Passaggio uno: preparazione e pianificazione
Riunisci un team di dipendenti tra quelli in prima linea e il gruppo dirigente di ogni reparto per sviluppare ed eseguire il piano di progetto ERP. La presenza di una gamma estesa di competenze in questo team garantirà una visione strategica del modo in cui le modifiche apportate al sistema e ai processi influiranno sulle operazioni di ogni giorno.
Il primo passaggio per questo nuovo team di progetto consiste nel valutare le attuali procedure aziendali per identificare i processi da migliorare o automatizzare tramite il nuovo sistema ERP. Classifica questi processi in ordine di priorità e usa questa valutazione per semplificare le strategie e determinare gli obiettivi e l'ambito dell'implementazione.
Suggerimento: studia alcuni esempi di sistemi ERP in aziende simili per farti un'idea di cosa può funzionare meglio nel tuo settore.
Passaggio due: revisione delle procedure
Fai in modo che il team di progetto svolga una revisione esaustiva delle funzionalità e caratteristiche del nuovo software ERP. Questa revisione avrà due scopi:
- Permettere al team di progetto di acquisire familiarità con ogni aspetto della nuova soluzione ERP e identificare le competenze e le lacune prima dell'implementazione più estesa. Questa esperienza orienterà la formazione
- Verificare quali processi manuali verranno automatizzati dal nuovo sistema e che le modifiche necessarie vengano apportate prima dell'implementazione, per garantire un'automazione senza problemi.
Suggerimento: intervista i dipendenti più importanti di ogni reparto per ottenere informazioni approfondite dirette sul funzionamento congiunto degli attuali processi e su come possono essere automatizzati in modo efficace.
Passaggio tre: preparazione dei dati
Definisci quali tra i dati esistenti devono essere convertiti nel nuovo sistema e quindi analizzali per eliminare informazioni inutili o obsolete. Se possibile, individua i documenti di origine per verificare l'accuratezza e la completezza dei dati. Una certa attività di pulizia in questa fase può fare molto, perché un sistema ERP è utile quanto lo sono i dati che contiene. Se i dati sono vanificati da informazioni inaccurate, il valore del nuovo sistema ERP sarà compromesso.
Dopo aver controllato e pulito i dati, crea fogli di calcolo per raccogliere e segmentare i dati utili in tabelle logiche e semplificare il passaggio al nuovo sistema.
Suggerimento: definisci aspettative realistiche per il processo con tutti gli interessati, dalla dirigenza esecutiva ai dipendenti in prima linea, e mantieni aperta la comunicazione sull'andamento. In questo modo, allevierai l'ansia riguardo al passaggio a nuovi strumenti e processi e potrai favorire l'adozione del nuovo software successivamente all'avvio.
Passaggio quattro: test e formazione
Fai in modo che il team di progetto possa fare pratica con un database di test contenente una settimana completa di dati transazionali reali per convalidare l'output del sistema e la precisione dei test e verificare che le integrazioni e le interfacce funzionino correttamente. Oltre a testare il nuovo sistema, questa esperienza pratica con il nuovo software può essere usata per aiutare il team di progetto a creare appunti e documentazione dei processi per la formazione dell'intera azienda.
La metodologia di formazione ideale varia in base alla forza lavoro. Fattori come la quantità di tempo che i dipendenti possono dedicare alla formazione e il luogo in cui si trovano determinerà la scelta tra formazione personale, e-learning o una combinazione di entrambe.
Indipendentemente dal metodo di formazione scelto, usa questi suggerimenti per rendere il processo più efficace per tutte le parti interessate:
- Forma i dipendenti più esperti come superutenti del software ERP, in modo che possano intervenire in caso di problemi degli utenti meno competenti e permettere al reparto IT di occuparsi delle questioni più complesse.
- Aggiungi caratteristiche ludiche al processo di formazione per favorire il coinvolgimento e stimolare la competizione amichevole tra colleghi.
- Offri incentivi per chi completa la formazione in tempo. Una combinazione di piccoli vantaggi, come cibo gratuito o un'ora in più per la pausa pranzo, e benefit più importanti, come bonus in contanti o altri giorni di permesso, possono essere strumenti validi per motivare i dipendenti e rendere il processo più piacevole.
Suggerimento: trasforma appunti vari e documentazione del processo in procedure operative standard accessibili dall'intera azienda e aggiornate regolarmente.
Passaggio cinque: implementazione e valutazione
Crea un elenco di controllo della fase operativa, per i giorni e le settimane successivi all'implementazione, per verificare che vengano soddisfatte le esigenze seguenti:
- Test del sistema in seguito alla fase operativa.
- Programmazione e budget per gli straordinari del personale o per dipendenti temporanei.
- Protocolli di comunicazione per i tempi di fermo del sistema.
- Verifica della velocità di rete e dell'affidabilità.
- Processi di backup dei dati.
Il giorno dell'implementazione, prevedi di dover rispondere a molte domande e preparati a eventuali inconvenienti. Assicurati che il team di progetto sia in grado di guidare i reparti lungo il processo e che il team IT sia pronto ad apportare le modifiche e rettifiche necessarie. L'implementazione di una soluzione ERP prevede molto lavoro, ma i vantaggi in termini di produttività e profitti ripagano della fatica.
Dopo l'implementazione, valuta i risultati della soluzione ERP rispetto alle finalità e agli obiettivi stabiliti dal team di progetto durante la fase di pianificazione. Il nuovo sistema realizza questi obiettivi? Automatizza processi manuali nel modo necessario? Se la risposta è no, saranno necessari altri miglioramenti e modifiche.
Suggerimento: esegui controlli periodici per confrontare i risultati della soluzione ERP con i benchmark e determinare se la soluzione aggiunge valore.
Risparmia tempo, denaro e frustrazioni avvalendoti di un provider di soluzioni
Il coinvolgimento di un provider di soluzioni all'inizio dell'implementazione del sistema ERP può aumentare le probabilità di successo ed evitare insidie ed errori comuni. I provider di soluzioni gestiscono l'acquisto, la distribuzione e la configurazione iniziale delle soluzioni ERP e molti di loro sono specializzati in prodotti specifici. Ad esempio, i partner certificati Microsoft sono specializzati nei prodotti Microsoft e hanno competenze certificate per la distribuzione delle soluzioni Microsoft. Di conseguenza, contribuiscono con competenza ed esperienza comprovate alle implementazioni.
Se il budget lo consente, una distribuzione più veloce e più semplice può giustificare la spesa aggiuntiva per l'assunzione di un esperto che diriga il processo.
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