Suivez ces 5 étapes vers un meilleur système ERP
Si les finances et les opérations de base de votre entreprise ne suffisent plus, il est peut-être temps d’envisager de mettre en place un système moderne de planification des ressources d’entreprise (ERP).
De nouvelles fonctionnalités et applications ERP étant développées en permanence, il est important d’étudier vos options. De plus, dans ce paysage concurrentiel, il y a de fortes chances que vos pairs mettent déjà à jour leurs systèmes ERP, et vous voulez rester dans la course.
Qu'est-ce qu'un système ERP ?
Un ERP est un logiciel de gestion d'entreprise qui permet à une organisation d'utiliser un système d'applications intégrées pour gérer et intégrer les finances, la chaîne d'approvisionnement, les opérations, la génération de rapports, la fabrication et les activités de ressources humaines d'une société.
Maintenant que vous savez ce qu'est un système ERP, découvrez les cinq étapes à exécuter pour implémenter une meilleure solution pour votre entreprise.
Étape 1 : Identifiez les limitations de votre système actuel
Les trois signes suivants peuvent indiquer qu'il est peut-être temps de remplacer votre ancien système et d'implémenter un nouveau logiciel :
Limite de croissance
Votre système vous a-t-il accompagné tout au long de votre croissance et augmentation de personnel, de clients et de processus d’entreprise, à mesure que vous pénétriez de nouvelles lignes d’activités ou de nouveaux marchés ? Une solution ERP doit permettre à votre société de se développer en exploitant et en entretenant les processus métier quotidiens de votre société.
Manque d'informations détaillées
Même si le Logiciel ERP offre une visibilité en temps réel sur une entreprise dans son ensemble ainsi que des informations détaillées sur le secteur, de nombreuses sociétés optent encore pour un ancien logiciel qui fonctionne indépendamment des autres systèmes. Cela peut forcer les différents départements à travailler séparément. Un logiciel qui relie tous vos systèmes différents tout en proposant des analyses de données et des informations détaillées sur le marché est un système bénéficiant à tous offrant productivité, croissance et avantage concurrentiel.
Ancien système coûteux
La majorité des sociétés se sont vues payer bien plus que prévu pour les frais de déploiement et la maintenance de leur solution ERP actuelle. Même si elles sont conscientes des coûts importants, la plupart ne connaissent pas les avantages et inconvénients qui accompagnent chaque option de déploiement, qu'elle soit locale, dans le cloud ou hébergée sous la forme de solution ERP. Peut-être est-il temps de déterminer avec plus de précision si vous devez tout migrer dans le cloud, tout conserver sur site ou investir pour obtenir une combinaison des deux.
CONSEIL :
Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles doivent effectuer un remaniement complet de l’ERP et se débarrasser du système qu’elles utilisent actuellement, mais ce n’est pas vrai. Un système ERP peut être la somme de nombreuses applications et modules. Par conséquent, si vous ne disposez actuellement pas d’un système qui vous permet de conserver tous les processus qui fonctionnent et d’en ajouter de nouveaux, dirigez-vous vers un logiciel qui en est capable.
Étape 2 : rappelez-vous ce qu’un système ERP doit offrir
Commençons par les principes fondamentaux de l'ERP. Voici certains composants de base dont chaque ancien système ERP doit disposer :
Gestion financière
Non seulement votre système vous permet de respecter la conformité réglementaire, mais il doit également fournir des données et des analyses précises pour vous aider à contrôler votre budget, notamment la gestion de plusieurs devises, la gestion des flux de trésorerie et les transactions bancaires.
Fabrication
Cette fonction doit donner aux fabricants la possibilité d’accéder à des données en temps réel pour optimiser la planification de la production, ainsi que la gestion des projets et des coûts. La fabrication ERP doit aussi offrir la possibilité de gérer les ressources et de répondre aux besoins du client.
Chaîne d'approvisionnement
Les jours de la saisie manuelle et des inventaires physiques étant comptés, cette fonction doit améliorer la gestion du stock et des entrepôts, et permettre aux entreprises d'obtenir des informations plus détaillées sur leurs produits et la logistique intégrée.
