût : la comptabilité financière répartit les coûts en grandes catégories globales, comme la comptabilité client. Dans la comptabilité de projet, vous pouvez ventiler les dépenses en parties spécifiques, en affectant un coût à certaines tâches du projet.
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Considérations : toutes les dépenses professionnelles sont comptabilisées dans le cadre de la comptabilité financière générale. En revanche, dans la comptabilité de projet, seuls les coûts associés aux produits livrables de votre projet sont pris en compte.
La comptabilité de projet est davantage axée sur les transactions liées à un projet donné, tandis que la comptabilité financière offre une vue d’ensemble des finances de l’entreprise. Maintenant que vous avez déterminé les différences, vous devez savoir quand vous devez utiliser la comptabilité de projet.
Quand avez-vous besoin d’une comptabilité de projet ?
La comptabilité de projet peut être utilisée pour diverses raisons. Voici plusieurs cas où vous devriez penser à budgétiser votre projet :
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Création d’un nouveau produit ou service
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Projets ponctuels réguliers
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Projets qui ne relèvent pas de votre champ d’application
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Déterminer comment l’argent est alloué et dépensé entre les projets
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Analyses comparatives de projets
Si vous êtes prêt à simplifier votre expérience comptable tout en garantissant l’imputabilité de tous les paiements du projet, vous êtes prêt à ajouter un nouvel outil opérationnel à votre processus.
Budgétisez et organisez vos dépenses avec Dynamics 365 Project Operations
Au fur et à mesure que vous constituez votre équipe et organisez vos projets actuels et futurs, vous aurez besoin d’un logiciel capable d’être aussi flexible et concentré que votre équipe. En gardant à l’esprit vos produits livrables et vos dépenses par tâche, vous serez en mesure de calculer rapidement et facilement vos revenus. Vous pourrez également garantir que chaque centime de votre projet a été comptabilisé et analysé.
Avec Dynamics 365 Project Operations, votre équipe est en mesure d’utiliser les coûts du projet et de rationaliser les opérations. Grâce à une vue consolidée de toutes vos données commerciales et financières, vous pouvez vous adapter rapidement aux changements du marché et, le cas échéant, recentrer vos objectifs organisationnels.