Molte aziende finiscono per sforare il budget per i progetti a causa della cattiva comunicazione tra i principali team e la dirigenza, con conseguenti ritardi e frammentarietà dei progetti. Per assicurarti che il progetto rispetti non solo i tempi ma anche il budget durante il suo ciclo di vita, dovrai tenere traccia di ogni acquisto e pagamento per tutta la sua durata. Implementando la contabilità dei progetti, consentirai al tuo team di rendere conto del tempo speso e di fornire i dettagli delle attività di gestione dei progetti e potrai realizzare tutti i tuoi obiettivi aziendali a breve e a lungo termine.
Informazioni sulla contabilità dei progetti
Che cos'è la contabilità dei progetti?
La contabilità dei progetti è una procedura di gestione fiscale che tiene traccia di vantaggi e costi associati a un progetto. Nota anche come contabilità dei costi di progetto, questo tipo di contabilità consente alle aziende di valutare gli impatti finanziari futuri di un progetto, nonché come pianificare i progetti per soddisfare i parametri relativi al proprio obbligo.
La redditività di un'azienda dipende da un'accurata contabilità dei progetti. Con il crescere dell'azienda, la contabilità dei progetti può rivelarsi uno strumento prezioso per una gestione efficace dei progetti grazie alla visualizzazione dettagliata dello stato di avanzamento del progetto.
Vantaggi della contabilità dei costi di progetto
Per quanto possa essere ridotto il tuo budget, l'aggiunta della contabilità dei progetti al processo può avere un enorme impatto sulle tue finanze, internamente ed esternamente. L'implementazione della contabilità dei progetti nel flusso di lavoro avvantaggia l'azienda e semplifica le attività di gestione dei progetti.
Tra i vantaggi sono inclusi i seguenti:
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Aggiornamenti in tempo reale sul processo e sulla redditività del progetto
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Migliore gestione finanziaria aziendale complessiva
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Visibilità sul budget di progetto
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Migliore gestione delle risorse
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Informazioni dettagliate preziose per i progetti futuri
Questo tipo di contabilità aiuta te e il tuo team ad affrontare la gestione dei rischi e ad allocare le risorse in modo efficiente per una gestione dei progetti complessivamente accurata.
Processo di contabilità dei progetti
All'avvio di un progetto, è meglio aggiungere il prima possibile la contabilità al processo per avere la certezza di realizzare tutti gli obiettivi tempestivamente senza sforare il budget. La contabilità dei progetti può essere suddivisa in due tipi di progetto diversi: interni ed esterni. I progetti interni sono incentrati sulle spese usate per te e i team interni. I progetti esterni consistono invece nei dati finanziari relativi a circostanze come eventi o servizi realizzati per il cliente.
Dopo aver deciso come classificare il progetto, i contabili dell'organizzazione prepareranno e suddivideranno il processo in sei aree:
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Avvio. Scegli i responsabili per ogni attività, nonché quando e come allocare le risorse e il denaro per ognuna.
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Budget. Verifica che il budget sia suddiviso in categorie o gruppi. È qui che uno strumento come un software di automazione dei servizi professionali (PSA) può essere utile per automatizzare attività amministrative difficili e definire il budget di base iniziale.
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Amministrazione. Elabora e registra le transazioni tenendo traccia di impegni finanziari e fatturazione e generando report sulla redditività del progetto.
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Esecuzione. In questa fase del processo i tuoi Project Manager assegnano costi, possibili ricavi e misure per il successo finanziario del progetto. Questi indicatori di prestazioni chiave (KPI) saranno necessari per identificare gli aspetti in cui hai compiuto progressi e regolarti di conseguenza.
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Manutenzione. Controlla e gestisci i dati che hai raccolto durante l'intero processo per garantire la realizzazione del progetto e delle attività, risolvendo possibili incongruenze finanziarie.
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Analisi. Valuta i dati contabili che hai ricevuto regolarmente per prendere decisioni accurate per la tua azienda e adattarti in base alle necessità.
Durante la revisione del processo potresti optare per una metodologia specifica e riscontrare che non è adatta all'ambito del progetto. Potresti anche osservare una sovrapposizione nel modo in cui gestisci le metodologie finanziarie tramite contabilità dei progetti o contabilità finanziaria.
Contabilità dei progetti e contabilità finanziaria a confronto
Questi due tipi di contabilità possono sembrare intercambiabili, ma in realtà hanno due obiettivi finali completamente diversi. Le differenze tra contabilità dei progetti e contabilità finanziaria sono le seguenti:
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Metodologia: la contabilità finanziaria offre due metodologie generali: contabilità dei costi e contabilità per competenza. Nella contabilità dei progetti il metodo scelto non è davvero importante, in quanto non influisce sul processo.
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Periodo: la contabilità finanziaria standard segue le transazioni mensili, mentre la contabilità dei progetti visualizza ogni transazione effettuata dall'inizio alla fine del ciclo di vita di un progetto, indipendentemente dalla sua durata.
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Costi: la contabilità finanziaria suddivide i costi in categorie ampie e generali come la contabilità clienti. All'interno della contabilità dei progetti puoi suddividere le spese in parti specifiche, assegnando un costo a determinate attività di progetto.
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Considerazioni: nella contabilità finanziaria generale vengono considerate tutte le spese aziendali, mentre con la contabilità dei progetti sono importanti solo i costi associati ai risultati finali del progetto.
La contabilità dei progetti è più incentrata sulle transazioni correlate a un determinato progetto, mentre la contabilità finanziaria ha una visione più generale di tutte le finanze aziendali. Dopo aver determinato le differenze, devi identificare quando usare la contabilità dei progetti.
Quando è necessaria la contabilità dei progetti?
La contabilità dei progetti può essere usata per svariati motivi. Tra i diversi casi in cui è utile impostare il budget per il tuo progetto vi sono i seguenti:
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Creazione di un nuovo prodotto o servizio
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Progetti regolari una tantum
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Progetti che non rientrano nel tuo ambito
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Identificazione di come viene allocato e speso il denaro tra progetti
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Analisi comparative dei progetti
Quando ritieni che la tua azienda sia pronta a semplificare l'esperienza contabile rendendo conto di tutti i pagamenti legati al progetto, puoi aggiungere un nuovo strumento operativo al processo.
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