התקרב חמישה צעדים למערכת ERP טובה יותר
אם לדעתך המערכות הבסיסיות לכספים ותפעול שהחברה שלך משתמש בהם כבר אינם מספיקים, ייתכן שהגיע הזמן להוסיף מערכת מודרנית יותר לתכנון משאבים ארגוניים (ERP). כשתכונות ואפליקציות ERP חדשות יותר נמצאות בפיתוח מתמיד, חשוב מאוד לבחון את האפשרויות שלך. בנוסף, בסביבה תחרותית זו, סביר להניח שהמתחרים שלך מעדכנים את מערכות ERP ברגע זה ואז כדאי שתרצה להישאר בעניינים.
מהי מערכת ERP?
תוכנת ERP היא תוכנה לניהול עסקי שמאפשרת לארגון להשתמש במערכת משולבת של אפליקציות כדי לנהל את הפעילויות של החברה שקשורות לכספים, שרשרת אספקה, תפעול, דוחות, ייצור ומשאבי אנוש, ולשלב ביניהם.
כעת, אחרי שלמדת מהי מערכת ERP למד מהם חמשת השלבים שניתן לבצע כדי להטמיע פתרון טוב יותר עבור העסק שלך.
1
שלב ראשון:
זיהוי ההגבלות של המערכת הנוכחית
להלן שלושה סימנים שאולי הגיע הזמן להחליף את המערכת מהדור הקודם ולהטמיע תוכנה חדשה:
יכולת צמיחה
האם המערכת הנוכחית שלך עמדה בקצב הצמיחה שלך וכשנוספו עובדים נוספים, לקוחות נוספים ותהליכים עסקיים נוספים או כאשר נכנסת לשווקים חדשים או הכנסת מוצרים חדשים? פתרון ERP צריך לאפשר לחברה שלך לצמוח בזמן שהוא מנהל את התהליכים העסקים היום-יומיים של החברה.
חוסר תובנות
למרות שתוכנת ERP מציעה תמונה בזמן אמת של כל העסק ותובנות מתוך התמונה הרחבה בתעשייה, חברות רבות עדיין מעדיפות להישאר עם תוכנות דור קודם שאינן עובד ביחד אם מערכות אחרות. כתוצאה מכך מחלקות שונות בארגון עלולות לעבוד בניתוק מיתר החברה. תוכנה שמחברת בין המערכות הנפרדות ומציעה ניתוח נתונים ותובנות עסקיות מיטיבה עם כולם ומציעה פרודוקטיביות, צמיחה ויתרון תחרותי.
מערכת מדור קודם בעלת עלויות גבוהות
במרבית החברות מכירים לעומק העלויות של הפריסה והתפעול של מערכת ERP הנוכחית שלהם. אך למרות שהם מודעים לעלויות, מרביתם אינם מכירים את היתרונות והחסרונות של כל אפשרות פריסה, אין זה משנה אם מדובר בפריסה מקומית, על ענן או פתרון ERP על שרת. ייתכן שהגיע הזמן למבט מקרוב כדי להחליט אם כדאי לעבור לענן, להפוך את הכל למקומי או להשקיע בשילוב של השניים.
עצה:
עסקים רבים חושבים שהם יצטרכו לעשות שיפוץ כולל של תוכנת ERP ולהיפטר מהמערכת שבה הם משתמשים כעת, אך הדבר אינו נכון. מערכת ERP יכולה להיות שילוב בין אפליקציות ותוספים רבים. כך שאם כרגע אין בידיך מערכת שמאפשרת לך גם לשמור על התהליכים שעובדים וגם להוסיף חדשים, כדאי שתחפש אחת שתאפשר.
2
שלב שני:
תזכורת למה שמערכת ERP צריכה לספק
נתחיל עם הבסיס של מערכת ERP. להלן המרכיבים הבסיסיים שצריכים להיות חלק מכל מערכת ERP מהדור הקודם:
ניהול כספי
לא רק שהמערכת שלך חייבת לסייע לך בתאימות לתקנות היא גם צריכה לספק נתונים וניתוח מדוייקים שיסייעו לך להשגיח על התקציב, מה שכולל ניהול של כמה סוגי מטבעות, ניהול תזרים מזומנים ותנועות בנקאיות.
ייצור
הפונקציה צריכה תעניק ליצרנים את היכולת לגשת בזמן אמת לנתונים כדי למטב את תכנון הייצור וכמו כן את ניהול הפרוייקט והעלויות. בנוסף, ייצור בעזרת ERP צריך להעניק את היכולת לנהל משאבים ולספק את צרכי הלקוחות.
שרשרת אספקה
כשהימים בהם הקלדת מידע התבצעה באופן ידני וספירת מלאי באופן פיזי הם נחלת העבר, הפונקציה הזאת תשפר את ניהול המלאי והמחסן ותאפשר לעסקים לקבל תובנות גדולות יותר ממוצריהם ומהלוגיסטיקה המשולבת.
