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Due persone che guardano un tablet, presumibilmente valutando la contabilità dei cespiti

Che cos'è la contabilità dei cespiti?

Man mano che la tua attività continua a crescere, dovrai monitorare la crescita di scorte, vendite, servizi e del processo di produzione. Non è sufficiente usare semplicemente fogli di calcolo manuali per le esigenze del tuo team e della contabilità. Potrebbe essere necessario aggiornare il tuo metodo di controllo dell'inventario che include l'acquisto di nuovo software che il tuo team può formare e adattare: è qui che entra in gioco la contabilità dei cespiti.

Che cos'è un cespite?

Per comprendere il tuo processo di contabilità, devi prima capire cos'è un cespite e come si differenzia dagli altri articoli nel warehouse. Un cespite, noto come un asset di capitale, è un pezzo tangibile di proprietà, impianto o attrezzatura, che possiedi o gestisci con le aspettative che aiuterà continuamente a generare ricavi. Un asset è fisso quando rappresenta un articolo che la tua azienda non userà, venderà né convertirà in contanti entro il prossimo anno di calendario. I cespiti sono diversi dagli asset correnti, che sono in contanti o destinati a essere convertiti in denaro entro i prossimi 12 mesi.

Anche i cespiti differiscono dal tuo inventario, poiché l'inventario è impostato per essere usato in un breve lasso di tempo. L'inventario può essere suddiviso nelle seguenti categorie:

  • Materie prime

  • Prodotti finiti in vendita

  • Beni e servizi in corso

  • Forniture operative, di riparazione e di manutenzione

Poiché il tuo inventario include tutti i tuoi prodotti finiti e i materiali necessari per realizzarli, i cespiti sono ciò che userai per creare, alloggiare e spedire quei prodotti finiti.

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Tipi di cespiti

Le aziende investono in alcuni tipi di cespiti. Ecco alcuni esempi:

  • Edifici e strutture

  • Apparecchiature informatiche e software

  • Mobilio e arredi

  • Macchinario

  • Veicoli

I costi aggiuntivi sono solitamente implicati quando si acquistano cespiti. Le Società affiliate o società terze, servono come aumenti significativi all'interno dei tuoi asset. Ad esempio, i costi capitalizzati per l'acquisto o lo sviluppo di software, nonché la conversione di dati precedenti, la formazione e la manutenzione devono essere presi in considerazione nei costi complessivi.

Informazioni sulla contabilità dei cespiti

La contabilità dei cespiti è la registrazione precisa dei record finanziari della tua azienda in relazione alle tue risorse di capitale. Fornisce dettagli del ciclo di vita di una risorsa in cinque diverse fasi. Dopo l'acquisto iniziale, il ciclo di vita di ogni cespite include almeno tre delle cinque fasi seguenti:

  1. Acquisizione: un nuovo cespite viene inserito nei libri contabili.

  2. Ammortamento: il tuo asset diminuisce periodicamente di valore, calcolato con un metodo particolare.

  3. Rivalutazione: una valutazione per registrare il valore equo di mercato corrente.

  4. Riduzione del valore: nota anche come svalutazione, serve come riduzione di valore registrata a causa di eventi o circostanze.

  5. Cessione: vendita, scarto o altra forma di cessione di un asset alla fine della sua vita utile.

Gli audit sono inclusi anche nelle verifiche dettagliate dei record contabili della tua azienda dopo la chiusura dei libri per l'anno fiscale. Che siano interni o esterni, qui potrebbero essere presenti incongruenze o differenze tra le tue note e lo stato effettivo delle tue risorse. Ciò promuove anche la trasparenza delle tue risorse e libri contabili qualora la perdita di denaro sia maggiore del previsto.

Metodi di ammortamento

L'ammortamento è una parte integrante della tua contabilità, che mostra come il valore dei tuoi cespiti verrà ridotto man mano che invecchiano. Esistono vari metodi per calcolare l'ammortamento. I quattro metodi più comuni sono:

  • Saldo a doppia decrescita: ammortamento accelerato in cui la spesa è maggiore durante i primi anni e minore negli in quelli successivi, consentendo di usare le attrezzature che possono diventare obsolete con l'età.

  • A quote costanti: un importo di ammortamento equivalente applicato ogni anno.

  • Cifre della somma degli anni: questo metodo consente un ammortamento maggiore nei primi anni e minore negli anni successivi attraverso il calcolo del numero di anni.

  • Unità di produzione: una quota ammortamento che varia annualmente in base all'output prodotto e consente all'azienda di far quadrare l'output effettivo delle spese di ammortamento che sostiene.

Esistono diversi metodi per ottenere i migliori risultati a seconda del tipo di bene e della sua durata. La scelta del giusto metodo di ammortamento non è l'unica cosa che determinerà il tuo successo alla fine dell'anno fiscale.

Suggerimenti per migliorare la contabilità dei cespiti

La comprensione delle basi della contabilità dei cespiti ti consente di individuare aspetti che puoi implementare nella tua strategia per assicurarti di massimizzare i tuoi guadagni.

  1. Stabilisci una soglia per la capitalizzazione. Quando acquisti per la prima volta un articolo e i tuoi decision maker determinano con precisione un importo fisso per la capitalizzazione, garantisci la coerenza dei tuoi libri contabili e consenti a te e al tuo team di notare immediatamente eventuali errori contabili.

  2. Rivaluta la vita delle attrezzature. La stima corretta del tempo durante il quale puoi usare i tuoi cespiti per il loro scopo originale aiuta notevolmente il tuo business a lungo termine. Poiché i tuoi libri contabili e l'ammortamento si basano su stime di durata, è importante eseguirne la rivalutazione quando necessario, poiché potrebbe cambiare nel tempo.

  3. Assegna tag alle tue risorse. È essenziale tenere traccia delle tue risorse e assegnare tag durante la loro intera durata, poiché molti fattori diversi possono influire sul loro valore. L'assegnazione di tag consente di tenere traccia dei tuoi articoli durante tutte le fasi del loro ciclo di vita, oltre a permettere di prevenire il furto, eliminare l'errata collocazione e controllare le statistiche finanziarie.

  4. Automatizza le informazioni dettagliate con il software di contabilità dei cespiti. Automatizzando le tue attività manuali per tenere traccia dei tuoi dati con il software di contabilità dei cespiti, renderà più semplici i tuoi processi. La protezione con password aiuta anche a fornire l'accesso solo a coloro che ne hanno bisogno e hanno ricevuto la formazione necessaria.

Per avere le migliori possibilità di mantenere la trasparenza durante tutto il ciclo di vita, aggiornando le parti interessate necessarie su potenziali problemi di manutenzione e prendendo nota dello stato delle tue risorse in un dato momento, è fondamentale che il tuo team disponga del giusto software di contabilità dei cespiti.

Aggiunta del software di contabilità dei cespiti alla tua azienda

Mentre la tua attività continua a crescere, l'implementazione di un software intuitivo per aggiungere trasparenza al tuo processo contabile è una parte importante delle tue strategie future. Una soluzione Enterprise Resource Planning (ERP) cloud all-in-one serve come punto di svolta per il successo della tua azienda.

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