מדריך למערכות לניהול הזמנות

היתרונות של מערכת לניהול הזמנות

ללא קשר לגודל החברה שלך, הטמעת מערכת לניהול הזמנות יכולה לשפר את הפעילות העסקית שלך מלמעלה למטה. הנה רק כמה מהיתרונות של הוספת מערכת לניהול הזמנות לעסק שלך.

• אוטומציה. מערכת ניהול הזמנות מסתמכת על אוטומציה, החל מהתפעול של חזית החנות ועד אספקת המוצר שלך. היא מאפשרת לך לחסוך עבודה ידנית, ועוזרת להפחית את עלויות העבודה. ככל שחלונות המימוש מתקצרים, המערכת לניהול הזמנות בוחרת את המחסן או את מיקום המימוש, מכתיבה את סדר המילוי ושולחת בקשת מימוש למחסן כדי שהצוות יוכל להתכונן להזמנה.
  
  מכיוון שניתן לקצר את זמן המימושים, תוכל להקצות מחדש משאבים כדי להתמקד בחלקים מורכבים יותר של העסק, שעוזרים לצמיחה ולהבטחת שביעות רצון הלקוחות. תהליך זה ישפר גם את אבטחת המידע, מרכיב משמעותי בעולם הדיגיטלי של היום.
• פחות טעויות אנוש. טעויות אנוש, שהן אחד המקורות העיקריים לטעויות מימוש במחסנים, עלולות לגרום לבעיות משמעותיות, ללא קשר לגודל השגיאה. על-ידי הטמעת מערכת ניהול הזמנות מדויקת, המשימות מטופלות באופן אוטומטי. מערכת לניהול הזמנות יכולה לבצע בקרת מלאי בריבוי ערוצים ולבצע אופטימיזציה של מחסנים על ידי שליחת התראות בכל נושא, מרמות מלאי ועד לצרכי חיסול אפשריים. הדבר יסייע למנוע עיכובים במשלוח, עמלות של השוק ולקוחות לא מרוצים.
• דיווח בזמן אמת. עיבוד הזמנות לוקח זמן. בזמן שהמערכת שלך מתעדכנת, מידע חדש מגיע כל הזמן. כאשר הוספה של פריטים מתבצעת באופן ידני, לא תמיד יש לך את המידע העדכני ביותר בהישג יד. מערכת לניהול הזמנות יכולה לספק נתונים בזמן אמת עבור הזמנות, מלאי ופרטי לקוחות. נתונים מסוג זה הם כלי נהדר לניתוח האתר שלך, כך שתוכל להבטיח שהאסטרטגיות השיווקיות שלך מצליחות להשיג לקוחות לטווח ארוך.
• מונע חוסרים במלאי על-ידי חיזוי מלאי. אם לעסק שלך אין גישה לתוכנת חיזוי ולמידע על רמות מלאי, לא תוכל לדעת מתי למלא את המחסן שלך. זה גורם לשתי בעיות גדולות: עודף מלאי ומחסור במלאי - כלומר יש לך כמויות גדולות של מלאי שלא נמכר במחסן או שאין לך מספיק מלאי כדי לעמוד בדרישות. הוספת מערכת לניהול הזמנות תטפל בשתי הבעיות.
  
  תוכל לחזות טוב יותר את העונות של מכירות השיא והמכירות הגבוהות, ללמוד מהם המוצרים הפופולריים ולזהות מגמות קנייה. תוכל לדעת במדויק כמה שטח מחסן תזדקק למוצרים שלך, ולהחזיק תמיד את כמות המלאי הנכונה בכל זמן נתון.
• מקור יחיד של אמת. לוח המחוונים של המערכת לניהול הזמנות יציג לך את כל המידע הנדרש כדי לעקוב אחר העסק ואחר המכירות שלך. בעזרת שילוב של נתונים חשבונאיים, נתוני מלאי ומידע על לקוחות, תוכל לבנות אסטרטגיות חדשות ביעילות.
• יכולת להתרחב בקלות והזדמנויות בריבוי ערוצים. ככל שהעסק שלך ממשיך לצמוח, מערכת לניהול הזמנות שיכולה להתרחב יחד עם החברה שלך היא דבר חיוני. כאשר תתחיל לפעול בערוצים מרובים, תצטרך לעקוב אחר הזמנות מכיוון שהמימוש שלהן יהפוך למורכב יותר - תעבורת הלקוחות זורמת בערוצים מרובים. יהיה עליך לעקוב אחר הזמנות דרך מגוון רחב של שווקים ואתרי אינטרנט. מערכת לניהול הזמנות יכולה לרכז את ההזמנות הללו, לעקוב אחר הנתונים שלהן, לעדכן מלאי ולנתב הזמנות.

