מדריך בן 5 שלבים להטמעת ERP
הטמעה של תכנון משאבים ארגוניים (ERP) היא תהליך מורכב הדורש תכנון קפדני ואסטרטגיה.
שילוב מערכות ותהליכי front-end ו- back-end בפלטפורמה משותפת יכול להימשך בין שישה חודשים לשנתיים. גורמים מרובים - כמו גודל הארגון שלך, מידת המורכבות של ההגדרה הנוכחית שלך, מספר המשתמשים והעברת הנתונים ממערכות מדור קודם - תורמים למשך התהליך ולהוצאות עליו.
למרות שיידרשו שינויים והתאמות לאורך הדרך, גיבוש תוכנית פרוייקט ERP לפני הפריסה מהווה חלק חשוב מההכנות ליישום מוצלח. במדריך זה בן 5 שלבים, תלמד כיצד להבין את התהליך בשלבים ותקבל עצות להפיכת התהליך לחלק יותר ומוצלח יותר.
שלב ראשון: הכנה ותכנון
בנה צוות של עובדים בחזית העסק ועובדי הנהלה מכל מחלקה כדי לפתח ולבצע את תוכנית פרוייקט ERP שלך. מגוון רחב של תחומי מומחיות בצוות זה יעניק לך נקודת מבט מכרעת על האופן שבו השינויים במערכת ובתהליכים ישפיעו על הפעולות היומיומיות.
השלב הראשון של צוות פרוייקט חדש זה הוא להעריך את הנהלים העסקיים הנוכחיים כדי לזהות אילו תהליכים ניתן לשפר או להפוך לאוטומטיים באמצעות מערכת ה- ERP החדשה. קבע סדר עדיפויות עבור תהליכים אלה והיעזר בהערכה זו כדי לגבש אסטרטגיה ולקבוע את המטרות וההיקף של היישום.
עצה: למד דוגמאות של מערכות ERP מארגונים דומים כדי לחוש מה עובד הכי טוב בענף שלך.
שלב שני: סקירת ההליך
בקשו מצוות הפרוייקט לבצע סקירה נרחבת של התכונות והיכולות של תוכנת ERP החדשה. מטרת הסקירה כפולה:
- כדי שחברי צוות הפרוייקט יכירו את כל ההיבטים של פתרון ה- ERP החדש ויזהו מיומנויות ופערי כישורים לפני הפריסה הרחבה יותר. חוויה זו תנחה את ההדרכה.
- כדי לוודא אילו תהליכים ידניים יוגדרו כאוטומטיים על-ידי המערכת החדשה ולהבטיח שהשינויים הנחוצים יבוצעו לפני הפריסה כדי שהאוטומציה תתנהל בצורה חלקה.
עצה: ערוך ראיונות עם עובדים חשובים מכל מחלקה כדי לקבל תובנות ממקור ראשון כיצד התהליכים הנוכחיים עובדים יחד וכיצד ניתן להפוך את התהליכים לאוטומטיים בצורה היעילה ביותר.
שלב שלישי: הכנת הנתונים
קבע אילו מהנתונים הקיימים שלך יצטרכו לעבור המרה למערכת החדשה, ולאחר מכן נתח אותם כדי להסיר מידע חסר תועלת או מיושן. אם הדבר אפשרי, אתר מסמכי מקור כדי לאמת את דיוק הנתונים ושלמותם. קצת עבודת ניקיון בשלב זה תביא תועלת רבה מכיוון שמידת השימושיות של מערכת ERP תלויה במידת השימושיות של הנתונים שלה. אם הנתונים שלך עמוסים במידע לא מדויק, הערך שתספק מערכת ה- ERP החדשה שלך יושפע לרעה.
לאחר בדיקה וניקוי של הנתונים, צור גליונות אלקטרוניים כדי לאסוף ולפלח נתונים שימושיים בטבלאות לוגיות במטרה לייעל את ההמרה למערכת החדשה.
עצה: קבע ציפיות מציאותיות בנוגע לתהליך עבור כולם, החל מההנהלה וכלה בעובדים בחזית העסק, וקיים תקשורת פתוחה לגבי התקדמות התהליך. דבר זה יעזור למתן את החששות מהשינוי בכלים ובתהליכים ויקדם את אימוץ התוכנה החדשה לאחר ההשקה.
שלב רביעי: בדיקות והדרכה
דאג לכך שחברי צוות הפרוייקט יתאמנו באמצעות מסד נתונים של בדיקות המאוכלס בשבוע שלם של נתוני טרנזקציות אמיתיים כדי לאמת את פלט המערכת, לבדוק את הדיוק ולהבטיח שהאינטגרציות והממשקים עובדים כראוי. בנוסף לבדיקת המערכת החדשה, ניתן להשתמש בחוויה מעשית זו עם התוכנה החדשה כדי לעזור לצוות הפרוייקט ליצור גיליונות הוראות ותיעוד תהליכים לצורך הדרכה כוללת בחברה.
