Passaggio due: revisione delle procedure

Fai in modo che il team di progetto svolga una revisione esaustiva delle funzionalità e caratteristiche del nuovo Software ERP. Questa revisione avrà due scopi:

• Permettere al team di progetto di acquisire familiarità con ogni aspetto della nuova soluzione ERP e identificare le competenze e le lacune prima dell'implementazione più estesa. Questa esperienza orienterà la formazione.
• Verificare quali processi manuali verranno automatizzati dal nuovo sistema e che le modifiche necessarie vengano apportate prima dell'implementazione, per garantire un'automazione senza problemi.

Suggerimento: intervista i dipendenti più importanti di ogni reparto per ottenere informazioni approfondite dirette sul funzionamento congiunto degli attuali processi e su come possono essere automatizzati in modo efficace.

Passaggio tre: preparazione dei dati

Definisci quali tra i dati esistenti devono essere convertiti nel nuovo sistema e quindi analizzali per eliminare informazioni inutili o obsolete. Se possibile, individua i documenti di origine per verificare l'accuratezza e la completezza dei dati. Una certa attività di pulizia in questa fase può fare molto, perché un Sistema ERP è utile quanto lo sono i dati che contiene. Se i dati sono vanificati da informazioni inaccurate, il valore del nuovo sistema ERP sarà compromesso.

Dopo aver controllato e pulito i dati, crea fogli di calcolo per raccogliere e segmentare i dati utili in tabelle logiche e semplificare il passaggio al nuovo sistema.

Suggerimento: definisci aspettative realistiche per il processo con tutti gli interessati, dalla dirigenza esecutiva ai dipendenti in prima linea, e mantieni aperta la comunicazione sull'andamento. In questo modo, allevierai l'ansia riguardo al passaggio a nuovi strumenti e processi e potrai favorire l'adozione del nuovo software successivamente all'avvio.

Passaggio quattro: test e formazione

Fai in modo che il team di progetto possa fare pratica con un database di test contenente una settimana completa di dati transazionali reali per convalidare l'output del sistema e la precisione dei test e verificare che le integrazioni e le interfacce funzionino correttamente. Oltre a testare il nuovo sistema, questa esperienza pratica con il nuovo software può essere usata per aiutare il team di progetto a creare appunti e documentazione dei processi per la formazione dell'intera azienda.

La metodologia di formazione ideale varia in base alla forza lavoro. Fattori come la quantità di tempo che i dipendenti possono dedicare alla formazione e il luogo in cui si trovano determinerà la scelta tra formazione personale, e-learning o una combinazione di entrambe.

Indipendentemente dal metodo di formazione scelto, usa questi suggerimenti per rendere il processo più efficace per tutte le parti interessate:

• Forma i dipendenti più esperti come superutenti del software ERP, in modo che possano intervenire in caso di problemi degli utenti meno competenti e permettere al reparto IT di occuparsi delle questioni più complesse.
• Aggiungi caratteristiche ludiche al processo di formazione per favorire il coinvolgimento e stimolare la competizione amichevole tra colleghi.
• Offri incentivi per chi completa la formazione in tempo. Una combinazione di piccoli vantaggi, come cibo gratuito o un'ora in più per la pausa pranzo, e benefit più importanti, come bonus in contanti o altri giorni di permesso, possono essere strumenti validi per motivare i dipendenti e rendere il processo più piacevole.

Suggerimento: trasforma appunti vari e documentazione del processo in procedure operative standard accessibili dall'intera azienda e aggiornate regolarmente.

Passaggio cinque: implementazione e valutazione

Crea un elenco di controllo della fase operativa, per i giorni e le settimane successivi all'implementazione, per verificare che vengano soddisfatte le esigenze seguenti:

• Test del sistema in seguito alla fase operativa
• Programmazione e budget per gli straordinari del personale o per dipendenti temporanei
• Protocolli di comunicazione per i tempi di fermo del sistema
• Verifica della velocità di rete e dell'affidabilità
• Processi di backup dei dati

Il giorno dell'implementazione, prevedi di dover rispondere a molte domande e preparati a eventuali inconvenienti. Assicurati che il team di progetto sia in grado di guidare i reparti lungo il processo e che il team IT sia pronto ad apportare le modifiche e rettifiche necessarie. L'implementazione di una soluzione ERP prevede molto lavoro, ma i vantaggi in termini di produttività e profitti ripagano della fatica.

Dopo l'implementazione, valuta i risultati della soluzione ERP rispetto alle finalità e agli obiettivi stabiliti dal team di progetto durante la fase di pianificazione. Il nuovo sistema realizza questi obiettivi? Automatizza processi manuali nel modo necessario? Se la risposta è no, saranno necessari altri miglioramenti e modifiche.

Suggerimento: esegui controlli periodici per confrontare i risultati della soluzione ERP con i benchmark e determinare se la soluzione aggiunge valore.