דלג לתוכן הראשי

רכיב גרפי ל‏‫יצירת קשר עם מחלקת המכירות‬ של Dynamics 365

שני אנשים מסתכלים על מחשב נייד, וככל הנראה דנים בחשבונאות פרוייקטים

הבנת חשבונאות פרוייקטים

עסקים רבים חורגים בסופו של דבר מתקציבי הפרוייקטים שלהם עקב ליקויים בתקשורת בין צוותי מפתח להנהלה, שגורמים לעיכובים של הפרוייקט ולמשימות שלא הושלמו. כדי להבטיח שהפרוייקט יעמוד בתוכניות ובתקציב לאורך כל מחזור החיים שלו, תצטרך לעקוב אחרי כל מה שנקנה ושולם לאורך כל הפרוייקט. על-ידי קידום חשבונאות פרוייקטים, הצוות יוכל לחשב באופן מדויק את הזמנים, לפרט את מאמצי ניהול הפרוייקטים ולהבטיח שתגיע לכל היעדים העסקיים בטווח הקצר והארוך.

מהי חשבונאות פרוייקטים?

חשבונאות פרוייקטים היא שיטה לניהול כספי שעוקבת אחר היתרונות והעלויות המשויכות לפרוייקט. סוג זה של הנהלת חשבונות, שנקרא גם תמחיר פרוייקטים, מאפשר לעסקים להעריך את ההשפעות הפיננסיות העתידיות של פרוייקט וכיצד לתכנן פרוייקטים כדי לעמוד בפרמטרים של ההתחייבות.

הרווחיות של כל עסק תלויה בחשבונאות מדויקת של הפרוייקט. ככל שהעסק גדל, חשבונאות פרוייקטים יכולה לשמש ככלי רב ערך לניהול יעיל של פרוייקטים כאשר היא מספקת תצוגה מפורטת של התקדמות הפרוייקט.

היתרונות של תמחיר פרוייקטים

לא משנה עד כמה התקציב שלך קטן, הוספת חשבונאות פרוייקטים לתהליך תשפיע במידה רבה על הכספים שלך, מבחינה פנימית וחיצונית כאחד. הטמעת חשבונאות פרוייקטים בזרימת העבודה שלך תועיל לעסק ותייעל את מאמצי ניהול הפרוייקטים.

כמה מהיתרונות כוללים:

  • עדכונים בזמן אמת על תהליך הפרוייקט והרווחיות שלו

  • ניהול פיננסי כללי משופר של העסק

  • ניראות לגבי תקציב הפרוייקט

  • ניהול משאבים משופר

  • תובנות חשובות לפרוייקטים עתידיים

סוג זה של חשבונאות עוזר לך ולצוות להתמודד עם ניהול סיכונים ומלמד כיצד להקצות משאבים ביעילות כדי לאפשר ניהול פרוייקטים מדויק בסך הכל.

תהליך חשבונאות הפרוייקט

כשמתחילים פרוייקט, עדיף להוסיף חשבונאות לתהליך בהקדם האפשרי כדי לוודא שתעמוד בכל יעדי הפרוייקט בזמן, מבלי לחרוג מהתקציב. ניתן לחלק חשבונאות פרוייקטים לשני סוגי פרוייקטים שונים: פנימיים וחיצוניים. פרוייקטים פנימיים מתמקדים בהוצאות המשמשות אותך ואת הצוותים הפנימיים, בעוד שפרוייקטים חיצוניים כוללים נתונים פיננסיים הקשורים לנסיבות, כמו אירועים או שירותים שבוצעו עבור הלקוח.

לאחר שהחלטת איך לסווג את הפרוייקט שלך, רואי החשבון של הארגון יארגנו ויחלקו את התהליך לשישה תחומים:

  1. התחלה. החלט מי אחראי לכל משימה, וכן מתי וכיצד להקצות משאבים וכספים אלה לכל משימה.

  2. תקציב. ודא שהתקציב מחולק לקטגוריות או לקבוצות. כאן, כלי כמו תוכנת אוטומציה של שירותים מקצועיים (PSA) יכול להציע הזדמנויות להפוך משימות אדמיניסטרטיביות מפרכות לאוטומטיות ולהגדיר את התקציב הבסיסי הראשוני.

  3. מנהלה. עבד ותעד עסקאות על-ידי מעקב אחר התחייבויות כספיות, חיוב, הפקת חשבוניות ויצירת דוחות רווחיות של פרוייקטים.