3
שלב שלישי:
גלה מה מערכת ERP מודרנית יכולה להציע
מערכות ERP מודרניות מספקות בינה מובנית שמדריכה את המשתמשים להגיע לתוצאות הטובות ביותר. כמו כן, הן צריכות לדעת להתאים את עצמן לעסק שלך כשהוא מתרחב לשווקים אחרים ולסייע לשמור על אבטחת הנתונים של הלקוחות ושל החברה. בנוסף פלטפורמת ERP מודרנית מציעה אפילו יותר מבחינת הצרכים העסקיים בכך שהיא מספקת התאמה אישית בעלויות נמוכות יותר. כלומר, היא יכולה לעבוד יחד עם המערכת מהדור הקודם אך גם להרחיב את התהליכים היום-יומיים שלך לאורך הצמיחה של העסק. להלן כמה מהכלים לתכנון משאבים שהיא מספקת שיכולים לסייע לך:
- הגברת הפרודוקטיביות.
- לקיחת הניהול הכספי בידיים.
- סיוע באספקת שירות לקוחות משופר.
- סיוע בניהול משאבי אנוש.
- ייעול של צרכים בניהול פרוייקטים.
- שיפור ניהול של שרשרת אספקה ותפעול.
- קבלת החלטות טובות יותר באמצעות בינה עסקית ובינה מלאכותית (AI).
גם מערכת ERP גלובלית היא בעלת יתרונות. היא משפרת את הפונקציות הבסיסיות של הכספים והתפעול ומסייעת בתמיכה בתהליכים עסקיים סטנדרטיים שיעזור לך להתרחב לשווקים חדשים ולעבוד ברחבי העולם. ברמה הגלובלית מערכת ERP מציעה כלים שיכולים:
- לסייע לך בשיתוף פעולה ברחבי הארגון הווירטואלי שלך.
- לתמוך במיקומים חדשים שיאפשרו לך להתרחב בקלות לשווקים חדשים.
- לתקנן פתרון ERP יחיד ולסייע בהפיכת סביבת ה- IT שלך לפשוטה יותר.
4
שלב רביעי:
יצירת תוכנית
לשקול הטמעה של מערכת חדשה לחלוטין או לחשוב על מה להוסיף או להסיר ממה כבר יש לך בהחלט יכול להיות מבלבל. ככל התוכנית שלך תהיה טובה יותר כך השיפור או ההחלפה של המערכת מהדור הישן תהיה חלקה יותר. התחל עם שלושת השלבים הבאים:
1. הכן רשימת משאלות
רשום רשימה של פונקציות ERP שאתה כבר משתמש בהם. גם אם מדובר במערכות בסיסיות למעקב אחר כפסים ומלאי. כעת הכן רשימה של התכונות שהיית רוצה שיהיו או שאתה זקוק להן. אחרי שיש בידך כמה אפשרויות ורעיונות למה שקיים בשוק תוכל לבדוק תכונות מיוחדות כמו הוספת אפליקציות בנויות או בניית אפליקציות מותאמות אישית.
2. הגדר את התקציב
כעת, לאחר שיש בידיך רשימת משאלות, השלב הבא הוא הגדרת התקציב. כמו בעת קניית מכונית חדשה כדאי לדעת אם התקציב שלך מאפשר לך לקנות מכונית משומשת או מכונית חדשה. הידע הזה יסייע לך להיות ממוקד במערכות ובתכונות שאתה צריך לחפש. התחל עם העלות של תמיכה במערכת וניהולה והמשך בחיפוש של עלויות נסתרות שיצוצו לאורך הדרך.
3. אל תפחד לשאול שאלות
אל תסתפק בפתרון שאינו מותאם אליך אישית. ודא שהפתרון שאתה מחפש עונה על הצרכים העסקיים הייחודיים שלך. אם אתה מעוניין לעבור מתפעול מקומי לענן אך יש לך חששות לגבי האבטחה, מצא שותף טכנולוגי שיסייע לך לטפל באותן החששות.
5
שלב חמישי:
בחירת שותפי טכנולוגיה
החלק החשוב ביותר בהטמעה של מערכת חדשה הוא בחירת השותף הטכנולוגי. אם תבחר נכון זה יכול להיות זיווג משמים עם תוכנת ERP, בתקווה שהם יהיו השותפים שלך עד לרגע הפרידה מהמערכת. להלן כחלק מהתכונות שכדאי שיהיו בשותף ההטמעה העתידי שלך:
- האם הם ביצעו הטמעה עבור חברה דומה לשלך?
- האם הם יהיו זמינים עבורך לפני, בזמן ואחרי ההטעמה?
- האם יש בידיהם את השילוב הנכון בין מומחיות טכנית לידע על המוצרים כדי לסייע לך?
- קבל מידע נוסף על בחירה נכונה של שותפי טכנולוגיה.
למד על חברה שמטמיעה בהצלחה מערכת ERP מודרנית
גלה מה מתרחש כשיצרנית מובילה של ציוד עבור טיפולי שיניים, A-dec, מחליטה להחליף את המערכת ERP בת - ה17 שלה.
קרא סיפור זהראה מה מערכת של תוכנת ERP מודרנית יכולה לעשות
ענינו על השאלה מהי מערכת ERP מהו הבסיס לו תזדקק ומהן התוספות שייתכן שתרצה להטמיע. כעת, תגלה את הדרכים שבהם תוכנת Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations יכולה לייעל את הפעולות היום-יומיות הכספיות והתפעוליות שלך באמצעות פתרון ארגוני מודרני וחכם.