התהליך של מערכת לניהול הזמנות שלב אחר שלב

רוב המערכות לניהול הזמנות משתמשות בתהליך בן שישה שלבים כדי לעזור בצורה מדויקת ומהירה לעבד ולממש את הזמנות הלקוחות. תהליך זה יבטיח שתספק מענה לכל צרכי הלקוחות, והוא מציע ללקוחות חווית משתמש מקיפה אך עדיין אישית. ששת השלבים הם:

1. גילוי
   השלב הראשון בתהליך ניהול ההזמנות מגיע מהלקוח. הלקוח ישים את המוצר שלך בעגלת קניות, בין דרך החנות המקוונת שלך, דרך אתר אינטרנט של צד שלישי או דרך הטלפון, והמערכת תתאים את המלאי הנוכחי. המערכת יכולה גם להתריע אם הפריט פשוט נמצא בעגלה או אם הלקוח נטש אותו.
2. ביצוע הזמנה
   לאחר שהלקוח החליט לרכוש את המוצר, מערכת ניהול ההזמנות יוצרת קשר עם צוות הנהלת חשבונות או צוות הכספים כדי לאמת את פרטי התשלום בכרטיס אשראי ולעבד את ההזמנה. לאחר אישור ההזמנה, היא תנותב למימוש.
   
   מוכרים סיטונאיים או מוכרים מעסק לעסק יכולים לבחור מודל חשבונית, ולבחור לקבל קודם הצעת מחיר עבור רכישות בכמות גדולה. לאחר מכן, נשלחת אליהם חשבונית לתשלום עד לתאריך יעד ספציפי.
3. מימוש הזמנה
   ברגע שההזמנה מגיעה למחסן, המערכת לניהול הזמנות תבחר באפשרות הנגישה הקרובה ביותר ליעד ההזמנה, ולאחר מכן תחשב את עלויות המשלוח ואת המובילים המהירים ביותר. מערכת לניהול הזמנות יכולה גם לסייע בהדפסת תוויות משלוח, שטרי תכולה וקבלות.
4. ניהול מחסן
   קיומם של מק"ט וברקוד לכל פריט יהיה מכריע בשלב זה. אם למוצר יש את שניהם, המימוש יהיה מדויק יותר ולצוות המחסן יהיה קל יותר לסרוק את המוצר ולהוסיף אותו להזמנה. ישנן ארבע שיטות לליקוט פריטים מהמחסן:
   
   הזמנה בודדת. פריטים של הזמנה בודדת מלוקטים ומועברים לתחנת האריזה.
   
   ליקוט באצווה. למלקט מוקצה מספר מסוים של הזמנות בסבב אחד שאותו עליו למשוך ולהביא בחזרה לתחנת האריזה.
   
   ליקוט אזורי. כל מלקט מקבל אזור ייעודי במחסן, והפריטים באזורים אלה נוספים להזמנה כשהוא עובר בכל אזור.
   
   גל ליקוט. הליקוט מתבצע בכל האזורים בו-זמנית והפריטים מובאים למקום אחד לאיחוד.
   
   אם פריט אזל מהמלאי, המערכת לניהול מלאי יכולה ליצור קשר עם הספקים שלך כדי לחדש מראש את האספקה למחסן. יצירת נקודת הזמנה חוזרת שומרת על מילוי עקבי של המלאי. המערכת תבצע הזמנת רכש חדשה באופן אוטומטי כאשר היא מגיעה לערך הסף הנמוך, ואף תשלח התראה למנהלי המחסנים על עיכוב אפשרי במימוש.
   
   ההזמנה נשלחת גם למחלקת הנהלת החשבונות או שנשלחת התראה לתוכנת הנהלת החשבונות על הרכישה החדשה. פתרון ניהול פיננסי יציב מסייע לבצע ביקורת חודשית וביקורת סוף שנה, לעקוב אחר מסים ועוד.
   
   
5. משלוח
   לאחר שההזמנה נבחרה מהמוצרים במחסן, צוות האריזה יאחזר את הפריטים מהמחסן ויסרוק אותם למטרות ניהול מלאי. לאחר מכן, הוא ילקט, יארוז וישלח את המוצר על סמך הפרטים שסופקו על-ידי המערכת לניהול הזמנות. שלושה דברים שכדאי לקחת בחשבון בכל הקשור לאריזה:
   
   דיוק הזמנה. ודא שכל פריט נמצא בהזמנה הנכונה.
   
