חמישה צעדים שיקרבו אותך למערכת ERP טובה יותר
אם לדעתך המערכות הבסיסיות לכספים ותפעול שהחברה שלך משתמשת בהן כבר אינן מספיקות, ייתכן שהגיע הזמן להוסיף מערכת מודרנית יותר לתכנון משאבים ארגוניים (ERP). מכיוון שתכונות ואפליקציות ERP חדשות יותר נמצאות בפיתוח מתמיד, חשוב מאוד לבחון את האפשרויות הזמינות. בנוסף, בסביבה תחרותית כמו ענף התעשייה שלך, סביר להניח שהמתחרים שלך מעדכנים את מערכות ה- ERP שלהם ברגע זה ממש, ואתה חייב להישאר עם יד על הדופק.
מהי מערכת ERP?
תוכנת ERP היא תוכנה לניהול עסקי שמאפשרת לארגון להשתמש במערכת משולבת של אפליקציות כדי לנהל את הפעילויות של החברה שקשורות לכספים, שרשרת אספקה, תפעול, דוחות, ייצור ומשאבי אנוש, ולשלב ביניהן.
כעת, אחרי שלמדת מהי מערכת ERP, למד מהם חמשת השלבים שניתן לבצע כדי להטמיע פתרון טוב יותר עבור העסק שלך.
1
שלב ראשון:
זיהוי המגבלות של המערכת הנוכחית
להלן שלושה סימנים לכך שאולי הגיע הזמן להחליף את המערכת מהדור הקודם ולהטמיע תוכנה חדשה:
יכולת צמיחה
האם המערכת הנוכחית שלך עמדה בקצב הצמיחה שלך וכשנוספו עובדים נוספים, לקוחות נוספים ותהליכים עסקיים נוספים או כאשר נכנסת לשווקים חדשים או הכנסת מוצרים חדשים? פתרון ERP צריך לאפשר לחברה שלך לצמוח בזמן שהוא מנהל את התהליכים העסקים השוטפים של החברה.
חוסר תובנות
למרות שתוכנת ERP מציעה תמונה בזמן אמת של כל העסק ותובנות מתוך התמונה הרחבה בתעשייה, חברות רבות עדיין מעדיפות להישאר עם תוכנות מדור קודם שאינן עובדות עם מערכות אחרות. כתוצאה מכך, מחלקות שונות בארגון עלולות לעבוד בניתוק מיתר החברה. תוכנה שמחברת בין המערכות הנפרדות ומציעה ניתוח נתונים ותובנות עסקיות מיטיבה עם כולם ומציעה פרודוקטיביות, צמיחה ויתרון תחרותי.
מערכת מדור קודם בעלת עלויות גבוהות
במרבית הארגונים מכירים לעומק את עלויות הפריסה והתפעול של מערכת ה- ERP הנוכחית שלהם. אך למרות שהם מודעים לעלויות, מרביתם אינם מכירים את היתרונות והחסרונות של כל אפשרות פריסה, אין זה משנה אם מדובר בפריסה מקומית, בענן או פתרון ERP על שרת. ייתכן שהגיע הזמן לבחון את הנושא מקרוב כדי להחליט אם כדאי לעבור לענן, להפוך את כל המערך לתשתית מקומית או להשקיע בשילוב של השניים.
עצה:
עסקים רבים חושבים שהם יצטרכו לעשות שיפוץ כולל של תוכנת ERP ולהיפטר מהמערכת שבה הם משתמשים כעת, אך הדבר אינו נכון. מערכת ERP יכולה להיות שילוב בין אפליקציות ותוספים רבים. כך שאם כרגע אין בידיך מערכת שמאפשרת לך גם לשמור על התהליכים שעובדים וגם להוסיף חדשים, כדאי שתחפש אחת שתאפשר.
2
שלב שני:
תזכורת למה שמערכת ERP צריכה לספק
נתחיל עם הבסיס של מערכת ERP. להלן המרכיבים הבסיסיים שצריכים להיות חלק מכל מערכת ERP מהדור הקודם:
ניהול כספי
לא רק שהמערכת שלך חייבת לסייע לך בתאימות לתקנות היא גם צריכה לספק נתונים וניתוח מדויקים שיסייעו לך להשגיח על התקציב, מה שכולל ניהול של כמה סוגי מטבעות, ניהול תזרים מזומנים ותנועות בנקאיות.
ייצור
הפונקציה צריכה לאפשר ליצרנים לגשת בזמן אמת לנתונים כדי למטב את תכנון הייצור ואת ניהול הפרוייקטים והעלויות. בנוסף, תהליכי ייצור באמצעות ERP צריכים לאפשר לנהל משאבים ולספק את צרכי הלקוחות.
שרשרת אספקה
כשהימים שבהם הקלדת מידע התבצעה באופן ידני וספירת מלאי באופן פיזי הם נחלת העבר, הפונקציה הזאת תשפר את ניהול המלאי והמחסן ותאפשר לעסקים לקבל תובנות משמעותיות יותר ממוצריהם ומהלוגיסטיקה המשולבת.
