דלג לתוכן הראשי

רכיב גרפי ל‏‫יצירת קשר עם מחלקת המכירות‬ של Dynamics 365

אדם שמסתכל על מסך מחשב, וכפי הנראה מקצה משאבים

כיצד להקצות משאבים

ככל שהעסק שלך ממשיך להתרחב, תצטרך ללמוד כיצד למסור פרוייקטים בזמן, בצורה יעילה וחסכונית, במסגרת התקציב, ואם יתמזל מזלך, ללא ניצול התקציב המלא. בין אם מדובר בפרוייקטים ובין אם מדובר בפעולות יומיומית, הקצאת המשאבים הנכונים היא קריטית להבטחת הצלחה ארוכת טווח עבור הארגון והעובדים כאחד.

הבנת הקצאת משאבים

ההגדרה של הקצאת משאבים היא התהליך של הקצאה ותזמון של נכסים התומכים ביעילות ביעדי הצוות, תוך בחירת המשאבים הטובים ביותר הזמינים עבור הפרוייקטים שלך. כאן, תוכל לנהל משאבים ולהפיק מהם את המרב לאורך כל זמן העבודה, ולמנוע ניצול חסר או יתר של העובדים.

תהליך זה נקרא גם ניהול משאבים, כאשר משאבים הם השקעה משמעותית ויש לנצל אותם כראוי כדי להבטיח רווחיות וקיימות. בעזרת הקצאת משאבים, תוכל להבטיח שלך ולצוותים שלך יהיה את כל מה שאתם צריכים, בזמן שבו אתם צריכים את זה.

שישה שלבים להקצאת משאבים

ישנם שישה שלבים שתצטרך לבצע כדי להבטיח הקצאת משאבים מוצלחת.

1. יצירת ציר זמן של פרוייקט

באמצעות מיומנויות של ניהול פרוייקטים, תוכל לחלק את הפרוייקט לשלבים ולבנות משימות נפרדות בתוך השלבים. לאחר מכן, תנהל את השלבים האלה, ולא את הפרוייקט כולו. תוכל גם להעריך את משך הזמן של כל שלב על-ידי זיהוי המשימות העיקריות שתצטרך לבצע בכל שלב בעזרת אבני דרך. לאחר שתתכנן את הכל, תמפה את המשימות, השלבים ואבני הדרך כדי לבנות ציר זמן של פרוייקט.

2. איתור משאבים ותקציבים משמעותיים

הקצאת משאבים היא חלק בלתי נפרד מתהליך זה, מכיוון שלכל משימה יוקצו המשאבים הדרושים ומשאבים אלה מנוהלים כחלק מהמשימה. לאחר שתשלים את ציר הזמן, תצטרך לזהות את המשאבים הדרושים להשלמת כל משימה.

לכל פרוייקט יהיה מערך של המשאבים הדרושים לו, ומערך זה ישתנה מפרוייקט לפרוייקט. סוגי המשאבים הם:

  • אנשים: כל חברי הצוות שעובדים למען הפרוייקט.

  • ציוד: כל סוגי הכלים או התוכנות שתצטרכו כדי לייצר משאבים, משלב הגיית הרעיון ועד למסירת הפרוייקט. הקפד גם לקחת בחשבון שציוד מיוחד דורש השקעה משמעותית בזמן ובכסף.

  • חומרים: פריטים מתכלים שתזדקק להם - מציוד משרדי ועד דלק לרכבים.

  • מתקנים: בניינים וסביבות עבודה שבהם הצוות יעבוד.

  • תקציב: כמה כסף תצטרך כדי לרכוש כל אחד מהמשאבים הנ"ל.

בזמן שתנהל את הפרוייקט ואת התקציב הנדרש לו, תעקוב אחר ההוצאות במסגרת חשבונאות פרוייקטים כדי להישאר מעודכן ולהבטיח שלא תוציא סכום כסף גבוה מהסכום שהוקצב למשימה.