Étape 3 : découvrez ce qu’un système ERP moderne peut offrir
Les systèmes ERP modernes disposent de l’Intelligence intégrée pour aider les utilisateurs à atteindre des résultats optimaux. Ils évoluent également avec l’entreprise au fur et à mesure que vous vous étendez à d’autres marchés, et aident à préserver la sécurité des données des clients et de la société. De plus, une plateforme ERP moderne répond beaucoup mieux à vos besoins professionnels et offre une personnalisation meilleur marché. Cela signifie qu’elle peut fonctionner avec votre ancien système, mais optimise également vos processus quotidiens au fur et à mesure que vous vous développez. Certains outils de planification des ressources qu’elle propose peuvent vous aider à :
- Augmenter la productivité ;
- contrôler la gestion financière ;
- fournir un meilleur service clientèle ;
- gérer les ressources humaines ;
- rationaliser les besoins de gestion de projets ;
- améliorer la gestion des opérations et de la chaîne d'approvisionnement ;
- prendre de meilleures décisions grâce à la business intelligence et à l'IA.
L’ERP global a également ses avantages. Il simplifie toutes ces fonctions opérationnelles et financières de base et vous aide à soutenir les processus métier standard qui contribuent à votre développement sur de nouveaux marchés et fonctionnent dans le monde entier. À l’échelle mondiale, un système ERP offre des outils permettant de :
- collaborer dans l'ensemble de votre organisation virtuelle ;
- prendre en charge de nouveaux sites pour vous permettre de vous développer plus facilement sur des nouveaux marchés ;
- standardiser une solution ERP unique et vous aider à simplifier votre environnement IT.
Étape quatre : créez un plan
Il peut être compliqué de chercher à implémenter un tout nouveau système ou de savoir ce que vous devez ajouter ou retirer à ce que vous avez déjà. Toutefois, mieux vous aurez planifié tout cela, plus aisée sera l’amélioration ou le remplacement de votre ancien système. Commencez par ces trois étapes :
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Dressez une liste de souhaits
Notez les fonctions ERP que vous utilisez déjà, même s’il ne s’agit que d’un système de suivi du stock et des finances. Ensuite, dressez la liste des fonctionnalités que vous souhaiteriez avoir ou dont vous pourriez avoir besoin. Maintenant que vous avez différentes possibilités et idées de ce qui est disponible, vous pouvez également envisager des fonctionnalités spéciales, telles que l’ajout d’applications prédéfinies ou la création d’applications personnalisées.
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Définissez votre budget
Maintenant que vous avez dressé votre liste de souhaits, l’étape suivante consiste à définir un budget. Comme pour l’achat d’une voiture, il est nécessaire de savoir si votre budget vous permet d’acheter en occasion ou du neuf. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les systèmes et fonctionnalités que vous recherchez. Commencez par calculer le coût de la prise en charge et des mises à jour d’un système, puis calculez les frais susceptibles de s’accumuler au fil du temps.
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N’hésitez pas à poser des questions
Ne vous contentez pas de solutions toutes faites. Assurez-vous que les solutions que vous recherchez répondent à vos besoins professionnels spécifiques. Si vous souhaitez passer du local au cloud, mais que vous avez des doutes sur la sécurité, recherchez un partenaire technologique avec lequel discuter de vos préoccupations.
Étape cinq : choisissez votre partenaire technologique
L’élément le plus important lors de l’implémentation d’un nouveau système est le partenaire technologique que vous choisissez. La solution ERP que vous choisissez peut vous apporter beaucoup si elle est adaptée, en espérant que ce partenaire restera toujours à vos côtés. Voici des qualités que vous devez rechercher auprès de votre futur partenaire d’implémentation :
- Ont-ils procédé à des implémentations pour des entreprises comme la vôtre auparavant ?
- Vont-ils se rendre disponibles avant, pendant et après l'implémentation ?
- Disposent-ils de la bonne combinaison d'expérience technique et de connaissances des produits pour vous aider ?
Découvrez ce que peut vous apporter un système logiciel ERP moderne
Nous avons défini un système ERP, les bases dont vous avez besoin et les fonctionnalités supplémentaires que vous pourriez vouloir implémenter. Découvrez maintenant comment Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations peut vous aider à rationaliser vos finances et opérations quotidiennes en utilisant des solutions d’entreprise modernes et intelligentes.