הבנת תוכנת PSA
בזמן שאתה והצוות שלך בונים את העסק, תזדקקו לפתרון כולל אחד שיעזור לכם לבצע באופן אוטומטי תוכניות ומשימות מסוימות, ובה בעת יאפשר גם לשנות יעדים עסקיים ופיננסיים בטווח ארוך וקצר בכל פעם שעולה הצורך. כלי תוכנת האוטומציה של שירותים מקצועיים (PSA), שמקבץ כמה מערכות בפלטפורמה אחת, יכול לסייע בארגון הצוות והעסק לקראת העתיד.
מהי תוכנת אוטומציה של שירותים מקצועיים?
תוכנת PSA מציעה פתרון של חבילה מלאה שמטרתו לסייע לצוותים רבים בארגון, כאשר הוא משמש כמרכז הראשי של הפעילות העסקית. באופן מסורתי, רכיבים של תוכנת PSA היו חלק מפתרונות ERP עבור תאגידים גדולים, אך כאשר עסקים קטנים התחילו להוסיף סוגים שונים של כלים כדי לטפל במשימות שונות, תוכנת PSA הפכה לבחירה הטבעית בשל יכולת ההרחבה, הפחתת הגיליונות האלקטרוניים הידניים ויכולות הדיווח והניראות בזמן אמת שהיא מציעה.
מכיוון שתוכנת השירותים המקצועיים צריכה לכסות קשת שלמה של משימות, כלי PSA צריך להיות מסוגל:
-
לוודא שניתן לספק מענה לאספקת משאבים ולביקושים עתידיים.
-
לעקוב אחר כל ניתוחי ההכנסות, ההוצאות והרווחיות באמצעות חשבונאות פרוייקטים.
-
לנהל, לעקוב ולבצע משימות יומיומיות לצורך מסירת פרוייקטים מוצלחת בזמן.
-
לדעת איפה ואיך כיצד להקצות משאבים להקצאת האדם הנכון למשימה הנכונה בזמן הנכון.
-
להבין את הסיכונים ואת שולי הרווח הצפויים על-ידי מתן שירות לחלקים של מחזור המכירות.
-
לתעד ולהפוך לאוטומטי את החיוב שעוקב אחר הניצול בפועל וחוזה את ניצול המשאבים שנותר.
הוספת תוכנה זו למערכת ולכלים מדור קודם שנמצאים כעת ברשותך מסייעת לצוותים לנהל את ההתקשרויות עם הלקוחות לאורך כל מחזור החיים של הפרוייקט. תוכנת PSA מרכזת את פעולות הלקוח החשובות ביותר, מאיתור חברי צוות לטיפול במשימות מסוימות ועד לניהול כספים, כך שאתה מצויד בצורה מיטבית לביצוע כוונונים ושינויים לפי הצורך.
היתרונות של תוכנת PSA
ככל שהצוות ממשיך לגדול, הוספת תוכנת PSA היא קריטית. הטמעת תוכנת שירותים מקצועיים קלה לשימוש מאפשרת התאמה מעולה לכל החברות מוכוונות השירות, מכיוון שהדגש העיקרי הוא על שיעורי ניצול גבוהים בשילוב עם צמצום השעות שאינן ניתנות לחיוב - כלומר אספקת עבודה איכותית עם פחות הוצאות.
תוכנת שירותים מקצועיים יעילה יכולה לעזור לצוות:
-
לנהל פרוייקטים בקלות, ולאפשר כוח אדם מהיר יותר ושיעורי הצלחה גבוהים יותר.
-
לספק ניראות בזמן אמת לגבי ביצועי הצוות והרווחים.
-
למטב את המשאבים לניהול זמן, כסף ומאמצים.
-
לשפר את שולי הרווח של הפרוייקט בטווח הקצר והארוך ואת התוצאות העסקיות.
-
לצמצם את עלויות תחזוקת החומרה.
מכיוון שתוכנת PSA מציעה פתרון חסכוני שניתן להוספה לארגון, תוכל לחסוך כסף מכיוון שלא תצטרך להטמיע או לשלב תשתית נוספת. תוכנה מוכנה לשימוש זו ניתנת גם להגדרה בקלות כדי לאפשר התאמות למערכות מדור ישן שנמצאות ברשותך.
כיצד לבחור פתרון בר-קיימא
כשתבחר את כלי ה- PSA הבא, תצטרך קודם כל להבין מה אתה רוצה להשיג. השלבים הבאים יעזרו לך לבחור את הכלי המתאים לצוות שלך.
