Come allocare le risorse
Con il continuo espandersi della tua azienda, dovrai identificare come consegnare progetti in modo efficiente e conveniente, in tempo e in base al budget o, con un po' di fortuna, addirittura risparmiando. Per i progetti o le operazioni quotidiane, l'allocazione delle risorse corrette è essenziale per garantire un successo a lungo termine sia per l'organizzazione sia per il team.
Per allocazione delle risorse si intende il processo di assegnazione e programmazione degli asset che supportano efficacemente gli obiettivi del team, scegliendo le migliori risorse disponibili per i progetti. In questo modo, potrai gestire e ottimizzare le risorse per tutta la durata del lavoro, in modo da evitare un utilizzo insufficiente o eccessivo dei tuoi dipendenti.
Nota anche come gestione delle risorse, si basa sul fatto che le risorse sono un investimento significativo e devono essere utilizzate in modo appropriato per redditività e sostenibilità. Con l'allocazione delle risorse, tu e il tuo team avrete tutto il necessario, in ogni momento.
Sei passaggi per l'allocazione delle risorse
Per eseguire un'allocazione delle risorse corretta, dovrai completare sei passaggi.
1. Crea una sequenza temporale del progetto
Usando competenze di gestione dei progetti, dividerai il progetto in fasi e creerai singole attività al loro interno. Gestirai quindi ogni fase, anziché il progetto nel suo complesso. Stimerai anche la durata di ogni fase identificando le principali attività che devi svolgere all'interno di ciascuna con passaggi fondamentali. Una volta definito il tutto, mapperai attività, fasi e passaggi fondamentali per creare una sequenza temporale del progetto.
2. Individua risorse e budget significativi
L'allocazione delle risorse è parte integrante di questo processo, in quanto ogni attività verrà assegnata alle risorse necessarie e tali risorse verranno gestite all'interno dell'attività. Dopo aver completato la sequenza temporale, dovrai identificare le risorse necessarie per svolgere ogni attività.Ogni progetto includerà il proprio insieme di risorse necessarie, che varierà da progetto a progetto. I tipi di risorse sono:
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Persone: tutti i membri del team che contribuiscono al progetto.
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Attrezzature: qualsiasi tipo di strumento o software necessario per produrre le risorse, dall'ideazione alla consegna del progetto. Tieni anche conto del fatto che attrezzature specializzate richiedono un notevole investimento di tempo e denaro.
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Materiali: articoli di consumo di cui avrai bisogno, dalla cancelleria fino al carburante per le automobili.
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Strutture: edifici e ambienti in cui lavorerà il team.
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Budget: denaro necessario per acquistare le risorse indicate sopra.
Nel gestire il progetto e il budget correlato, terrai traccia delle spese all'interno della contabilità dei progetti per seguire da vicino ogni attività ed evitare di spendere più denaro di quello assegnato per ciascuna.
3. Nomina le risorse disponibili
Devi ora trovare e richiedere le risorse necessarie per rispettare le scadenze. Queste includono di tutto, dalla raccolta di attrezzature e forniture alla ricerca dei membri del team disponibili per il lavoro. Benché a queste risorse sia consentito lavorare a più progetti, devi tenere conto della loro capacità.
4. Assegna e alloca le risorse
Dopo aver trovato le risorse, dovrai aggiungerle al progetto. Assicurati di prevedere qualsiasi sfida che può ritardare il completamento del progetto: queste sfide possono comprendere da problemi software a cambiamenti tra gli stakeholder fino a variazioni delle priorità aziendali. Ecco alcune sfide comuni che il tuo team può dover affrontare nel tentare di consegnare in tempo un progetto:-
Disponibilità delle risorse
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Cambiamenti nell'ambito del progetto
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Differenze di ubicazione e fuso orario
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Ritardi di processi e attività
Sebbene alcune di queste sfide abbiano un impatto maggiore di altre, possono tutte rallentare la consegna di un progetto. Fortunatamente, per molte di esse avrai il privilegio di poter identificare e pianificare i piani di emergenza e le tecniche corrispondenti da applicare in anticipo qualora si verifichino durante il progetto.
5. Tieni traccia della programmazione del progetto
Può sembrare facile, ma qualsiasi modifica può influire sull'intera serie temporale del progetto da quel punto in avanti e per questo motivo devi assicurarti di prevedere più tempo di conseguenza. Fai attenzione a:-
Membri del team oberati di lavoro e sovrautilizzati.
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Ferie o assenze per malattia impreviste.
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Attività in ritardo che a loro volta possono ritardare le attività dipendenti.
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Modifiche agli obiettivi e alle finalità aziendali.
Alcuni strumenti come i software di automazione dei servizi professionali (PSA) offrono opportunità per automatizzare attività amministrative dispendiose in termini di tempo come la registrazione dei tempi, la gestione dei progetti, la fatturazione e altre ancora.
6. Scegli una tecnica per affrontare gli ostacoli
Raramente riuscirai a svolgere ogni attività in base alla pianificazione originaria e a completare un progetto nelle date esatte. A seconda della data di consegna del progetto, potresti godere di una certa flessibilità per la fine di determinate attività. Puoi usare due tecniche se ti trovi in ritardo rispetto alla programmazione: la semplificazione delle risorse e il livellamento delle risorse.
Il livellamento delle risorse è utile se disponi di risorse limitate o condivise, ma hai la possibilità di estendere la sequenza temporale. La semplificazione delle risorse è ideale per ottimizzare le risorse disponibili, ma la scadenza non può essere prolungata.
La scelta della tecnica migliore dipende da quanto è malleabile la sequenza temporale. Qualunque sia la tecnica scelta, devi avere la certezza che il tuo strumento di gestione sia flessibile come te.
Ottimizza le risorse con Dynamics 365 Project Operations
Nel creare la serie temporale del progetto e nell'allocare persone ad attività specifiche, devi avere la certezza che il team sia concentrato sul progetto, attento alle scadenze e orientato al successo, senza mai sospettare che possa sforare il budget.
Dynamics 365 Project Operations offre gli strumenti necessari per semplificare i progetti, utilizzare in modo efficace le attività e consentire una collaborazione proficua all'interno di un'unica soluzione. Scegli di gestire il lavoro amministrativo che richiede tempo per consentire al tuo team di concentrarsi sulle attività creative più complesse.