ERP を実装するための 5 ステップ ガイド
エンタープライズ リソース プランニング (ERP) の実装プロセスは複雑で、慎重な計画と戦略が求められます。
フロントエンドとバックエンドのシステムやプロセスを、共有プラットフォームに統合する際は、完了までに 6 か月～ 2 年かかります。組織の規模、現在の設定の複雑さ、ユーザー数、レガシー システムからのデータの転送など、複数の要因により、プロセスの期間と費用が増大します。
途中で変更と適応が必要になりますが、展開の前に ERP プロジェクト計画をまとめることは、実装を成功させるための準備の重要な部分です。この 5 ステップ ガイドでは、プロセスを段階的に理解する方法を学び、プロセスをよりスムーズに成功させるためのヒントを得ることができます。
ステップ 1: 準備と計画
ERP プロジェクト計画を開発および実行するために、すべての部門の第一線の従業員と管理職からなるチームを編成します。このチームの幅広い専門知識により、システムおよびプロセスの変更が日常の運用にどのように影響するかという重要な見解がもたらされます。
この新しいプロジェクト チームの最初のステップは、現在の業務慣行を評価して、新しい ERP システムで改善または自動化できるプロセスを特定することです。これらのプロセスを優先順位に従ってトリアージし、この評価を使用して、戦略の策定と実装の目標および範囲の決定に役立てます。
ヒント: 類似した組織の ERP システムの例を調べて、業界で最も効果のあるものを把握してください。
ステップ 2: 手順の確認
プロジェクト チームに新しい ERP ソフトウェア の機能の広範なレビューを実施してもらいます。このレビューの目的は次の 2 つです。
- プロジェクト チームが新しい ERP ソリューションのあらゆる側面に精通し、幅広い展開の前に習熟度とスキルのギャップを特定するために、この経験がトレーニングの指針となります。
- 新しいシステムによって自動化される手動プロセスを検証し、ロールアウトの前に必要な変更が行われていることを確認して、自動化がスムーズに進むようにします。
ヒント: 各部門の主要な従業員とのインタビューを実施して、現在のプロセスがどのように連携しているか、またどうすればそれらのプロセスを最も効果的に自動化できるかについて、経験に基づくインサイトを獲得します。
ステップ 3: データの準備
既存のデータのどれを新しいシステムに移行する必要があるかを定義し、それを分析して役に立たない情報や古い情報を除去します。可能であれば、ソース ドキュメントを見つけて、データの正確性と完全性を確認します。ERP システム の使いやすさはそのデータ次第で決まるため、この段階でデータの取捨選択を簡単に行っておくことは大いに役立ちます。不正確な情報でデータに詰まりがあると、新しい ERP のもたらす価値に悪影響を及ぼします。
データのチェックとクリーニングが完了したら、スプレッドシートを作成して有用なデータを収集し、論理テーブルに分割して、新しいシステムへの変換を合理化します。
ヒント: 経営幹部から第一線の従業員まで、すべてのユーザーのプロセスに対する期待は現実的に設定し、その進展に関する情報は常にオープンにしましょう。これは、ツールとプロセスの変更に関する不安を軽減し、新しいソフトウェアの公開後の導入を促進するのに役立ちます。
ステップ 4: テストとトレーニング
プロジェクトチームのプラクティスで、1 週間分の実際のトランザクション データが入力されたテスト データベースを使用して、システム出力を検証し、精度をテストして、統合とインターフェイスが適切に機能することを確認します。新しいシステムのテストに加えて、新しいソフトウェアを実践的に体験して、プロジェクト チームがチート シートを作成し、会社全体のトレーニング用のドキュメントを処理できるようにします。
理想的なトレーニング方法は、従業員によって異なります。従業員がトレーニングに費やすことができる時間や場所などの要因を考慮して、対面トレーニング、E ラーニング、または両方の組み合わせが最適に機能するかどうかを検討してください。
選択するトレーニング方法に関係なく、次の提案を使用して、関係者全員にとってプロセスがより効果的なものになるようにします。
- 技術に精通したスタッフ メンバーを ERP ソフトウェアのスーパーユーザーとしてトレーニングして、低レベルのユーザーの問題を支援し、IT 部門がより大きな問題に対処できるようにします。
- トレーニング プロセスの一部をゲーム化してエンゲージメントを高め、従業員が互いに切磋琢磨するよう促します。
- 時間通りにトレーニングを完了するためのインセンティブを提供します。無料の食事やランチの追加時間などの小さな特典と、現金ボーナスや追加の休日などの大きな特典の組み合わせは、従業員のモチベーションを高め、プロセスを楽しくする効果的な手段となります。
ヒント: 組織全体がアクセスし、定期的に更新できるように、チート シートとプロセス ドキュメントから標準の操作手順書を作ります。
ステップ 5: ロールアウトと評価
実装後の数日間と数週間について運用開始チェックリストをまとめて、次の必要事項の準備できていることを確認します。
- ライブ移行後のシステム テスト
- スタッフの残業や臨時スタッフに対するスケジュールと予算
- システム ダウンタイムの通信プロトコル
- ネットワーク速度と信頼性の確認
- データ バックアップ プロセス
ロールアウトの日には、多くの質問を考えておいて、いくつかのトラブルにも備えてください。プロジェクト チームがプロセスを通して各部門をリードするように準備されていること、および必要に応じて IT チームが変更や調整を行う準備ができていることを確認してください。ERP の実装には多くの作業が必要ですが、生産性および収益性のメリットはそれに見合うものです。
ロールアウト後、ERP ソリューションの出力を、プロジェクト チームが計画段階で設定した目的と目標に照らして評価します。新しいシステムはそれらの目標を達成していますか。手動プロセスを適切な方法で正常に自動化していますか。そうでない場合は、追加の変更と改良が必要です。
ヒント: 定期的な監査を実行して ERP ソリューションの出力をベンチマークと比較し、ソリューションが価値を高めているかどうかを判断します。
ソリューション プロバイダーを採用して時間と予算を節約し、フラストレーションを軽減する
ERP 実装の開始時に、ソリューション プロバイダーをオンボーディングに参加させると、成功の可能性が高まり、よくある落とし穴や間違いを回避できます。ソリューション プロバイダーは、ERP ソリューションの購入、展開、初期構成を管理していますが、その多くは特定の製品に特化しています。たとえば、マイクロソフト認定パートナーは、マイクロソフト製品に特化しており、マイクロソフト ソリューションの導入に関する認定スキルを持っています。これは、実績のあるコンピテンシーと経験が実装に発揮されることを意味します。
予算に余裕がある場合、展開をより短時間で簡単に行うため、専門家をプロセスのガイドとして採用することも検討しましょう。さらに費用はかかりますが、多くの場合、それだけの価値はあります。
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