   גודל הקופסה. תכנן לשלב מידות במחירים שלך. שימוש בשלושה עד חמישה גדלים סטנדרטיים של קופסאות יעזור להוזיל עלויות מבלי לסבך מדי את התהליך.
   
   האריזה המתאימה. חומרי אריזה מסוימים עשויים לספק הגנה טובה יותר על המוצר אך עלולים לעלות יותר. בחר את הסוג הנכון שהוא גם חסכוני וגם מבטיח הובלה בטוחה.
   
   מעקב. המערכת לניהול הזמנות יכולה גם לשלוח ללקוח הודעה על כך שהמוצר שלו נשלח ומהם זמני ההגעה משוערים. אתה והלקוח יכולים לעקוב אחר המוצר מהמשלוח הראשוני מהמחסן ועד להגעתו ליעד.
6. מעקב לאחר המכירה
   
   לאחר שהמוצר יצא מהמחסן שלך ולאחר הזמן המיועד להגעת המשלוח, המערכת לניהול הזמנות תשלח באופן אוטומטי דואר אלקטרוני ללקוח עם בקשה לדרג את המוצר ולוודא שההזמנה התקבלה במלואה. מעקב זה צריך לכלול גם הוראות מפורטות ליצירת קשר עם שירות הלקוחות.
   
   במקרה של לקוח לא מרוצה, עליו להיות מסוגל לאתר בקלות את מדיניות החזרת המוצרים וההחזר הכספי, ולעקוב אחריה בקלות. המערכת לניהול הזמנות יכולה לעבד במהירות בקשה להחזר כספי וליצור קשר עם צוות הנהלת החשבונות כדי לעבד את ההחזר. המערכת לניהול הזמנות יכולה גם להתחבר לספק ההחזרות כדי להבטיח שכל הנתונים מדויקים ומעודכנים.

ישנם גם מקרים שבהם המערכת לניהול הזמנות יכולה לסמן הזמנות מיוחדות - בין אם הן כוללות תחליף למוצר שהוחזר, מתנות תודה או הזמנות VIP. כאשר הזמנות אלה מעובדות באמצעות המערכת לניהול הזמנות, היא יכולה לסמן אותן באמצעות קוד ייחודי, כך שצוות שימור הלקוחות יוכל לעקוב אחריהן באופן אישי.

האתגרים של מערכות לניהול הזמנות

אם העסק שלך לא מספיק גדול או שאין לו מספיק הזמנות כדי לתמוך בהטמעה של מערכת לניהול הזמנות, הוספת סוג זה של פלטפורמה עלולה לגזול זמן רב מדי או להיות יקרה מדי. לפני שתוסיף מערכת זו לתהליך שלך, בדיקת המכשולים האפשריים שעומדים לפניך עשויה להועיל לצוות ולעסק. כמה מהאתגרים שבהם אתה עלול להיתקל לאורך תהליך ניהול ההזמנות כוללים:

• סיבוכים בהטמעה. הוספת מערכת חדשה לתהליך - בנוסף לפתרונות הישנים שכבר הטמעת - עלולה ליצור תחושה של מורכבות ולהרתיע.
• מחיר נע בין מאות לאלפי דולרים, מבחר המערכות לניהול הזמנות הוא גדול - ולא תמיד המערכת היקרה היא הטובה ביותר. אם העסק שלך לא יכול להרשות לעצמו מערכת ERP מקיפה, התמקד בהוספה של מערכת הפעלה חזקה יותר.
• בחירת המערכת הנכונה. יש כל כך הרבה מערכות ניהול הזמנות זמינות, שההחלטה איזו מערכת תספק מענה לכל הצרכים שלך עשויה להיות מאתגרת. על ידי מעבר על רשימת הדרישות ויצירת הירארכיה של הפריטים ההכרחיים לצד הפריטים שהם רק תוספת נחמדה, תוכל לראות איזו מערכת לניהול הזמנות תתאים בצורה הטובה ביותר לעסק שלך.

קבלת ההחלטה על מערכת לניהול הזמנות שתתאים לעסק שלך לוקחת זמן ודורשת מעורבות של רבים מחברי צוות שלך. כדי להבטיח שתבחר מערכת לניהול הזמנות שתתאים לכולם, תצטרך לשאול שאלות כדי לברר מה הכי מתאים לצוות שלך.