מתודולוגיית ההדרכה האידיאלית משתנה בהתאם לכוח העבודה. גורמים כגון משך הזמן שהעובדים שלך יכולים להקדיש להדרכה והמיקום שלהם יעזרו לך לקבוע אם האפשרות הטובה ביותר היא הדרכה פנים אל פנים, למידה אלקטרונית או שילוב של שתי השיטות.
ללא קשר לשיטת ההדרכה שתבחר, השתמש בהצעות אלה כדי להפוך את התהליך ליעיל יותר עבור כל האנשים המעורבים:
- הכשר חברי צוות הבקיאים בטכנולוגיה כמשתמשי-על של תוכנת ERP כך שהם יוכלו לספק סיוע בבעיות קלות שבהן המשתמשים נתקלים ולהותיר למחלקת ה- IT את הטיפול בבעיות גדולות יותר.
- הפוך חלקים מתהליך ההדרכה למשחק כדי להגביר את המעורבות ולעודד תחרות ידידותית בין עמיתים.
- הצע תמריצים על השלמת ההדרכה בזמן. שילוב של הטבות קטנות, כגון אוכל בחינם או שעה נוספת לארוחת צהריים, והטבות גדולות, כגון בונוסים במזומן או ימי חופש נוספים, יכול להיות דרך יעילה לתת לעובדים מוטיבציה ולהפוך את התהליך למהנה.
עצה: הפוך גליונות הוראות ותיעוד תהליכים להליכי תפעול סטנדרטיים שנגישים לארגון כולו ושמתעדכנים באופן קבוע.
שלב חמישי: פריסה והערכה
הכן רשימת פעולות לעלייה לאוויר בימים ובשבועות שלאחר היישום כדי לוודא שהמרכיבים ההכרחיים הבאים מוכנים לביצוע:
- בדיקת המערכת לאחר העלייה לאוויר
- לוח זמנים ותקציב עבור שעות נוספות של עובדים או עבור עובדים זמניים
- פרוטוקולי תקשורת לזמן השבתה של המערכת
- בדיקות מהירות ומהימנות של הרשת
- תהליכי גיבוי נתונים
ביום הפריסה, התכונן להרבה שאלות וצפה לכמה תקלות. ודא שחברי צוות הפרוייקט מוכנים להוביל את המחלקות שלהם בתהליך, ושצוות ה- IT מוכן לבצע שינויים והתאמות לפי הצורך. יישום ERP כרוך בעבודה רבה, אך היתרונות מבחינת פרודוקטיביות ורווחיות מצדיקים זאת.
לאחר הפריסה, הערך את התפוקה של פתרון ERP כנגד המטרות והיעדים שצוות הפרוייקט הציב בשלב התכנון. האם המערכת החדשה שלך משיגה מטרות אלה? האם היא הופכת תהליכים ידניים לאוטומטיים בצורה מוצלחת ומתאימה? אם לא, יש צורך בשינויים וליטושים נוספים.
עצה: בצע ביקורות תקופתיות כדי להשוות בין התפוקה של פתרון ERP לאמות המידה כדי לקבוע אם הפתרון מוסיף ערך.
חסוך זמן וכסף והימנע מתסכולים על-ידי העסקת ספק פתרונות
צירוף ספק פתרונות בתחילת תהליך היישום של ERP יכול להגדיל את סיכויי ההצלחה ולעזור לך להימנע ממלכודות וטעויות נפוצות. ספקי פתרונות מנהלים את הרכישה, הפריסה וקביעת התצורה הראשונית של פתרונות ERP, ורבים מהם מתמחים במוצרים ספציפיים. לדוגמה, שותפים מוסמכים של Microsoft מתמחים במוצרי Microsoft ויש להם מיומנויות מוסמכות בפריסת פתרונות Microsoft. משמעות הדבר היא שהם מביאים יכולות וניסיון מוכחים לתהליכי יישום.
אם התקציב שלך מאפשר זאת, לעתים קרובות כדאי לשכור את שירותיו של מומחה שיספק הנחיות לגבי התהליך במטרה לבצע פריסה מהירה וקלה יותר.
הפוך את יישום ERP לקל יותר באמצעות Microsoft Dynamics 365 Finance ו- Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
מנוי FastTrack ללא תשלום ושילוב הדוק עם מוצרי Office 365 שבהם אתה כבר משתמש מצמצם את העלויות והופך את הפריסה של Microsoft Dynamics 365 Finance ו- Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management לפשוטה יותר וברורה יותר. קבל מידע נוסף על הפעולות שתוכל לבצע באמצעות פלטפורמה ניתנת להתאמה ומאובטחת המבוססת על הענן.