  4. ביצוע. בשלב זה של התהליך, מנהלי הפרוייקט מקצים עלויות, הכנסות אפשריות ומדדים להצלחה פיננסית של הפרוייקט. תזדקק למחווני ביצועי מפתח (KPI) אלה כדי לזהות היכן התקדמת ולהתכוונן בהתאם.

  5. תחזוקה. סקור ונהל את הנתונים שאספת לאורך התהליך כדי להבטיח הישגים של פרוייקטים ושל משימות תוך תיקון מצבים אפשריים של חוסר עקביות פיננסית.

  6. ניתוח. הערך את הנתונים החשבונאיים שקיבלת על בסיס קבוע כדי לקבל החלטות מדויקות עבור העסק שלך וליהנות מהיכולת לבצע שינויים במידת הצורך.

בעת סקירת התהליך, ייתכן שתחליט לבחור מתודולוגיה מסוימת ותגלה שהיא לא מתאימה להיקף הפרוייקט. ייתכן שתראה גם חפיפה באופן שבו אתה מתמודד עם המתודולוגיות הפיננסיות שלך בחשבונאות פרוייקטים או בחשבונאות פיננסית.

חשבונאות פרוייקטים לעומת חשבונאות פיננסית

ייתכן ששני סוגי חשבונאות אלה נראים דומים, אך למעשה, יש להם שתי מטרות קצה שונות לחלוטין. ההבדלים בין חשבונאות פרוייקטים לחשבונאות פיננסית הם:

  • מתודולוגיה: חשבונאות פיננסית מציעה שתי מתודולוגיות כלליות: תמחיר וחשבונאות צבירה. בחשבונאות פרוייקטים אין חשיבות לשיטה שתבחר, מכיוון שהיא לא משפיעה על התהליך.

  • מסגרת זמן: חשבונאות פיננסית רגילה עוקבת אחר תנועות חודשיות, בעוד שחשבונאות פרוייקטים רואה כל עסקה שמתבצעת מתחילת מחזור החיים של הפרוייקט ועד סופו, ללא קשר למשך הפרוייקט.

  • עלות: חשבונאות פיננסית מחלקת את העלויות לקטגוריות גדולות וכוללות, כמו חשבונות חייבים. בתוך חשבונאות פרוייקטים, תוכל לחלק את ההוצאות לחלקים ספציפיים, ולהקצות עלות למשימות פרוייקט מסוימות.

  • שיקולים: מסגרת החשבונאות הפיננסית הכללית מטפלת בכל ההוצאות העסקיות, אך בחשבונאות פרוייקטים, רק העלויות הקשורות לתוצרים של הפרוייקט חשובות.

חשבונאות פרוייקטים מתמקדת יותר בעסקאות שקשורות לפרוייקט מסוים, בעוד שחשבונאות פיננסית עוסקת בכל הנושאים הפיננסיים של העסק מנקודת מבט של מעוף הציפור. כעת לאחר שהבנתם את ההבדלים, עליכם לדעת מתי תצטרכו להשתמש בחשבונאות פרוייקטים.

מתי צריך הנהלת חשבונאות פרוייקטים?

ניתן להשתמש בחשבונאות פרוייקטים בשל מגוון סיבות. כמה מקרים שבהם עליך לחשוב על תקצוב הפרוייקט כוללים:

  • יצירת מוצר או שירות חדשים

  • פרוייקטים חד פעמיים רגילים

  • פרוייקטים שאינם נכללים בטווח שלך

  • קביעת אופן הקצאה והוצאה של כסף בין פרוייקטים

  • ניתוחי פרוייקטים השוואתיים

כאשר תהיה מוכן לפשט את חוויית החשבונאות שלך ובה בעת להבטיח אחריות על כל תשלומי הפרוייקט, תהיה מוכן להוסיף כלי תפעולי חדש לתהליך.

תקצוב וארגון הוצאות באמצעות Dynamics 365 Project Operations

כאשר תקים את הצוות ותארגן פרוייקטים נוכחיים ועתידיים, תזדקק לתוכנה שתהיה גמישה וממוקדת כמו הצוות שלך. על-ידי מעקב אחר התוצרים וההוצאות לכל משימה, תוכל לחשב במהירות ובקלות את ההכנסות שלך. תוכל גם להבטיח שכל אגורה המשולמת במסגרת הפרוייקט תיחשב ותנותח.

בעזרת Dynamics 365 Project Operations, הצוות שלך יכול לנצל את עלויות הפרוייקט ולייעל את התפעול. תצוגה מאוחדת של כל המכירות והנתונים הפיננסיים מאפשרת לך להסתגל במהירות לשינויים בשוק ולמקד מחדש את היעדים הארגוניים בכל פעם שיש צורך בכך.