3
שלב שלישי:
גילוי היתרונות של מערכת ERP מודרנית
מערכות ERP מודרניות מספקות בינה מובנית שמדריכה את המשתמשים להגיע לתוצאות הטובות ביותר. כמו כן, הן צריכות לדעת להתאים את עצמן לעסק שלך כשהוא מתרחב לשווקים אחרים ולסייע לשמור על אבטחת הנתונים של הלקוחות ושל החברה. בנוסף, פלטפורמת ERP מודרנית מציעה אפילו יותר מבחינת הצרכים העסקיים בכך שהיא מספקת התאמה אישית בעלויות נמוכות יותר. כלומר, היא יכולה לעבוד יחד עם המערכת מהדור הקודם אך גם להרחיב את התהליכים השוטפים שלך לאורך הצמיחה של העסק. להלן כמה מהכלים לתכנון משאבים שהיא מספקת שיכולים לסייע לך:
- הגברת הפרודוקטיביות.
- תפיסת פיקוד על הניהול הכספי.
- סיוע באספקת שירות לקוחות משופר.
- סיוע בניהול משאבי אנוש.
- ייעול של צרכים בניהול פרוייקטים.
- שיפור הניהול של שרשרת האספקה והתפעול.
- קבלת החלטות טובות יותר באמצעות בינה עסקית ובינה מלאכותית (AI).
ERP כללי היא בעלת יתרונות. היא משפרת את הפונקציות הבסיסיות של הכספים והתפעול ומסייעת בתמיכה בתהליכים עסקיים סטנדרטיים שיעזרו לך להתרחב לשווקים חדשים ולעבוד ברחבי העולם. ברמה הגלובלית, מערכת ERP מציעה כלים שיכולים:
- לסייע לך בשיתוף פעולה ברחבי הארגון הווירטואלי שלך.
- לתמוך במיקומים חדשים שיאפשרו לך להתרחב בקלות לשווקים חדשים.
- לתקנן פתרון ERP יחיד ולסייע בהפיכת סביבת ה- IT שלך לפשוטה יותר.
4
שלב רביעי:
יצירת תוכנית
לשקול הטמעה של מערכת חדשה לחלוטין או לחשוב על מה להוסיף או להסיר ממה שכבר יש לך בהחלט יכול להיות מבלבל. ככל שהתוכנית שלך תהיה טובה יותר, כך השיפור או ההחלפה של המערכת מהדור הישן תהיה חלקה יותר. התחל עם שלושת השלבים הבאים:
1. הכן רשימת משאלות
ערוך לעצמך רשימה של פונקציות ERP שאתה כבר משתמש בהן. גם אם מדובר במערכות בסיסיות למעקב אחר כספים ומלאי. כעת הכן רשימה של התכונות שאתה מעוניין בהן או זקוק להן. אחרי שיש בידך כמה אפשרויות ורעיונות למה שקיים בשוק, תוכל לבדוק תכונות מיוחדות כמו הוספת אפליקציות בנויות או בניית אפליקציות מותאמות אישית.
2. הגדר את התקציב
כעת, לאחר שיש בידיך רשימת משאלות, השלב הבא הוא הגדרת התקציב. כמו בעת קניית מכונית חדשה, כדאי לדעת אם התקציב שלך מאפשר לך לקנות מכונית משומשת או מכונית חדשה מהניילונים. הידע הזה יסייע לך להיות ממוקד במערכות ובתכונות שאתה צריך לחפש. התחל עם עלות התמיכה במערכת וניהולה, והמשך בחיפוש של עלויות נסתרות שיצוצו לאורך הדרך.
3. אל תפחד לשאול שאלות
אל תסתפק בפתרון שאינו מותאם עבורך אישית. ודא שהפתרון שאתה מחפש עונה על הצרכים העסקיים הייחודיים שלך. אם אתה מעוניין לעבור מתפעול מקומי לענן אך יש לך חששות לגבי האבטחה, מצא שותף טכנולוגיות שיסייע לך לטפל באותן החששות.
5
שלב חמישי:
בחירת שותפי טכנולוגיה
החלק החשוב ביותר בהטמעה של מערכת חדשה הוא בחירת השותף הטכנולוגי. בחירה בתוכנת ה- ERP עם השותף הנכון יכולה להיות זיווג משמים, שיעזור לך לכל אורך הדרך. להלן כמה מהתכונות שכדאי שיאפיינו את שותף ההטמעה העתידי שלך:
- האם הם ביצעו הטמעה עבור חברה דומה לשלך?
- האם הם יהיו זמינים עבורך לפני, בזמן ואחרי ההטמעה?
- האם יש בידיהם את השילוב הנכון בין מומחיות טכנית לידע על המוצרים כדי לסייע לך?
- קבל מידע נוסף על בחירה נכונה של שותפי טכנולוגיה.
ראה מה מערכת של תוכנת ERP מודרנית יכולה לעשות
ענינו על השאלות מהי מערכת ERP, מהו הבסיס הדרוש ומהן התוספות שייתכן שתרצה להטמיע. כעת תגלה את הדרכים שבהן תוכנת Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations יכולה לייעל את הפעולות היום-יומיות הכספיות והתפעוליות שלך באמצעות פתרון ארגוני מודרני וחכם.