Découvrir les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA)
Au fur et à mesure que vous et votre équipe développerez votre entreprise, vous apprécierez de disposer d’une solution unique et globale qui vous aidera à automatiser certains programmes et certaines tâches, tout en offrant la possibilité, le cas échéant, de faire évoluer vos objectifs commerciaux et financiers à court et à long terme. En regroupant plusieurs systèmes en une seule plateforme, un outil logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) peut vous aider à organiser votre équipe et votre entreprise pour l’avenir.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation des services professionnels ?
Le logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) est une solution complète conçue pour aider de nombreuses équipes de votre organisation. Il sert de hub principal pour vos activités commerciales. Traditionnellement, les composants du logiciel PSA faisaient partie des solutions ERP pour les grandes entreprises. Toutefois, à mesure que les petites entreprises ont commencé à ajouter différents types d’outils pour accomplir diverses tâches, le logiciel PSA est devenu un choix évident en raison de sa scalabilité, de la réduction des feuilles de calcul manuelles, ainsi que des rapports et de la visibilité en temps réel.
Comme votre logiciel de services professionnels doit couvrir un éventail complet de tâches, un outil PSA doit offrir différentes fonctionnalités :
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Veillez à ce que l’approvisionnement en ressources et les demandes futures puissent être assurés.
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Gardez une trace de tous les revenus, dépenses et analyses de rentabilité grâce à votre comptabilité du projet.
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Gérez, suivez et exécutez les tâches quotidiennes pour une livraison de projet réussie et dans les délais.
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Déterminez où et comment allouer des ressources afin d’affecter la personne adéquate à la bonne tâche au bon moment.
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Identifiez les risques et les marges escomptées en assurant le service de certaines parties du cycle de vente.
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Enregistrez et automatisez la facturation afin de suivre l’effort réel et de prévoir l’effort restant des ressources.
L’ajout de ce logiciel à votre système et à vos outils existants aide les équipes à gérer les engagements des clients tout au long du cycle de vie du projet. De la recherche de collaborateurs pour gérer certaines tâches particulières à la gestion des finances, le logiciel PSA centralise vos opérations clients les plus importantes afin que vous soyez mieux équipé pour vous adapter et changer de cap, le cas échéant.
Avantages d’un logiciel PSA
Lorsque votre équipe s’agrandit, l’ajout d’un logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) devient essentielle. La mise en œuvre d’un logiciel de services professionnels facile à utiliser convient parfaitement à toutes les entreprises axées sur les services. En effet, l’objectif principal est d’obtenir des taux d’utilisation élevés et de réduire les heures non facturables, ce qui signifie fournir un travail de qualité tout en dépensant moins.
Un logiciel efficace d’automatisation des services professionnels peut aider votre équipe dans de nombreux aspects :
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Gérez facilement vos projets et bénéficiez d’une affectation plus rapide du personnel et de taux de succès plus élevés.
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Fournissez une visibilité en temps réel sur les performances et les bénéfices de l’équipe.
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Optimisez vos ressources pour gérer le temps, l’argent et les efforts.
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Améliorez les marges de vos projets ainsi que vos résultats commerciaux à court et à long terme.
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Réduisez les coûts de maintenance de votre matériel.
Le logiciel PSA étant une solution rentable à ajouter à votre organisation, vous économiserez de l’argent car vous n’aurez pas besoin de mettre en œuvre ni d’intégrer une infrastructure supplémentaire. Ce logiciel clé en main est également conçu pour être facilement configurable afin de s’adapter rapidement à vos systèmes existants.
Comment choisir une solution viable
Avant de choisir votre nouvel outil PSA, vous devez d’abord comprendre ce que vous voulez obtenir. Les étapes suivantes vous aideront à choisir le bon outil pour votre équipe.
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Classez vos objectifs par priorité. Établissez une liste d’objectifs prioritaires et une stratégie de mise en œuvre progressive afin de ne pas être submergé par le nombre de tâches à accomplir.
