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Personne qui regarde un écran d’ordinateur, vraisemblablement en train d’allouer des ressources

Comment allouer des ressources

À mesure que votre entreprise se développe, vous devrez trouver le moyen de mener à bien vos projets de façon efficace et rentable, en respectant les délais et le budget ou, avec un peu de chance, en n’utilisant pas la totalité de votre budget. Qu’il s’agisse de projets ou d’opérations quotidiennes, il est essentiel d’allouer les ressources adéquates afin de garantir le succès à long terme de votre organisation comme de votre équipe.

Comprendre l’allocation des ressources

L’allocation des ressources est définie comme le processus d’affectation et de planification des ressources dans le but de garantir une réalisation efficace des objectifs de votre équipe. Elle consiste à choisir les meilleures ressources disponibles pour vos projets. Ici, vous êtes en mesure de gérer et de maximiser les ressources pendant toute la durée de la tâche, afin d’éviter une utilisation insuffisante, ou au contraire excessive, de vos employés.

Également connue sous le nom de gestion des ressources. Les ressources représentent un investissement important et doivent être utilisées de façon appropriée afin de garantir la rentabilité et la durabilité. Grâce à l’allocation des ressources, vous vous assurez que vous et vos équipes disposez de tout ce dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.

Six étapes pour l’allocation des ressources

Une allocation réussie des ressources s’effectue en six étapes.

1. Créez une chronologie de votre projet

En utilisant les compétences en gestion de projet, vous divisez votre projet en phases et élaborez des tâches individuelles au sein de ces phases. Ensuite, vous gérez ces phases, plutôt que le projet dans son ensemble. Vous estimez également la durée de chaque phase en identifiant les principales tâches que vous devez accomplir au cours de chaque phase, ainsi que les échéances correspondantes. Une fois que vous avez rassemblé tous ces éléments, vous mappez les tâches, les phases et les échéances pour établir la chronologie du projet.

2. Déterminez les ressources et le budget nécessaires

L’allocation des ressources fait partie intégrante de ce processus. En effet, chaque tâche se voit attribuer les ressources nécessaires et ces ressources sont gérées au sein de la tâche. Une fois que vous avez établi votre chronologie, vous devez identifier les ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche.

Chaque projet dispose de ses propres ressources nécessaires, lesquelles varient d’un projet à l’autre. Les types de ressources sont les suivants :

  • Personnes : tous les collaborateurs qui contribuent aux tâches du projet.

  • Équipement : tous les types d’outils ou de logiciels dont vous aurez besoin pour produire des ressources, de l’idéation à la livraison du projet. Tenez également compte du fait que les équipements spécialisés nécessitent un investissement important en temps et en argent.

  • Matériel : consommables dont vous aurez besoin, qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou d’essence pour vos véhicules.

  • Installations : bâtiments et espaces de travail où votre équipe travaillera.

  • Budget : l’argent dont vous aurez besoin pour acheter les ressources ci-dessus.

Au fur et à mesure que vous gérez votre projet et son budget correspondant, vous assurez le suivi de vos dépenses dans votre comptabilité du projet pour rester à jour et vous assurer que vous ne dépensez pas plus d’argent que la somme prévue par tâche.

3. Désignez les ressources disponibles

Vous devez maintenant trouver et demander les ressources nécessaires pour respecter vos délais. Il s’agit notamment de rassembler des équipements et des fournitures, mais aussi de trouver des collaborateurs disponibles. Bien que ces ressources soient autorisées à travailler sur plusieurs projets à la fois, vous devez connaître leurs capacités.

4. Affectez et allouez les ressources

Après avoir trouvé vos ressources, vous devez les ajouter au projet. Assurez-vous de prévoir tous les défis susceptibles de retarder l’achèvement du projet, qu’il s’agisse de problèmes logiciels, de changements de parties prenantes ou de changements de priorités organisationnelles. Voici quelques défis courants auxquels votre équipe pourrait être confrontée en essayant de livrer un projet dans les délais :

  • Disponibilité des ressources

  • Changements dans la portée du projet

  • Différences d’emplacements et de fuseaux horaires

  • Retards dans les processus et les tâches

Si certains de ces défis ont un impact plus important que d’autres, ils peuvent tous ralentir la réalisation d’un projet. Mais heureusement, pour beaucoup d’entre eux, vous aurez le luxe d’identifier et de prévoir des plans d’urgence et des techniques correspondantes à appliquer à l’avance si l’un d’entre eux se produit pendant votre projet.

5. Assurez le suivi du calendrier du projet

Cela peut sembler simple mais tout changement peut affecter l’ensemble du calendrier de votre projet en aval. Assurez-vous donc de répartir votre temps en conséquence. Faites attention aux points suivants :

  • Collaborateurs surchargés et surutilisés.

  • Congés ou arrêts maladie non prévus.

  • Tâches retardées entraînant des délais importants au niveau des tâches dépendantes.

  • Modifications au niveau des buts et objectifs de l’entreprise.

Certains outils, tels que les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA), permettent d’automatiser les tâches administratives chronophages comme le suivi du temps, la gestion de projet, la facturation, etc.

6. Choisissez une technique pour surmonter les obstacles

Il est rare que vous puissiez accomplir toutes les tâches comme prévu et terminer un projet aux dates exactes. En fonction de la date de livraison de votre projet, vous pouvez avoir une certaine flexibilité quant aux délais de certaines tâches. Il existe deux techniques que vous pouvez utiliser si vous prenez du retard : le lissage et le nivellement des ressources.

Le nivellement des ressources fonctionne bien lorsque vos ressources sont limitées ou partagées mais que vous avez la possibilité de prolonger votre délai. Le lissage des ressources est idéal pour optimiser les ressources dont vous disposez lorsque le délai n’est pas extensible.

Le choix de la technique la plus efficace dépendra de la malléabilité de votre calendrier. Quelle que soit la technique que vous choisissez, vous devez vous assurer que votre outil de gestion est aussi flexible que vous l’êtes.

Optimisez vos ressources avec Dynamics 365 Project Operations

Lors de l’élaboration de la chronologie de votre projet et de l’affectation des collaborateurs à des tâches particulières, vous devez avoir la certitude que votre équipe est centrée sur le projet, qu’elle respecte les délais et qu’elle est orientée réussite, sans jamais avoir l’impression qu’elle pourrait dépasser le budget.

Dynamics 365 Project Operations offre les outils nécessaires pour rationaliser les projets, utiliser efficacement les tâches et mener une collaboration rentable au sein d’une seule et même solution. Gérez les tâches administratives fastidieuses de votre équipe afin qu’elle puisse se concentrer sur les tâches créatives.