-
קבע את סדר העדיפויות של היעדים. החלט על רשימת יעדים לפי סדר עדיפות ובחר אסטרטגיה מבוססת שלבים כדי שלא תיבהל ממספר המשימות שבהן עליך לטפל.
-
בנה את תהליך קבלת ההחלטות. נסח את ההחלטה שלך כשאלה - כיצד תוכנת PSA חדשה יכולה לעזור לעסק שלך. שאל את עצמך, האם בכוונתך לבנות פתרון PSA משלך או להטמיע מוצר מסחרי? האם תחליט בין יישום מתארח או פריסה מקומית ברשיון? האם תשתמש במוצרים מהשורה הראשונה או בפתרון מבוסס חבילה או פלטפורמה?
-
חקור את השוק. לאחר שתחליט מה הכי חשוב לך ולצוות שלך, חקור את השוק כדי לצמצם את הבחירות שלך ולמצוא את הפתרון הטוב ביותר.
-
בדיקות, בדיקות, בדיקות. מכיוון שקל לשלב תוכנת PSA עם מעט הכשרה או ללא כל צורך בהכשרה, תוכל להפעיל גירסאות ניסיון של כמה כלים אפשריים, כדי לבדוק איזה כלי הכי מתאים לצוות שלך.
-
בחר את התוכנה הטובה ביותר שתביא להצלחה. לסיום, כדאי לוודא שהמערכת שעליה החלטת משפרת את ביצועי השורה התחתונה שלך, במיוחד באופן שבו היא יכולה לסייע לארגון מבחינה כלכלית ללא מאמץ.
ארבעה מפתחות להטמעה מוצלחת של PSA
מכיוון שתוכנת ה- PSA הבאה חייבת לכלול מגוון תכונות, עליה לשמש כבסיס לכמה צוותים ארגוניים. ודא שאתה מציע לצוותים ניראות מלאה לגבי משימות ופעולות, כדי לאפשר מדרגיות ולספק תפוקה מקסימלית בכל שלב של מחזור החיים של הפרוייקט.
ארבעת המפתחות לפריסת PSA מוצלחת הם:
-
פרופיל הארגון. תוכנת PSA הופכת לאוטומטיים תהליכים ידניים שתוכניות נוכחיות לא מסוגלות לטפל בהם בשל המורכבות של ניהול אנשים וכלים בפרוייקטים מרובים, ובמקביל מאפשרת לך להתרחב במידת הצורך. גלה באילו כלים אנכיים הארגון שלך משתמש וכיצד ניתן לשלב אותם במערכות שלך.
-
תהליך ההטמעה. לאחר הבנת הדרישות הארגוניות, תוכל להגדיר את התצורה של תוכנת ה PSA לפי הצורך. בדרך כלל תקופות הטמעה נמשכות כשישה עד עשרה שבועות.
-
אימוץ. המעבר לדרך עבודה חדשה עשוי להיראות קל ומבהיל כאחד. בשלב זה, חשוב שכל המשתמשים החדשים יעברו הכשרה עם וידעו בדיוק מה הצוות יכול לקבל מאוטומציה של שירותים מקצועיים. ומה היא לא יכולה.
-
אינטגרציה. תהליך האינטגרציה של תוכנת PSA כולל כמה כלים ארגוניים אחרים, כמו חשבונאות פרוייקטים, ניהול קשרי לקוחות ומערכות משאבי אנוש. כאן, תוכל להעביר מידע ממערכות אחרות ולאסוף נתונים אלה לפתרון PSA יחיד, תוך מעקב אחר עבודות ועלויות מותאמות אישית נוספות.
הטמעה של Dynamics 365 Project Operations כפתרון PSA
לעתים קשה להחליט מתי להוסיף תוכנת PSA לעסק. אם הצוות שלך מתכונן לצמיחה מהירה, מבחינה פנימית וחיצונית, כדאי להוסיף תוכנת PSA כבר עכשיו. על-ידי השקעה מוקדמת בתשתית עם פתרון שמסוגל להשתלב היטב ולהתאים בקלות לפעולות הנוכחית שלך, הצוות יוכל לתמוך בצמיחה המעריכית שוודאי תגיע.
בכל פעם שהצוות שלך גדל או שהביקוש גדל, Dynamics 365 Project Operations מציע את היכולות שעוזרות לשפר את חוויות ניהול העסקאות, למטב את רווחיות המשאבים, לעקוב אחר הוצאות ולאסוף את כל המידע בתוך הכלים הנדרשים למנהלים ולמקבלי החלטות כדי להצליח.