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Élaborez votre processus décisionnel. Formulez votre décision en fonction de la façon dont un nouveau logiciel PSA peut aider votre entreprise. Interrogez-vous : allez-vous créer votre propre solution PSA ou mettre en œuvre un produit commercial ? Allez-vous choisir entre une application hébergée ou un déploiement sous licence sur site ? Utilisez-vous des produits haut de gamme ou une solution basée sur une suite ou une plateforme ?
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Étudiez le marché. Après avoir décidé ce qui est le plus important pour vous et votre équipe, étudiez le marché pour affiner vos choix afin de trouver la meilleure solution.
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Testez, testez, testez. Le logiciel PSA étant facile à intégrer et ne nécessitant que peu ou pas de formation, vous pouvez tester plusieurs outils afin de déterminer celui qui convient le mieux à votre équipe.
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Choisissez le meilleur logiciel pour réussir. Enfin, vous devez vous assurer que le système que vous choisissez améliore vos résultats, notamment en ce qui concerne l’aide financière qu’il peut apporter à votre organisation sans trop d’efforts.
Quatre clés pour une mise en œuvre réussie du logiciel PSA
Votre nouveau logiciel PSA doit intégrer toute une série de fonctionnalités et servir de pivot à plusieurs équipes organisationnelles. Assurez-vous que vous offrez aux équipes une visibilité complète sur les tâches et les actions, afin de faciliter la mise à l’échelle et de fournir un rendement maximal à chaque étape du cycle de vie du projet.
Les quatre clés pour réussir le déploiement d’un logiciel PSA sont les suivantes :
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Profil de votre organisation. Le logiciel PSA automatise les processus manuels que les programmes actuels ne sont pas en mesure de gérer en raison de la complexité de gestion des personnes et des outils sur plusieurs projets, tout en vous donnant la possibilité d’effectuer une mise à l’échelle, le cas échéant. Déterminez les secteurs verticaux utilisés par votre organisation et la manière dont ils peuvent être intégrés à vos systèmes.
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Processus de mise en œuvre. Après avoir identifié vos besoins organisationnels, vous serez en mesure de définir la configuration du logiciel PSA dont vous aurez besoin. Les périodes de mise en œuvre types durent environ six à dix semaines.
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Adoption. Le passage à une nouvelle méthode de travail peut sembler à la fois facile et impressionnant. À ce stade, il est essentiel que tous vos nouveaux utilisateurs soient formés, avec des attentes claires sur ce que l’automatisation des services professionnels peut apporter à votre équipe. Mais aussi sur ce qu’elle ne peut pas apporter.
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Intégration. Le processus d’intégration du logiciel PSA implique plusieurs autres outils organisationnels, comme la comptabilité de projet, la gestion de la relation client et les systèmes de RH. Ici, vous pouvez transférer des informations d’autres systèmes et rassembler ces données au sein d’une solution PSA unique, en gardant la trace des travaux personnalisés et des coûts supplémentaires.
Mettre en œuvre Dynamics 365 Project Operations comme solution PSA
Il peut être difficile de décider à quel moment intégrer le logiciel PSA dans votre entreprise. Si votre équipe se prépare à une croissance rapide, tant en interne qu’en externe, c’est le bon moment pour adopter un logiciel PSA. En investissant tôt dans l’infrastructure avec une solution capable de bien s’intégrer et de s’adapter facilement à vos opérations actuelles, votre équipe est en mesure de soutenir la croissance exponentielle qui ne manquera pas d’arriver.
Chaque fois que votre équipe s’agrandit ou que la demande augmente, Dynamics 365 Project Operations offre les fonctionnalités qui permettent d’améliorer les expériences de gestion des transactions, d’optimiser la rentabilité des ressources, de suivre les dépenses et de rassembler toutes les informations dans les outils dont les responsables et les décisionnaires ont besoin pour réussir.