3. קביעת משאבים זמינים‬

כעת עליך לאתר ולבקש את המשאבים כדי לעמוד בלוחות הזמנים. זה כולל הכל, מאיסוף ציוד ואספקה ועד לאיתור חברי צוות שזמינים לעבודה. אמנם משאבים אלה רשאים לעבוד על פרוייקטים מרובים בו-זמנית, אך עליך להיות מודע לקיבולת שלהם.

4. הקצאה וחלוקה של משאבים

לאחר שתמצא המשאבים שלך, תצטרך להוסיף אותם לפרוייקט. הקפד להתכונן לכל האתגרים שעלולים לעכב את השלמת הפרוייקט - אתגרים אלה יכולים להיות מגוונים, מבעיות תוכנה ועד לשינויים של בעלי עניין ושינויים בעדיפות הארגונית. הנה כמה אתגרים נפוצים שבהם הצוות שלך עשוי להיתקל בניסיון למסור פרוייקט בזמן:

  • זמינות משאבים

  • שינויים בהיקף הפרוייקט

  • הבדלים במיקום ובאזורי זמן

  • עיכובים בתהליכים ובמשימות

בעוד שלחלק מהאתגרים הללו יש השפעה גדולה יותר מאחרים, כולם עלולים לגרום לעיכוב במסירת הפרוייקט. למרבה המזל עבור רבים מאתגרים אלה, יהיה לך את היכולת לזהות לתכנן תוכניות מגירה ושיטות מתאימות שתוכל ליישם מבעוד מועד אם אחד מהם יתרחש במהלך הפרוייקט.

5. מעקב אחר לוח הזמנים של הפרוייקט

זה נשמע פשוט, אבל כל שינוי יכול להשפיע על כל ציר הזמן של הפרוייקט מנקודה זו והלאה, לכן הקפד להקצות זמנים בהתאם. היזהר מפני:

  • חברי צוות שעובדים ומנוצלים יתר על המידה.

  • חופשות לא מתוכננות או חופשת מחלה.

  • משימות מושהות שיגרמו לעיכובים משמעותיים במשימות תלויות.

  • שינויים במטרות וביעדים העסקיים.

כלים מסוימים, כמו תוכנת אוטומציה של שירותים מקצועיים (PSA), מציעים הזדמנויות לסייע באוטומציה של משימות מנהלתיות שגוזלות זמן רב, כמו מעקב אחר זמן, ניהול פרוייקטים, חיוב ועוד.

6. בחירת שיטה להתמודדות עם מכשולים

רק לעתים רחוקות תצליח להשלים כל משימה לפי התכנון המקורי ולסיים פרוייקט בדיוק בתאריכים המתוכננים. בהתאם לתאריך המסירה של הפרוייקט, ייתכן שתהיה לך גמישות מסוימת לגבי המועד לסיום משימות מסוימות. ישנן שתי שיטות שבהן תוכל להשתמש אם תיקלע למצב של איחור בלוח הזמנים: החלקת משאבים ואיזון משאבים.

איזון משאבים פועל היטב כאשר קיימים משאבים מוגבלים או משותפים, אך באפשרותך למתוח את ציר הזמן. החלקת משאבים היא האפשרות הטובה ביותר לאופטימיזציה של המשאבים הזמינים, כאשר קיים תאריך יעד שלא ניתן לדחות.

הבחירה בשיטה המתאימה ביותר תלויה במידת הגמישות של ציר הזמן. בכל שיטה שתבחר, עליך להיות בטוח שכלי הניהול שלך גמיש כמוך.

מיטוב משאבים בעזרת Dynamics 365 Project Operations

בזמן שאתה בונה את ציר הזמן של הפרוייקט ומקצה חברים למשימות מסוימות, עליך להיות בטוח שהצוות שלך ממוקד בפרוייקט, מכוונן לתאריך יעד ומכוון להצלחה, מבלי להרגיש כלל שהוא עלול לחרוג מהתקציב.

Dynamics 365 Project Operations מציע כלים לייעול פרוייקטים, לניצול יעיל של משימות ולהובלת שיתוף פעולה רווחי בתוך פתרון אחד. נהל את העבודה המנהלתית וגוזלת הזמן של העובדים, כדי להבטיח שהם יוכלו להתמקד במשימות יצירתיות תובעניות.